A nemzetközi választottbíráskodásban a bírósági titkárok szerepének összeegyeztetése

Tekintettel a kortárs nemzetközi választottbírósági eljárások ténybeli és technikai összetettségére, a meghallgatások eljárási szervezése igényes és rendkívül időigényes folyamat.^[1]

A választottbírósági eljárások lefolytatásának megkönnyítésére törekedve a törvényszékek egyre gyakrabban folyamodtak a "bírósági" vagy "közigazgatási" titkárok ("titkárok") segítségéhez. Bár a titkári segítség igénybevétele nem újdonság, a választottbírósági eljárásokban való részvételük jelentős vitát váltott ki a visszaélések lehetőségével kapcsolatban. Tekintettel a titkárok által vállalható és a titkárokra ruházható feladatok körét övező kétértelműségre, szerepüket "szürke zónának" tekintik. Ezen aggályok középpontjában az a tény áll, hogy "a választottbírókat az adott ügyhöz kapcsolódó szakértelmük alapján választják ki intuitív módon"^[2 ], míg a titkárokat nem feltétlenül.

Tekintettel a választottbírósági intézményeknek a legjobb gyakorlatok kodifikálására irányuló folyamatos erőfeszítéseire és a meglévő útmutatók közelmúltbeli felülvizsgálataira, ez a cikk a titkári kinevezésekkel kapcsolatos legfontosabb kihívások és az ezek enyhítésére elfogadható megközelítések azonosítására törekszik. Ausztria példáján keresztül ez a cikk azt állítja, hogy a képzett szakosodott titkárok jelentős előnyökkel járhatnak a választottbíróságok számára. Az alábbiakban - miközben elismeri a titkári kinevezéssel járó akadályokat - javaslatokat tesz az ilyen akadályok leküzdésére.

A cikk először a titkárok szerepével kapcsolatos vitákat és a lehetséges visszaélésekkel kapcsolatos vádakat veszi górcső alá. Emellett ismerteti a titkárok alkalmazását szabályozó jelenlegi iránymutatásokat. A tanulmány olyan javaslatokkal zárul, amelyek szerint a titkári segítséget felelősségteljes és a választottbírói megbízatásnak megfelelő módon lehet igénybe venni.

A szerep

A titkárok olyan aktív választottbírósági résztvevők, akik - bár nem képezik a választottbíróság részét - az eljárás során adminisztratív feladatokkal segítik a választottbíróságot.^[3] A titkárok jellemzően jogi végzettséggel rendelkeznek, és lehetnek kezdő jogászok, vagy - mint a befektető-állami választottbírósági eljárásokban - az igazgatással megbízott intézmény titkársági tagjai.^{[4] A titkárok} a választottbírósági eljárás során a választottbírósági eljárás során a választottbíróságnak is segíthetnek.

A titkári kinevezéseket jellemzően nem kötik időbeli korlátozások. A titkárjelölt "azonosítását, képesítését, szakértelmét és küldetését"^[5] a bíróság általában nyilvánosságra hozza a felek jóváhagyásának megszerzése érdekében. Ennek azért van különös jelentősége, mert így bármelyik fél kifogást emelhet az ilyen titkári kinevezéssel szemben.

A titkárok feladatai általában a bíróságoknak nyújtott adminisztratív segítségnyújtásra vonatkoznak, logisztikai támogatást nyújtva és eljárási ügykezelési feladatokat ellátva.^[6] A bíróság kifejezett utasítására egyéb feladatok közé tartozhat "a díj egyes részeinek megfogalmazása, eljárási ülések és bizonyítási meghallgatások szervezése, [vagy] a bíróság tanácskozásain való részvétel."^[7] A jóhiszeműség jegyében, és ha az intézményi szabályok nem írják elő, a titkár általában a kinevezését megelőzően pártatlansági és függetlenségi nyilatkozatot tesz. Az alkalmazott megfogalmazás általában megegyezik a törvényszék tagjainak kinevezése előtt használt megfogalmazással, ezáltal biztosítva, hogy mind a törvényszékre, mind a kinevezett titkárra ugyanazok a normák vonatkozzanak.

A nemzetközi választottbírósági intézmények polgári és szokásjogi hagyományai és iránymutatásai

Az évek során egyes jogrendszerek, például Svájc^[8] nemzeti jogszabályai rendelkezéseket vezettek be a titkárok előzetes fél általi jóváhagyáshoz kötött kinevezésére vonatkozóan.^[9] Ausztriában a titkárok szerepét a bírósági hivatalnokokéhoz hasonlították, akikre az állami bíróságok bírái "rendszeresen átruházzák az ítélet első tervezetének elkészítését."^[10] Különböző kommentátorok azonban ellenezték, hogy a titkárok ilyen feladatot lássanak el.^[11] A titkároknak azonban a bírósági hivatalnokok által ellátott feladatokat is el kell látni.

Ezen eltérő megközelítések összehangolására törekedve az UNCITRAL 1996-ban bevezette a választottbírósági eljárás megszervezéséről szóló, nem kötelező erejű jegyzeteit. Ez útmutatást nyújtott a gyakorlati szakembereknek a titkárokkal kapcsolatos eljárási kérdésekről,^[12] beleértve az ellátandó feladatok és funkciók körét. A felelősségi körök ezáltal kiterjedhettek a szervezési támogatás nyújtására vagy olyan érdemi feladatok elvégzésére, mint a jogi kutatás, kizárva azonban a választottbíróságok döntéshozatali folyamatában való részvételt. További döntő jelentőségű kodifikációs kísérletet tett a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara ("ICC") 1995-ben^[13], amelyet egy 2017-es jegyzetben^[14 ] továbbfejlesztettek,^[15 ] amely egyértelműbb ajánlásokat tett a kinevezés és a díjazás kérdéseire, valamint a titkárok által gyakorolható feladatok körének korlátozására vonatkozóan.^[16] Több nemzetközi választottbírósági intézmény is kiadta vagy nemrégiben frissítette nem kötelező erejű írásbeli iránymutatását ebben a kérdésben:

Nemzetközi Választottbíróság London Court of International Arbitration

• A titkárok szerepére (8.1. szakasz), javasolt használatára (8.2. szakasz), jóváhagyására (8.3. szakasz), valamint eltávolítására vagy leváltására (8.4. szakasz) vonatkozó rendelkezéseket a 2017-es LCIA Notes for Arbitrators^[16] (LCIA megjegyzések választottbírák számára) vázolta fel, és nagyrészt beépültek a DIFC-LCIA 2021 szabályzat 14A. szakaszába;^[17].
• Ezek a szabályok:
  • Kifejezetten tiltják a bírósági döntéshozatali hatáskörök átruházását (14.8. cikk);
  • a felek jóváhagyását írják elő a kinevezéssel, a feladatok kiosztásával és a felszámított óradíjakkal kapcsolatos kérdésekben (14.10. cikk);
  • megállapítják, hogy a titkároknak folyamatosan kötelességük az összeférhetetlenséget nyilvánosságra hozni (14.9. cikk, 14.14. cikk); és
  • előírja, hogy a felek jóváhagyását megadottnak kell tekinteni, ha a felek ésszerű időn belül nem emeltek kifogást (14.12. cikk).

ICC

• Az ICC 2021. évi, a választottbírósági eljárás lefolytatásáról szóló, a felek és a választottbíróságok számára készült jegyzetének^[18] XX. szakasza útmutatást ad a titkárok kinevezésére, feladataira és díjazására vonatkozóan;
• A titkárok által végezhető szervezési és adminisztratív feladatok nem kimerítő felsorolása többek között a következőket tartalmazza: "az eljárási végzések tervezeteinek, valamint a bírói ítélet ténybeli részeinek felülvizsgálata", "az eljárási végzésekben és a bírói ítéletekben szereplő hivatkozások, dátumok és kereszthivatkozások lektorálása és ellenőrzése" (224. pont);
• A bíróságok nem ruházhatnak át semmilyen döntéshozatali vagy alapvető választottbírói feladatot (223. bekezdés).

Bécsi Nemzetközi Választottbírósági Központ

• A VIAC választottbírókra vonatkozó iránymutatásainak I.6. szakasza^[19] előírja a törvényszékek számára, hogy tájékoztassák a feleket a titkár kinevezésére irányuló szándékukról, a jelölt nevéről és elérhetőségéről, valamint az eljárási költségekről;
• A feleknek lehetőséget kell biztosítani az észrevételek megtételére;
• A javasolt titkároknak önéletrajzot és pártatlansági nyilatkozatot kell benyújtaniuk;
• A feladatok átruházhatók, kivéve azokat, amelyek valóban a bíróság számára vannak fenntartva (pl. döntéshozatali hatáskörök).

A választottbírósági titkárok szerepére vonatkozó szabályokat, iránymutatásokat vagy feljegyzéseket bevezető választottbírósági intézmények növekvő száma jelzi a kinevezésük által kínált előnyök iránti növekvő érdeklődést. Ez azt is tükrözi, hogy a választottbíróság tagjainak kizárólagos döntéshozatali képességeinek megőrzése érdekében további bizonyosságot kell nyújtani a titkárok pontos felelősségi körét illetően.

A titkár megbízásának előnyei és hátrányai

A titkárok kinevezését az utóbbi években mind a tudósok, mind a választottbírósági közösség fokozottan vizsgálta. Általában attól tartanak, "hogy a törvényszékek megengedhetik, hogy a jogi asszisztensek adminisztratív szerepe felügyelet nélkül maradjon, vagy, ami még rosszabb, átváltozzon egy delegált döntéshozó, egy negyedik választottbíró szerepévé"^[20].

A szélesebb körű titkári felelősség mellett érvelő ügyvédek azt állítják, hogy a titkári kinevezés racionalizálhatja a választottbírósági eljárásokat, miközben lehetővé teszi a bíróságok számára, hogy az ügy érdemének koncentrált értékelésével gyorsan hozzák meg a döntéseket.^[21] Ezzel szemben attól tartanak, hogy a titkárok alkalmazása sértheti a választottbírák intuiti personae kiválasztását, és így alááshatja a bíróság általi delegálás legitimitását.^[22] Továbbá fennállhat annak a veszélye, hogy az esetlegesen összeállított ítélettervezetek vagy végzett kutatások a titkár nézőpontját hordozhatják, és így indokolatlanul befolyásolhatják a választottbírák értékelését.^[23] A bíróság és a titkár közötti gyakori információcserét olyan tényezőként is azonosították, amely hátrányosan befolyásolhatja az eljárás gyorsaságát és költségeit. A díjazásra vonatkozó, világosan meghatározott normák, valamint az összeférhetetlenség fogalmának hiánya szintén problémásnak tűnhet.

A választottbíró és a fél közötti kapcsolat

Bár a felek autonómiájának elve képezi a választottbíráskodás mint vitarendezési módszer gyökerét, a titkár kinevezése továbbra is meghatározó kérdés. Az elhangzott kritikák gyakran az "eljárási kétértelműség [és] az átláthatóság vélt hiánya [...] a nemzetközi választottbíráskodás legitimitásának aláásásával fenyeget[nek]"^[24 ] és a választottbíró megbízatásának felforgatásával kapcsolatosak.

A következőkben egyrészt a felek diszkrecionális jogával kapcsolatos aggályokat értékeljük a választottbírák kiválasztása során, másrészt pedig a beléjük vetett bizalom és a választottbírói pártatlanság fogalma közötti feszültséget, különösen a titkárok kinevezése tekintetében.

A választottbíró kiválasztása

A választottbíró megválasztásának szabadsága a nemzetközi választottbíráskodás egyik alapvető jellemzője, és a jogalkotók és az állami bíróságok egyaránt védelmet élvez^[25].[26] Ez egy olyan szerződéses kapcsolaton alapul, amely "kölcsönös jogokat és kötelezettségeket keletkeztet mind a választottbíró(k), mind a felek részéről"^[26 ] Egyes felek úgy tekinthetik, hogy választottbírósági eljárásuk sikere alapvetően az elfogadható választottbíróság kinevezésétől függ. A szakmai hírnév és a felek tapasztalatai így a kiválasztási folyamat mozgatórugói. A befektetett idő és erőfeszítés mellett a személyes választás az, amelyből a felek és a választottbíró közötti bizalmi kapcsolat kialakul. Ez azt jelenti, hogy a választottbíróktól elvárják, hogy személyesen lássák el feladataikat, Így vitathatatlanul tiltja a "választottbíró szerződéses megbízatásának átruházását"^[27].

A választottbíró személyes megbízatása

Szolgáltatóként a választottbírák "kvázi bírói funkciót látnak el az alkalmazandó választottbírósági törvényben^[28] (lex arbitri)" előírtak szerint, amely bírói hatáskörrel ruházza fel őket, ugyanakkor szerepüket a felek által meghatározott szerződéses feltételek határozzák meg (receptum arbitri). Ezért a választottbíró megbízatásának van egy igazságszolgáltatási és egy szerződéses dimenziója^[29] is.

A döntőbíró kiválasztásának kiemelkedően személyes lényege és az a képesség, hogy legalábbis bizonyos mértékig előre láthatjuk, hogy az ilyen kiválasztás mivel jár, nemcsak a döntőbíró végső értékelésére terjed ki, "hanem az e döntéshez vezető választottbírósági eljárás lefolytatására is."^[30 ] A feladatok átruházása vitathatóan megkerülné a felek elvárásait, mivel "a [felek] által kapott termék konkrét formáját, azaz a választottbírósági ítéletet döntően befolyásolja az annak meghozatalához vezető eljárás."^{[31] A választottbírónak} a választottbírósági ítéletet a választottbírósági eljárás ^során kell meghoznia.

Szerződéses szempontból a kijelölés az, amely a felelősségnek a féltől a választottbíróra való átruházását mozgásba hozza. A delegatus non potest delegare jogi maximája szerint, amely a legtöbb jogrendszer szerződési jogába beépült, a más javára átruházott feladatokat nem lehet átruházni, kivéve, ha erre kifejezetten felhatalmazzák^[32], mivel "az elvnek nincs módja annak megállapítására, hogy a harmadik személy alkalmas-e a szerződéses megbízás teljesítésére".^[33] Ha nem biztosítjuk, hogy a titkárok részvételét ez az elv vezérelje, vagy ha azt javasoljuk, hogy ez az elv csak a választottbíró érdemi döntésével kapcsolatban legyen alkalmazható, akkor nem ismerjük el azokat a bonyolult, többrétegű okokat, amelyek a felek által a választottbíró kiválasztása során egyáltalán alapul szolgálnak.

Az eddig felvetett aggályokat szem előtt tartva az alábbiakban három gyakori kritikára összpontosítunk, és megpróbálunk javaslatokat tenni arra, hogy a titkári kinevezés egy sajátos típusa - a "technikai titkár" - hogyan tudná ezeket kezelni.

A technikai titkárok mellett érvelés - Ausztria

A fentiek ellenére a magasan képzett, szakképzett titkárok alkalmazása lehetővé teszi, hogy a technikailag összetett választottbírósági eljárások kezdetén szakterület-specifikus segítséget nyújtsanak. Például egy technikai titkár szerepe lehet (a) az elméleti részletek magyarázata, (b) a szakértői vélemények eltéréseinek azonosítása vagy (c) a választottbíróknak a benyújtott anyagok bizonyító erejével kapcsolatos tanácsadás.^[34] Ily módon a szakértői jelentések lerövidíthetők és a választottbírósági eljárások jelentősen racionalizálhatók anélkül, hogy a bíróság elszámoltathatósága és a döntéshozatali eljárás titkossága sérülne.

A bíróság hatásköre

Az osztrák polgári perrendtartás szerint a választottbíróságok - a felek eltérő megállapodásának hiányában - jogosultak szakértőket kijelölni és jelentések benyújtását kérni^[35], és e célból elrendelhetik azt is, hogy a felek biztosítsanak a szakértőknek hozzáférést minden olyan dokumentumhoz vagy tárgyhoz, amely az említett jelentés összeállítása szempontjából lényeges lehet.[^36] Bár a titkár kijelölése vitathatóan "túlmutathat a szakértői jelentések benyújtására történő kijelölésen",^[37] a bíróság hatáskörét az osztrák bírák megfelelő hatásköréhez viszonyítva kell vizsgálni.^[38] Kifejezett ellenkező értelmű rendelkezések hiányában a bíróságok számára lehetővé kell tenni, hogy éljenek ugyanazokkal a "konzultációs" jogokkal, amelyek a hazai bírósági eljárásokban is rendelkezésre állnának.^[39] A bíróságok számára lehetővé kell tenni, hogy éljenek a hazai bírósági eljárásokban is rendelkezésre álló "konzultációs" jogokkal.

Az ügy előadásának lehetősége

A felek többször támadták már a titkári kinevezéseket azzal az állítással, hogy a meghallgatáshoz való jogukat sérti, ha nem tudják mérlegelni vagy kommentálni a titkár által adott tanácsot.^[40] A hazai bírósági rendszerek nem ritkán igénybe veszik a jogi asszisztensek szakértelmét, hogy növeljék a bíróság szakértelmét és technikai megértését, miközben elkerülhetőek a szakértői jelentések készítésével egyébként járó túlzott költségek.^[41] A fél meghallgatáshoz való jogát nem sérti a titkár tanácsának kikérése. Szerepük inkább megkönnyítheti a törvényszék feladatát az érdemi kérdések meghatározásában, miközben védi a díj integritását is azáltal, hogy azt a felek beadványaival és a bemutatott bizonyítékokkal összevetve felülvizsgálja, és így felhívja a figyelmet olyan részletekre, amelyeket egyébként esetleg figyelmen kívül hagyott volna.

Hatékonysági megfontolások

Mivel a titkárok alkalmazása nem feltétlenül tartja vissza a feleket attól, hogy saját szakértőiket válasszák, további költségek merülhetnek fel. Ezenkívül a keresési és kinevezési eljárás az eljárás lassulásához vezethet. A titkár segítségének igénybevétele lehetővé teheti az adminisztratív feladatokra fordított idő minimalizálását és a felek által kijelölt szakértők közötti esetleges csatározások^[42] csökkentését vagy akár elkerülését. A gyorsabb odaítélés hasonlóképpen hozzájárulna az általános eljárási hatékonysághoz és optimalizálná azt.

Javaslatok

A titkárokat megfelelően megillető feladatokkal és felelősségekkel kapcsolatos bizonytalanság fényében kísérletet tettek arra, hogy széles körben elfogadható keretet hozzanak létre a titkárok szerepére vonatkozóan, különösen a választottbírósági ítéletekkel kapcsolatban^[43].

Annak érdekében, hogy a titkárok nemzetközi választottbíráskodásban való részvétele fenntartható legyen anélkül, hogy sérülne az ezen eljárásokat meghatározó integritás és elvek, a választottbírósági eljárásokat a felek autonómiájának elsőbbsége kell, hogy vezérelje. A preferenciáik és/vagy elvárásaik figyelembevétele a kinevezési döntések meghozatala előtt magában foglalja azt is, hogy a feleket alapvető információkkal kell ellátni a titkár személyéről és szerepéről. Mivel a választottbírósági tanácskozásokat bizalmasan kell kezelni, kulcsfontosságú, hogy a felek már az eljárás kezdetén, a titkár kinevezése vagy a végleges ítélet meghozatala előtt megbízhassanak a választottbíró szakszerűségében és átláthatóságában.

Megjegyzés:

A titkárok szerepe, bár gyakran hasonlítják a bírósági asszisztensekéhez, alapvetően különbözik az utóbbiakétól. Megkülönböztetni őket az az alap, amelyen segítségük nyugszik; nevezetesen a nemzetközi választottbíráskodásban rendelkezésre álló rugalmas eljárások, amelyek "a felek egyedi megállapodásaihoz és igényeihez igazodnak."^[44] Ez a cikk azt igyekezett bemutatni, hogy a titkárok segítsége végső soron nem sérti a választottbíró megbízatását, hanem inkább azt, hogy a titkárok alkalmazását a felek nagyobb fokú autonómiájának kell megalapoznia. Elengedhetetlen tehát, hogy a kinevezési eljárás az átláthatóságon és a felek beleegyezésén, valamint a választottbírák feddhetetlenségébe vetett bizalmon alapuljon.