Pogodzenie roli sekretarzy trybunałów w arbitrażu międzynarodowym

Biorąc pod uwagę faktyczną i techniczną złożoność współczesnych międzynarodowych postępowań arbitrażowych, proceduralna organizacja rozpraw jest zarówno wymagającym, jak i bardzo czasochłonnym procesem^[1].

Dążąc do ułatwienia prowadzenia postępowań arbitrażowych, trybunały coraz częściej korzystają z pomocy "trybunałowych" lub "administracyjnych" sekretarzy ("Sekretarzy"). Chociaż poleganie na wsparciu sekretarzy nie jest nowością, ich zaangażowanie w arbitraż wywołało znaczną debatę na temat możliwości nadużyć. Biorąc pod uwagę niejasności związane z zakresem obowiązków, które mogą być przejmowane i delegowane na sekretarzy, ich rola została uznana za "szarą strefę". Kluczowe znaczenie dla tych obaw ma fakt, że "arbitrzy są wybierani intuitu personae ze względu na ich wiedzę fachową dotyczącą danej sprawy"^[2] , podczas gdy sekretarze mogą nie być.

W świetle ciągłych wysiłków instytucji arbitrażowych zmierzających do kodyfikacji najlepszych praktyk i niedawnych zmian w istniejących wytycznych, niniejszy artykuł ma na celu zidentyfikowanie kluczowych wyzwań związanych z powoływaniem sekretarzy i podejść, które można przyjąć w celu ich złagodzenia. Posługując się przykładem Austrii, niniejszy artykuł dowodzi, że wykwalifikowani sekretarze mogą przynieść trybunałom znaczące korzyści. Uznając przeszkody, jakie mogą wiązać się z powołaniem sekretarza, poniżej przedstawiono sugestie dotyczące pokonywania takich przeszkód.

W pierwszej kolejności artykuł przedstawia kontekst debat dotyczących roli sekretarzy i zarzutów dotyczących potencjalnych nadużyć. Przedstawione zostaną również aktualne wytyczne regulujące korzystanie z sekretarzy. Badanie zakończy się propozycjami sposobów, w jakie można wykorzystać pomoc sekretariatu w sposób zarówno odpowiedzialny, jak i zgodny z mandatem arbitra.

Rola

Sekretarze są aktywnymi uczestnikami postępowania arbitrażowego, którzy, choć nie wchodzą w skład trybunału, pomagają mu w trakcie postępowania w wykonywaniu zadań administracyjnych^[3]. Sekretarze zazwyczaj posiadają wykształcenie prawnicze i mogą być młodszymi prawnikami lub, jak ma to miejsce w arbitrażach inwestor-państwo, mogą być członkami sekretariatu instytucji administrującej^[4].

Powołanie na stanowisko sekretarza nie podlega zazwyczaj ograniczeniom czasowym. "Identyfikacja, kwalifikacje, doświadczenie i misja"^[5] kandydata na sekretarza są zazwyczaj ujawniane przez trybunał w celu uzyskania zgody strony. Ma to szczególne znaczenie, ponieważ pozwala każdej ze stron na zgłoszenie zastrzeżeń do takiej nominacji na sekretarza.

Obowiązki sekretarzy zasadniczo dotyczą oferowania pomocy administracyjnej trybunałom poprzez zapewnianie wsparcia logistycznego i podejmowanie funkcji zarządzania sprawami proceduralnymi.^[6] Na wyraźne polecenie trybunału inne obowiązki mogą obejmować "sporządzanie części orzeczenia, organizowanie spotkań proceduralnych i przesłuchań dowodowych [lub] uczestniczenie w obradach trybunału."^[7] W ramach dobrego postępowania i jeśli nie jest to wymagane przez zasady instytucjonalne, sekretarz zazwyczaj składa oświadczenie o bezstronności i niezależności przed ich powołaniem. Użyte sformułowanie będzie zwykle takie samo, jak to użyte przed powołaniem członków trybunału, zapewniając w ten sposób, że zarówno trybunał, jak i każdy powołany sekretarz podlegają tym samym standardom.

Tradycje prawa cywilnego i zwyczajowego oraz wytyczne międzynarodowych instytucji arbitrażowych

Z biegiem lat, przepisy krajowe niektórych jurysdykcji, takich jak Szwajcaria^[8], wprowadziły przepisy dotyczące powoływania sekretarzy, z zastrzeżeniem uprzedniej zgody strony^[9]. W Austrii rola sekretarzy została porównana do roli urzędników sądowych, którym sędziowie sądów państwowych "rutynowo powierzali sporządzenie pierwszego projektu wyroku"^[10]. Różni komentatorzy sprzeciwiają się jednak ponoszeniu takiej odpowiedzialności przez sekretarzy^[11].

Dążąc do zharmonizowania tych rozbieżnych podejść, UNCITRAL wprowadził w 1996 r. niewiążące uwagi dotyczące organizacji postępowań arbitrażowych. Dostarczyły one praktykom wskazówek dotyczących kwestii proceduralnych związanych z sekretarzami^[12], w tym zakresu zadań i funkcji, które mogą być wykonywane. Zakres obowiązków sekretarza mógł obejmować wsparcie organizacyjne lub wykonywanie zadań merytorycznych, takich jak badania prawne, z wyłączeniem jednak udziału w procesie decyzyjnym trybunałów arbitrażowych. Kolejna kluczowa próba kodyfikacji została podjęta przez Międzynarodową Izbę Handlową ("ICC") w 1995 r.^[13] Została ona rozwinięta w nocie z 2017 r.^[14], która zawierała jaśniejsze zalecenia dotyczące kwestii powoływania i wynagradzania oraz ograniczania zakresu obowiązków sekretarzy.^[15] Kilka międzynarodowych instytucji arbitrażowych wydało lub niedawno zaktualizowało swoje niewiążące pisemne wytyczne w tej kwestii:

Londyński Sąd Arbitrażu Międzynarodowego

• Postanowienia dotyczące roli (pkt 8.1), proponowanego wykorzystania (pkt 8.2), zatwierdzenia (pkt 8.3), a także usunięcia lub zastąpienia (pkt 8.4) Sekretarzy zostały przedstawione w Uwagach LCIA dla Arbitrów z 2017 r.^[16] i zostały w dużej mierze włączone do pkt 14A Regulaminu DIFC-LCIA 2021;^[17]
• Regulamin ten
  • Wyraźnie zakazują delegowania uprawnień decyzyjnych trybunału (art. 14.8);
  • Wymagają zgody stron w kwestiach związanych z powoływaniem, przydzielaniem zadań i naliczaniem stawek godzinowych (art. 14.10);
  • ustalenie, że sekretarze mają stały obowiązek ujawniania konfliktów interesów (art. 14.9, 14.14); oraz
  • Stanowią, że zgoda stron jest uznawana za udzieloną, jeżeli strony nie zgłosiły zastrzeżeń w rozsądnym terminie (art. 14.12).

ICC

• Sekcja XX Noty ICC dla Stron i Zespołów Orzekających w sprawie Prowadzenia Arbitrażu z 2021 r.^[18] zawiera wytyczne dotyczące powoływania, obowiązków i wynagrodzenia Sekretarzy;
• Niewyczerpująca lista zadań organizacyjnych i administracyjnych, które mogą być wykonywane przez Sekretarzy, obejmuje między innymi "przeglądanie projektów postanowień proceduralnych, jak również merytorycznych części orzeczenia", "korektę i sprawdzanie cytatów, dat i odesłań w postanowieniach proceduralnych i orzeczeniach" (pkt 224);
• Trybunałom nie wolno delegować żadnych obowiązków decyzyjnych ani podstawowych obowiązków arbitra (par. 223).

Międzynarodowe Centrum Arbitrażowe w Wiedniu

• Sekcja I.6 Wytycznych VIAC dla Arbitrów^[19] wymaga, aby trybunały arbitrażowe informowały strony o zamiarze powołania sekretarza, podawały jego imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, a także koszty postępowania;
• Strony muszą mieć możliwość przedstawienia swoich uwag;
• Proponowani sekretarze są zobowiązani do przedłożenia CV i deklaracji bezstronności;
• Zadania mogą być przenoszone, z wyjątkiem tych rzeczywiście zastrzeżonych dla trybunału (tj. uprawnień decyzyjnych).

Rosnąca liczba instytucji arbitrażowych, które wdrożyły zasady, wytyczne lub noty dotyczące roli sekretarzy arbitrażowych, wskazuje na rosnące zainteresowanie korzyściami, jakie oferuje ich powołanie. Odzwierciedla to również postrzeganą potrzebę zapewnienia dalszej pewności co do ich dokładnych obowiązków w celu zapewnienia, że członkowie trybunału zachowają wyłączne możliwości podejmowania decyzji.

Zalety i wady zatrudnienia sekretarza

Powoływanie sekretarzy było w ostatnich latach przedmiotem wzmożonej kontroli zarówno ze strony naukowców, jak i społeczności arbitrażowej. Powszechnie obawia się, że "trybunały mogą pozwolić, aby rola administracyjna asystentów prawnych stała się nienadzorowana lub, co gorsza, przekształciła się w rolę delegowanego decydenta, czwartego arbitra"^[20].

Adwokaci opowiadający się za szerszą odpowiedzialnością sekretarzy twierdzą, że powołanie sekretarza może usprawnić postępowanie arbitrażowe, jednocześnie umożliwiając trybunałom szybkie wydawanie orzeczeń poprzez skoncentrowaną ocenę meritum sprawy^[21]. Z drugiej strony, istnieje obawa, że korzystanie z usług sekretarzy może naruszać intuiti personae wyboru arbitrów, a tym samym podważać zasadność jakiejkolwiek delegacji przez trybunał^[ 22^].[Co więcej, może istnieć ryzyko, że wszelkie projekty orzeczeń lub przeprowadzone badania mogą zawierać perspektywę sekretarza, a tym samym nadmiernie wpływać na ocenę arbitrów^[23]. Częsta wymiana zdań między trybunałem a sekretarzem została również zidentyfikowana jako czynnik, który może negatywnie wpłynąć na szybkość i koszt postępowania. Brak jasno określonych standardów dotyczących wynagrodzenia, jak również tego, co stanowi konflikt interesów, również może być postrzegany jako problematyczny.

Relacja arbiter-strona

Podczas gdy zasada autonomii stron stanowi podstawę arbitrażu jako metody rozwiązywania sporów, powołanie sekretarza pozostaje decydującą kwestią. Wyrażana krytyka jest często skierowana na "dwuznaczność proceduralną [i] postrzegany brak przejrzystości [...] grożący podważeniem legitymacji arbitrażu międzynarodowego"^[24] i podważający mandat arbitra.

Poniżej przedstawione zostaną obawy związane, po pierwsze, z dyskrecjonalnym prawem stron do wyboru arbitrów, a po drugie, z napięciem pomiędzy pokładanym w nich zaufaniem a koncepcją bezstronności arbitra, w szczególności w odniesieniu do nominacji sekretarzy.

Wybór arbitra

Swoboda wyboru arbitra jest kardynalną cechą międzynarodowego arbitrażu i cieszy się ochroną zarówno ze strony ustawodawców, jak i sądów państwowych^[25]. Opiera się ona na stosunku umownym, który "rodzi wzajemne prawa i obowiązki zarówno po stronie arbitra (arbitrów), jak i stron"^[26]. Niektóre strony mogą postrzegać sukces swojego arbitrażu jako zasadniczo zależny od powołania akceptowalnego trybunału. Reputacja zawodowa i doświadczenia stron stanowią siłę napędową procesu selekcji. Oprócz zainwestowanego czasu i wysiłku, jest to osobisty wybór, na podstawie którego powstaje relacja zaufania między stronami a arbitrem. Oznacza to, że od arbitrów oczekuje się osobistego wywiązywania się ze swoich obowiązków, tym samym prawdopodobnie zakazując "delegowania umownego mandatu arbitra"^[27].

Osobisty mandat arbitra

Jako usługodawcy, arbitrzy pełnią ""quasi-sądową" funkcję przewidzianą w obowiązującym prawie arbitrażowym^[28] (lex arbitri)", która nadaje im uprawnienia orzecznicze, a jednocześnie powoduje, że ich rola jest określona przez warunki umowne ustalone przez strony (receptum arbitri). Mandat arbitra ma zatem wymiar zarówno sądowy, jak i umowny^[29].

Wybitnie osobisty charakter wyboru arbitra i możliwość przewidzenia, przynajmniej w pewnym stopniu, co taki wybór za sobą pociąga, rozciąga się nie tylko na ostateczną ocenę arbitra, "ale także na przebieg postępowania arbitrażowego prowadzącego do wydania tej decyzji"^[30]. Delegacja obowiązków stanowiłaby prawdopodobnie obejście oczekiwań stron, ponieważ "na konkretną formę produktu, który otrzymują [strony], tj. orzeczenia arbitrażowego, decydujący wpływ ma procedura prowadząca do jego wydania"^[31].

Z punktu widzenia umowy, to właśnie powołanie arbitra powoduje przeniesienie odpowiedzialności ze strony na arbitra. Zgodnie z maksymą prawną delegatus non potest delegare, która została włączona do prawa umów większości jurysdykcji, obowiązki powierzone na rzecz innej osoby nie mogą być delegowane, chyba że zostanie to wyraźnie dozwolone.^[32] Wynika to z faktu, że "zasada ta nie ma możliwości ustalenia, czy osoba trzecia jest odpowiednia do wykonania mandatu umownego"^[ 33^].[Brak zapewnienia, że udział sekretarzy kieruje się tą zasadą lub proponowanie, aby znalazła ona zastosowanie jedynie w odniesieniu do merytorycznej decyzji arbitra, nie pozwala na uznanie skomplikowanych, wielowarstwowych powodów, które w pierwszej kolejności informują strony o wyborze arbitra.

Mając na uwadze podniesione do tej pory obawy, poniżej skupiono się na trzech dominujących zarzutach i starano się zasugerować sposoby, w jakie szczególny rodzaj powołania sekretarskiego - "sekretarza technicznego" - mógłby się do nich odnieść.

Argumenty przemawiające za sekretarzami technicznymi - Austria

Niezależnie od powyższego, korzystanie z wysoko wykwalifikowanych, wyspecjalizowanych sekretarzy pozwala na oferowanie pomocy merytorycznej na początku skomplikowanego technicznie postępowania arbitrażowego. Przykładowo, rola sekretarza technicznego może obejmować (a) wyjaśnianie szczegółów teoretycznych, (b) identyfikowanie rozbieżności w opiniach biegłych lub (c) doradzanie arbitrom w zakresie rozstrzygalności przedłożonego materiału^[34]. W związku z tym raporty biegłych mogą zostać skrócone, a postępowanie arbitrażowe znacznie usprawnione bez uszczerbku dla odpowiedzialności trybunału i poufności jego procesu decyzyjnego.

Kompetencje trybunału

Zgodnie z austriackim kodeksem postępowania cywilnego, trybunały arbitrażowe są uprawnione, o ile strony nie uzgodniły inaczej, do powoływania biegłych i żądania składania raportów^[35]. W tym celu mogą również nakazać stronom udzielenie biegłym dostępu do wszelkich dokumentów lub przedmiotów, które mogą być istotne dla sporządzenia raportu^[ 36^].[Podczas gdy powołanie sekretarza może wykraczać "poza powołanie biegłych w celu przedłożenia raportów"^[37], kompetencje trybunału muszą być postrzegane w odniesieniu do odpowiednich kompetencji sędziów austriackich^[38]. W przypadku braku wyraźnych przepisów stanowiących inaczej, trybunały powinny mieć możliwość korzystania z tych samych praw "konsultacyjnych", które byłyby dostępne w postępowaniu przed sądem krajowym^[39].

Możliwość przedstawienia sprawy

Strony wielokrotnie kwestionowały nominacje sekretarzy, twierdząc, że ich niezdolność do rozważenia lub skomentowania porady udzielonej przez sekretarza narusza ich prawo do bycia wysłuchanym^[40]. Nierzadko zdarza się, że krajowe systemy sądowe korzystają z wiedzy asystentów prawnych w celu zwiększenia biegłości i zrozumienia technicznego trybunału, unikając jednocześnie nadmiernych kosztów związanych z przygotowaniem ekspertyz^[41]. Prawo strony do bycia wysłuchanym nie jest naruszane przez zasięganie porady sekretarza. Ich rola może raczej ułatwić trybunałowi zadanie ustalenia kwestii merytorycznych, jednocześnie chroniąc integralność orzeczenia poprzez przeglądanie go pod kątem wniosków stron i przedstawionych dowodów, zwracając w ten sposób uwagę na szczegóły, które w przeciwnym razie mogłyby zostać nadzorowane.

Względy efektywności

Ponieważ korzystanie z usług sekretarzy może nie zniechęcać stron do wyboru własnych ekspertów, mogą pojawić się dodatkowe koszty. Co więcej, proces poszukiwania i powoływania biegłych może prowadzić do spowolnienia postępowania. Skorzystanie z pomocy sekretarza może pozwolić na zminimalizowanie czasu poświęcanego na czynności administracyjne i ograniczenie lub nawet uniknięcie potencjalnych konfliktów między ekspertami wyznaczonymi przez strony^[42]. Szybsze wydanie orzeczenia przyczyniłoby się również do optymalizacji ogólnej skuteczności postępowania.

Propozycje

W świetle niepewności co do obowiązków i odpowiedzialności, które mogą być odpowiednio powierzone sekretarzom, podjęto próby ustanowienia powszechnie akceptowalnych ram ich roli, w szczególności w odniesieniu do orzeczeń arbitrażowych^[43].

W celu zapewnienia, że zaangażowanie sekretarzy w międzynarodowy arbitraż może być utrzymane bez naruszania integralności i zasad, które definiują te procedury, arbitraże muszą kierować się prymatem autonomii stron. Uwzględnienie ich preferencji i/lub oczekiwań przed podjęciem decyzji o powołaniu sekretarza obejmuje również zapewnienie stronom istotnych informacji na temat tożsamości i roli sekretarza. Ponieważ obrady arbitrażowe powinny być utrzymywane w poufności, kluczowe jest, aby strony mogły zaufać profesjonalizmowi i przejrzystości arbitra na samym początku postępowania, przed nominacją sekretarza lub wydaniem ostatecznego orzeczenia.

Komentarz

Rola sekretarzy, choć często porównywana do roli asystentów sędziów, różni się od niej zasadniczo. Wyróżnia ich fundament, na którym opiera się ich pomoc, a mianowicie elastyczne procedury dostępne w arbitrażu międzynarodowym, "dostosowane do konkretnych umów i potrzeb stron"^[44]. Niniejszy artykuł miał na celu wykazanie, że pomoc sekretarzy nie narusza ostatecznie mandatu arbitra, ale raczej, że jej wykorzystanie musi być oparte na większym stopniu autonomii stron. Niezbędne jest zatem, aby proces powoływania opierał się na przejrzystości i zgodzie stron, a także zaufaniu do uczciwości arbitrów.