Canada: Canadas voldgiftsuge 2020: Vigtige pointer fra et webinar med Arbitration Place, ICDR og ICDR Canada

Brugen af virtuelle høringer er ikke et nyt fænomen inden for international voldgift. Debatten om fordelene ved at skifte fra et fysisk til et digitalt rum er dog først for alvor begyndt at blive diskuteret med det pludselige udbrud af COVID-19-pandemien, som har nødvendiggjort og fremskyndet denne overgang. I takt med at antallet af infektioner fortsætter med at stige, og virksomhedernes efterspørgsel efter hurtigere og mere effektiv adgang til retsvæsenet vokser, er de traditionelle forestillinger om, at virtuelle høringer er et mindre godt alternativ til personlige retssager, blevet forældede. Både domstole og jurister har nu til opgave at genoverveje det format og den struktur, der hidtil har domineret deres praksis, og hvordan man ud over protokollerne og logistikken i en virtuel høring kan integrere den i voldgiftsprocedurer eller retssager for at maksimere dens fordele.

Dette er en beretning, der giver indsigt i det voksende momentum for fjernhøringer som en mulighed for at genopfinde og ikke blot rekonstruere tidligere voldgifts- og retssagspraksis. Oplysningerne i denne artikel stammer fra et webinar afholdt den 22. september 2020, som Oblin Rechtsanwälte GmbH deltog i. På baggrund af de erfaringer, der blev delt, og de forudsigelser, der blev fremsat af deltagerne i arrangementet, tog bidragyderne afsted i erkendelse af den betydelige mulighed, som den nuværende overgang giver for både at revidere og strømline den nuværende praksis samt overveje, hvordan den kan føres videre ind i fremtiden.

Webinaret

I et nyligt interaktivt webinar i tre segmenter, som blev arrangeret i forbindelse med Canada Arbitration Week 2020 af Arbitration Place og International Centre for Dispute Resolution Canada, blev deltagerne bedt om at analysere, forudsige og diskutere et stort antal spørgsmål vedrørende udviklingen og den langsigtede fremtid for tvistbilæggelse efter COVID-19-pandemien. Efter debatter i små grupper med en ordstyrer, der fokuserede på et af fem tildelte spørgsmål, blev synspunkterne efterfølgende udvekslet i et åbent forum og vurderet sammen med oplysninger fra afstemningsresultater. Arrangementet sluttede med et indlæg fra hovedtaleren Jeffrey Leon, som antydede, at virtuelle aspekter af retssager er kommet for at blive, og at en øget eksponering for nye optimeringsværktøjer skal imødekommes af det juridiske samfund med en generel parathed til at tilpasse sig, acceptere og omfavne virtuel teknologi.

Personlige høringer

I det første segment blev deltagerne bedt om at identificere fordelene ved fysiske frem for virtuelle høringer. Som svar blev følgende faktorer nævnt ved flere lejligheder:

• Udøverens fortrolighed med og lethed ved at navigere vidner gennem en fysisk procedure;

• Bekvemmeligheden ved domstolens interaktion under overvejelsesprocessen;

• Muligheden for uformelle diskussioner mellem advokater og deres klienter eller vidner;

• Logistisk effektivitet, der gør det muligt at diskutere og analysere en lang række beviser og juridiske spørgsmål i løbet af et begrænset antal på hinanden følgende dage/inden for et kortere tidsrum.

Ulemperne, der blev nævnt, omfattede dog følgende:

• Administrative og planlægningsmæssige vanskeligheder med at afsætte tilstrækkelig tid til, at relevant bevismateriale kan høres, og at det kan sikres, at alle deltagere er til stede (dette blev anset for potentielt at være vanskeligt for erhvervskunder, fordi det tager tid fra andre arbejdsforpligtelser);

• Deltagernes nødvendige fysiske tilstedeværelse og de dermed forbundne omkostninger til gentagne rejser, indkvartering og forplejning;

• Større byrde i form af omkostninger og logistisk styring for at arrangere en række fysiske høringer, der potentielt kan medføre, at indledende spørgsmål udskydes til hovedforhandlingen;

• Den øgede risiko for, at bevisoptagelser forsinkes på grund af den begrænsede tilgængelighed af deltagere;

• Tætheden af juridiske spørgsmål, der gør det vanskeligt at blive effektivt absorberet eller vurderet af tribunaler inden for den begrænsede tidsramme for en personlig høring.

Virtuelle høringer

Det andet spørgsmål i debatten drejede sig om udfordringer, muligheder og misforståelser i forbindelse med det proceduremæssige skift fra en fysisk til en virtuel juridisk ramme for afgørelsen af voldgifts- og retstvister. Der var overvældende enighed blandt deltagerne om de fordele, som virtuelle høringer kan give i forhold til dem, der gennemføres personligt, nemlig

• Færre logistiske vanskeligheder og lavere omkostninger, der fører til større tidseffektivitet og en udvidelse af den mængde arbejde, der kan behandles uanset sted eller tidszone;

• Mangel på fysiske begrænsninger, der giver mulighed for et større antal deltagere og øget adgang til domstolene;

• Muligheden for at gennemføre høringer uden forsinkelse, fordi det er nemt at planlægge, og fordi det er skræddersyet til deltagernes tilgængelighed og uafhængigt af geografisk placering eller betalingsevne;

• Reduktion af miljømæssige eksternaliteter;

• Fleksibilitet i tilrettelæggelsen og styringen af høringen, bredere beføjelser til at bestemme den procedure, der er bedst egnet til formålene og målene i den relevante sag, f.eks. opdeling af proceduren i flere underhøringer for at skelne mellem juridiske spørgsmål eller ekspertvidners discipliner;

• Godkendelse af virtuelle høringer af voldgiftsinstitutioner og nationale domstole, øget støtte gennem vejledninger (f.eks. ICC Guidance Notes on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic, CIArb Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, Seoul Protocol of Video Conferencing in International Arbitration m.m.);

• Videokameraer giver et mere umiddelbart indtryk af vidners kropssprog og opførsel, og et bredere kamerabillede bruges som en mulighed for at modvirke coaching af vidner;

• Mulighed for at afspille optagelser, så deltagerne kan gense bestemte øjeblikke og fokusere på vidners ansigtsudtryk/opførsel uden at være afhængige af udskrifter;

• Mulighed for at anvende en mere tempofyldt tilgang for at give tilstrækkelig forberedelsestid (f.eks. planlægning af pausedage), for at modvirke zoomtræthed og øge parternes opmærksomhed (f.eks. et større antal høringer af kortere varighed), for at indsnævre omfanget af høringer (f.eks. ved at fokusere på specifikke aspekter af sagen og give domstolene mulighed for at tilbyde mere målrettet vejledning);

• Førende brancheudbydere som Epiq, Law In Order og Opus 2 tilbyder funktioner som flere møde- eller break-out-lokaler samt en bred vifte af tjenester og værktøjer (f.eks. transskriptionstjenester, elektroniske pakker eller elektronisk præsentation af bevismateriale for at henvise parterne til forstørrede/fremhævede uddrag samt oversatte tekster eller bilag osv;)

• Sikring af privatlivets fred i kommunikationen og fremme af teamwork mellem advokat og klient gennem mulighed for at slå lyden fra.

Virtuelle høringer blev dog anset for at være mindre foretrukne i følgende henseender:

• Større administrative forpligtelser for parter og domstole (f.eks. aftale om tidsplaner for høringer/beslutning om, hvilken tidszone der skal gælde, sikkerhedsprotokoller, drift og levering af elektroniske og papirbaserede pakker, adgang til nødvendigt og velfungerende udstyr);

• Forholdet mellem advokat og klient bliver afbrudt og påvirker muligheden for at afgøre sagen;

• Vanskeligheder med at interagere med og støtte vidner eller eksperter;

• Manglende evne til at videregive noter hurtigt og diskret til andre advokater eller klienter;

• Skepsis over for fortroligheden og retfærdigheden i procedurerne samt sandfærdigheden og kvaliteten af vidneudsagn på grund af den store afhængighed af teknologi (f.eks. manglende viden om, hvem der er i lokalet; manglende tillid til opsætningen).

På spørgsmålet om de mest udbredte misforståelser, der er opstået i takt med den seneste udvikling, var der enighed om, at både voldgiftsdeltagerne (herunder voldgiftsinstitutioner og høringscentre) og domstolene i modsætning til det oprindeligt forventede har bevæget sig hurtigt for at indføre, tilpasse og bruge virtuel teknologi, omend førstnævnte har gjort det på en hurtigere og mere problemfri måde. Endelig blev det hævdet, at virtuelle høringer har vist sig at være et sandt bevis på de juridiske aktørers evne og modtagelighed for at omforme praksis med høringer i retten.

Virkningerne på voldgift og deres levetid

Den tredje del af webinaret handlede om, hvordan COVID-19-pandemien har påvirket voldgift, og om disse ændringer vil have en varig indvirkning. Da de blev spurgt, sagde deltagerne, at den hurtige forandring har givet anledning til en række nye spørgsmål:

• Bekymringer om planlægning er blevet mindre;

• Fortrolighed med at bruge online-faciliteter har gjort det muligt for en yngre generation af jurister eller dem, der tidligere ikke havde de nødvendige økonomiske midler til at deltage i personlige høringer, at deltage i voldgiftsprocessen;

• Spørgsmål som manipulation af vidner, cybersikkerhed og fortrolighed er blevet mere presserende overvejelser;

• Ændringen af stemmer på grund af udstyr har mindsket deres effekt sammenlignet med den effekt, der skabes af vidneudsagn under fysiske høringer;

• Det har vist sig at være en kompleks opgave at beslutte, hvor voldgiftssagen skal finde sted, og det skal håndteres gennem regler eller voldgiftsaftaler.

Ny praksis, strategier og overvejelser hos deltagerne i konfliktløsning

Deltagerne indledte denne del af debatten med generelle bemærkninger om, hvordan praksis med virtuelle høringer har forstærket sammenblandingen af udøvernes professionelle og personlige liv samt de utallige tilpasninger, der følger af det. Det blev endvidere fremført, at den mere forskudte tilgang til høringer har ført til, at det samlede antal høringsdage er steget, mens deres varighed er blevet væsentligt forkortet for at undgå "zoom-træthed".

Håndtering af teknologiens logistik er blevet mere arbejdskrævende. Ikke desto mindre blev dette i fællesskab betragtet som en pris, der var værd at tage i lyset af de generelt forbedrede resultater, f.eks. at tribunaler kan tilbyde effektiv og målrettet vejledning om forskellige spørgsmål, der kræver uddybning, og at parterne har mulighed for at tilpasse deres sagsstrategier eller blive enige om delvise eller fulde forlig, efterhånden som høringen skrider frem.

Deltagende voldgiftsdommere og jurister fortalte også, at de fandt det stadig vanskeligere at interagere med og støtte uerfarne vidner eller andre ikke-juridiske deltagere, som hidtil ikke har været bekendt med procedureprotokoller. Forhindret internetadgang eller andre teknologiske forstyrrelser har også givet anledning til bekymring med hensyn til den potentielle tilsidesættelse af og tilsyn med faktuelle uoverensstemmelser eller misforståelser.

Det mere presserende spørgsmål, der blev rejst ved adskillige lejligheder i løbet af webinaret, drejede sig om den forventede stigning i krav om retfærdig rettergang. For at sikre, at parterne får lige muligheder for at fremlægge deres sag, bør uoprigtige strategier for at udskyde høringer modvirkes, mens der bør afsættes tilstrækkelig tid til at få velformulerede voldgiftsklausuler på plads.

Måder, hvorpå forholdet mellem klient og advokat har ændret sig

Selv om virtuelle høringer måske har medført uundgåelige kompromiser, har de også givet voldgiftsmænd og jurister mulighed for at blive mere fortrolige med ny praksis. Deltagerne i webinaret hilste afmystificeringen af ADR og retsmøder velkommen, men der var også enighed om, at respekten for og oprigtigheden i sådanne procedurer ikke bør undermineres. Den øgede mangfoldighed med hensyn til geografisk baggrund, køn og socioøkonomi blev fremhævet som en af de mest betydningsfulde og relevante sideeffekter af den seneste udvikling.

I sin afsluttende udtalelse sagde Jeffrey Leon, at det er en farlig opgave at forudsige fremtiden for virtuelle høringer og deres indvirkning ud over den nuværende sundhedskrise. Det er tilstrækkeligt at sige, at tvistbilæggelse i både retssager og voldgift kan og bør fortsætte med at have elementer af processen, der udføres virtuelt. På trods af betydningen af personlig menneskelig kontakt og interaktion i forbindelse med tvistbilæggelse opfordrede han det juridiske samfund til at tage nye digitale mekanismer til sig af hensyn til omkostninger, effektivitet, inklusivitet og hensigtsmæssighed.

Desuden understregede han, at der med de nuværende ændringer opstår nye udfordringer såsom risikoen for krænkelse af fortrolighed og privatlivets fred, kendelser, der anfægtes og tilsidesættes (f.eks. på grund af fortsættelse af virtuelle høringer på trods af parternes indsigelser) samt krav om retfærdig rettergang, der potentielt kan hindre en hurtig løsning af tvister. Hvis disse risici mindskes, vil det sandsynligvis øge parternes brug af tredjepartsfinansieringsordninger og øge eksponeringen for ansøgninger om sikkerhedsstillelse for omkostninger. Leon afsluttede sine bemærkninger med at understrege vigtigheden af, at parter og advokater holder sig disse konsekvenser for øje under forhandlingsprocessen og er mere opmærksomme på mulighederne for forudgående forlig.

Den øgede brug af virtuelle platforme vil utvivlsomt fortsætte i årene efter COVID-19-pandemien, og man kan forvente en stigende præference for delvise/hybride digitale høringer. Ved at erkende, at "en størrelse ikke passer til alle" og udvikle en større forståelse og påskønnelse af de udfordringer såvel som fordele, der følger med sådanne høringer, kan fjernjustits gøres mere tilgængelig uden at minimere oprigtigheden i procedurerne eller mindske integriteten i retssystemerne på verdensplan.

Indholdet af denne artikel er tænkt som en generel vejledning i emnet. Du bør søge specialistrådgivning om dine specifikke omstændigheder.