Kanada: Kanada: Kanada Választottbírósági Hét 2020: ICDR és ICDR Kanada: A legfontosabb tudnivalók a Választottbírósági Hely, ICDR és ICDR Kanada webináriumról

A virtuális meghallgatások alkalmazása nem új jelenség a nemzetközi választottbíráskodás területén. A fizikai térről a digitális térre való áttéréssel járó előnyökkel kapcsolatos viták azonban csak a COVID-19 járvány hirtelen kitörésével kezdtek komolyan szóba kerülni, ami szükségessé tette és felgyorsította ezt az átmenetet. Ahogy a fertőzések aránya tovább növekszik, és a vállalkozások igénye az igazságszolgáltatáshoz való gyorsabb és hatékonyabb hozzáférés iránt egyre nő, a hagyományos elképzelések, amelyek szerint a virtuális meghallgatások a személyes eljárások alárendelt alternatívái, elavulttá váltak. A bíróságok, törvényszékek és a jogalkalmazók előtt egyaránt az a feladat áll, hogy újragondolják azt a formátumot és struktúrát, amely eddig uralta a gyakorlatukat, és azt, hogy a virtuális meghallgatás protokolljain és logisztikáján túl hogyan lehet azt a választottbírósági eljárásokba vagy a peres eljárásokba integrálni annak érdekében, hogy a lehető legnagyobb mértékben kihasználják annak előnyeit.

Ez a beszámoló betekintést nyújt a távmeghallgatások növekvő lendületébe, amely lehetőséget kínál a korábbi választottbírósági és peres eljárások újbóli feltalálására, nem pedig pusztán a korábbi gyakorlatok újbóli kialakítására. A cikkben bemutatott információk egy 2020. szeptember 22-én tartott webináriumból származnak, amelyen az Oblin Rechtsanwälte GmbH részt vett. Az esemény résztvevői által megosztott tapasztalatokra és előrejelzésekre támaszkodva a hozzászólók felismerték, hogy a jelenlegi átmenet jelentős lehetőséget kínál a jelenlegi gyakorlatok felülvizsgálatára és racionalizálására, valamint annak mérlegelésére, hogy hogyan lehet azokat a jövőbe vinni.

A webinárium

A közelmúltban az Arbitration Place és a kanadai Nemzetközi Vitarendezési Központ által a Canada Arbitration Week 2020 keretében szervezett háromrészes interaktív webináriumon a résztvevőknek a COVID-19 világjárványon túli vitarendezés fejlődésével és hosszú távú jövőjével kapcsolatos számos kérdést kellett elemezniük, megjósolniuk és megvitatniuk. A moderált kiscsoportos vitákat követően, amelyek középpontjában az öt kijelölt kérdés egyike állt, a véleménycserére nyílt fórumon került sor, majd ezt követően a közvélemény-kutatási eredményekből összegyűjtött információkkal együtt értékelték azokat. A rendezvény Jeffrey Leon főelőadó által elmondott szegmenssel zárult, amely szerint az eljárások virtuális aspektusai itt maradnak, és az új optimalizációs eszközökkel való fokozott találkozásra a jogi közösségnek a virtuális technológia alkalmazkodására, elfogadására és befogadására való általános felkészültséggel kell reagálnia.

Személyes meghallgatások

Az első szegmensben a résztvevőket arra kérték, hogy határozzák meg a fizikai meghallgatások előnyeit a virtuális meghallgatásokkal szemben. A válaszok során többször is felvetették a következő tényezőket:

• A szakemberek ismerik a tanúkat, és könnyebben navigálnak a tanúkkal egy fizikai eljárás során;

• A bírósági interakció kényelme a tanácskozási folyamat során;

• Az ügyvédek és ügyfeleik vagy tanúik közötti informális megbeszélések lehetősége;

• logisztikai hatékonyság, amely lehetővé teszi a bizonyítékok és jogi kérdések széles körének megvitatását és elemzését korlátozott számú egymást követő napon/rövidebb időn belül.

A hátrányok között azonban a következőket említették:

• Adminisztratív és időbeosztási nehézségek, amelyekkel a releváns bizonyítékok meghallgatásához és az összes résztvevő részvételének biztosításához szükséges elegendő időt kell elkülöníteni (úgy vélték, hogy ez az üzleti ügyfelek számára potenciálisan nehézséget jelenthet, mivel más munkahelyi kötelezettségektől vesz el időt);

• A résztvevők szükséges fizikai jelenléte és az ezzel járó ismételt utazási, szállás- és étkezési költségek;

• több fizikai meghallgatás megszervezésének nagyobb költség- és logisztikai terhei, ami az előzetes kérdések elhalasztását okozhatja a főeljárásra;

• A bizonyítási meghallgatások késedelmének fokozott kockázata a résztvevők korlátozott elérhetősége miatt;

• A jogi kérdések sűrűsége, ami megnehezíti a bíróságok számára a személyes meghallgatás korlátozott időkerete alatt történő hatékony elsajátítást vagy értékelést.

Virtuális meghallgatások

A vita második kérdése a választottbírósági és peres jogviták elbírálása során a fizikai helyszínről a virtuális jogi környezetre való eljárási váltással kapcsolatos kihívásokra, lehetőségekre és tévhitekre irányult. A résztvevők között elsöprő egyetértés volt abban, hogy a virtuális meghallgatások milyen előnyökkel járhatnak a személyes meghallgatásokhoz képest, nevezetesen:

• Csökkentett logisztikai nehézségek és alacsonyabb költségek, ami nagyobb időhatékonyságot és a helytől vagy időzónától függetlenül elvégezhető munka mennyiségének bővülését eredményezi;

• A fizikai korlátozások hiánya nagyobb számú résztvevőt és az igazságszolgáltatáshoz való jobb hozzáférést tesz lehetővé;

• A meghallgatások késedelem nélküli előrehaladásának képessége a résztvevők elérhetőségéhez igazodó, a földrajzi elhelyezkedéstől és a fizetési képességektől független könnyű ütemezésnek köszönhetően;

• A környezeti externáliák csökkenése;

• Rugalmasság a meghallgatás megszervezésében és lebonyolításában, szélesebb körű hatáskörök az adott ügy céljainak és céljainak leginkább megfelelő eljárás meghatározására, pl. az eljárás több részmeghallgatásra való felosztása a jogi kérdések vagy a szakértői tanúk szakterületeinek megkülönböztetése érdekében;

• a virtuális meghallgatások jóváhagyása a választottbírósági intézmények és a nemzeti bíróságok által, az útmutatókon keresztül nyújtott fokozott támogatás (pl. ICC Guidance Notes on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic, CIArb Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, Seoul Protocol of Video Conferencing in International Arbitration stb;)

• A videokamerák közvetlenebb benyomást keltenek a tanúk testbeszédéről és viselkedéséről, a szélesebb kameranézet a tanúk coachingjának visszaszorítására szolgáló lehetőség;

• A felvételek lejátszási lehetőségei lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy újra megnézzenek bizonyos pillanatokat, és a tanúk arckifejezéseire/viselkedésére összpontosítsanak, anélkül, hogy a jegyzőkönyvekre hagyatkoznának;

• Lehetőség a nagyobb ütemű megközelítés alkalmazására, hogy elegendő felkészülési idő álljon rendelkezésre (pl. szünnapok beiktatása), hogy ellensúlyozni lehessen a zoom fáradtságát és növelni lehessen a felek figyelmét (pl. több, egyenként rövidebb időtartamú meghallgatás), hogy szűkíteni lehessen a meghallgatások körét (pl. az ügy egyes aspektusaira való összpontosítással, és a törvényszékek célzottabb iránymutatást nyújthassanak);

• Vezető iparági szolgáltatók, mint például az Epiq, a Law In Order és az Opus 2, amelyek olyan funkciókat kínálnak, mint a több tárgyalóterem vagy szüneti terem, valamint szolgáltatások és eszközök széles skálája (pl. átírási szolgáltatások, elektronikus csomagok vagy a bizonyítékok elektronikus bemutatása, hogy a feleket nagyított/kiemelt részletekre, valamint lefordított szövegekre vagy bizonyítékokra stb. irányítsák);

• A kommunikáció magánéletének védelme, valamint az ügyvéd és az ügyfél közötti csapatmunka megkönnyítése a némítási lehetőség révén.

A virtuális tárgyalásokat azonban a következő szempontok alapján kevésbé tartották előnyösnek:

• A felekre és a törvényszékekre háruló nagyobb adminisztratív kötelezettségek (pl. a tárgyalási menetrendekről való megállapodás/az időzóna meghatározásának eldöntése, biztonsági protokollok, az elektronikus és nyomtatott dokumentumok működtetése és kézbesítése, a szükséges és megfelelően működő berendezésekhez való hozzáférés);

• Az ügyvédek és az ügyfelek közötti kapcsolat megszakadása, ami hatással van az ügy rendezésére;

• A tanúkkal vagy szakértőkkel való kapcsolattartás és támogatás nehézségei;

• Képtelenség a gyors és diszkrét jegyzetelésre az ügyvédtársakkal vagy ügyfelekkel;

• Szkepticizmus az eljárás titkosságával és tisztességességével, valamint a tanúvallomások valóságtartalmával és minőségével kapcsolatban a technológiától való jelentős függés miatt (pl. nem tudni, hogy ki van a teremben; bizalomhiány a beállításokkal kapcsolatban).

Amikor a közelmúltbeli fejleményekkel összefüggésben felmerülő leggyakoribb tévhitekről kérdezték őket, egyetértettek abban, hogy a kezdeti várakozásokkal ellentétben mind a választottbíráskodás résztvevői (beleértve a választottbírósági intézményeket és a tárgyalóközpontokat), mind a bíróságok gyorsan léptek a virtuális technológia bevezetése, adaptálása és használata felé, bár az előbbiek gyorsabban és zökkenőmentesebben tették ezt. Végül azzal érveltek, hogy a virtuális meghallgatások valódi bizonyítéknak bizonyultak arra, hogy a jogalkalmazók képesek és fogékonyak a bírósági meghallgatások gyakorlatának átalakítására.

A választottbíráskodásra gyakorolt hatások és azok tartóssága

A webinárium harmadik szegmense arra irányult, hogy a COVID-19 világjárvány hogyan hatott a választottbíráskodásra, és hogy ezek a változások tartós hatással lesznek-e. A résztvevők a kérdésre válaszolva kijelentették, hogy a változások gyors üteme számos újszerű kérdést vetett fel:

• Az ütemezési aggályok enyhültek;

• Az online lehetőségek használatának ismerete lehetővé tette, hogy a jogászok fiatalabb generációja, illetve azok, akiknek korábban nem voltak meg a szükséges pénzügyi eszközeik a személyes meghallgatásokon való részvételhez, részt vehessenek a választottbírósági eljárásban;

• Az olyan kérdések, mint a tanúk befolyásolása, a kiberbiztonság és a titoktartás egyre sürgetőbbé váltak;

• A hangok berendezések miatti módosulása csökkentette hatásukat a fizikai meghallgatások során tett tanúvallomások által keltett hatáshoz képest;

• A választottbírósági eljárás székhelyének meghatározása összetett vállalkozásnak bizonyult, amelyet szabályokkal vagy választottbírósági megállapodásokkal kell kezelni.

A vitarendezésben résztvevők új gyakorlatai, stratégiái és megfontolásai

A résztvevők a vita ezen részét általános észrevételekkel nyitották meg azzal kapcsolatban, hogy a virtuális meghallgatások gyakorlata hogyan erősítette fel a szakemberek szakmai és magánélete közötti elmosódást, valamint az ebből fakadó, megszámlálhatatlan kiigazítást. Érveltek továbbá azzal, hogy a meghallgatások szakaszoltabb megközelítése a meghallgatási napok általános számának növekedéséhez vezetett, miközben azok időtartama jelentősen lerövidült a "zoom-fáradtság" elkerülése érdekében.

A technológia logisztikájának kezelése munkaigényesebbé vált. Mindamellett ezt közösen úgy ítélték meg, hogy az összességében jobb eredmények fényében érdemes ezt az árat vállalni, pl. a törvényszékek hatékony és célzott iránymutatást tudnak nyújtani a kidolgozást igénylő egyes kérdésekben; a feleknek lehetőségük van arra, hogy a tárgyalás előrehaladtával kiigazítsák ügystratégiájukat, vagy részleges/teljes egyezségekben állapodjanak meg.

A részt vevő választottbírák és jogászok azt is elmondták, hogy egyre nehezebbnek találták a tapasztalatlan tanúkkal vagy más, nem jogi résztvevőkkel való kapcsolattartást és támogatást, akik eddig nem voltak tisztában az eljárási protokollokkal. Az akadályozott internet-hozzáférés vagy más technológiai zavarok szintén aggodalmakat vetettek fel a ténybeli eltérések vagy félreértések esetleges figyelmen kívül hagyása és felügyelete tekintetében.

A webinárium során számos alkalommal felvetett sürgetőbb kérdés a tisztességes eljárásra vonatkozó kérelmek várható megugrása volt. Annak biztosítása érdekében, hogy a felek egyenlő esélyt és bánásmódot kapjanak ügyük ismertetése során, el kell kerülni a meghallgatások elhalasztására irányuló álságos stratégiákat, miközben elegendő időt kell biztosítani a jól megfogalmazott választottbírósági kikötések bevezetésére.

Az ügyfél-tanácsadó kapcsolat változásának módjai

Bár a virtuális meghallgatások elkerülhetetlen kompromisszumokat hoztak magukkal, ugyanakkor lehetőséget biztosítottak a választottbírák és a jogalkalmazók számára, hogy jobban megismerkedjenek az új gyakorlatokkal. Miközben a webinárium résztvevői üdvözölték az AVR- és bírósági tárgyalások formalitását övező demisztifikációt, abban is egyetértettek, hogy az ilyen eljárások iránti tiszteletet és őszinteséget nem szabad aláásni. A közelmúltbeli fejlemények egyik legjelentősebb és leglényegesebb járulékos hatásaként a földrajzi háttér, a nemek és a társadalmi-gazdasági szempontok szerinti sokszínűség növekedését emelték ki.

Zárónyilatkozatában Jeffrey Leon úr kijelentette, hogy a virtuális meghallgatások jövőjét és a jelenlegi egészségügyi válságon túlmutató hatását megjósolni veszélyes vállalkozás. Elég, ha annyit mondunk, hogy a vitarendezés mind a bírósági, mind a választottbírósági eljárásokban továbbra is tartalmazhat és kell is, hogy legyen olyan elemeket, amelyek virtuálisan zajlanak. Annak ellenére, hogy a vitarendezés során fontos a személyes emberi kapcsolat és interakció, arra ösztönözte a jogi közösséget, hogy a költségek, a hatékonyság, az inkluzivitás és a gyorsaság miatt fogadják el az új digitális mechanizmusokat.

Hangsúlyozta továbbá, hogy a jelenlegi változásokkal új kihívások merülnek fel, mint például a titoktartás és a magánélet megsértésének kockázata, a díjak megtámadása és hatályon kívül helyezése (pl. a virtuális meghallgatások folytatása miatt a felek tiltakozása ellenére), valamint a jogviták gyors rendezését potenciálisan akadályozó, a tisztességes eljárásra vonatkozó igények. E kockázatok mérséklése valószínűleg növeli a felek harmadik felek finanszírozási megállapodásainak igénybevételét, és növeli a költségbiztosítási kérelmeknek való kitettséget. Leon úr azzal zárta felszólalását, hogy megerősítette annak fontosságát, hogy a felek és az ügyvédek a tárgyalási folyamat során szem előtt tartsák ezeket a következményeket, és nagyobb figyelmet fordítsanak az előzetes rendezés lehetőségeire.

A virtuális platformok használatának növekedése kétségtelenül folytatódni fog a COVID-19 járványt követő években, és várhatóan a részleges/hibrid digitális meghallgatások kialakulóban lévő preferenciája várható. Azzal, hogy felismerjük, hogy az "egy méret nem illik mindenkire", és jobban megértjük és értékeljük az ilyen meghallgatásokkal járó kihívásokat és előnyöket, a távoli igazságszolgáltatás hozzáférhetőbbé tehető anélkül, hogy az eljárások őszintesége csökkenne, vagy az igazságszolgáltatási rendszerek integritása világszerte csorbulna.

E cikk tartalma általános útmutatást kíván nyújtani a témához. Az Ön konkrét körülményeivel kapcsolatban szakember tanácsát kell kérni.