Canada: Canada Săptămâna de arbitraj 2020: Takeaways cheie de la un webinar cu locul de arbitraj, ICDR și ICDR Canada
Publicații: decembrie 08, 2020
Autori
Utilizarea audierilor virtuale nu este un fenomen nou în sfera arbitrajului internațional. Cu toate acestea, dezbaterile privind beneficiile asociate trecerii de la un spațiu fizic la un spațiu digital au început să fie discutate în mod serios doar odată cu izbucnirea bruscă a pandemiei COVID-19, care a necesitat și accelerat această tranziție. Pe măsură ce rata infecțiilor continuă să crească, iar cererea întreprinderilor pentru un acces mai rapid și mai eficient la justiție este în creștere, noțiunile tradiționale care susțin că audierile virtuale sunt o alternativă subprime la procedurile în persoană au devenit depășite. Instanțele judecătorești, tribunalele și practicienii dreptului deopotrivă au acum sarcina de a regândi formatul și structura care au dominat până în prezent practica lor și modul în care, dincolo de protocoalele și logistica unei audieri virtuale, aceasta din urmă poate fi integrată în procedurile arbitrale sau în procesele de litigiu pentru a-i maximiza beneficiile.
Acesta este un raport care oferă o perspectivă asupra dinamicii crescânde a audierilor la distanță ca o oportunitate de a reinventa, nu doar de a reconstitui practicile anterioare de arbitraj și litigii. Informațiile prezentate în acest articol provin dintr-un webinar organizat la 22 septembrie 2020 la care a participat Oblin Rechtsanwälte GmbH. Pe baza experienței împărtășite și a previziunilor făcute de participanții la eveniment, colaboratorii au plecat recunoscând oportunitatea considerabilă oferită de tranziția actuală atât pentru a revizui și a raționaliza practicile actuale, cât și pentru a lua în considerare modul în care acestea pot fi continuate în viitor.
Webinarul
În cadrul unui recent webinar interactiv în trei segmente, organizat în contextul Săptămânii arbitrajului din Canada 2020 de către Arbitration Place și Centrul internațional pentru soluționarea litigiilor din Canada, participanții au fost invitați să analizeze, să prezică și să discute un număr mare de aspecte referitoare la evoluția și viitorul pe termen lung al soluționării litigiilor dincolo de pandemia COVID-19. În urma unor dezbateri moderate în grupuri mici, axate pe una dintre cele cinci întrebări repartizate, opiniile au fost ulterior schimbate într-un forum deschis și apoi evaluate împreună cu informațiile colectate din rezultatele sondajelor. Evenimentul s-a încheiat cu un segment prezentat de vorbitorul principal, dl Jeffrey Leon, care a sugerat că aspectele virtuale ale procedurilor sunt aici pentru a rămâne și o expunere crescută la noi instrumente de optimizare trebuie să fie întâmpinată de comunitatea juridică cu o pregătire generală pentru a se adapta, accepta și îmbrățișa tehnologia virtuală.
Audieri în persoană
În primul segment, participanții au fost rugați să identifice avantajele audierilor fizice față de cele virtuale. În răspuns, următorii factori au fost menționați în mai multe rânduri:
familiaritatea practicianului cu martorii și ușurința cu care aceștia se orientează în cadrul unei proceduri fizice
comoditatea interacțiunii cu tribunalul în timpul procesului de deliberare;
posibilitatea unor discuții informale între avocați și clienții sau martorii lor;
eficiența logistică, care permite discutarea și analizarea unei game vaste de probe și aspecte juridice într-un număr limitat de zile consecutive/într-un interval de timp mai scurt.
Dezavantajele menționate, cu toate acestea, au inclus următoarele:
Dificultățile administrative și de planificare întâmpinate în rezervarea unui interval de timp suficient pentru a permite audierea probelor relevante și asigurarea prezenței tuturor participanților (s-a considerat că acest lucru ar putea fi dificil pentru clienții din mediul de afaceri, prin faptul că le răpește timp din alte obligații profesionale);
Prezența fizică necesară a participanților și costurile asociate acesteia de deplasare repetată, cazare și catering;
Sarcina mai mare în ceea ce privește costurile și gestionarea logistică pentru organizarea unui număr de audieri fizice, care ar putea determina amânarea chestiunilor preliminare până la procedura principală;
Riscul crescut de întârziere a audierilor probatorii din cauza disponibilității limitate a participanților;
densitatea aspectelor juridice care fac dificilă absorbția sau evaluarea eficientă de către tribunale în timpul limitat al unei audieri în persoană.
Audierile virtuale
A doua întrebare a dezbaterii s-a axat pe provocările, oportunitățile și concepțiile greșite legate de trecerea procedurală de la un cadru juridic fizic la unul virtual pentru soluționarea litigiilor arbitrale și contencioase. A existat un consens covârșitor în rândul participanților cu privire la avantajele pe care le pot oferi audierile virtuale față de cele desfășurate în persoană, și anume
Dificultăți logistice reduse și costuri mai mici care conduc la o mai mare eficiență a timpului și la o extindere a volumului de muncă care poate fi abordat indiferent de locație sau de fusul orar;
Lipsa restricțiilor fizice, ceea ce permite un număr mai mare de participanți și un acces sporit la justiție;
Capacitatea de a derula audierile fără întârziere datorită ușurinței programării, care este adaptată la disponibilitatea participanților și indiferent de locația geografică sau de capacitatea de plată;
reducerea externalităților de mediu;
Flexibilitate în ceea ce privește organizarea și gestionarea audierii, puteri mai largi de a stabili procedura cea mai potrivită pentru scopurile și obiectivele cauzei în cauză, de exemplu, divizarea procedurii în mai multe subaudieri pentru a distinge între aspectele juridice sau disciplinele martorilor experți;
aprobarea audierilor virtuale de către instituțiile de arbitraj și instanțele naționale, sprijin sporit oferit prin note de orientare (de exemplu, Note de orientare ale ICC privind posibilele măsuri menite să atenueze efectele pandemiei COVID-19, Notă de orientare CIArb privind procedurile de soluționare la distanță a litigiilor, Protocolul de la Seul privind videoconferințele în arbitrajul internațional etc.);
camere video care creează o impresie mai imediată a limbajului corpului și a comportamentului martorilor, o vedere mai largă a camerei fiind utilizată ca opțiune pentru a descuraja pregătirea martorilor;
Opțiuni de redare a înregistrărilor care permit participanților să revadă anumite momente și să se concentreze asupra expresiilor faciale și comportamentului martorilor fără a se baza pe transcrieri;
capacitatea de a adopta o abordare mai ritmică pentru a permite un timp suficient de pregătire (de exemplu, programarea zilelor de pauză), pentru a contracara oboseala de zoom și pentru a crește capacitatea de atenție a părților (de exemplu, un număr mai mare de audieri, fiecare cu o durată mai scurtă), pentru a restrânge domeniul de aplicare al audierilor (de exemplu, concentrându-se pe aspecte specifice ale cazului și permițând tribunalelor să ofere orientări mai specifice);
Furnizori de top din domeniu, precum Epiq, Law In Order și Opus 2, care oferă caracteristici precum mai multe săli de întâlnire sau de relaxare, precum și o gamă largă de servicii și instrumente (de exemplu, servicii de transcriere, pachete electronice sau prezentarea electronică a probelor pentru a direcționa părțile către extrase mărite/subliniate, precum și texte sau probe traduse etc.);
protejarea confidențialității comunicării și facilitarea lucrului în echipă între avocat și client prin opțiunea de mute.
Cu toate acestea, audierile virtuale au fost considerate mai puțin preferabile în următoarele privințe:
obligații administrative mai mari impuse părților și tribunalelor (de exemplu, stabilirea de comun acord a calendarului audierilor/decizia fusului orar care prevalează, protocoalele de securitate, operarea și livrarea pachetelor de documente electronice și tipărite, accesul la echipamentele necesare și care funcționează corespunzător)
Întreruperea raportului dintre avocați și clienți, care afectează capacitatea de soluționare a cauzei;
Dificultatea de a interacționa și de a sprijini martorii sau experții;
Incapacitatea de a transmite note rapid și discret colegilor avocați sau clienților;
scepticism cu privire la confidențialitatea și corectitudinea procedurilor, precum și la veridicitatea și calitatea mărturiilor, din cauza dependenței semnificative de tehnologie (de exemplu, lipsa de cunoștințe cu privire la cine se află în sală; lipsa de încredere cu privire la configurare).
Atunci când au fost întrebați care sunt cele mai răspândite concepții greșite apărute ca urmare a evoluțiilor recente, s-a convenit că, spre deosebire de ceea ce s-a anticipat inițial, atât participanții la arbitraj (inclusiv instituțiile de arbitraj și centrele de audiere), cât și instanțele au acționat rapid pentru a introduce, adapta și utiliza tehnologia virtuală, deși primii au făcut acest lucru într-un mod mai rapid și mai transparent. În cele din urmă, s-a susținut că audierile virtuale s-au dovedit a fi o adevărată dovadă a capacității și receptivității practicienilor din domeniul dreptului de a reconfigura practica audierilor în instanță.
Efectele asupra arbitrajului și longevitatea acestora
Al treilea segment al webinarului s-a axat pe modul în care pandemia COVID-19 a afectat arbitrajul și dacă aceste schimbări vor avea un impact durabil. Atunci când au fost întrebați, participanții au declarat că ritmul rapid al schimbării a dat naștere la o serie de probleme noi:
Preocupările legate de planificare au fost atenuate;
Familiaritatea cu utilizarea facilităților online a permis unei generații mai tinere de practicieni ai dreptului sau celor care nu au avut anterior mijloacele financiare necesare pentru a participa la audieri în persoană să ia parte la procesul de arbitraj;
Aspecte precum manipularea martorilor, securitatea cibernetică și confidențialitatea au devenit considerații mai presante;
Modificarea vocilor din cauza echipamentelor a diminuat impactul acestora în comparație cu efectul creat de mărturia martorilor în timpul audierilor fizice;
Stabilirea sediului arbitrajului s-a dovedit a fi un demers complex, care trebuie abordat prin norme sau acorduri de arbitraj.
Noi practici, strategii și considerații ale participanților la soluționarea litigiilor
Participanții au deschis această parte a dezbaterii cu observații generale privind modul în care practica audierilor virtuale a amplificat neclaritatea dintre viața profesională și cea personală a practicienilor, precum și ajustările neprecizate care decurg din aceasta. S-a argumentat în continuare că abordarea mai eșalonată a audierilor a condus la creșterea numărului total de zile de audieri, în timp ce durata acestora a fost redusă semnificativ pentru a evita "oboseala zoom-ului".
Gestionarea logisticii tehnologiei a devenit mai laborioasă. Cu toate acestea, acest lucru a fost considerat în comun un preț care merită plătit în lumina rezultatelor generale îmbunătățite, de exemplu, tribunalele fiind în măsură să ofere orientări eficiente și specifice cu privire la aspecte distincte care necesită elaborare; părțile având posibilitatea de a-și adapta strategiile de caz sau de a conveni asupra unor soluții parțiale/integrale pe măsură ce audierea progresează.
Arbitrii prezenți și practicienii din domeniul juridic au împărtășit, de asemenea, faptul că li se pare din ce în ce mai dificil să interacționeze cu martorii fără experiență sau cu alți participanți nejuridici care, până în prezent, nu au fost familiarizați cu protocoalele procedurale. Accesul interzis la internet sau alte perturbări tehnologice au generat, de asemenea, preocupări cu privire la potențiala ignorare și supraveghere a discrepanțelor factuale sau a neînțelegerilor.
Problema cea mai presantă ridicată în numeroase ocazii pe parcursul seminarului web s-a axat pe creșterea preconizată a numărului de cereri de despăgubire. Pentru a se asigura că părților li se oferă șanse egale și tratament egal în prezentarea cazului lor, strategiile nesincere de amânare a audierilor ar trebui descurajate, în timp ce ar trebui rezervat suficient timp pentru a pune în aplicare clauze de arbitraj bine redactate.
Modurile în care s-au schimbat relațiile client-avocat
Deși audierile virtuale au adus cu ele compromisuri inevitabile, acestea au oferit, de asemenea, arbitrilor și practicienilor din domeniul juridic ocazia de a se familiariza cu noile practici. În timp ce demistificarea formalității ADR și a audierilor judiciare a fost salutată de participanții la webinar, s-a convenit, de asemenea, că respectul și sinceritatea acestor proceduri nu ar trebui să fie erodate. Diversitatea crescută din punct de vedere geografic, de gen și socio-economic a fost menționată ca fiind unul dintre cele mai semnificative și pertinente efecte colaterale ale evoluțiilor recente.
În declarația sa de încheiere, dl Jeffrey Leon a afirmat că prezicerea viitorului audierilor virtuale și a impactului acestora dincolo de actuala criză a sănătății este un demers riscant. Este suficient să spunem că soluționarea litigiilor atât în instanță, cât și în arbitraj poate și ar trebui să continue să aibă elemente ale procesului desfășurate virtual. Fără a aduce atingere semnificației contactului și interacțiunii umane în persoană implicate în soluționarea litigiilor, acesta a încurajat comunitatea juridică să adopte noi mecanisme digitale din motive de cost, eficiență, incluziune și rapiditate.
În plus, acesta a subliniat că, odată cu schimbările actuale, apar noi provocări, cum ar fi riscul de încălcare a confidențialității și a vieții private, contestarea și anularea sentințelor (de exemplu, din cauza continuării audierilor virtuale în ciuda obiecțiilor părților), precum și pretențiile privind dreptul la un proces echitabil, care pot împiedica soluționarea rapidă a litigiilor. Atenuarea acestor riscuri este de natură să sporească recurgerea părților la mecanisme de finanțare de către terți și să crească expunerea la cererile de garantare a cheltuielilor. Dl Leon și-a încheiat observațiile subliniind importanța ca părțile și avocații să țină seama de aceste consecințe în timpul procesului de negociere și să acorde o atenție sporită oportunităților de soluționare prealabilă.
Creșterea utilizării platformelor virtuale va continua fără îndoială să fie o realitate în anii care vor urma pandemiei COVID-19 și este de așteptat o preferință emergentă pentru audierile digitale parțiale/hibride. Recunoscând că "nu există o soluție unică" și dezvoltând o mai bună înțelegere și apreciere a provocărilor, precum și a beneficiilor care însoțesc astfel de audieri, justiția la distanță poate deveni mai accesibilă fără a minimiza sinceritatea procedurilor sau a diminua integritatea sistemelor de justiție la nivel global.
Conținutul acestui articol este menit să ofere un ghid general cu privire la acest subiect. Trebuie solicitată consiliere de specialitate cu privire la circumstanțele dumneavoastră specifice.