Kanada: Kanada: Teden arbitraže v Kanadi 2020: Ključni izsledki spletnega seminarja z Arbitration Place, ICDR in ICDR Canada

Uporaba virtualnih obravnav ni novost na področju mednarodne arbitraže. Vendar so se razprave o prednostih, povezanih s prehodom iz fizičnega v digitalni prostor, začele resno obravnavati šele z nenadnim izbruhom pandemije COVID-19, ki je ta prehod zahteval in pospešil. Ker stopnja okužb še naprej strmo narašča, zahteve podjetij po hitrejšem in učinkovitejšem dostopu do pravnega varstva pa se povečujejo, so tradicionalne predstave, ki trdijo, da so virtualne obravnave podcenjujoča alternativa osebnim postopkom, postale zastarele. Tako sodišča, razsodišča kot pravni strokovnjaki imajo zdaj nalogo, da ponovno razmislijo o obliki in strukturi, ki sta doslej prevladovali v njihovi praksi, ter o tem, kako je mogoče poleg protokolov in logistike virtualne obravnave slednjo vključiti v arbitražne postopke ali sodne postopke, da bi čim bolj povečali njene koristi.

To je opis, ki ponuja vpogled v vse večji zagon zaslišanj na daljavo kot priložnost za ponovno izumljanje, ne le preoblikovanje preteklih arbitražnih in sodnih praks. Informacije, predstavljene v tem članku, izhajajo iz spletnega seminarja, ki je potekal 22. septembra 2020 in pri katerem je sodelovala družba Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na podlagi izkušenj, ki so jih delili udeleženci dogodka, in napovedi, ki so jih podali, so sodelujoči ugotovili, da sedanji prehod ponuja veliko priložnost za ponovno preučitev in racionalizacijo sedanjih praks ter razmislek o tem, kako jih prenesti v prihodnost.

Spletni seminar

Na nedavnem tridelnem interaktivnem spletnem seminarju, ki sta ga v okviru Tedna arbitraže v Kanadi 2020 organizirala Arbitration Place in Mednarodni center za reševanje sporov v Kanadi, so morali udeleženci analizirati, napovedati in razpravljati o velikem številu vprašanj v zvezi z razvojem in dolgoročno prihodnostjo reševanja sporov po pandemiji COVID-19. Po razpravah v moderiranih majhnih skupinah, ki so se osredotočile na eno od petih dodeljenih vprašanj, so se mnenja izmenjala na odprtem forumu, nato pa so bila ocenjena v povezavi z informacijami, zbranimi na podlagi rezultatov javnomnenjskih raziskav. Dogodek se je zaključil z delom, ki ga je predstavil glavni govornik Jeffrey Leon, ki je nakazal, da virtualni vidiki postopkov ostajajo in da se mora pravna skupnost na večjo izpostavljenost novim orodjem za optimizacijo odzvati s splošno pripravljenostjo na prilagajanje, sprejemanje in sprejemanje virtualne tehnologije.

Osebna zaslišanja

V prvem segmentu so bili udeleženci pozvani, naj opredelijo prednosti fizičnih zaslišanj pred virtualnimi. V odgovorih so bili večkrat izpostavljeni naslednji dejavniki:

• Poznavanje in lažje vodenje prič v fizičnem postopku s strani strokovnega delavca;

• priročnost interakcije s sodiščem med postopkom obravnave;

• priložnost za neformalno razpravo med odvetnikom in njegovimi strankami ali pričami;

• logistična učinkovitost, ki omogoča, da se v omejenem številu zaporednih dni/v krajšem časovnem obdobju obravnava in analizira obsežen nabor dokazov in pravnih zadev.

Vendar so bile med omenjenimi pomanjkljivostmi naslednje:

• upravne in časovne težave, ki se pojavljajo pri določanju zadostnega časovnega bloka, da se omogoči zaslišanje ustreznih dokazov in zagotovi udeležba vseh udeležencev (menilo se je, da je to lahko težavno za poslovne stranke, saj jim jemlje čas za druge delovne obveznosti);

• potrebna fizična prisotnost udeležencev in s tem povezani stroški ponovnega potovanja, nastanitve in prehrane;

• večja obremenitev v smislu stroškov in logističnega upravljanja za organizacijo več fizičnih zaslišanj, zaradi česar bi se lahko predhodna vprašanja preložila na glavni postopek;

• večje tveganje, da se dokazne obravnave zavlečejo zaradi omejene razpoložljivosti udeležencev;

• gostota pravnih vprašanj, ki jih sodišča težko učinkovito absorbirajo ali ocenijo v omejenem časovnem okviru osebne obravnave.

Virtualne obravnave

Drugo vprašanje razprave se je nanašalo na izzive, priložnosti in napačne predstave v zvezi s procesnim prehodom s fizičnega na virtualno pravno okolje za odločanje o arbitražnih in sodnih sporih. Udeleženci so se v veliki meri strinjali glede prednosti, ki jih virtualne obravnave lahko nudijo v primerjavi z osebnimi obravnavami, in sicer

• manjše logistične težave in nižji stroški, kar vodi k večji časovni učinkovitosti in večjemu obsegu dela, ki ga je mogoče opraviti ne glede na lokacijo ali časovni pas;

• odsotnost fizičnih omejitev, kar omogoča večje število udeležencev in boljši dostop do pravnega varstva;

• zmožnost nemotenega napredovanja obravnav zaradi lažjega razporejanja, ki je prilagojeno razpoložljivosti udeležencev in ne glede na geografsko lego ali plačilno sposobnost;

• zmanjšanje zunanjih okoljskih vplivov;

• prožnost pri organizaciji in vodenju obravnave, širša pooblastila za določitev postopka, ki je najprimernejši za namene in cilje zadevne zadeve, npr. razdelitev postopka na več podobravnav za razlikovanje med pravnimi vprašanji ali disciplinami izvedenskih prič;

• odobritev virtualnih obravnav s strani arbitražnih institucij in nacionalnih sodišč, večja podpora, ponujena s smernicami (npr. smernice ICC o možnih ukrepih za ublažitev učinkov pandemije COVID-19, smernice CIArb o postopkih reševanja sporov na daljavo, Seulski protokol o videokonferencah v mednarodni arbitraži itd;)

• videokamere ustvarjajo neposrednejši vtis o govorici telesa in obnašanju prič, širši pogled kamere se uporablja kot možnost za odvračanje od poučevanja prič;

• možnosti predvajanja posnetkov, ki udeležencem omogočajo, da si ponovno ogledajo določene trenutke in se osredotočijo na obrazno mimiko/obnašanje prič, ne da bi se pri tem zanašali na prepise;

• možnost sprejetja bolj dinamičnega pristopa, da se omogoči dovolj časa za pripravo (npr. načrtovanje dni odmora), da se prepreči utrujenost zaradi povečanja in poveča pozornost strank (npr. večje število obravnav, od katerih vsaka traja krajši čas), da se zoži obseg obravnav (npr. z osredotočanjem na posebne vidike zadeve in omogočanjem sodiščem, da ponudijo bolj ciljno usmerjene smernice);

• vodilni ponudniki v panogi, kot so Epiq, Law In Order in Opus 2, ki ponujajo funkcije, kot so več sejnih sob ali sob za odmor, ter širok nabor storitev in orodij (npr. storitve prepisovanja, elektronski svežnji ali elektronska predstavitev dokazov, ki stranke usmerjajo k povečanim/podčrtanim odlomkom ter prevedenim besedilom ali dokazom itd;)

• varovanje zasebnosti komunikacije in olajšanje timskega dela med odvetnikom in stranko z možnostjo izklopa zvoka.

Vendar so se virtualne obravnave štele za manj primerne v naslednjih pogledih:

• večje upravne obveznosti strank in sodišč (npr. dogovor o časovnem razporedu obravnave/odločitev, kateri časovni pas prevlada, varnostni protokoli, delovanje in dostava elektronskih in tiskanih paketov, dostop do zahtevane in pravilno delujoče opreme);

• motnje v odnosu med odvetniki in strankami, ki vplivajo na zmožnost rešitve zadeve;

• težave pri stikih s pričami ali izvedenci in njihovem podpiranju;

• nezmožnost hitrega in diskretnega posredovanja zapiskov s kolegi odvetniki ali strankami;

• Skepticizem glede zaupnosti in poštenosti postopkov ter resničnosti in kakovosti pričanja zaradi velike odvisnosti od tehnologije (npr. nevednost, kdo je v sobi; pomanjkanje zaupanja glede nastavitev).

Na vprašanje o najpogostejših napačnih predstavah, ki se pojavljajo v skladu z nedavnim razvojem, je bilo ugotovljeno, da so se v nasprotju s prvotnimi pričakovanji tako udeleženci arbitraže (vključno z arbitražnimi institucijami in centri za obravnavo) kot tudi sodišča hitro odločili za uvedbo, prilagoditev in uporabo virtualne tehnologije, čeprav so prvi to storili hitreje in brez težav. Nazadnje je bilo navedeno, da so se virtualne obravnave izkazale za pravi dokaz sposobnosti in dovzetnosti pravnih strokovnjakov za preoblikovanje prakse obravnav na sodišču.

Učinki na arbitražo in njihova trajnost

Tretji segment spletnega seminarja se je osredotočil na to, kako je pandemija COVID-19 vplivala na arbitražo in ali bodo imele te spremembe trajen učinek. Udeleženci so na vprašanja odgovarjali, da je hiter tempo sprememb sprožil številna nova vprašanja:

• Skrbi glede načrtovanja so se zmanjšale;

• seznanjenost z uporabo spletnih zmogljivosti je omogočila, da je v arbitražnem postopku sodelovala mlajša generacija pravnikov ali tistih, ki prej niso imeli potrebnih finančnih sredstev za udeležbo na osebnih obravnavah;

• vprašanja, kot so prirejanje prič, kibernetska varnost in zaupnost, so postala bolj pereča;

• sprememba glasov zaradi opreme je zmanjšala njihov učinek v primerjavi z učinkom, ki ga je ustvarilo pričanje prič na fizičnih obravnavah;

• Odločitev o sedežu arbitraže se je izkazala za zapleteno prizadevanje, ki ga je treba obravnavati s pravili ali arbitražnimi sporazumi.

Nove prakse, strategije in premisleki udeležencev pri reševanju sporov

Udeleženci so ta del razprave začeli s splošnimi ugotovitvami o tem, kako je praksa virtualnih zaslišanj povečala razhajanje med poklicnim in zasebnim življenjem strokovnih delavcev ter iz tega izhajajoče nepopisne prilagoditve. Nadalje so trdili, da se je zaradi bolj razporejenega pristopa k obravnavam povečalo skupno število dni obravnav, medtem ko se je njihovo trajanje znatno skrajšalo, da bi se izognili "utrujenosti zaradi povečanja".

Upravljanje logistike tehnologije je postalo bolj delovno intenzivno. Kljub temu se je to skupaj štelo za ceno, ki jo je vredno sprejeti glede na splošno izboljšane rezultate, npr. sodišča lahko ponudijo učinkovite in ciljno usmerjene smernice o ločenih vprašanjih, ki jih je treba podrobneje obdelati; stranke imajo možnost prilagoditi svoje strategije obravnave ali se med obravnavo dogovoriti o delni/celoviti poravnavi.

Prisotni arbitri in pravni strokovnjaki so tudi povedali, da jim je vse težje sodelovati z neizkušenimi pričami ali drugimi udeleženci, ki niso pravniki in ki doslej niso bili seznanjeni s postopkovnimi protokoli, ter jim nuditi podporo. Oviran dostop do interneta ali druge tehnološke motnje so prav tako sprožile pomisleke v zvezi z morebitnim neupoštevanjem in pregledovanjem dejanskih neskladij ali nesporazumov.

Bolj pereče vprašanje, ki je bilo na spletnem seminarju večkrat izpostavljeno, je bilo osredotočeno na pričakovani porast zahtevkov za pravično sojenje. Da bi strankam zagotovili enake možnosti in obravnavo pri predstavitvi njihovega primera, je treba odsvetovati neiskrene strategije prelaganja obravnav, hkrati pa je treba nameniti dovolj časa za uvedbo dobro oblikovanih arbitražnih klavzul.

Načini, na katere so se spremenila razmerja med stranko in odvetnikom

Čeprav so virtualne obravnave morda prinesle neizogibne kompromise, so arbitrom in pravnim strokovnjakom dale tudi priložnost, da se bolje seznanijo z novimi praksami. Udeleženci spletnega seminarja so pozdravili demistifikacijo formalnosti postopkov ARS in sodnih obravnav, vendar so se strinjali, da se spoštovanje in iskrenost teh postopkov ne bi smela zmanjšati. Večja raznolikost glede na geografsko poreklo, spol in socialno-ekonomske razmere je bila izpostavljena kot eden najpomembnejših in najprimernejših stranskih učinkov nedavnega razvoja.

Jeffrey Leon je v svoji zaključni izjavi dejal, da je napovedovanje prihodnosti virtualnih obravnav in njihovega vpliva, ki presega sedanjo zdravstveno krizo, tvegano početje. Dovolj je povedati, da se lahko pri reševanju sporov v sodnih postopkih in arbitraži elementi postopka še naprej izvajajo virtualno in bi se morali še naprej izvajati virtualno. Ne glede na pomen osebnega človeškega stika in interakcije, ki sta povezana z reševanjem sporov, je pravno skupnost spodbudil, naj sprejme nove digitalne mehanizme zaradi stroškov, učinkovitosti, vključenosti in smotrnosti.

Poleg tega je poudaril, da se s sedanjimi spremembami pojavljajo novi izzivi, kot so tveganje kršitve zaupnosti in zasebnosti, izpodbijanje in razveljavitev odločb (npr. zaradi nadaljevanja virtualnih obravnav kljub ugovorom strank) ter zahtevki za pošten postopek, ki lahko ovirajo hitro reševanje sporov. Zmanjševanje teh tveganj bo verjetno povečalo uporabo dogovorov o financiranju s strani tretjih oseb s strani strank in povečalo izpostavljenost zahtevkom za varščino za stroške. Gospod Leon je na koncu svojih pripomb poudaril, kako pomembno je, da stranke in odvetniki med pogajanji upoštevajo te posledice in da več pozornosti namenijo priložnostim za predhodno poravnavo.

Povečana uporaba virtualnih platform bo nedvomno ostala realnost tudi v letih po pandemiji COVID-19 in pričakovati je, da se bo pojavljala prednost delnim/hibridnim digitalnim obravnavam. S priznavanjem, da "ena rešitev ne ustreza vsem", ter z boljšim razumevanjem in priznavanjem izzivov in koristi, ki spremljajo takšna zaslišanja, je mogoče povečati dostopnost sodstva na daljavo, ne da bi pri tem zmanjšali iskrenost postopkov ali zmanjšali celovitost pravosodnih sistemov po vsem svetu.

Vsebina tega članka je namenjena zagotavljanju splošnega vodnika po tej temi. O svojih posebnih okoliščinah se je treba posvetovati s strokovnjakom.