Kanada: Kanada: Kanadský arbitrážny týždeň 2020: Kľúčové poznatky z webinára s Arbitration Place, ICDR a ICDR Canada

Používanie virtuálnych pojednávaní nie je v oblasti medzinárodnej arbitráže novým fenoménom. O výhodách spojených s prechodom z fyzického do digitálneho priestoru sa však začalo vážne diskutovať až s náhlym vypuknutím pandémie COVID-19, ktorá si tento prechod vyžiadala a urýchlila. Keďže počet infekcií stále prudko rastie a dopyt podnikov po rýchlejšom a efektívnejšom prístupe k spravodlivosti sa stáva zastaraným, tradičné predstavy, ktoré tvrdili, že virtuálne pojednávania sú podradnou alternatívou osobného konania, sa stali neaktuálnymi. Súdy, tribunály aj právnici majú teraz za úlohu prehodnotiť formát a štruktúru, ktoré doteraz dominovali v ich praxi, a to, ako okrem protokolov a logistiky virtuálneho pojednávania možno toto pojednávanie integrovať do rozhodcovských konaní alebo súdnych procesov s cieľom maximalizovať jeho výhody.

Toto je opis poskytujúci pohľad na rastúcu dynamiku pojednávaní na diaľku ako na príležitosť znovuobjaviť, nielen rekonštruovať doterajšie rozhodcovské a súdne postupy. Informácie uvedené v tomto článku pochádzajú z webinára, ktorý sa konal 22. septembra 2020 a na ktorom sa zúčastnila spoločnosť Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na základe zdieľaných skúseností a predpovedí účastníkov podujatia prispievatelia odchádzali s vedomím, že súčasná transformácia ponúka značnú príležitosť na prehodnotenie a zefektívnenie súčasných postupov, ako aj na zváženie, ako ich preniesť do budúcnosti.

Webinár

Na nedávnom trojdielnom interaktívnom webinári, ktorý v rámci Kanadského arbitrážneho týždňa 2020 zorganizovali Arbitration Place a Medzinárodné centrum pre riešenie sporov v Kanade, boli účastníci vyzvaní, aby analyzovali, predpovedali a diskutovali o obrovskom množstve otázok týkajúcich sa vývoja a dlhodobej budúcnosti riešenia sporov po pandémii COVID-19. Po diskusiách v moderovaných malých skupinách, ktoré sa sústredili na jednu z piatich zadaných otázok, sa názory následne vymieňali na otvorenom fóre a následne sa vyhodnocovali v spojení s informáciami získanými z výsledkov prieskumu verejnej mienky. Podujatie sa skončilo segmentom, ktorý predniesol hlavný rečník pán Jeffrey Leon a v ktorom naznačil, že virtuálne aspekty konania sú tu, aby zostali, a na zvýšené vystavenie novým nástrojom optimalizácie musí právnická obec reagovať všeobecnou pripravenosťou prispôsobiť sa, prijať a prijať virtuálne technológie.

Osobné vypočutia

V prvom segmente boli účastníci požiadaní, aby určili výhody fyzických pojednávaní v porovnaní s virtuálnymi. V odpovediach boli viackrát spomenuté tieto faktory:

• Znalosť praktického lekára a jednoduchosť navigácie svedkov počas fyzického konania;

• pohodlnosť interakcie s tribunálom počas procesu prerokúvania;

• možnosť neformálnej diskusie medzi právnym zástupcom a jeho klientom alebo svedkom;

• logistická efektívnosť, ktorá umožňuje prerokovať a analyzovať rozsiahle množstvo dôkazov a právnych otázok počas obmedzeného počtu po sebe nasledujúcich dní/ v kratšom časovom rozpätí.

Medzi uvedené nevýhody však patrili tieto:

• administratívne a časové ťažkosti, ktoré sa vyskytli pri vyčlenení dostatočného časového bloku na vypočutie relevantných dôkazov a zabezpečenie účasti všetkých účastníkov (to sa považovalo za potenciálne náročné pre klientov z radov podnikateľov, pretože im to odoberá čas na iné pracovné povinnosti);

• požadovaná fyzická prítomnosť účastníkov a s ňou spojené náklady na opakované cestovanie, ubytovanie a stravovanie;

• väčšia záťaž z hľadiska nákladov a logistického riadenia pri organizovaní viacerých fyzických pojednávaní, čo môže spôsobiť, že predbežné otázky budú odložené na hlavné konanie;

• zvýšené riziko odkladov dôkazných konaní z dôvodu obmedzenej dostupnosti účastníkov;

• Hustota právnych otázok, ktorá sťažuje ich efektívne absorbovanie alebo posúdenie súdmi počas obmedzeného časového rámca osobného pojednávania.

Virtuálne pojednávania

Druhá otázka diskusie sa týkala výziev, príležitostí a mylných predstáv súvisiacich s procesným prechodom od fyzického k virtuálnemu právnemu prostrediu pre rozhodovanie rozhodcovských a súdnych sporov. Účastníci sa v drvivej väčšine zhodli na výhodách, ktoré môžu virtuálne pojednávania ponúknuť v porovnaní s pojednávaniami vykonávanými osobne, a to

• menšie logistické ťažkosti a nižšie náklady vedúce k väčšej časovej efektívnosti a rozšíreniu objemu práce, ktorej sa možno venovať bez ohľadu na miesto alebo časové pásmo;

• absencia fyzických obmedzení umožňujúca vyšší počet účastníkov a lepší prístup k spravodlivosti;

• schopnosť posunúť pojednávania dopredu bez oneskorenia vďaka jednoduchému plánovaniu, ktoré je prispôsobené dostupnosti účastníkov a bez ohľadu na geografickú polohu alebo platobnú schopnosť;

• zníženie vonkajších vplyvov na životné prostredie;

• Flexibilita pri organizácii a riadení pojednávania, širšie právomoci na určenie postupu, ktorý najlepšie vyhovuje účelom a cieľom príslušného prípadu, napr. rozdelenie konania na viacero čiastkových pojednávaní na rozlíšenie právnych otázok alebo disciplín znalcov;

• schválenie virtuálnych pojednávaní rozhodcovskými inštitúciami a vnútroštátnymi súdmi, väčšia podpora ponúkaná prostredníctvom usmernení (napr. usmernenie ICC o možných opatreniach zameraných na zmiernenie účinkov pandémie COVID-19, usmernenie CIArb o konaní pri riešení sporov na diaľku, protokol zo Soulu o videokonferenciách v medzinárodnej arbitráži atď;)

• videokamery vytvárajúce bezprostrednejší dojem z reči tela a správania svedkov, širší záber kamery používaný ako možnosť odradiť svedka od koučovania;

• možnosti prehrávania záznamu, ktoré účastníkom umožňujú opätovne si pozrieť konkrétne momenty a zamerať sa na výrazy tváre/chovanie svedkov bez toho, aby sa spoliehali na prepisy;

• možnosť prijať rýchlejší prístup s cieľom poskytnúť dostatok času na prípravu (napr. naplánovanie dní prestávok), zabrániť únave z priblíženia a zvýšiť pozornosť strán (napr. vyšší počet vypočutí, z ktorých každé trvá kratšie), zúžiť rozsah vypočutí (napr. zameraním sa na konkrétne aspekty prípadu a umožniť tribunálom ponúknuť cielenejšie usmernenia);

• poprední poskytovatelia v odvetví, ako sú Epiq, Law In Order a Opus 2, ktorí ponúkajú funkcie, ako sú viaceré rokovacie miestnosti alebo miestnosti na prestávky, ako aj širokú škálu služieb a nástrojov (napr. služby prepisu, elektronické zväzky alebo elektronické predkladanie dôkazov, ktoré strany nasmerujú na zväčšené/zvýraznené výňatky, ako aj preložené texty alebo dôkazy atď;)

• Zabezpečenie súkromia komunikácie a uľahčenie tímovej práce medzi právnym zástupcom a klientom prostredníctvom možnosti stlmenia.

Virtuálne vypočutia sa však považovali za menej výhodné v týchto ohľadoch:

• Väčšie administratívne povinnosti kladené na strany a súdy (napr. dohoda o časovom rozvrhu pojednávania/rozhodnutie o tom, čie časové pásmo má prednosť, bezpečnostné protokoly, prevádzka a doručovanie elektronických a papierových zväzkov, prístup k požadovanému a riadne fungujúcemu vybaveniu);

• narušenie vzájomného vzťahu medzi právnymi zástupcami a klientmi, ktoré má vplyv na schopnosť vyriešiť prípad;

• Ťažkosti pri interakcii a podpore svedkov alebo znalcov;

• Neschopnosť rýchlo a diskrétne si odovzdávať poznámky s kolegami právnymi zástupcami alebo klientmi;

• Skepsa týkajúca sa dôvernosti a spravodlivosti konania, ako aj pravdivosti a kvality svedectva v dôsledku značnej závislosti od technológie (napr. nevedomosť o tom, kto je v miestnosti; nedostatok dôvery, pokiaľ ide o nastavenie).

Pri otázke o najčastejších mylných predstavách, ktoré vznikli v súlade s nedávnym vývojom, sa zhodli na tom, že na rozdiel od pôvodných očakávaní účastníci rozhodcovského konania (vrátane rozhodcovských inštitúcií a pojednávacích centier), ako aj súdy rýchlo pristúpili k zavedeniu, prispôsobeniu a používaniu virtuálnych technológií, hoci prví tak urobili rýchlejšie a plynulejšie. Na záver sa konštatovalo, že virtuálne pojednávania sa ukázali ako skutočný dôkaz schopnosti a vnímavosti právnikov prekonfigurovať prax súdnych pojednávaní.

Účinky na rozhodcovské konanie a ich dlhodobosť

Tretí segment webinára sa zameral na to, ako pandémia COVID-19 ovplyvnila rozhodcovské konania a či tieto zmeny budú mať trvalý vplyv. Na otázku účastníci uviedli, že rýchle tempo zmien vyvolalo množstvo nových otázok:

• Zmiernili sa obavy týkajúce sa plánovania;

• oboznámenie sa s používaním online zariadení umožnilo mladšej generácii právnikov alebo tým, ktorí predtým nemali potrebné finančné prostriedky na osobnú účasť na pojednávaniach, zúčastniť sa na rozhodcovskom procese;

• otázky, ako je manipulácia so svedkami, kybernetická bezpečnosť a dôvernosť, sa stali naliehavejšími;

• modifikácia hlasov v dôsledku vybavenia znížila ich vplyv v porovnaní s účinkom, ktorý vytvárajú svedecké výpovede počas fyzických pojednávaní;

• Rozhodovanie o sídle rozhodcovského konania sa ukázalo ako zložité úsilie, ktoré sa musí riešiť prostredníctvom pravidiel alebo rozhodcovských dohôd.

Nové postupy, stratégie a úvahy účastníkov riešenia sporov

Účastníci otvorili túto časť diskusie všeobecnými poznámkami o tom, ako prax virtuálnych pojednávaní posilnila rozostrenie medzi profesionálnym a osobným životom odborníkov, ako aj o nevypočítateľných úpravách, ktoré z toho vyplývajú. Ďalej sa konštatovalo, že rozloženejší prístup k pojednávaniam viedol k zvýšeniu celkového počtu dní pojednávaní, pričom ich trvanie sa výrazne skrátilo, aby sa predišlo "únave zo zoomu".

Riadenie logistiky technológií sa stalo pracovne náročnejším. Napriek tomu sa to spoločne považovalo za cenu, ktorú sa oplatí prijať vzhľadom na celkovo lepšie výsledky, napr. tribunály môžu ponúknuť účinné a cielené usmernenia k jednotlivým otázkam, ktoré si vyžadujú rozpracovanie; strany majú možnosť prispôsobiť svoje stratégie prípadu alebo sa dohodnúť na čiastočnom/úplnom vyrovnaní v priebehu pojednávania.

Zúčastnení rozhodcovia a právnici sa tiež podelili o to, že pre nich je čoraz ťažšie komunikovať s neskúsenými svedkami alebo inými účastníkmi, ktorí nie sú právnikmi a ktorí doteraz nepoznali procesné protokoly, a podporovať ich. Obmedzenie prístupu na internet alebo iné technologické poruchy tiež vyvolali obavy v súvislosti s možným ignorovaním a prehliadaním vecných nezrovnalostí alebo nedorozumení.

Naliehavejšia otázka, ktorá sa počas webinára viackrát spomenula, sa sústredila na očakávaný nárast nárokov na spravodlivé konanie. Aby sa stranám zabezpečila rovnaká príležitosť a rovnaké zaobchádzanie pri predkladaní ich prípadu, mali by sa odrádzať neúprimné stratégie na odkladanie pojednávaní a zároveň by sa mal vyhradiť dostatočný čas na zavedenie dobre vypracovaných rozhodcovských doložiek.

Spôsoby, ktorými sa zmenili vzťahy medzi klientom a advokátom

Virtuálne pojednávania síce so sebou priniesli nevyhnutné kompromisy, ale zároveň poskytli rozhodcom a právnikom príležitosť lepšie sa oboznámiť s novými postupmi. Účastníci webinára síce privítali demystifikáciu týkajúcu sa formálnosti ADR a súdnych pojednávaní, ale zároveň sa zhodli na tom, že by sa nemala narušiť úcta a úprimnosť takýchto konaní. Zvýšená rozmanitosť podľa geografického pôvodu, pohlavia a sociálno-ekonomického hľadiska bola vyzdvihnutá ako jeden z najvýznamnejších a najpodstatnejších vedľajších účinkov nedávneho vývoja.

Vo svojom záverečnom vystúpení pán Jeffrey Leon uviedol, že predvídať budúcnosť virtuálnych vypočúvaní a ich vplyv nad rámec súčasnej zdravotnej krízy je riskantné. Stačí povedať, že riešenie sporov v rámci súdnych sporov aj rozhodcovského konania môže a malo by naďalej obsahovať prvky procesu vedeného virtuálne. Bez ohľadu na význam osobného ľudského kontaktu a interakcie, ktoré sú spojené s riešením sporov, vyzval právnickú obec, aby prijala nové digitálne mechanizmy z dôvodov nákladov, efektívnosti, inkluzívnosti a rýchlosti.

Okrem toho zdôraznil, že so súčasnými zmenami vznikajú nové výzvy, ako napríklad riziko porušenia dôvernosti a súkromia, napadnutie a zrušenie rozsudkov (napr. z dôvodu pokračovania virtuálnych pojednávaní napriek námietkam strán), ako aj nároky na spravodlivý proces, ktoré môžu brániť rýchlemu riešeniu sporov. Zmiernenie týchto rizík pravdepodobne zvýši využívanie dohôd o financovaní tretími stranami zo strany strán a zvýši vystavenie žiadostiam o zabezpečenie nákladov. Pán Leon na záver svojich poznámok zdôraznil, že je dôležité, aby strany a právni zástupcovia mali tieto dôsledky na pamäti počas procesu vyjednávania a aby venovali väčšiu pozornosť možnostiam predchádzajúceho urovnania.

Nárast využívania virtuálnych platforiem bude nepochybne realitou aj v rokoch nasledujúcich po pandémiu COVID-19 a možno očakávať, že sa objaví preferencia čiastočných/hybridných digitálnych pojednávaní. Uvedomením si, že "jedna veľkosť nie je vhodná pre všetkých", a rozvíjaním lepšieho pochopenia a ocenenia výziev, ako aj výhod, ktoré takéto vypočutia sprevádzajú, možno sprístupniť spravodlivosť na diaľku bez toho, aby sa minimalizovala úprimnosť konania alebo znížila integrita justičných systémov na celom svete.

Obsah tohto článku má poskytnúť všeobecnú orientáciu v danej problematike. O konkrétnych okolnostiach by ste sa mali poradiť s odborníkmi.