Kanada: Kanadyjski Tydzień Arbitrażu 2020: Kluczowe wnioski z webinarium z udziałem Arbitration Place, ICDR i ICDR Canada
Publikacje: grudnia 08, 2020
Autorzy
Korzystanie z wirtualnych rozpraw nie jest nowym zjawiskiem w międzynarodowym arbitrażu. Debaty dotyczące korzyści związanych z przejściem z przestrzeni fizycznej do cyfrowej zaczęły być jednak poważnie dyskutowane dopiero wraz z nagłym wybuchem pandemii COVID-19, co wymusiło i przyspieszyło tę transformację. Wraz ze wzrostem liczby zakażeń i rosnącym zapotrzebowaniem przedsiębiorstw na szybszy i bardziej efektywny dostęp do wymiaru sprawiedliwości, tradycyjne koncepcje, zgodnie z którymi wirtualne przesłuchania są alternatywą dla postępowań osobistych, stały się nieaktualne. Zarówno sądy, trybunały, jak i prawnicy mają teraz za zadanie ponownie przemyśleć format i strukturę, która do tej pory dominowała w ich praktyce, oraz sposób, w jaki - poza protokołami i logistyką wirtualnych rozpraw - można je zintegrować z procedurami arbitrażowymi lub procesami sądowymi, aby zmaksymalizować ich korzyści.
Jest to relacja zapewniająca wgląd w rosnącą dynamikę zdalnych przesłuchań jako szansy na ponowne odkrycie, a nie tylko odtworzenie dotychczasowych praktyk arbitrażowych i procesowych. Informacje przedstawione w niniejszym artykule pochodzą z webinarium, które odbyło się 22 września 2020 r. i w którym wzięła udział spółka Oblin Rechtsanwälte GmbH. Opierając się na doświadczeniach i przewidywaniach uczestników wydarzenia, uczestnicy uznali, że obecna transformacja stwarza znaczną szansę zarówno na rewizję i usprawnienie obecnych praktyk, jak i na zastanowienie się, jak przenieść je na przyszłość.
Webinarium
W niedawnym trzyczęściowym interaktywnym webinarium, zorganizowanym w kontekście Canada Arbitration Week 2020 przez Arbitration Place i Międzynarodowe Centrum Rozwiązywania Sporów w Kanadzie, uczestnicy zostali poproszeni o przeanalizowanie, przewidzenie i omówienie ogromnej liczby kwestii związanych z ewolucją i długoterminową przyszłością rozwiązywania sporów po pandemii COVID-19. Po debatach w moderowanych małych grupach, koncentrujących się na jednym z pięciu przydzielonych pytań, poglądy były następnie wymieniane na otwartym forum, a następnie oceniane w połączeniu z informacjami zebranymi na podstawie wyników ankiet. Wydarzenie zakończyło się segmentem wygłoszonym przez głównego mówcę, pana Jeffreya Leona, sugerującym, że wirtualne aspekty postępowania pozostaną tutaj, a zwiększona ekspozycja na nowe narzędzia optymalizacyjne musi zostać zaspokojona przez społeczność prawniczą z ogólną gotowością do adaptacji, akceptacji i przyjęcia technologii wirtualnej.
Rozprawy osobiste
W pierwszym segmencie uczestnicy zostali poproszeni o wskazanie zalet przesłuchań fizycznych w porównaniu z wirtualnymi. W odpowiedzi wielokrotnie wskazywano na następujące czynniki:
Znajomość i łatwość prowadzenia świadków przez praktyka w trakcie fizycznego postępowania;
Wygoda interakcji z sądem podczas procesu rozpatrywania sprawy;
Możliwość nieformalnej dyskusji między adwokatem a jego klientem lub świadkiem;
Wydajność logistyczna pozwalająca na omówienie i przeanalizowanie szerokiej gamy dowodów i kwestii prawnych w ograniczonej liczbie kolejnych dni / w krótszym okresie czasu.
Wspomniane wady obejmowały jednak następujące kwestie:
Trudności administracyjne i związane z ustaleniem harmonogramu w celu zarezerwowania wystarczającej ilości czasu na wysłuchanie odpowiednich dowodów i zapewnienie obecności wszystkich uczestników (uznano, że może to okazać się trudne dla klientów biznesowych, ponieważ zabiera czas na inne obowiązki zawodowe);
Wymagana fizyczna obecność uczestników i związane z nią koszty powtarzających się podróży, zakwaterowania i wyżywienia;
Większe obciążenie pod względem kosztów i zarządzania logistycznego w celu zorganizowania szeregu fizycznych przesłuchań, potencjalnie powodujących odroczenie wstępnych kwestii do czasu głównego postępowania;
Zwiększone ryzyko opóźnienia rozpraw dowodowych ze względu na ograniczoną dostępność uczestników;
Gęstość kwestii prawnych utrudniająca ich skuteczne przyswojenie lub ocenę przez trybunały w ograniczonych ramach czasowych rozprawy osobistej.
Wirtualne przesłuchania
Drugie pytanie debaty dotyczyło wyzwań, możliwości i nieporozumień związanych z przejściem od fizycznego do wirtualnego środowiska prawnego w celu rozstrzygania sporów arbitrażowych i sądowych. Wśród uczestników panowała zdecydowana zgoda co do korzyści, jakie wirtualne rozprawy mogą zaoferować w porównaniu z tymi przeprowadzanymi osobiście, a mianowicie:
Mniejsze trudności logistyczne i niższe koszty prowadzące do większej efektywności czasowej i poszerzenia zakresu prac, którymi można się zająć niezależnie od lokalizacji i strefy czasowej;
Brak ograniczeń fizycznych umożliwiający większą liczbę uczestników i zwiększony dostęp do wymiaru sprawiedliwości;
Zdolność do bezzwłocznego przeprowadzania rozpraw ze względu na łatwość planowania, która jest dostosowana do dostępności uczestników i niezależnie od położenia geograficznego lub zdolności płatniczej;
Ograniczenie środowiskowych efektów zewnętrznych;
Elastyczność w zakresie organizacji i zarządzania rozprawą, szersze uprawnienia do określenia procedury najlepiej dostosowanej do celów danej sprawy, np. podział postępowania na wiele podrozpraw w celu rozróżnienia między kwestiami prawnymi lub dyscyplinami biegłych;
Zatwierdzenie wirtualnych rozpraw przez instytucje arbitrażowe i sądy krajowe, zwiększone wsparcie oferowane za pośrednictwem wytycznych (np. wytyczne ICC dotyczące możliwych środków mających na celu złagodzenie skutków pandemii COVID-19, wytyczne CIArb dotyczące zdalnego rozstrzygania sporów, protokół z Seulu dotyczący wideokonferencji w międzynarodowym arbitrażu itp;)
Kamery wideo tworzące bardziej bezpośrednie wrażenia z mowy ciała i postawy świadków, szerszy widok z kamery wykorzystywany jako opcja zniechęcająca do coachingu świadków;
Opcje odtwarzania nagrań umożliwiające uczestnikom ponowne odwiedzenie poszczególnych momentów i skupienie się na wyrazie twarzy/zachowaniu świadków bez polegania na transkrypcjach;
Zdolność do przyjęcia bardziej dynamicznego podejścia, aby zapewnić wystarczający czas na przygotowanie (np. zaplanowanie dni przerwy), przeciwdziałanie zmęczeniu zoomem i zwiększenie uwagi stron (np. większa liczba przesłuchań, z których każde trwa krócej), zawężenie zakresu przesłuchań (np. poprzez skupienie się na konkretnych aspektach sprawy i umożliwienie trybunałom oferowania bardziej ukierunkowanych wskazówek);
Wiodący dostawcy branżowi, tacy jak Epiq, Law In Order i Opus 2, oferujący takie funkcje, jak wiele sal konferencyjnych lub sal konferencyjnych typu break-out, a także szeroki wachlarz usług i narzędzi (np. usługi transkrypcji, pakiety elektroniczne lub elektroniczna prezentacja dowodów w celu skierowania stron do powiększonych / podświetlonych fragmentów, a także przetłumaczonych tekstów lub eksponatów itp;)
Ochrona prywatności komunikacji i ułatwianie pracy zespołowej między doradcą a klientem dzięki opcji wyciszenia.
Wirtualne przesłuchania zostały jednak uznane za mniej korzystne w następujących aspektach:
Większe obowiązki administracyjne nałożone na strony i trybunały (np. uzgadnianie harmonogramów rozpraw / decydowanie o tym, która strefa czasowa ma pierwszeństwo, protokoły bezpieczeństwa, obsługa i dostarczanie pakietów elektronicznych i papierowych, dostęp do wymaganego i prawidłowo działającego sprzętu);
Zakłócenie relacji między adwokatem a klientem i wpływ na możliwość rozstrzygnięcia sprawy;
Trudności w interakcji i wspieraniu świadków lub biegłych;
Niezdolność do szybkiego i dyskretnego przekazywania notatek innym prawnikom lub klientom;
Sceptycyzm co do poufności i uczciwości postępowania, a także prawdziwości i jakości zeznań ze względu na znaczną zależność od technologii (np. brak wiedzy, kto jest w pokoju; brak zaufania do konfiguracji).
Zapytani o najbardziej rozpowszechnione błędne przekonania wynikające z ostatnich zmian, zgodzono się, że w przeciwieństwie do początkowych oczekiwań, zarówno uczestnicy arbitrażu (w tym instytucje arbitrażowe i centra przesłuchań), jak i sądy szybko wprowadziły, dostosowały i wykorzystały technologię wirtualną, choć te pierwsze zrobiły to w szybszy i bardziej płynny sposób. Wreszcie, argumentowano, że wirtualne przesłuchania okazały się prawdziwym świadectwem zdolności i otwartości prawników na rekonfigurację praktyki przesłuchań w sądzie.
Wpływ na arbitraż i jego trwałość
Trzeci segment webinarium dotyczył tego, jak pandemia COVID-19 wpłynęła na arbitraż i czy zmiany te będą miały trwały wpływ. Zapytani uczestnicy stwierdzili, że szybkie tempo zmian spowodowało powstanie szeregu nowych kwestii:
Obawy związane z harmonogramem zostały złagodzone;
Znajomość korzystania z udogodnień online pozwoliła młodszemu pokoleniu prawników lub tym, którzy wcześniej nie mieli niezbędnych środków finansowych, aby uczestniczyć w osobistych przesłuchaniach, wziąć udział w procesie arbitrażowym;
Kwestie takie jak manipulowanie świadkami, cyberbezpieczeństwo i poufność stały się bardziej naglące;
Modyfikacja głosu z powodu sprzętu zmniejszyła jego wpływ w porównaniu z efektem wywoływanym przez zeznania świadków podczas fizycznych przesłuchań;
Podjęcie decyzji w sprawie siedziby arbitrażu okazało się złożonym przedsięwzięciem, które należy rozwiązać za pomocą regulaminu lub umów arbitrażowych.
Nowe praktyki, strategie i rozważania uczestników w zakresie rozwiązywania sporów
Uczestnicy rozpoczęli tę część debaty od ogólnych spostrzeżeń na temat tego, w jaki sposób praktyka wirtualnych przesłuchań zwiększyła rozmycie między życiem zawodowym i osobistym praktyków, a także wynikające z tego niewypowiedziane zmiany. Argumentowano ponadto, że bardziej rozłożone w czasie podejście do przesłuchań doprowadziło do zwiększenia ogólnej liczby dni przesłuchań, podczas gdy ich czas trwania został znacznie skrócony, aby uniknąć "zmęczenia zoomem".
Zarządzanie logistyką technologii stało się bardziej pracochłonne. Niemniej jednak wspólnie uznano to za cenę wartą poniesienia w świetle ogólnych lepszych wyników, np. trybunały są w stanie zaoferować skuteczne i ukierunkowane wskazówki dotyczące poszczególnych kwestii, które wymagają dopracowania; strony mają możliwość dostosowania swoich strategii procesowych lub uzgodnienia częściowych/pełnych ugód w miarę postępu rozprawy.
Arbitrzy i prawnicy uczestniczący w rozprawach stwierdzili również, że coraz trudniej jest im wchodzić w interakcje i wspierać niedoświadczonych świadków lub innych uczestników niebędących prawnikami, którzy do tej pory nie byli zaznajomieni z protokołami proceduralnymi. Utrudniony dostęp do Internetu lub inne zakłócenia technologiczne również wzbudziły obawy w odniesieniu do potencjalnego lekceważenia i nadzorowania faktycznych rozbieżności lub nieporozumień.
Bardziej palącą kwestią poruszaną wielokrotnie podczas webinarium był spodziewany wzrost liczby roszczeń procesowych. Aby zapewnić stronom równe szanse i równe traktowanie w przedstawianiu swoich spraw, należy zniechęcać do nieszczerych strategii odraczania rozpraw, a jednocześnie przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na wprowadzenie dobrze opracowanych klauzul arbitrażowych.
Sposoby, w jakie zmieniły się relacje klient-prawnik
Podczas gdy wirtualne przesłuchania przyniosły ze sobą nieuniknione kompromisy, zapewniły one również arbitrom i prawnikom możliwość lepszego zapoznania się z nowymi praktykami. Podczas gdy uczestnicy webinarium z zadowoleniem przyjęli demistyfikację formalności ADR i rozpraw sądowych, zgodzono się również, że szacunek i szczerość takich postępowań nie powinny ulec erozji. Zwiększona różnorodność pod względem geograficznym, płciowym i społeczno-ekonomicznym została uznana za jeden z najbardziej znaczących i istotnych skutków ubocznych ostatnich wydarzeń.
W swoim końcowym wystąpieniu Jeffrey Leon stwierdził, że przewidywanie przyszłości wirtualnych przesłuchań i ich wpływu poza obecnym kryzysem zdrowotnym jest niebezpiecznym przedsięwzięciem. Wystarczy powiedzieć, że rozwiązywanie sporów zarówno w postępowaniu sądowym, jak i arbitrażowym może i powinno nadal obejmować elementy procesu prowadzone wirtualnie. Niezależnie od znaczenia osobistego kontaktu międzyludzkiego i interakcji związanych z rozstrzyganiem sporów, zachęcił on społeczność prawniczą do przyjęcia nowych mechanizmów cyfrowych ze względu na koszty, wydajność, inkluzywność i sprawność.
Ponadto podkreślił, że wraz z obecnymi zmianami pojawiają się nowe wyzwania, takie jak ryzyko naruszenia poufności i prywatności, kwestionowanie i uchylanie orzeczeń (np. z powodu kontynuowania wirtualnych przesłuchań pomimo sprzeciwu stron), a także roszczenia dotyczące należytego procesu, które mogą utrudniać sprawne rozstrzyganie sporów. Ograniczenie tego ryzyka prawdopodobnie zwiększy możliwość korzystania przez strony z finansowania przez osoby trzecie i zwiększy narażenie na wnioski o zabezpieczenie kosztów. Pan Leon zakończył swoje uwagi, podkreślając znaczenie stron i doradców, którzy powinni pamiętać o tych konsekwencjach podczas procesu negocjacji i zwracać większą uwagę na możliwości wcześniejszego zawarcia ugody.
Wzrost wykorzystania platform wirtualnych będzie niewątpliwie nadal rzeczywistością w latach następujących po pandemii COVID-19 i należy się spodziewać pojawiającej się preferencji dla częściowych/hybrydowych przesłuchań cyfrowych. Uznając, że "jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich" oraz rozwijając większe zrozumienie i docenienie wyzwań, a także korzyści towarzyszących takim przesłuchaniom, zdalny wymiar sprawiedliwości może stać się bardziej dostępny bez minimalizowania szczerości postępowania lub zmniejszania integralności systemów wymiaru sprawiedliwości na całym świecie.
Treść niniejszego artykułu ma na celu zapewnienie ogólnego przewodnika po temacie. Należy zasięgnąć specjalistycznej porady dotyczącej konkretnych okoliczności.