Kanada: Kanadas skiljedomsvecka 2020: Viktiga slutsatser från ett webbseminarium med Arbitration Place, ICDR och ICDR Canada
Publikationer: december 08, 2020
Författarna
Användningen av virtuella förhandlingar är inte ett nytt fenomen inom internationella skiljeförfaranden. Diskussioner om fördelarna med en övergång från ett fysiskt till ett digitalt rum har dock börjat diskuteras på allvar först i och med det plötsliga utbrottet av covid-19-pandemin, vilket har nödvändiggjort och påskyndat denna övergång. I takt med att smittspridningen fortsätter att öka och företagens krav på snabbare och effektivare tillgång till rättslig prövning växer, har traditionella uppfattningar om att virtuella förhandlingar är ett sämre alternativ än fysiska förhandlingar blivit föråldrade. Domstolar, tribunaler och rättstillämpare har nu till uppgift att ompröva det format och den struktur som hittills har dominerat deras praxis och hur, utöver protokollen och logistiken för en virtuell förhandling, den senare kan integreras i skiljeförfaranden eller rättsprocesser för att maximera dess fördelar.
Detta är en redogörelse som ger en inblick i den växande trenden med distansförhandlingar som en möjlighet att återuppfinna och inte bara rekonstruera tidigare praxis för skiljeförfaranden och rättstvister. Informationen som presenteras i denna artikel har hämtats från ett webinarium som hölls den 22 september 2020 och som Oblin Rechtsanwälte GmbH deltog i. Med utgångspunkt i de erfarenheter som delades och de förutsägelser som gjordes av deltagarna i evenemanget, lämnade bidragsgivarna och erkände den betydande möjlighet som den nuvarande övergången erbjuder att både se över och effektivisera nuvarande praxis samt överväga hur man kan föra dem vidare in i framtiden.
Webbinariet
I ett interaktivt webbseminarium i tre delar, som anordnades inom ramen för Canada Arbitration Week 2020 av Arbitration Place och International Centre for Dispute Resolution Canada, ombads deltagarna att analysera, förutse och diskutera ett stort antal frågor som rörde utvecklingen och den långsiktiga framtiden för tvistlösning bortom covid-19-pandemin. Efter debatter i modererade smågrupper kring en av fem tilldelade frågor utbyttes åsikter i ett öppet forum och bedömdes därefter mot bakgrund av information som samlats in från opinionsundersökningar. Evenemanget avslutades med ett anförande av huvudtalaren Jeffrey Leon, som antydde att virtuella aspekter av förfaranden är här för att stanna och att en ökad exponering för nya optimeringsverktyg måste mötas av en allmän beredskap hos juristerna att anpassa sig, acceptera och anamma virtuell teknik.
Personliga utfrågningar
I det första segmentet ombads deltagarna att identifiera fördelarna med fysiska jämfört med virtuella utfrågningar. Som svar togs följande faktorer upp vid ett antal tillfällen:
Utövarens förtrogenhet med och lätthet att navigera vittnen genom ett fysiskt förfarande;
Bekvämligheten med domstolens interaktion under överläggningsprocessen;
Möjligheten till informella diskussioner mellan advokater och deras klienter eller vittnen;
Logistisk effektivitet som gör det möjligt att diskutera och analysera ett stort antal bevis och rättsliga frågor under ett begränsat antal på varandra följande dagar/under en kortare tidsperiod.
Bland de nackdelar som nämndes fanns dock följande
Administrativa och schematekniska svårigheter med att avsätta tillräckligt med tid för att relevant bevisning ska kunna tas upp och för att säkerställa att alla deltagare är närvarande (detta ansågs kunna vara svårt för företagskunder eftersom det tar tid från andra arbetsuppgifter);
Kravet på fysisk närvaro av deltagarna och de därmed sammanhängande kostnaderna för upprepade resor, logi och catering;
Större börda i form av kostnader och logistisk hantering för att anordna ett antal fysiska förhandlingar som kan leda till att preliminära frågor skjuts upp till huvudförhandlingen;
Ökad risk för att bevisupptagningar försenas på grund av begränsad tillgång till deltagare;
Tätheten av rättsliga frågor gör det svårt att effektivt absorberas eller bedömas av domstolar under den begränsade tidsramen för en personlig förhandling.
Virtuella utfrågningar
Den andra frågan i debatten handlade om utmaningar, möjligheter och missuppfattningar i samband med övergången från fysiska till virtuella rättegångar för att avgöra skilje- och rättstvister. Det rådde ett överväldigande samförstånd bland deltagarna om de fördelar som virtuella förhandlingar kan erbjuda jämfört med fysiska förhandlingar, nämligen
Minskade logistiska svårigheter och lägre kostnader, vilket leder till ökad tidseffektivitet och en större arbetsvolym som kan hanteras oberoende av plats eller tidszon;
Avsaknad av fysiska begränsningar som möjliggör ett större antal deltagare och ökad tillgång till rättvisa;
Möjligheten att driva förhandlingar framåt utan dröjsmål tack vare att det är lätt att schemalägga, vilket är anpassat till deltagarnas tillgänglighet och oberoende av geografiskt läge eller betalningsförmåga;
Minskning av externa miljöeffekter;
Flexibilitet när det gäller att organisera och leda utfrågningen, bredare befogenheter att fastställa det förfarande som är bäst lämpat för syftena och målen i det relevanta fallet, t.ex. att dela upp förfarandet i flera delutfrågningar för att skilja mellan rättsliga frågor eller expertvittnens discipliner;
Godkännande av virtuella utfrågningar av skiljedomsinstitut och nationella domstolar, ökat stöd genom vägledningar (t.ex. ICC:s vägledningar om möjliga åtgärder för att mildra effekterna av covid-19-pandemin, CIArb:s vägledning om tvistlösningsförfaranden på distans, Seoulprotokollet om videokonferenser i internationella skiljeförfaranden etc.);
Videokameror som ger ett mer omedelbart intryck av vittnens kroppsspråk och uppträdande, bredare kameravyer används som ett alternativ för att motverka coachning av vittnen;
Uppspelningsalternativ för inspelning som gör det möjligt för deltagarna att återbesöka särskilda ögonblick och fokusera på vittnenas ansiktsuttryck/uppträdande utan att förlita sig på utskrifter;
Möjlighet att anta ett mer tempofyllt tillvägagångssätt för att ge tillräcklig förberedelsetid (t.ex. schemalägga pausdagar), motverka zoomtrötthet och öka parternas uppmärksamhet (t.ex. ett större antal utfrågningar som var och en är kortare), begränsa utfrågningarnas omfattning (t.ex. genom att fokusera på specifika aspekter av målet och göra det möjligt för domstolarna att erbjuda mer riktad vägledning);
Ledande branschleverantörer som Epiq, Law In Order och Opus 2 erbjuder funktioner som flera mötes- eller grupprum samt ett brett utbud av tjänster och verktyg (t.ex. transkriptionstjänster, elektroniska paket eller elektronisk presentation av bevis för att ge parterna förstorade/markerade utdrag samt översatta texter eller bevisföremål etc.);
Skydd av privat kommunikation och underlättande av samarbete mellan advokat och klient genom möjlighet att stänga av ljudet.
Virtuella utfrågningar ansågs dock vara mindre lämpliga i följande avseenden
Större administrativa skyldigheter för parter och domstolar (t.ex. att komma överens om tidtabeller för förhandlingar/besluta om vilken tidszon som ska gälla, säkerhetsprotokoll, hantering och leverans av elektroniska och tryckta kopior, tillgång till nödvändig och väl fungerande utrustning);
Förhållandet mellan ombud och klienter störs och påverkar möjligheten att lösa målet;
Svårigheter att interagera med och stödja vittnen eller experter;
Oförmåga att snabbt och diskret föra anteckningar vidare till andra ombud eller klienter;
Skepsis mot sekretessen och rättvisan i förfarandena samt mot sanningshalten och kvaliteten i vittnesmålen på grund av det stora teknikberoendet (t.ex. bristande kännedom om vem som befinner sig i rummet, bristande förtroende för upplägget).
På frågan om vilka missuppfattningar som är vanligast förekommande till följd av den senaste tidens utveckling rådde enighet om att, till skillnad från vad som ursprungligen förväntades, både deltagare i skiljeförfaranden (däribland skiljeinstitut och förhandlingscentrum) och domstolar snabbt har infört, anpassat och använt virtuell teknik, även om de förstnämnda har gjort det på ett snabbare och mer sömlöst sätt. Slutligen hävdades att virtuella förhandlingar har visat sig vara ett verkligt bevis på rättstillämparnas förmåga och mottaglighet för att omforma förfarandet med domstolsförhandlingar.
Effekterna på skiljeförfaranden och deras livslängd
Den tredje delen av webbinariet handlade om hur covid-19-pandemin har påverkat skiljeförfaranden och om dessa förändringar kommer att ha en bestående inverkan. På frågan uppgav deltagarna att den snabba förändringstakten har gett upphov till ett antal nya frågor:
Problem med schemaläggning har minskat;
Förtrogenhet med att använda onlinefaciliteter har gjort det möjligt för en yngre generation av rättstillämpare eller de som tidigare saknat de nödvändiga ekonomiska medlen för att delta i personliga förhandlingar att delta i skiljeförfarandet;
Frågor som vittnespåverkan, cybersäkerhet och sekretess har blivit mer angelägna att ta hänsyn till;
Modifieringen av röster på grund av utrustning har minskat deras inverkan jämfört med den effekt som skapas av vittnesmål under fysiska förhandlingar;
Att bestämma var skiljeförfarandet ska äga rum har visat sig vara en komplex uppgift som måste hanteras genom regler eller skiljeavtal.
Nya metoder, strategier och överväganden för deltagare i tvistlösning
Deltagarna inledde denna del av debatten med allmänna iakttagelser om hur virtuella utfrågningar har gjort att yrkesutövarnas yrkesliv och privatliv blivit alltmer otydliga, liksom de oräkneliga anpassningar som följer av detta. Det hävdades vidare att det mer utspridda tillvägagångssättet för utfrågningar har lett till att det totala antalet utfrågningsdagar har ökat, samtidigt som deras varaktighet har förkortats avsevärt för att undvika "zoomtrötthet".
Att hantera logistiken kring tekniken har blivit mer arbetsintensivt. Detta ansågs dock vara ett pris som var värt att betala mot bakgrund av de förbättrade resultaten, t.ex. att skiljenämnderna kan erbjuda effektiv och målinriktad vägledning i särskilda frågor som kräver mer ingående behandling och att parterna får möjlighet att anpassa sina strategier eller komma överens om partiella eller fullständiga förlikningar under förhandlingens gång.
Deltagande skiljemän och jurister berättade också att de fann det allt svårare att interagera med och stödja oerfarna vittnen eller andra icke-juridiska deltagare som hittills inte varit bekanta med processuella protokoll. Begränsad tillgång till internet eller andra tekniska störningar har också gett upphov till farhågor när det gäller risken för att faktauppgifter eller missförstånd ignoreras eller förbises.
Den mer angelägna frågan som togs upp vid ett flertal tillfällen under webbinariet handlade om den förväntade ökningen av krav på rättssäkerhetsgarantier. För att säkerställa att parterna ges lika möjligheter och behandling när de lägger fram sin sak bör oseriösa strategier för att skjuta upp förhandlingar motverkas samtidigt som tillräcklig tid bör avsättas för att införa väl utformade skiljeklausuler.
Hur förhållandet mellan klient och advokat har förändrats
Även om virtuella förhandlingar kan ha medfört oundvikliga kompromisser har de också gett skiljemän och jurister möjlighet att bli mer bekanta med nya metoder. Även om deltagarna i webbinariet välkomnade avmystifieringen av formaliteterna kring alternativ tvistlösning och domstolsförhandlingar, var de också överens om att respekten för och uppriktigheten i sådana förfaranden inte får urholkas. Den ökade mångfalden med avseende på geografisk bakgrund, kön och socioekonomiska förhållanden lyftes fram som en av de mest betydelsefulla och relevanta sidoeffekterna av den senaste tidens utveckling.
I sitt slutanförande konstaterade Jeffrey Leon att det är vanskligt att förutse framtiden för virtuella utfrågningar och deras inverkan bortom den nuvarande hälsokrisen. Det räcker med att konstatera att tvistlösning i såväl domstolsprocesser som skiljeförfaranden kan och bör fortsätta att ha inslag av virtuella processer. Trots betydelsen av personlig mänsklig kontakt och interaktion i samband med tvistlösning uppmuntrade han rättsväsendet att anamma nya digitala mekanismer av kostnadsskäl, effektivitetsskäl, inkluderingsskäl och ändamålsenlighetsskäl.
Han betonade vidare att de pågående förändringarna medför nya utmaningar, t.ex. risken för sekretess- och integritetsintrång, att skiljedomar överklagas och upphävs (t.ex. på grund av att virtuella förhandlingar fortsätter trots parternas invändningar) samt att yrkanden om rättssäkerhetsgarantier kan hindra en snabb lösning av tvister. Att minska dessa risker kommer sannolikt att öka parternas utnyttjande av finansieringsarrangemang med tredje part och öka exponeringen för ansökningar om säkerhet för kostnader. Leon avslutade sitt anförande med att understryka vikten av att parter och ombud har dessa konsekvenser i åtanke under förhandlingsprocessen och att de riktar större uppmärksamhet mot möjligheter till förlikning i förväg.
Den ökade användningen av virtuella plattformar kommer utan tvekan att fortsätta att vara en realitet under åren efter covid-19-pandemin och en framväxande preferens för delvis/hybrid digitala förhandlingar är att förvänta. Genom att erkänna att "en storlek inte passar alla" och utveckla en större förståelse och uppskattning av de utmaningar och fördelar som följer med sådana förhandlingar, kan rättvisa på distans göras mer tillgänglig utan att minimera uppriktigheten i förfarandena eller minska integriteten i rättssystemen globalt.
Innehållet i denna artikel är avsett att ge en allmän vägledning i ämnet. Specialistrådgivning bör sökas om dina specifika omständigheter.