Kanada: Kanada: Kanadský arbitrážní týden 2020: Klíčové poznatky z webináře s Arbitration Place, ICDR a ICDR Canada

Používání virtuálních slyšení není v oblasti mezinárodní arbitráže novým fenoménem. Debaty o výhodách spojených s přechodem z fyzického do digitálního prostoru se však začaly vážně diskutovat až s náhlým vypuknutím pandemie COVID-19, která si tento přechod vyžádala a urychlila. Vzhledem k tomu, že počet infekcí stále prudce stoupá a poptávka podniků po rychlejším a efektivnějším přístupu ke spravedlnosti roste, tradiční představy, které tvrdí, že virtuální jednání jsou podřadnou alternativou k osobnímu jednání, zastarávají. Soudy, tribunály i právníci mají nyní za úkol přehodnotit formát a strukturu, které dosud v jejich praxi převládaly, a jak lze kromě protokolů a logistiky virtuálního slyšení začlenit toto slyšení do rozhodčích řízení nebo soudních procesů, aby se maximalizovaly jeho výhody.

Toto je popis poskytující vhled do rostoucího rozmachu slyšení na dálku jako příležitosti k novému vynalezení, nikoliv pouze k rekonstrukci dosavadních rozhodčích a soudních postupů. Informace uvedené v tomto článku pocházejí z webináře konaného dne 22. září 2020, kterého se zúčastnila společnost Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na základě sdílení zkušeností a předpovědí účastníků akce přispěvatelé odcházeli s vědomím, že současná transformace nabízí značnou příležitost jak k revizi a zefektivnění stávajících postupů, tak k úvahám o tom, jak je přenést do budoucnosti.

Webinář

Na nedávném třídílném interaktivním webináři, který v rámci Kanadského arbitrážního týdne 2020 uspořádaly Arbitration Place a Mezinárodní centrum pro řešení sporů Kanada, byli účastníci požádáni, aby analyzovali, předpověděli a prodiskutovali obrovské množství otázek týkajících se vývoje a dlouhodobé budoucnosti řešení sporů po pandemii COVID-19. V rámci tohoto semináře se účastníci seznámili s tím, jak se bude situace vyvíjet v budoucnu. Po debatách v moderovaných malých skupinách, které se soustředily na jednu z pěti zadaných otázek, se následně názory vyměňovaly na otevřeném fóru a následně se vyhodnocovaly ve spojení s informacemi získanými z výsledků průzkumu veřejného mínění. Akce byla zakončena segmentem, který přednesl hlavní řečník pan Jeffrey Leon a v němž naznačil, že virtuální aspekty řízení jsou zde, aby zůstaly, a zvýšené vystavení novým optimalizačním nástrojům musí právnická obec čelit obecnou připraveností přizpůsobit se, přijmout a přijmout virtuální technologie.

Osobní slyšení

V prvním segmentu byli účastníci požádáni, aby určili výhody fyzických slyšení oproti virtuálním. V odpovědích byly několikrát zmíněny následující faktory:

• Znalost a snadnost navigace svědků při fyzickém řízení ze strany odborníka;

• Pohodlí interakce se soudem během procesu projednávání;

• možnost neformální diskuse mezi právním zástupcem a jeho klientem nebo svědkem;

• Logistická efektivita umožňující projednat a analyzovat rozsáhlou škálu důkazů a právních otázek v omezeném počtu po sobě jdoucích dnů/ v kratším časovém rozpětí.

Mezi zmíněné nevýhody však patřily následující:

• Administrativní a časové obtíže spojené s vyčleněním dostatečného časového bloku, který by umožnil vyslechnout příslušné důkazy a zajistit účast všech účastníků (mělo se za to, že pro klienty z řad podnikatelů to může být obtížné, protože jim to ubírá čas na jiné pracovní povinnosti);

• nutná fyzická přítomnost účastníků a s ní spojené náklady na opakované cestování, ubytování a stravování;

• větší zátěž z hlediska nákladů a logistického řízení při organizaci řady fyzických slyšení, což může způsobit odložení předběžných otázek až do hlavního řízení;

• zvýšené riziko odkladu důkazních jednání z důvodu omezené dostupnosti účastníků;

• Hustota právních otázek, která ztěžuje jejich účinné vstřebání nebo posouzení soudy během omezeného časového rámce osobního slyšení.

Virtuální slyšení

Druhá otázka debaty se týkala výzev, příležitostí a mylných představ spojených s procesním přechodem od fyzického k virtuálnímu právnímu prostředí pro rozhodování rozhodčích a soudních sporů. Mezi účastníky panovala převážná shoda ohledně výhod, které mohou virtuální slyšení oproti slyšením vedeným osobně nabídnout, a sice:

• menší logistické obtíže a nižší náklady vedoucí k větší časové efektivitě a rozšíření objemu práce, které se lze věnovat bez ohledu na místo nebo časové pásmo;

• absence fyzických omezení, která umožňuje větší počet účastníků a lepší přístup ke spravedlnosti;

• možnost posunout jednání vpřed bez prodlení díky snadnému plánování, které je přizpůsobeno dostupnosti účastníků a bez ohledu na zeměpisnou polohu nebo platební schopnost;

• Snížení vnějších vlivů na životní prostředí;

• Pružnost při organizaci a řízení slyšení, širší pravomoci při určování postupu, který nejlépe odpovídá účelům a cílům příslušného případu, např. rozdělení řízení na více dílčích slyšení za účelem rozlišení právních otázek nebo oborů znaleckých posudků;

• schvalování virtuálních slyšení rozhodčími institucemi a vnitrostátními soudy, větší podpora nabízená prostřednictvím pokynů (např. pokyny ICC k možným opatřením zaměřeným na zmírnění dopadů pandemie COVID-19, pokyny CIArb k řízením pro řešení sporů na dálku, Soulský protokol o videokonferencích v mezinárodním rozhodčím řízení atd;)

• videokamery vytvářející bezprostřednější dojem z řeči těla a chování svědků, širší záběr kamery používaný jako možnost, jak odradit svědky od koučování;

• možnosti přehrávání záznamu umožňující účastníkům znovu si prohlédnout určité okamžiky a zaměřit se na výrazy obličeje/chování svědků bez závislosti na přepisech;

• možnost přijmout rychlejší přístup, který umožní dostatek času na přípravu (např. naplánování dnů přestávek), zabránit únavě z přiblížení a zvýšit pozornost účastníků (např. vyšší počet slyšení, z nichž každé trvá kratší dobu), zúžit rozsah slyšení (např. zaměřením se na konkrétní aspekty případu a umožnit tribunálům nabídnout cílenější pokyny);

• přední poskytovatelé v oboru, jako jsou Epiq, Law In Order a Opus 2, kteří nabízejí funkce, jako je více jednacích místností nebo místností pro přestávky, jakož i širokou škálu služeb a nástrojů (např. služby přepisu, elektronické svazky nebo elektronická prezentace důkazů, které strany nasměrují na zvětšené/zvýrazněné výňatky, jakož i na přeložené texty nebo důkazy atd;)

• Zabezpečení soukromí komunikace a usnadnění týmové práce mezi právním zástupcem a klientem prostřednictvím možnosti ztlumení zvuku.

Virtuální slyšení však byla považována za méně výhodná v následujících ohledech:

• Větší administrativní povinnosti kladené na strany a soudy (např. dohoda o časovém rozvrhu jednání/rozhodnutí o tom, čí časové pásmo má přednost, bezpečnostní protokoly, provoz a doručování elektronických a tištěných svazků, přístup k požadovanému a řádně fungujícímu vybavení);

• Narušení vzájemného vztahu mezi právním zástupcem a klientem, které má dopad na schopnost vyřešit případ;

• Obtížnost interakce a podpory svědků nebo znalců;

• Neschopnost rychle a diskrétně si předávat poznámky s ostatními právními zástupci nebo klienty;

• Skepse ohledně důvěrnosti a spravedlnosti řízení, jakož i pravdivosti a kvality svědectví v důsledku značné závislosti na technologii (např. neznalost toho, kdo je v místnosti; nedůvěra ohledně nastavení).

Při dotazu na nejčastější mylné představy vznikající v souladu s nedávným vývojem bylo shodně konstatováno, že na rozdíl od původních očekávání jak účastníci rozhodčího řízení (včetně rozhodčích institucí a jednacích center), tak soudy rychle přistoupili k zavedení, přizpůsobení a využívání virtuálních technologií, i když první z nich tak učinili rychleji a plynuleji. Závěrem bylo konstatováno, že virtuální slyšení se ukázala jako skutečný důkaz schopnosti a vnímavosti právníků rekonfigurovat praxi soudních slyšení.

Dopady na rozhodčí řízení a jejich dlouhodobost

Třetí část webináře se zaměřila na to, jak pandemie COVID-19 ovlivnila rozhodčí řízení a zda tyto změny budou mít trvalý dopad. Účastníci na dotaz uvedli, že rychlé tempo změn vyvolalo řadu nových otázek:

• Obavy z plánování se zmírnily;

• Znalost používání online zařízení umožnila mladší generaci právníků nebo těm, kteří dříve neměli potřebné finanční prostředky k účasti na osobních slyšeních, účastnit se rozhodčího řízení;

• Otázky jako ovlivňování svědků, kybernetická bezpečnost a důvěrnost se staly naléhavějšími;

• Modifikace hlasů v důsledku vybavení snížila jejich dopad ve srovnání s účinkem, který vytvářejí svědecké výpovědi během fyzických slyšení;

• Rozhodování o sídle rozhodčího řízení se ukázalo jako složité úsilí, které musí být řešeno prostřednictvím pravidel nebo rozhodčích dohod.

Nové postupy, strategie a úvahy účastníků řešení sporů

Účastníci zahájili tuto část debaty obecnými poznámkami o tom, jak praxe virtuálních slyšení zesílila rozostření profesního a osobního života odborníků a také nevýslovné úpravy z toho plynoucí. Dále zaznělo, že rozloženější přístup k slyšením vedl k tomu, že se zvýšil celkový počet dnů slyšení, zatímco jejich délka se výrazně zkrátila, aby se zabránilo "únavě ze zoomu".

Řízení logistiky technologií se stalo pracovně náročnějším. Nicméně to bylo společně považováno za cenu, kterou se vyplatí přijmout ve světle celkově lepších výsledků, např. tribunály mohou nabídnout účinné a cílené pokyny k odlišným otázkám, které vyžadují rozpracování; strany mají možnost přizpůsobit své strategie případu nebo se dohodnout na částečném/úplném vyrovnání v průběhu slyšení.

Zúčastnění rozhodci a právníci se rovněž svěřili, že je pro ně stále obtížnější komunikovat s nezkušenými svědky nebo jinými účastníky, kteří nejsou právníky a kteří dosud nebyli obeznámeni s procesními protokoly, a podporovat je. Ztížený přístup k internetu nebo jiné technologické poruchy rovněž vyvolaly obavy s ohledem na možné přehlížení a přehlížení věcných nesrovnalostí nebo nedorozumění.

Naléhavější otázka, která byla v průběhu webináře mnohokrát vznesena, se soustředila na očekávaný nárůst procesních nároků. Aby se zajistilo, že strany budou mít při předkládání svých případů rovné příležitosti a zacházení, je třeba odrazovat od neupřímných strategií odkladu slyšení a zároveň vyhradit dostatek času na zavedení dobře vypracovaných rozhodčích doložek.

Způsoby, jakými se změnily vztahy mezi klientem a advokátem

Virtuální slyšení s sebou sice přinesla nevyhnutelné kompromisy, ale zároveň poskytla rozhodcům a právníkům příležitost lépe se seznámit s novými postupy. Účastníci webináře sice uvítali demystifikaci spojenou s formálností ADR a soudních jednání, ale zároveň se shodli na tom, že by se neměla narušit úcta k těmto řízením a jejich upřímnost. Jako jeden z nejvýznamnějších a nejrelevantnějších vedlejších účinků nedávného vývoje byla vyzdvižena zvýšená rozmanitost podle zeměpisného původu, pohlaví a socioekonomických charakteristik.

Ve svém závěrečném vystoupení pan Jeffrey Leon uvedl, že předpovídat budoucnost virtuálních slyšení a jejich dopad nad rámec současné zdravotní krize je riskantní. Stačí říci, že řešení sporů v soudním i rozhodčím řízení může a mělo by i nadále obsahovat prvky procesu vedeného virtuálně. Bez ohledu na význam osobního lidského kontaktu a interakce, které jsou s řešením sporů spojeny, vyzval právnickou obec, aby přijala nové digitální mechanismy z důvodů nákladů, efektivity, inkluzivity a rychlosti.

Kromě toho zdůraznil, že se současnými změnami vznikají nové výzvy, jako je riziko porušení důvěrnosti a soukromí, napadení a zrušení nálezů (např. v důsledku pokračování virtuálních jednání navzdory námitkám stran), jakož i nároky na spravedlivý proces, které mohou bránit rychlému řešení sporů. Zmírnění těchto rizik pravděpodobně zvýší počet případů, kdy se strany uchýlí k ujednáním o financování třetí stranou, a zvýší riziko žádostí o jistotu na náklady řízení. Pan Leon uzavřel své poznámky tím, že zdůraznil, že je důležité, aby strany a právní zástupci měli tyto důsledky na paměti během procesu vyjednávání a aby věnovali větší pozornost možnostem předběžného urovnání.

Nárůst využívání virtuálních platforem bude nepochybně pokračovat i v letech následujících po pandemii COVID-19 a lze očekávat, že se objeví preference částečných/hybridních digitálních jednání. Uvědomíme-li si, že "jedna velikost nesedí všem", a rozvineme-li větší pochopení a uznání výzev i výhod, které taková slyšení provázejí, lze zpřístupnit justici na dálku, aniž by se minimalizovala upřímnost řízení nebo snížila integrita justičních systémů na celém světě.

Obsah tohoto článku je určen jako obecný průvodce danou problematikou. Ohledně konkrétních okolností je třeba vyhledat odbornou radu.