Uskladitev vloge sekretarjev sodišča v mednarodni arbitraži

Zaradi dejanske in tehnične zapletenosti sodobnih mednarodnih arbitraž je procesna organizacija obravnav zahtevna in zelo dolgotrajna.^[1]

Da bi olajšali vodenje arbitražnih postopkov, se sodišča vse pogosteje zatekajo k pomoči "tribunalnih" ali "upravnih" tajnikov ("tajniki"). Čeprav pomoč sekretarjev ni novost, je njihovo vključevanje v arbitraže sprožilo veliko razprav o možnostih zlorabe. Zaradi nejasnosti glede obsega odgovornosti, ki jih lahko prevzamejo sekretarji in se nanje prenesejo, se njihova vloga šteje za "sivo območje". Osrednji razlog za te pomisleke je dejstvo, da so "arbitri izbrani intuitu personae zaradi svojega strokovnega znanja v zvezi z zadevnim primerom",^[2] medtem ko sekretarji to niso.

Glede na nenehna prizadevanja arbitražnih institucij za kodifikacijo najboljših praks in nedavne revizije obstoječih smernic je namen tega članka opredeliti ključne izzive, ki jih prinaša imenovanje sekretarjev, in pristope, ki jih je mogoče sprejeti za njihovo ublažitev. Na primeru Avstrije ta članek trdi, da lahko usposobljeni strokovni sekretarji arbitražnim sodiščem prinesejo veliko koristi. Ob priznavanju ovir, ki jih lahko povzroči imenovanje sekretarja, so v nadaljevanju podani predlogi za premagovanje teh ovir.

Članek najprej pojasnjuje razprave o vlogi sekretarjev in obtožbe o morebitnih zlorabah. Predstavljene bodo tudi sedanje smernice, ki urejajo uporabo sekretarjev. Študija se bo zaključila s predlogi, kako je mogoče pomoč tajnikov uporabljati odgovorno in v skladu z arbitrovimi pooblastili.

Vloga

Tajniki so aktivni udeleženci arbitraže, ki sicer niso del sodišča, vendar mu med postopkom pomagajo z administrativnimi nalogami^[3]. Tajniki imajo običajno pravno izobrazbo in so lahko nižji pravniki ali pa so, kot v primeru arbitraže med vlagateljem in državo, člani sekretariata upravne institucije^[4].

Za imenovanje sekretarjev običajno ne veljajo časovne omejitve. Sodišče običajno razkrije "identifikacijo, kvalifikacije, strokovno znanje in naloge"^[5] kandidata za sekretarja, da bi pridobilo soglasje stranke. To je še posebej pomembno, saj vsaki stranki omogoča, da poda ugovore zoper takšno imenovanje sekretarja.

Obveznosti sekretarjev so na splošno povezane z nudenjem upravne pomoči sodiščem z zagotavljanjem logistične podpore in izvajanjem funkcij procesnega vodenja zadeve^[6]. Po izrecnem navodilu sodišča lahko druge naloge vključujejo "pripravo delov razsodbe, organizacijo procesnih sestankov in dokaznih obravnav [ali] udeležbo na posvetovanjih sodišča"^[7] V okviru dobrega ravnanja in če institucionalna pravila tega ne zahtevajo, sekretar pred svojim imenovanjem običajno predloži izjavo o nepristranskosti in neodvisnosti. Uporabljeno besedilo je običajno enako besedilu, ki se uporabi pred imenovanjem članov sodišča, s čimer se zagotovi, da tako za sodišče kot za imenovanega sekretarja veljajo enaki standardi.

Tradicije civilnega in običajnega prava ter smernice mednarodnih arbitražnih institucij

V preteklih letih so nacionalne zakonodaje nekaterih jurisdikcij, kot je Švica,^[8] uvedle določbe o imenovanju sekretarjev po predhodni odobritvi stranke^[9]. V Avstriji so vlogo sekretarjev primerjali z vlogo sodnih uradnikov, na katere so sodniki državnega sodišča "rutinsko prenesli pripravo prvega osnutka sodbe"^[10], vendar so različni komentatorji nasprotovali temu, da bi sekretarji opravljali tako odgovornost^[11].

UNCITRAL je v prizadevanju za uskladitev teh različnih pristopov leta 1996 predstavil nezavezujoče opombe o organizaciji arbitražnega postopka. V njih so bile praktikom na voljo smernice o postopkovnih vprašanjih, ki se nanašajo na sekretarje,^[12] vključno z obsegom nalog in funkcij, ki jih lahko opravljajo. Odgovornosti bi se lahko razširile na nudenje organizacijske podpore ali izvajanje vsebinskih nalog, kot so pravne raziskave, pri čemer pa je izključeno sodelovanje v postopku odločanja arbitražnih sodišč. Naslednji ključni poskus kodifikacije je leta 1995 opravila Mednarodna trgovinska zbornica (v nadaljnjem besedilu: ICC),^[13] ki ga je nadalje razvila v opombi iz leta 2017,^[14] ki je ponudila jasnejša priporočila glede vprašanj imenovanja in nagrajevanja ter omejitve obsega nalog, ki jih morajo opravljati sekretarji.^[15] Več mednarodnih arbitražnih institucij je izdalo ali nedavno posodobilo svoje nezavezujoče pisne smernice glede tega vprašanja:

Londonsko sodišče za mednarodno arbitražo

• Določbe o vlogi (oddelek 8.1), predlagani uporabi (oddelek 8.2), odobritvi (oddelek 8.3) ter odstavitvi ali zamenjavi (oddelek 8.4) tajnikov so bile opisane v Opombah LCIA za arbitre iz leta 2017^[16] in so bile večinoma vključene v oddelek 14A pravil DIFC-LCIA 2021;^[17]
• Ta pravila:
  • izrecno prepovedujejo prenos pooblastil za odločanje sodišča (člen 14.8);
  • zahtevajo odobritev strank glede vprašanj, povezanih z imenovanjem, dodeljevanjem nalog in zaračunanimi urnimi postavkami (člen 14.10);
  • določajo, da imajo sekretarji stalno dolžnost razkriti nasprotje interesov (člena 14.9 in 14.14); in
  • določajo, da se šteje, da je bila odobritev strank dana, če stranke v razumnem roku ne vložijo nobenega ugovora (člen 14.12).

ICC

• V oddelku XX iz opombe ICC iz leta 2021 strankam in arbitražnim sodiščem o vodenju arbitraže^[18] so določena navodila glede imenovanja, dolžnosti in plačila sekretarjev;
• neizčrpen seznam organizacijskih in upravnih nalog, ki jih lahko opravljajo sekretarji, med drugim vključuje "pregledovanje osnutkov procesnih sklepov in dejanskih delov razsodbe", "lektoriranje in preverjanje navedb, datumov in sklicev v procesnih sklepih in razsodbah" (224. odstavek);
• sodišča ne smejo prenesti nobenih nalog odločanja ali bistvenih nalog arbitra (223. odstavek).

Mednarodni arbitražni center na Dunaju

• Oddelek I.6 Smernic VIAC za arbitre^[19] od razsodišč zahteva, da stranke obvestijo o nameri imenovanja sekretarja, imenu in kontaktnih podatkih kandidata ter stroških postopka;
• strankam je treba ponuditi možnost, da predložijo pripombe;
• predlagani sekretarji morajo predložiti življenjepis in izjavo o nepristranskosti;
• naloge se lahko prenesejo, razen tistih, ki so resnično pridržane sodišču (tj. pristojnosti odločanja).

Vedno večje število arbitražnih institucij, ki so uvedle pravila, smernice ali opombe o vlogi arbitražnih sekretarjev, kaže na vse večje zanimanje za prednosti, ki jih ponuja njihovo imenovanje. Odraža tudi zaznano potrebo po zagotovitvi večje gotovosti glede njihovih natančnih odgovornosti, da se zagotovi, da člani sodišča ohranijo izključno pristojnost odločanja.

Prednosti in slabosti zaposlitve sekretarja

Imenovanje sekretarjev je bilo v zadnjih letih izpostavljeno večjemu nadzoru tako s strani znanstvenikov kot tudi arbitražne skupnosti. Običajno se bojijo, "da lahko sodišča dovolijo, da upravna vloga pravnih pomočnikov postane nenadzorovana ali, še huje, da se spremeni v vlogo pooblaščenega odločevalca, četrtega arbitra"^[20].

Zagovorniki, ki zagovarjajo širšo odgovornost sekretarjev, trdijo, da lahko imenovanje sekretarjev racionalizira arbitražne postopke, hkrati pa tribunalom omogoča hitro izdajo odločb z osredotočeno oceno vsebine zadeve.^[21] Nasprotno pa obstaja bojazen, da bi uporaba sekretarjev lahko posegla v intuiti personae izbire arbitrov in tako spodkopala legitimnost vsakega prenosa pristojnosti s strani tribunala.^[22] Poleg tega obstaja nevarnost, da bi lahko osnutki arbitražne odločbe ali opravljene raziskave vsebovali stališče sekretarja in tako neupravičeno vplivali na oceno arbitrov.^[23] Pogoste izmenjave med sodiščem in sekretarjem so bile prav tako opredeljene kot dejavnik, ki bi lahko škodljivo vplival na hitrost in stroške postopka. Pomanjkanje jasno opredeljenih standardov o plačah in o tem, kaj je nasprotje interesov, bi se prav tako lahko zaznalo kot problematično.

Odnos med arbitrom in stranko

Čeprav je načelo avtonomije strank temelj arbitraže kot načina reševanja sporov, ostaja imenovanje sekretarja odločilno vprašanje. Izražene kritike so pogosto usmerjene v "postopkovno dvoumnost [in] zaznano pomanjkanje preglednosti [...], ki grozi, da bo spodkopala legitimnost mednarodne arbitraže"^[24] in spodkopala arbitrov mandat.

V nadaljevanju bodo ocenjeni pomisleki, ki se nanašajo, prvič, na diskrecijsko pravico strank pri izbiri arbitrov in, drugič, na napetost med zaupanjem v arbitre in konceptom nepristranskosti arbitra, zlasti glede imenovanja sekretarjev.

Izbira arbitra

Svoboda izbire arbitra je temeljna značilnost mednarodne arbitraže in jo varujejo tako zakonodajalci kot državna sodišča.^[25] Temelji na pogodbenem razmerju, iz katerega "izhajajo vzajemne pravice in obveznosti tako arbitra(ov) kot strank"^.[26] Nekatere stranke lahko menijo, da je uspeh njihove arbitraže bistveno odvisen od imenovanja sprejemljivega sodišča. Strokovni ugled in izkušnje strank so zato gonilna sila postopka izbire. Poleg vloženega časa in truda je osebna izbira tista, na podlagi katere se vzpostavi odnos zaupanja med strankami in arbitrom. To pomeni, da se od arbitrov pričakuje, da bodo osebno izpolnjevali svoje dolžnosti, kar verjetno prepoveduje "prenos pogodbenega mandata arbitra"^[27].

Osebni mandat arbitra

Arbitri kot ponudniki storitev opravljajo "'kvazi-sodno' funkcijo, kot je predvidena v veljavnem arbitražnem pravu^[28] (lex arbitri)", ki jim podeljuje razsodna pooblastila, hkrati pa je njihova vloga opredeljena s pogodbenimi pogoji, ki jih določijo stranke (receptum arbitri). Zato ima pooblastilo arbitra tako sodno kot pogodbeno razsežnost^[29].

Izrazito osebno bistvo izbire arbitra in zmožnost vsaj do neke mere predvideti, kaj takšna izbira pomeni, se ne nanaša le na arbitrovo končno oceno, "ampak tudi na vodenje arbitražnega postopka, ki vodi do te odločitve"^[30]. Prenos nalog bi verjetno zaobšel pričakovanja strank, saj "na konkretno obliko proizvoda, ki ga prejmejo [stranke], tj. arbitražne odločbe, odločilno vpliva postopek, ki vodi do njene izdaje"^[31].

S pogodbenega vidika je imenovanje tisto, ki sproži prenos odgovornosti s stranke na arbitra. V skladu s pravno maksimo delegatus non potest delegare, ki je bila vključena v pogodbeno pravo večine jurisdikcij, ni mogoče prenesti nalog, dodeljenih v korist drugega, razen če je to izrecno dovoljeno^[32], ker "načelo nima možnosti preveriti primernosti tretje osebe za izvedbo pogodbenega pooblastila".[^33] Če se ne zagotovi, da sodelovanje sekretarjev temelji na tem načelu, ali če se predlaga njegova uporaba le v zvezi z arbitrovo vsebinsko odločitvijo, se ne priznajo zapleteni, večplastni razlogi, na podlagi katerih stranke sploh izberejo arbitra.

Ob upoštevanju doslej izraženih pomislekov se v nadaljevanju osredotočamo na tri prevladujoče kritike in poskušamo predlagati načine, kako bi jih lahko odpravila posebna vrsta imenovanja sekretarja - "tehnični sekretar".

Utemeljitev tehničnih sekretarjev - Avstrija

Ne glede na zgoraj navedeno uporaba visoko usposobljenih, specializiranih sekretarjev omogoča, da se na začetku tehnično zapletenega arbitražnega postopka ponudi pomoč, ki se nanaša na določeno področje. Vloga tehničnega sekretarja bi lahko na primer vključevala (a) razlago teoretičnih podrobnosti, (b) ugotavljanje razhajanj v strokovnih mnenjih ali (c) svetovanje arbitrom glede prepričljivosti predloženega gradiva.^[34] Tako bi se lahko skrajšala strokovna poročila in znatno poenostavili arbitražni postopki, ne da bi bila pri tem ogrožena odgovornost sodišča in zaupnost njegovega postopka odločanja.

Pristojnost sodišča

V skladu z avstrijskim zakonikom o civilnem postopku so arbitražna sodišča pristojna, če se stranke ne dogovorijo drugače, imenovati izvedence in zahtevati predložitev poročil.^[35] V ta namen lahko strankam tudi naložijo, da izvedencem omogočijo dostop do vseh dokumentov ali predmetov, ki so lahko pomembni za pripravo navedenega poročila.[^36] Čeprav imenovanje sekretarja lahko verjetno sega "dlje od imenovanja za predložitev izvedenskih poročil",^[37] je treba pristojnost sodišča obravnavati v povezavi z ustrezno pristojnostjo avstrijskih sodnikov.^[38] Če ni izrecnih določb o nasprotnem, je treba sodiščem dovoliti, da izkoristijo enake "svetovalne" pravice, ki bi bile na voljo v domačih sodnih postopkih^[39].

Možnost predstavitve zadeve

Stranke so večkrat izpodbijale imenovanja sekretarjev z zatrjevanjem, da jim nezmožnost, da bi pretehtale nasvete sekretarja ali jih komentirale, krši pravico do zaslišanja.^[40] Ni neobičajno, da domači sodni sistemi uporabijo strokovno znanje pravnih pomočnikov, da bi izboljšali strokovnost in tehnično razumevanje sodišča ter se hkrati izognili prevelikim stroškom, ki bi sicer nastali zaradi izdelave strokovnih poročil.^[41] Pravica stranke do zaslišanja ni kršena, če prosi za nasvet sekretarja. Nasprotno, njihova vloga lahko olajša nalogo sodišča pri določanju vsebinskih vprašanj, hkrati pa varuje celovitost razsodbe, saj jo pregleda glede na predložene vloge strank in dokaze ter tako opozori na podrobnosti, ki bi bile sicer morda spregledane.

Upoštevanje učinkovitosti

Ker uporaba sekretarjev ne sme odvračati strank od izbire lastnih izvedencev, lahko nastanejo dodatni stroški. Poleg tega lahko postopek iskanja in imenovanja povzroči upočasnitev postopka. S pomočjo sekretarja bi lahko zmanjšali čas, porabljen za upravne naloge, in zmanjšali ali celo preprečili morebitne spopade med strokovnjaki, ki jih imenujejo stranke^[42]. Hitrejša izdaja odločbe bi prav tako prispevala k splošni učinkovitosti postopka in jo optimizirala.

Predlogi

Zaradi negotovosti glede dolžnosti in odgovornosti, ki jih je mogoče ustrezno zaupati sekretarjem, so bili narejeni poskusi, da bi se vzpostavil splošno sprejemljiv okvir njihove vloge, zlasti v zvezi z arbitražnimi odločbami^[43].

Da bi zagotovili, da se lahko vključevanje sekretarjev v mednarodno arbitražo ohrani, ne da bi pri tem kršili integriteto in načela, ki opredeljujejo te postopke, mora arbitraže voditi prednost avtonomije strank. Upoštevanje njihovih želja in/ali pričakovanj pred odločitvijo o imenovanju vključuje tudi zagotavljanje bistvenih informacij strankam o identiteti in vlogi sekretarja. Ker je treba arbitražne razprave ohraniti kot zaupne, je ključnega pomena, da lahko stranke zaupajo v strokovnost in preglednost arbitra že na samem začetku postopka, pred imenovanjem sekretarja ali pred izdajo končne razsodbe.

Komentar:

Vloga sekretarjev se sicer pogosto primerja z vlogo sodniških pomočnikov, vendar se od vloge slednjih bistveno razlikuje. Razlikuje jih že sam temelj, na katerem temelji njihova pomoč, in sicer prožni postopki, ki so na voljo v mednarodni arbitraži, "prilagojeni posebnim sporazumom in potrebam strank"^[44]. Ta članek je skušal pokazati, da pomoč sekretarjev ne posega v arbitrova pooblastila, temveč da je treba pri njeni uporabi upoštevati večjo stopnjo avtonomije strank. Zato je nujno, da postopek imenovanja temelji na preglednosti in soglasju strank ter zaupanju v integriteto arbitrov.