Canada: Canada Arbitrageweek 2020: Belangrijkste resultaten van een webinar met Arbitration Place, ICDR en ICDR Canada

Het gebruik van virtuele hoorzittingen is geen nieuw fenomeen in de internationale arbitragesfeer. Debatten over de voordelen van een verschuiving van een fysieke naar een digitale ruimte zijn echter pas serieus aan de orde gekomen na de plotselinge uitbraak van de COVID-19 pandemie, die deze overgang noodzakelijk maakte en versnelde. Naarmate het aantal besmettingen blijft stijgen en de vraag van bedrijven naar snellere en efficiëntere toegang tot de rechter toeneemt, zijn traditionele opvattingen die virtuele hoorzittingen als een minderwaardig alternatief voor persoonlijke procedures beschouwden, achterhaald. Rechtbanken, tribunalen en beoefenaars van juridische beroepen hebben nu de taak om opnieuw na te denken over het formaat en de structuur die tot nu toe hun praktijk hebben gedomineerd en hoe, naast de protocollen en logistiek van een virtuele hoorzitting, deze kan worden geïntegreerd in arbitrageprocedures of procesvoering om de voordelen ervan te maximaliseren.

Dit is een uiteenzetting die inzicht geeft in de groeiende dynamiek van hoorzittingen op afstand als een kans om arbitrage- en procespraktijken uit het verleden opnieuw uit te vinden en niet alleen opnieuw samen te stellen. De informatie in dit artikel is afkomstig van een webinar op 22 september 2020 waaraan Oblin Rechtsanwälte GmbH heeft deelgenomen. Op basis van de gedeelde ervaring en voorspellingen van de deelnemers aan het evenement, zijn de deelnemers vertrokken in het besef dat de huidige overgang aanzienlijke kansen biedt om zowel de huidige praktijken te herzien en te stroomlijnen als om na te denken over hoe deze in de toekomst kunnen worden voortgezet.

Het webinar

In een recent interactief webinar in drie segmenten, georganiseerd in het kader van de Canada Arbitration Week 2020 door Arbitration Place en het International Centre for Dispute Resolution Canada, werden de deelnemers gevraagd om een groot aantal kwesties met betrekking tot de evolutie en de toekomst op lange termijn van geschillenbeslechting na de COVID-19 pandemie te analyseren, te voorspellen en te bespreken. Na debatten in een gemodereerde kleine groep over een van de vijf toegewezen vragen, werden standpunten vervolgens uitgewisseld in een open forum en vervolgens beoordeeld in combinatie met informatie verzameld uit enquêteresultaten. Het evenement werd afgesloten met een presentatie van hoofdspreker Jeffrey Leon, waarin hij suggereerde dat virtuele aspecten van procedures een blijvertje zijn en dat de juridische gemeenschap op een verhoogde blootstelling aan nieuwe optimalisatietools moet reageren met een algemene bereidheid tot aanpassing, acceptatie en omarming van virtuele technologie.

Persoonlijke hoorzittingen

In het eerste segment werd de deelnemers gevraagd naar de voordelen van fysieke in plaats van virtuele hoorzittingen. De volgende factoren werden meermaals naar voren gebracht:

• De vertrouwdheid en het gemak van de beoefenaar om getuigen door een fysieke procedure te loodsen;

• Het gemak van interactie met het tribunaal tijdens het beraadslagingsproces;

• De mogelijkheid tot informele discussie tussen raadslieden en hun cliënten of getuigen;

• Logistieke efficiëntie die het mogelijk maakt om een grote hoeveelheid bewijsmateriaal en juridische zaken te bespreken en te analyseren in een beperkt aantal opeenvolgende dagen/in een kortere tijdspanne.

Als nadelen werden echter onder meer de volgende genoemd

• Administratieve en planningsmoeilijkheden bij het reserveren van voldoende tijd om relevant bewijsmateriaal te horen en de aanwezigheid van alle deelnemers te verzekeren (dit werd als mogelijk moeilijk beschouwd voor zakelijke klanten omdat het tijd van andere werkverplichtingen zou innemen);

• De vereiste fysieke aanwezigheid van deelnemers en de daarmee gepaard gaande kosten van herhaalde reizen, accommodatie en catering;

• een grotere belasting in termen van kosten en logistiek management om een aantal fysieke hoorzittingen te organiseren, waardoor voorlopige kwesties mogelijk worden uitgesteld tot de hoofdprocedure;

• het verhoogde risico dat hoorzittingen met bewijsmateriaal vertraging oplopen door de beperkte beschikbaarheid van deelnemers;

• De dichtheid van juridische kwesties die het moeilijk maken om effectief te worden opgenomen of beoordeeld door tribunalen tijdens het beperkte tijdsbestek van een persoonlijke hoorzitting.

Virtuele hoorzittingen

De tweede discussiepunt ging over de uitdagingen, kansen en misvattingen rond de procedurele verschuiving van een fysieke naar een virtuele juridische setting voor de beslechting van arbitrale en procesgeschillen. Er was een overweldigende consensus onder de deelnemers over de voordelen die virtuele hoorzittingen kunnen bieden ten opzichte van hoorzittingen die in persoon worden gehouden, namelijk

• Minder logistieke problemen en lagere kosten die leiden tot een grotere tijdsefficiëntie en een uitbreiding van het werkvolume dat kan worden behandeld, ongeacht locatie of tijdzone;

• Het ontbreken van fysieke beperkingen waardoor een groter aantal mensen aanwezig kan zijn en de toegang tot justitie toeneemt;

• De mogelijkheid om hoorzittingen zonder vertraging door te laten gaan dankzij het gemak van een planning die is afgestemd op de beschikbaarheid van de deelnemers en onafhankelijk van de geografische locatie of betalingscapaciteit;

• Vermindering van externe milieueffecten;

• Flexibiliteit over de organisatie en het beheer van de hoorzitting, ruimere bevoegdheden om de procedure te bepalen die het meest geschikt is voor de doelen en doelstellingen van de betreffende zaak, bijv. het opsplitsen van een procedure in meerdere subzittingen om onderscheid te maken tussen juridische kwesties of disciplines van getuigen-deskundigen;

• Goedkeuring van virtuele hoorzittingen door arbitrale instellingen en nationale rechtbanken, meer ondersteuning door richtlijnen (bijv. ICC Guidance Notes on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic, CIArb Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, Seoul Protocol of Video Conferencing in International Arbitration etc.);

• Videocamera's creëren een directere indruk van de lichaamstaal en houding van getuigen, breder camerabeeld gebruikt als optie om het coachen van getuigen te ontmoedigen;

• Afspeelopties voor opnames waardoor deelnemers bepaalde momenten opnieuw kunnen bekijken en zich kunnen concentreren op de gezichtsuitdrukkingen/het gedrag van getuigen zonder afhankelijk te zijn van transcripties;

• Mogelijkheid om een meer snelle aanpak te hanteren zodat er voldoende voorbereidingstijd is (bijv. recesdagen inplannen), om zoommoeheid tegen te gaan en de aandachtsspanne van partijen te vergroten (bijv. meer hoorzittingen van kortere duur), om de reikwijdte van hoorzittingen te beperken (bijv. door te focussen op specifieke aspecten van de zaak en tribunalen in staat te stellen meer gerichte begeleiding te bieden);

• Toonaangevende aanbieders zoals Epiq, Law In Order en Opus 2 bieden functies zoals meerdere vergader- of break-outruimten en een breed scala aan diensten en hulpmiddelen (bijv. transcriptiediensten, elektronische bundels of elektronische presentatie van bewijsmateriaal om partijen te verwijzen naar uitvergrote/gemarkeerde uittreksels en vertaalde teksten of bewijsstukken, enz;)

• Het waarborgen van de privacy van de communicatie en het vergemakkelijken van teamwerk tussen de raadsman en de cliënt door middel van de mute-optie.

Virtuele hoorzittingen werden echter minder geschikt geacht in de volgende opzichten:

• Grotere administratieve verplichtingen voor partijen en tribunalen (bijv. afspreken van tijdschema's voor hoorzittingen/beslissen over welke tijdzone prevaleert, veiligheidsprotocollen, werking en levering van elektronische en papieren bundels, toegang tot vereiste en goed functionerende apparatuur);

• De verstandhouding tussen raadslieden en cliënten wordt verstoord en beïnvloedt de mogelijkheid om de zaak te schikken;

• Moeilijkheden bij de interactie met en ondersteuning van getuigen of deskundigen;

• Het onvermogen om snel en discreet notities door te geven aan collega-advocaten of cliënten;

• Scepsis over de vertrouwelijkheid en eerlijkheid van de procedure en over de waarheidsgetrouwheid en kwaliteit van de getuigenissen als gevolg van de grote afhankelijkheid van technologie (bijv. gebrek aan kennis over wie er in de kamer is; gebrek aan vertrouwen met betrekking tot de opstelling).

Gevraagd naar de meest voorkomende misvattingen naar aanleiding van de recente ontwikkelingen, was men het erover eens dat, in tegenstelling tot wat aanvankelijk werd verwacht, zowel arbitragedeelnemers (waaronder arbitrage-instituten en hoorzittingen) als rechtbanken snel zijn overgegaan tot de invoering, aanpassing en het gebruik van virtuele technologie, zij het dat eerstgenoemden dit op een snellere en naadlozere manier hebben gedaan. Tot slot werd aangevoerd dat virtuele hoorzittingen een echt bewijs zijn van het vermogen en de ontvankelijkheid van beoefenaars van juridische beroepen om de praktijk van hoorzittingen in de rechtbank te herconfigureren.

De effecten op arbitrage en hun levensduur

Het derde deel van het webinar ging over hoe de COVID-19 pandemie de arbitrage heeft beïnvloed en of deze veranderingen een blijvende impact zullen hebben. Desgevraagd verklaarden de deelnemers dat het snelle tempo van de veranderingen aanleiding heeft gegeven tot een aantal nieuwe kwesties:

• Problemen met planning zijn verminderd;

• De vertrouwdheid met het gebruik van online faciliteiten heeft een jongere generatie beoefenaars van juridische beroepen of diegenen die voorheen niet over de nodige financiële middelen beschikten om persoonlijke hoorzittingen bij te wonen, in staat gesteld om deel te nemen aan het arbitrageproces;

• Kwesties zoals het knoeien met getuigen, cyberveiligheid en vertrouwelijkheid zijn dringender geworden;

• Het wijzigen van stemmen door apparatuur heeft de impact ervan verminderd in vergelijking met het effect van getuigenverklaringen tijdens fysieke hoorzittingen;

• Beslissen over de plaats van arbitrage is een complexe aangelegenheid gebleken, die moet worden geregeld via regels of arbitrageovereenkomsten.

Nieuwe praktijken, strategieën en overwegingen van deelnemers aan geschillenbeslechting

Deelnemers openden dit deel van het debat met algemene opmerkingen over hoe de praktijk van virtuele hoorzittingen de vervaging tussen het professionele en persoonlijke leven van beoefenaars heeft vergroot, evenals de onnoemelijke aanpassingen die daaruit voortvloeien. Verder werd aangevoerd dat de meer gespreide aanpak van hoorzittingen ertoe heeft geleid dat het totale aantal hoorzittingsdagen is toegenomen, terwijl de duur ervan aanzienlijk is verkort om 'zoommoeheid' te voorkomen.

Het beheer van de logistiek van de technologie is arbeidsintensiever geworden. Niettemin werd dit algemeen beschouwd als een prijs die de moeite waard was in het licht van de algehele verbeterde resultaten, bijv. tribunalen die effectieve en gerichte begeleiding kunnen bieden bij specifieke kwesties die nadere uitwerking behoeven; partijen die de mogelijkheid hebben om hun zaakstrategieën aan te passen of gedeeltelijke/gehele schikkingen overeen te komen naarmate de hoorzitting vordert.

Aanwezige arbiters en beoefenaars van juridische beroepen deelden ook dat ze het steeds moeilijker vonden om om te gaan met en ondersteuning te bieden aan onervaren getuigen of andere niet-juridische deelnemers die tot nu toe onbekend waren met de procedurele protocollen. Gebrekkige internettoegang of andere technologische storingen hebben ook geleid tot bezorgdheid over het mogelijk negeren en over het hoofd zien van feitelijke discrepanties of misverstanden.

De meer prangende kwestie die tijdens het webinar meermaals aan de orde kwam, betrof de verwachte toename van het aantal vorderingen in verband met een eerlijk proces. Om ervoor te zorgen dat partijen gelijke kansen en een gelijke behandeling krijgen bij het presenteren van hun zaak, moeten onoprechte strategieën om hoorzittingen uit te stellen worden ontmoedigd, terwijl er voldoende tijd moet worden uitgetrokken om goed opgestelde arbitragebedingen op te stellen.

Manieren waarop de relatie tussen cliënt en advocaat is veranderd

Hoewel virtuele hoorzittingen onvermijdelijke nadelen met zich mee hebben gebracht, hebben ze arbiters en beoefenaars van juridische beroepen ook de kans gegeven om meer vertrouwd te raken met nieuwe praktijken. Hoewel de deelnemers aan het webinar verheugd waren over de demystificatie van de formaliteit van ADR- en rechtszittingen, waren ze het er ook over eens dat het respect voor en de oprechtheid van dergelijke procedures niet mogen worden aangetast. De toegenomen diversiteit op basis van geografische achtergrond, geslacht en sociaaleconomische achtergrond werd genoemd als een van de belangrijkste en meest relevante neveneffecten van de recente ontwikkelingen.

In zijn afsluitende verklaring stelde Jeffrey Leon dat het voorspellen van de toekomst van virtuele hoorzittingen en hun impact buiten de huidige gezondheidscrisis een gevaarlijke onderneming is. Het volstaat te zeggen dat geschillenbeslechting in zowel rechtszaken als arbitrage elementen van het proces kan en moet blijven bevatten die virtueel worden uitgevoerd. Ondanks het belang van persoonlijk menselijk contact en interactie bij geschillenbeslechting, moedigde hij de juridische gemeenschap aan om nieuwe digitale mechanismen te omarmen om redenen van kosten, efficiëntie, inclusiviteit en snelheid.

Bovendien benadrukte hij dat de huidige veranderingen nieuwe uitdagingen met zich meebrengen, zoals het risico op inbreuken op de vertrouwelijkheid en privacy, vonnissen die worden aangevochten en vernietigd (bijv. doordat virtuele hoorzittingen worden voortgezet ondanks bezwaren van partijen) en vorderingen in verband met een eerlijk proces die de snelle beslechting van geschillen kunnen belemmeren. Het beperken van deze risico's zal er waarschijnlijk toe leiden dat partijen een groter beroep doen op externe financieringsregelingen en meer risico lopen op verzoeken om zekerheid voor kosten. De heer Leon sloot zijn opmerkingen af door te benadrukken dat het belangrijk is dat partijen en advocaten deze gevolgen in gedachten houden tijdens het onderhandelingsproces en meer aandacht besteden aan mogelijkheden voor voorafgaande schikking.

De toename in het gebruik van virtuele platforms zal ongetwijfeld een realiteit blijven in de jaren na de COVID-19 pandemie en een opkomende voorkeur voor gedeeltelijke/hybride digitale hoorzittingen is te verwachten. Door te erkennen dat 'one size does not fit all' en door meer begrip en waardering te ontwikkelen voor de uitdagingen en voordelen die gepaard gaan met dergelijke hoorzittingen, kan rechtspraak op afstand toegankelijker worden gemaakt zonder de oprechtheid van de procedures te verminderen of afbreuk te doen aan de integriteit van rechtssystemen wereldwijd.

De inhoud van dit artikel is bedoeld als een algemene leidraad voor het onderwerp. Er moet specialistisch advies worden ingewonnen over uw specifieke omstandigheden.