Kanada: Kanada: Kanadan välimiesmenettelyviikko 2020: Arbitration Place, ICDR ja ICDR Canada -verkkoseminaarin keskeiset tulokset.
Julkaisut: joulukuuta 08, 2020
Kirjoittajat
Virtuaalisten kuulemisten käyttö ei ole uusi ilmiö kansainvälisessä välimiesmenettelyssä. Fyysisestä tilasta digitaaliseen tilaan siirtymiseen liittyvistä hyödyistä on kuitenkin alettu keskustella vakavasti vasta COVID-19-pandemian äkillisen puhkeamisen jälkeen, mikä on tehnyt tämän siirtymisen välttämättömäksi ja nopeuttanut sitä. Kun tartuntojen määrä jatkaa kasvuaan ja yritysten vaatimus nopeammasta ja tehokkaammasta oikeussuojan saatavuudesta kasvaa, perinteiset käsitykset, joiden mukaan virtuaaliset kuulemiset ovat huonompi vaihtoehto kuin henkilökohtaiset menettelyt, ovat käyneet tarpeettomiksi. Tuomioistuinten, tuomioistuinten ja oikeusalan ammattilaisten tehtävänä on nyt miettiä uudelleen muotoa ja rakennetta, joka on tähän asti hallinnut niiden käytäntöjä, sekä sitä, miten virtuaalisen kuulemisen protokollat ja logistiikka voidaan integroida välimiesmenettelyihin tai riita-asioiden käsittelyprosesseihin, jotta siitä saataisiin mahdollisimman paljon hyötyä.
Tämä on kertomus, joka tarjoaa näkemyksen etäkuulemisten kasvavasta vauhdista mahdollisuutena keksiä uudelleen aiempien välimiesmenettely- ja riita-asioiden käytännöt, eikä vain uudelleenmuotoilla niitä. Tässä artikkelissa esitetyt tiedot ovat peräisin 22. syyskuuta 2020 pidetystä webinaarista, johon Oblin Rechtsanwälte GmbH osallistui. Tilaisuuden osallistujien jakamien kokemusten ja ennusteiden perusteella osallistujat tunnustivat nykyisen siirtymävaiheen tarjoaman huomattavan mahdollisuuden sekä tarkistaa ja virtaviivaistaa nykyisiä käytäntöjä että pohtia, miten niitä voidaan viedä eteenpäin tulevaisuuteen.
Webinaari
Arbitration Place ja International Centre for Dispute Resolution Canada järjestivät hiljattain Canada Arbitration Week 2020 -tapahtuman yhteydessä kolmesta osasta koostuvan interaktiivisen webinaarin, jossa osallistujia pyydettiin analysoimaan, ennustamaan ja keskustelemaan lukuisista riidanratkaisun kehitykseen ja pitkän aikavälin tulevaisuuteen liittyvistä kysymyksistä COVID-19-pandemian jälkeen. Sen jälkeen, kun oli käyty keskusteluja moderoidussa pienryhmässä, jossa keskityttiin yhteen viidestä kysymyksestä, näkemyksiä vaihdettiin avoimella foorumilla, ja niitä arvioitiin yhdessä kyselytuloksista kerättyjen tietojen kanssa. Tilaisuuden päätteeksi pääpuhuja Jeffrey Leon esitti puheenvuoron, jossa hän totesi, että oikeudenkäyntien virtuaaliset näkökohdat ovat tulleet jäädäkseen ja että oikeusyhteisön on vastattava uusien optimointivälineiden lisääntyneeseen käyttöön ja oltava yleisesti valmis sopeutumaan, hyväksymään ja omaksumaan virtuaaliteknologian.
Henkilökohtaiset kuulemiset
Ensimmäisessä osiossa osallistujia pyydettiin määrittelemään, mitkä ovat fyysisen kuulemisen edut virtuaaliseen kuulemiseen verrattuna. Vastauksissa tuotiin useaan otteeseen esiin seuraavat tekijät:
Asiantuntija tuntee fyysisen kuulemisen, ja hänen on helppo ohjata todistajia fyysisen kuulemisen läpi;
tuomioistuimen vuorovaikutuksen helppous harkintaprosessin aikana;
mahdollisuus epäviralliseen keskusteluun asianajajien ja heidän asiakkaidensa tai todistajiensa välillä;
logistinen tehokkuus, joka mahdollistaa laajan todistusaineiston ja oikeudellisten seikkojen käsittelyn ja analysoinnin rajoitetun määrän peräkkäisiä päiviä/lyhyemmässä ajassa.
Haittapuolina mainittiin kuitenkin muun muassa seuraavat seikat:
Hallinnolliset ja aikataululliset vaikeudet, jotka liittyvät riittävän ajan varaamiseen, jotta asiaankuuluvaa todistusaineistoa voidaan kuulla ja kaikkien osallistujien läsnäolo voidaan varmistaa (tämän katsottiin olevan mahdollisesti vaikeaa yritysasiakkaille, koska se vie aikaa muilta työvelvoitteilta);
Osallistujien fyysinen läsnäolo ja siihen liittyvät toistuvista matkoista, majoituksesta ja aterioista aiheutuvat kustannukset;
useiden fyysisten kuulemisten järjestäminen aiheuttaa suurempia kustannuksia ja logistista hallinnointia, mikä saattaa johtaa siihen, että alustavia kysymyksiä lykätään pääkäsittelyyn;
Todistuskuulemisten viivästymisriski kasvaa osallistujien vähäisen saatavuuden vuoksi;
oikeudellisten kysymysten tiheys, minkä vuoksi tuomioistuinten on vaikea käsitellä tai arvioida niitä tehokkaasti henkilökohtaisen kuulemisen rajallisen ajan puitteissa.
Virtuaaliset kuulemiset
Toinen keskustelukysymys koski haasteita, mahdollisuuksia ja väärinkäsityksiä, jotka liittyvät siihen, että välimies- ja riita-asioiden ratkaisemisessa siirrytään fyysisestä oikeudellisesta ympäristöstä virtuaaliseen oikeudelliseen ympäristöön. Osallistujat olivat hyvin yksimielisiä siitä, että virtuaaliset kuulemiset voivat tarjota etuja henkilökohtaisesti järjestettyihin kuulemisiin verrattuna:
logististen vaikeuksien ja kustannusten väheneminen, mikä johtaa aikatehokkuuden lisääntymiseen ja sen työn määrän kasvuun, joka voidaan hoitaa paikasta tai aikavyöhykkeestä riippumatta;
fyysisten rajoitusten puuttuminen mahdollistaa suuremman osallistujamäärän ja paremman oikeussuojan saatavuuden;
Kuulemistilaisuuksia voidaan viedä eteenpäin ilman viivytyksiä, koska aikataulujen laatiminen on helppoa, ja ne voidaan räätälöidä osallistujien saatavuuden mukaan maantieteellisestä sijainnista tai maksukyvystä riippumatta;
Ympäristöön kohdistuvien ulkoisvaikutusten väheneminen;
Joustavuus kuulemisen järjestämisessä ja hallinnoinnissa, laajemmat valtuudet määritellä asian tarkoituksiin ja tavoitteisiin parhaiten soveltuva menettely, esim. menettelyn jakaminen useisiin ala-istuntoihin oikeudellisten kysymysten tai asiantuntijatodistajien tieteenalojen erottamiseksi toisistaan;
virtuaalisten kuulemisten hyväksyminen välimieslaitoksissa ja kansallisissa tuomioistuimissa, tuen lisääminen ohjeiden avulla (esim. ICC:n ohjeet mahdollisista toimenpiteistä COVID-19-pandemian vaikutusten lieventämiseksi, CIArb:n ohjeet etävälitteisestä riidanratkaisumenettelystä, Soulin pöytäkirja videokonferensseista kansainvälisessä välimiesmenettelyssä jne;)
Videokamerat luovat välittömämmän vaikutelman todistajien kehonkielestä ja käyttäytymisestä, laajempi kameranäkymä, jota käytetään vaihtoehtona todistajien valmentamisen estämiseksi;
nauhoituksen toistovaihtoehdot, joiden avulla osallistujat voivat palata tiettyihin hetkiin ja keskittyä todistajien ilmeisiin ja käytökseen ilman, että he ovat riippuvaisia pöytäkirjoista;
Mahdollisuus omaksua nopeutettu lähestymistapa, joka mahdollistaa riittävän valmistautumisajan (esim. taukopäivien suunnittelu), zoomausväsymyksen ehkäiseminen ja osapuolten keskittymiskyvyn lisääminen (esim. useampi lyhytaikaisempi kuuleminen), kuulemisten laajuuden kaventaminen (esim. keskittymällä tapauksen tiettyihin näkökohtiin ja antamalla tuomioistuimille mahdollisuuden antaa kohdennetumpaa ohjausta);
Alan johtavat palveluntarjoajat, kuten Epiq, Law In Order ja Opus 2, jotka tarjoavat ominaisuuksia, kuten useita kokous- tai taukotiloja sekä laajan valikoiman palveluja ja välineitä (esim. transkriptiopalvelut, sähköiset niput tai sähköinen todisteiden esittäminen, jonka avulla osapuolet voivat tutustua suurennettuihin/korostettuihin otteisiin sekä käännettyihin teksteihin tai todisteisiin jne;)
Viestinnän yksityisyyden suojaaminen ja asianajajan ja asiakkaan välisen tiimityön helpottaminen mykistysmahdollisuuden avulla.
Virtuaalisia kuulemisia pidettiin kuitenkin vähemmän suositeltavina seuraavissa suhteissa:
Osapuolille ja tuomioistuimille asetetut suuremmat hallinnolliset velvoitteet (esim. kuulemisaikatauluista sopiminen / aikavyöhykkeestä päättäminen, turvallisuuskäytännöt, sähköisten ja paperikopioiden käyttö ja toimittaminen, tarvittavien ja asianmukaisesti toimivien laitteiden saatavuus);
Asianajajien ja asiakkaiden välinen suhde katkeaa ja vaikuttaa mahdollisuuteen ratkaista asia;
Todistajien tai asiantuntijoiden vuorovaikutuksen ja tukemisen vaikeus;
Kyvyttömyys vaihtaa muistiinpanoja nopeasti ja hienotunteisesti muiden asianajajien tai asiakkaiden kanssa;
Skeptisyys menettelyn luottamuksellisuutta ja oikeudenmukaisuutta sekä todistajanlausuntojen totuudenmukaisuutta ja laatua kohtaan, koska tekniikkaan turvaudutaan merkittävästi (esim. ei tiedetä, kuka huoneessa on paikalla; luottamuksen puute kokoonpanon suhteen).
Kun kysyttiin viimeaikaisen kehityksen myötä syntyneistä yleisimmistä väärinkäsityksistä, oltiin yhtä mieltä siitä, että toisin kuin alun perin odotettiin, sekä välimiesmenettelyn osallistujat (välimieslaitokset ja kuulemiskeskukset mukaan luettuina) että tuomioistuimet ovat ottaneet virtuaaliteknologian käyttöön, mukauttaneet sitä ja käyttäneet sitä nopeasti, joskin ensin mainitut nopeammin ja saumattomammin. Lopuksi todettiin, että virtuaaliset kuulemiset ovat osoittautuneet todisteeksi oikeusalan toimijoiden kyvystä ja vastaanottavaisuudesta muokata tuomioistuinkäsittelyn käytäntöjä.
Vaikutukset välimiesmenettelyyn ja niiden pitkäikäisyys
Webinaarin kolmannessa osiossa käsiteltiin sitä, miten COVID-19-pandemia on vaikuttanut välimiesmenettelyyn ja onko näillä muutoksilla pysyviä vaikutuksia. Kysyttäessä osallistujat totesivat, että nopea muutosvauhti on synnyttänyt useita uusia kysymyksiä:
Aikatauluhuolet ovat helpottuneet;
Verkkopalvelujen käytön tuttuus on mahdollistanut sen, että nuorempi sukupolvi tai ne, joilla ei aiemmin ollut tarvittavia taloudellisia resursseja osallistua henkilökohtaisiin kuulemisiin, voivat osallistua välimiesmenettelyyn;
Todistajien manipuloinnin, tietoverkkoturvallisuuden ja luottamuksellisuuden kaltaisista kysymyksistä on tullut entistä tärkeämpiä näkökohtia;
Laitteiden aiheuttama äänten muuntuminen on vähentänyt niiden vaikutusta verrattuna vaikutukseen, joka syntyy todistajien todistajanlausunnoista fyysisissä kuulemisissa;
Välimiesmenettelyn sijaintipaikan valinta on osoittautunut monimutkaiseksi yritykseksi, jota on käsiteltävä sääntöjen tai välityssopimusten avulla.
Riitojenratkaisuun osallistuvien uudet käytännöt, strategiat ja näkökohdat
Osallistujat avasivat keskustelun tämän osan yleisillä huomioilla siitä, miten virtuaalisten kuulemisten käytäntö on lisännyt riidanratkaisijoiden työ- ja yksityiselämän välistä hämärtymistä ja siitä johtuvia lukemattomia mukautuksia. Lisäksi väitettiin, että kuulemisten porrastetumpi lähestymistapa on johtanut siihen, että kuulemispäivien kokonaismäärä on kasvanut, kun taas niiden kestoa on lyhennetty huomattavasti "zoomausväsymyksen" välttämiseksi.
Teknologian logistiikan hallinnointi on muuttunut työläämmäksi. Tätä pidettiin kuitenkin yhteisesti hintana, joka kannatti ottaa, kun otetaan huomioon yleisesti ottaen parantuneet tulokset, esimerkiksi se, että tuomioistuimet voivat antaa tehokasta ja kohdennettua ohjausta erityiskysymyksissä, jotka vaativat tarkempaa käsittelyä, ja se, että osapuolilla on mahdollisuus mukauttaa tapausstrategiaansa tai sopia osittaisista tai täydellisistä sovinnoista kuulemisen edetessä.
Välimiehet ja oikeusalan ammattilaiset kertoivat myös, että heidän mielestään on yhä vaikeampaa olla vuorovaikutuksessa ja tukea kokemattomia todistajia tai muita osallistujia, jotka eivät ole tähän mennessä tunteneet menettelytapoja. Internet-yhteyksien estyminen tai muut tekniset häiriöt ovat myös herättäneet huolta siitä, että tosiseikkojen ristiriitaisuudet tai väärinkäsitykset voidaan jättää huomiotta ja valvoa.
Webinaarin aikana useaan otteeseen esiin nostettu kiireellisempi kysymys koski oikeudenkäyntiä koskevien vaatimusten odotettua lisääntymistä. Jotta voidaan varmistaa, että osapuolilla on yhtäläiset mahdollisuudet esittää asiansa ja että heitä kohdellaan tasapuolisesti, vilpillisiä strategioita kuulemisten lykkäämiseksi olisi ehkäistävä, ja samalla olisi varattava riittävästi aikaa hyvin laadittujen välityslausekkeiden laatimiseen.
Asiakkaan ja asianajajan välisten suhteiden muuttuminen
Vaikka virtuaaliset kuulemiset ovat saattaneet tuoda mukanaan väistämättömiä kompromisseja, ne ovat myös tarjonneet välimiehille ja oikeusalan ammattilaisille mahdollisuuden tutustua uusiin käytäntöihin. Vaikka webinaarin osallistujat pitivät myönteisenä ADR-menettelyjen ja tuomioistuinkäsittelyjen muodollisuuteen liittyvää demystifikaatiota, he olivat myös yhtä mieltä siitä, että tällaisten menettelyjen kunnioitusta ja vilpittömyyttä ei pitäisi heikentää. Maantieteellisen taustan, sukupuolen ja sosioekonomisen tilanteen moninaisuuden lisääntymistä pidettiin yhtenä viimeaikaisen kehityksen merkittävimmistä ja olennaisimmista sivuvaikutuksista.
Loppupuheenvuorossaan Jeffrey Leon totesi, että virtuaalisten kuulemisten tulevaisuuden ja niiden vaikutusten ennustaminen nykyistä terveyskriisiä pidemmälle on vaarallista. Riittää, kun todetaan, että riidanratkaisussa sekä oikeudenkäynneissä että välimiesmenettelyissä voidaan ja pitäisi jatkossakin käyttää virtuaalisesti toteutettavia prosessin osia. Vaikka riidanratkaisuun liittyvät henkilökohtaiset ihmiskontaktit ja vuorovaikutus ovatkin tärkeitä, hän kannusti oikeusyhteisöä ottamaan käyttöön uusia digitaalisia mekanismeja kustannus-, tehokkuus-, osallisuus- ja tarkoituksenmukaisuussyistä.
Lisäksi hän korosti, että nykyiset muutokset tuovat mukanaan uusia haasteita, kuten luottamuksellisuuden ja yksityisyyden suojan loukkaamisen riski, tuomioiden riitauttaminen ja kumoaminen (esim. virtuaalisten kuulemisten jatkaminen osapuolten vastalauseista huolimatta) sekä oikeuskäsittelyä koskevat vaatimukset, jotka saattavat haitata riitojen ripeää ratkaisemista. Näiden riskien lieventäminen lisää todennäköisesti osapuolten turvautumista kolmansien osapuolten rahoitusjärjestelyihin ja alttiutta kuluvakuushakemuksille. Leon päätti puheenvuoronsa korostamalla, että on tärkeää, että osapuolet ja asianajajat pitävät nämä seuraukset mielessä neuvotteluprosessin aikana ja kiinnittävät enemmän huomiota mahdollisuuksiin sovintoratkaisujen tekemiseen etukäteen.
Virtuaalisen alustan käytön lisääntyminen on epäilemättä edelleen todellisuutta COVID-19-pandemian jälkeisinä vuosina, ja on odotettavissa, että digitaalisia osittaisia/hybridejä kuulemisia suositaan yhä enemmän. Tunnustamalla, että "yksi koko ei sovi kaikille", ja kehittämällä parempaa ymmärrystä ja arvostusta tällaisiin kuulemisiin liittyvistä haasteista ja hyödyistä, etäoikeudesta voidaan tehdä helpommin lähestyttävää ilman, että menettelyjen vilpittömyys vähenee tai oikeusjärjestelmien eheys heikkenee maailmanlaajuisesti.
Tämän artikkelin sisältö on tarkoitettu yleiseksi oppaaksi aiheesta. Omiin erityisiin olosuhteisiin liittyvissä kysymyksissä on pyydettävä asiantuntija-apua.