Kanada: Kanada-Schiedsverfahrenswoche 2020: Die wichtigsten Erkenntnisse aus einem Webinar mit Arbitration Place, ICDR und ICDR Kanada

Der Einsatz virtueller Anhörungen ist kein neues Phänomen in der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit. Die Debatte über die Vorteile, die mit dem Wechsel von einem physischen zu einem digitalen Raum verbunden sind, wird jedoch erst seit dem plötzlichen Ausbruch der COVID-19-Pandemie ernsthaft geführt, die diesen Übergang notwendig gemacht und beschleunigt hat. Da die Infektionsrate weiter ansteigt und die Nachfrage der Unternehmen nach einem schnelleren und effizienteren Zugang zur Justiz wächst, sind die traditionellen Vorstellungen, wonach virtuelle Anhörungen eine zweitklassige Alternative zu persönlichen Verfahren darstellen, überholt. Gerichte, Tribunale und Rechtspraktiker sind nun gleichermaßen gefordert, das Format und die Struktur zu überdenken, die bisher ihre Praxis beherrscht haben, und zu überlegen, wie über die Protokolle und die Logistik einer virtuellen Anhörung hinaus diese in Schiedsverfahren oder Prozessabläufe integriert werden kann, um ihre Vorteile zu maximieren.

Dies ist ein Bericht, der einen Einblick in die wachsende Dynamik von Fernanhörungen als eine Möglichkeit bietet, die bisherige Praxis der Schiedsgerichtsbarkeit und der Prozessführung neu zu erfinden und nicht nur neu zu gestalten. Die Informationen in diesem Artikel stammen aus einem Webinar vom 22. September 2020, an dem die Oblin Rechtsanwälte GmbH teilgenommen hat. Auf der Grundlage der von den Teilnehmern der Veranstaltung geteilten Erfahrungen und Vorhersagen erkannten die Teilnehmer die beträchtliche Chance, die der gegenwärtige Wandel bietet, um sowohl die derzeitigen Praktiken zu überdenken und zu rationalisieren als auch zu überlegen, wie sie in die Zukunft fortgeführt werden können.

Das Webinar

In einem dreiteiligen interaktiven Webinar, das im Rahmen der Canada Arbitration Week 2020 von Arbitration Place und dem International Centre for Dispute Resolution Canada organisiert wurde, wurden die Teilnehmer aufgefordert, eine Vielzahl von Fragen zur Entwicklung und langfristigen Zukunft der Streitbeilegung nach der COVID-19-Pandemie zu analysieren, vorherzusagen und zu diskutieren. Nach Debatten in moderierten Kleingruppen zu einer von fünf vorgegebenen Fragen wurden die Meinungen in einem offenen Forum ausgetauscht und anschließend in Verbindung mit den aus den Umfrageergebnissen gewonnenen Informationen bewertet. Den Abschluss der Veranstaltung bildete ein Beitrag des Hauptredners Jeffrey Leon, der darauf hinwies, dass virtuelle Aspekte von Verfahren in Zukunft nicht mehr wegzudenken sind und dass die Juristen, die zunehmend mit neuen Optimierungsinstrumenten konfrontiert werden, generell bereit sein müssen, sich an die virtuelle Technologie anzupassen, sie zu akzeptieren und zu übernehmen.

Persönliche Anhörungen

Im ersten Teil wurden die Teilnehmer gebeten, die Vorzüge von persönlichen gegenüber virtuellen Anhörungen zu nennen. Dabei wurden mehrfach die folgenden Faktoren genannt:

• Die Vertrautheit des Anwalts mit einem physischen Verfahren und die Leichtigkeit, mit der er die Zeugen durch das Verfahren führt;

• Die Bequemlichkeit der Interaktion mit dem Gericht während des Beratungsprozesses;

• Die Möglichkeit zu informellen Gesprächen zwischen Anwälten und ihren Mandanten oder Zeugen;

• Logistische Effizienz, die es ermöglicht, eine Vielzahl von Beweisen und Rechtsfragen in einer begrenzten Anzahl von aufeinanderfolgenden Tagen bzw. innerhalb einer kürzeren Zeitspanne zu erörtern und zu analysieren.

Als Nachteile wurden jedoch unter anderem genannt:

• Verwaltungs- und Planungsschwierigkeiten, wenn es darum geht, einen ausreichenden Zeitblock für die Anhörung relevanter Beweise vorzusehen und die Anwesenheit aller Teilnehmer zu gewährleisten (dies wurde als potenziell schwierig für Geschäftskunden angesehen, da es Zeit von anderen beruflichen Verpflichtungen abzieht);

• Die erforderliche physische Anwesenheit der Teilnehmer und die damit verbundenen Kosten für wiederholte Reisen, Unterkunft und Verpflegung;

• Höherer Aufwand in Bezug auf Kosten und logistisches Management, um eine Reihe von physischen Anhörungen zu arrangieren, was dazu führen kann, dass Vorfragen auf das Hauptverfahren verschoben werden;

• Das erhöhte Risiko, dass sich Beweisanhörungen aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit von Teilnehmern verzögern;

• die Dichte der Rechtsfragen, die von den Gerichten in dem begrenzten Zeitrahmen einer persönlichen Anhörung nur schwer aufgenommen oder bewertet werden können.

Virtuelle Anhörungen

Die zweite Frage der Debatte drehte sich um die Herausforderungen, Chancen und Missverständnisse im Zusammenhang mit der Verlagerung des Verfahrens von einem physischen zu einem virtuellen Rahmen für die Entscheidung von Schieds- und Rechtsstreitigkeiten. Die Teilnehmer waren sich in Bezug auf die Vorteile, die virtuelle Anhörungen im Vergleich zu persönlichen Anhörungen bieten können, weitgehend einig:

• Geringere logistische Schwierigkeiten und niedrigere Kosten, was zu größerer Zeiteffizienz und einer Ausweitung des Arbeitsvolumens führt, das unabhängig von Ort und Zeitzone bearbeitet werden kann;

• Keine physischen Einschränkungen, was eine höhere Teilnehmerzahl und einen besseren Zugang zur Justiz ermöglicht;

• Die Fähigkeit, Anhörungen ohne Verzögerung voranzutreiben, da die Terminplanung auf die Verfügbarkeit der Teilnehmer zugeschnitten ist und unabhängig von der geografischen Lage oder der Zahlungsfähigkeit ist;

• Verringerung der externen Umweltauswirkungen;

• Flexibilität bei der Organisation und Durchführung der Anhörung, umfassendere Befugnisse zur Festlegung des Verfahrens, das den Zwecken und Zielen des jeweiligen Falles am besten gerecht wird, z. B. Aufteilung des Verfahrens in mehrere Unteranhörungen, um zwischen Rechtsfragen oder Disziplinen von Sachverständigen zu unterscheiden;

• Zulassung virtueller Anhörungen durch Schiedsinstitutionen und nationale Gerichte, verstärkte Unterstützung durch Leitfäden (z. B. ICC Guidance Notes on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic, CIArb Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, Seoul Protocol of Video Conferencing in International Arbitration usw.);

• Videokameras, die einen direkteren Eindruck von der Körpersprache und dem Verhalten der Zeugen vermitteln; eine breitere Kameraperspektive wird als Option genutzt, um das Coaching von Zeugen zu verhindern;

• Optionen für die Wiedergabe von Aufzeichnungen, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich bestimmte Momente noch einmal anzusehen und sich auf den Gesichtsausdruck/das Verhalten der Zeugen zu konzentrieren, ohne auf Abschriften angewiesen zu sein;

• Die Möglichkeit, ein schnelleres Vorgehen zu wählen, um genügend Vorbereitungszeit zu haben (z. B. durch die Einplanung von Pausentagen), um der Ermüdung des Publikums entgegenzuwirken und die Aufmerksamkeitsspanne der Parteien zu erhöhen (z. B. durch eine höhere Anzahl von Anhörungen von jeweils kürzerer Dauer), um den Umfang der Anhörungen einzuschränken (z. B. durch die Konzentration auf bestimmte Aspekte des Falles und dadurch, dass die Gerichte gezieltere Beratung anbieten können);

• Führende Anbieter wie Epiq, Law In Order und Opus 2 bieten Funktionen wie mehrere Besprechungs- oder Breakout-Räume sowie eine breite Palette von Diensten und Tools (z. B. Transkriptionsdienste, elektronische Bündel oder elektronische Präsentation von Beweismitteln, um die Parteien auf vergrößerte/hervorgehobene Auszüge sowie übersetzte Texte oder Beweisstücke usw. hinzuweisen);

• Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation und Erleichterung der Teamarbeit zwischen Anwalt und Mandant durch die Möglichkeit der Stummschaltung.

Virtuelle Anhörungen wurden jedoch in den folgenden Punkten als weniger vorteilhaft angesehen:

• Größere administrative Verpflichtungen für Parteien und Gerichte (z. B. Vereinbarung von Verhandlungszeiten/Entscheidung, welche Zeitzone vorherrscht, Sicherheitsprotokolle, Betrieb und Lieferung von elektronischen und Papierpaketen, Zugang zu erforderlicher und ordnungsgemäß funktionierender Ausrüstung);

• Störung des Verhältnisses zwischen Anwälten und Mandanten, was sich auf die Fähigkeit auswirkt, den Fall zu lösen;

• Schwierigkeiten bei der Interaktion und Unterstützung von Zeugen oder Sachverständigen;

• Unfähigkeit, schnell und diskret Notizen mit anderen Anwälten oder Mandanten auszutauschen;

• Skepsis hinsichtlich der Vertraulichkeit und Fairness des Verfahrens sowie der Wahrhaftigkeit und Qualität der Zeugenaussagen aufgrund der starken Abhängigkeit von der Technologie (z. B. Unkenntnis, wer sich im Raum befindet; mangelndes Vertrauen in den Aufbau).

Auf die Frage nach den häufigsten Missverständnissen im Zusammenhang mit den jüngsten Entwicklungen wurde übereinstimmend festgestellt, dass sowohl die an der Schlichtung Beteiligten (einschließlich der Schiedsinstitutionen und Anhörungsstellen) als auch die Gerichte entgegen den ursprünglichen Erwartungen die virtuelle Technologie schnell eingeführt, angepasst und genutzt haben, wenn auch die ersteren dies schneller und reibungsloser getan haben. Schließlich wurde argumentiert, dass virtuelle Anhörungen ein echter Beweis für die Fähigkeit und Aufgeschlossenheit der Rechtspraktiker sind, die Praxis der Gerichtsverhandlungen neu zu gestalten.

Die Auswirkungen auf die Schiedsgerichtsbarkeit und ihre Langlebigkeit

Der dritte Teil des Webinars befasste sich mit der Frage, wie sich die COVID-19-Pandemie auf die Schiedsgerichtsbarkeit ausgewirkt hat und ob diese Veränderungen einen dauerhaften Einfluss haben werden. Auf Nachfrage erklärten die Teilnehmer, dass das rasante Tempo der Veränderungen zu einer Reihe neuer Probleme geführt hat:

• Die Bedenken hinsichtlich der Terminplanung sind geringer geworden;

• Die Vertrautheit mit der Nutzung von Online-Einrichtungen hat es einer jüngeren Generation von Anwälten oder solchen, die früher nicht über die notwendigen finanziellen Mittel verfügten, um an persönlichen Verhandlungen teilzunehmen, ermöglicht, am Schiedsverfahren teilzunehmen;

• Fragen wie Zeugenbeeinflussung, Cybersicherheit und Vertraulichkeit sind zu dringlicheren Überlegungen geworden;

• Die Veränderung von Stimmen aufgrund von Geräten hat ihre Wirkung im Vergleich zu Zeugenaussagen bei physischen Anhörungen verringert;

• Die Entscheidung über den Sitz des Schiedsverfahrens hat sich als ein komplexes Unterfangen erwiesen, das durch Regeln oder Schiedsvereinbarungen geregelt werden muss.

Neue Praktiken, Strategien und Überlegungen der Teilnehmer zur Streitbeilegung

Die Teilnehmer eröffneten diesen Teil der Debatte mit allgemeinen Bemerkungen darüber, wie die Praxis der virtuellen Anhörungen die Unschärfe zwischen dem Berufs- und dem Privatleben der Praktiker sowie die unsäglichen Anpassungen, die sich daraus ergeben, noch verstärkt hat. Es wurde ferner darauf hingewiesen, dass die gestaffelte Durchführung von Anhörungen dazu geführt hat, dass die Gesamtzahl der Anhörungstage zugenommen hat, während die Dauer der Anhörungen erheblich verkürzt wurde, um eine "Zoom-Müdigkeit" zu vermeiden.

Die Verwaltung der Logistik der Technologie ist arbeitsintensiver geworden. Dies wurde jedoch angesichts der insgesamt verbesserten Ergebnisse als ein Preis angesehen, der es wert ist, in Kauf genommen zu werden, z. B. weil die Schiedsgerichte in der Lage sind, wirksame und zielgerichtete Hinweise zu bestimmten Fragen zu geben, die der Ausarbeitung bedürfen, oder weil die Parteien die Möglichkeit haben, ihre Fallstrategien anzupassen oder sich im Laufe der Anhörung auf Teil- oder Vollvergleiche zu einigen.

Anwesende Schiedsrichter und Juristen teilten auch mit, dass sie es zunehmend schwieriger finden, mit unerfahrenen Zeugen oder anderen nichtjuristischen Teilnehmern, die bisher mit den Verfahrensprotokollen nicht vertraut waren, zu interagieren und sie zu unterstützen. Ein eingeschränkter Internetzugang oder andere technologische Störungen gaben ebenfalls Anlass zur Sorge, dass sachliche Unstimmigkeiten oder Missverständnisse möglicherweise nicht beachtet und übersehen werden.

Die dringlichere Frage, die während des Webinars mehrfach angesprochen wurde, betraf die zu erwartende Flut von Ansprüchen auf ein ordnungsgemäßes Verfahren. Um sicherzustellen, dass die Parteien bei der Darlegung ihres Falles gleich behandelt werden, sollte von unaufrichtigen Strategien zur Verschiebung von Anhörungen abgeraten werden, und es sollte genügend Zeit für gut formulierte Schiedsklauseln eingeplant werden.

Wie sich die Beziehungen zwischen Mandanten und Anwälten verändert haben

Virtuelle Anhörungen mögen zwar unvermeidliche Kompromisse mit sich bringen, aber sie bieten Schiedsrichtern und Rechtsanwälten auch die Möglichkeit, sich mit neuen Praktiken vertraut zu machen. Während die Teilnehmer des Webinars die Entmystifizierung der Formalität von ADR- und Gerichtsverhandlungen begrüßten, waren sie sich auch einig, dass der Respekt und die Ernsthaftigkeit solcher Verfahren nicht untergraben werden sollten. Die zunehmende Vielfalt in Bezug auf den geografischen Hintergrund, das Geschlecht und die sozioökonomische Situation wurde als eine der wichtigsten und relevantesten Nebeneffekte der jüngsten Entwicklungen hervorgehoben.

In seinem Schlusswort erklärte Jeffrey Leon, dass es ein gewagtes Unterfangen sei, die Zukunft virtueller Anhörungen und ihre Auswirkungen über die aktuelle Gesundheitskrise hinaus vorherzusagen. Es genügt zu sagen, dass die Beilegung von Streitigkeiten sowohl in Gerichtsverfahren als auch in Schiedsverfahren weiterhin virtuelle Elemente enthalten kann und sollte. Ungeachtet der Bedeutung des persönlichen Kontakts und der Interaktion bei der Streitbeilegung ermutigte er die Rechtsgemeinschaft, sich aus Kosten-, Effizienz-, Inklusivitäts- und Zweckmäßigkeitsgründen neue digitale Mechanismen zu eigen zu machen.

Darüber hinaus betonte er, dass sich mit den aktuellen Veränderungen neue Herausforderungen ergeben, wie z. B. das Risiko der Verletzung der Vertraulichkeit und der Privatsphäre, die Anfechtung und Aufhebung von Schiedssprüchen (z. B. aufgrund der Fortsetzung virtueller Anhörungen trotz der Einwände der Parteien) sowie Ansprüche auf ein ordnungsgemäßes Verfahren, die eine zügige Beilegung von Streitigkeiten behindern könnten. Die Abschwächung dieser Risiken wird wahrscheinlich dazu führen, dass die Parteien vermehrt auf Finanzierungsvereinbarungen mit Dritten zurückgreifen und die Gefahr von Anträgen auf Kostensicherheit steigt. Herr Leon schloss seine Ausführungen, indem er betonte, wie wichtig es ist, dass die Parteien und Anwälte diese Konsequenzen während des Verhandlungsprozesses im Auge behalten und ihre Aufmerksamkeit verstärkt auf die Möglichkeiten einer vorherigen Einigung richten.

Die zunehmende Nutzung virtueller Plattformen wird zweifellos auch in den Jahren nach der COVID-19-Pandemie eine Realität sein, und es ist zu erwarten, dass sich eine Präferenz für partielle/hybride digitale Anhörungen entwickelt. Durch die Erkenntnis, dass es keine Einheitsgröße für alle gibt, und durch die Entwicklung eines besseren Verständnisses und einer größeren Wertschätzung der Herausforderungen und Vorteile, die mit solchen Anhörungen einhergehen, kann die Fernjustiz zugänglicher gemacht werden, ohne die Ernsthaftigkeit der Verfahren zu mindern oder die Integrität der Justizsysteme weltweit zu beeinträchtigen.

Der Inhalt dieses Artikels ist als allgemeiner Leitfaden zu diesem Thema gedacht. Für Ihre spezielle Situation sollten Sie sich von einem Fachmann beraten lassen.