Reconcilierea rolul secretarilor de tribunal în arbitrajul internațional

Având în vedere complexitatea factuală și tehnică a arbitrajelor internaționale contemporane, organizarea procedurală a audierilor este atât un proces solicitant, cât și extrem de consumator de timp^[1].

Căutând să faciliteze desfășurarea procedurilor arbitrale, tribunalele au recurs din ce în ce mai mult la asistența unor secretari "de tribunal" sau "administrativi" ("secretari"). Deși recurgerea la sprijinul secretarilor nu este o noutate, implicarea acestora în arbitraje a stârnit dezbateri considerabile cu privire la potențialul de utilizare abuzivă. Având în vedere ambiguitatea din jurul domeniului de aplicare al responsabilităților care pot fi asumate și delegate secretarilor, rolul acestora a fost considerat o "zonă gri". În centrul acestor preocupări se află faptul că "arbitrii sunt aleși intuitu personae pentru expertiza lor referitoare la cazul în cauză"^[2] , în timp ce secretarii pot să nu fie.

Având în vedere eforturile continue ale instituțiilor de arbitraj de a codifica cele mai bune practici și revizuirile recente ale notelor de orientare existente, prezentul articol își propune să identifice principalele provocări pe care le ridică numirea secretarilor și abordările care pot fi adoptate pentru a le atenua. Folosind Austria ca exemplu, acest articol consideră că secretarii specialiști calificați pot oferi beneficii semnificative tribunalelor. Recunoscând obstacolele pe care le poate implica numirea unui secretar, în cele ce urmează se oferă sugestii pentru depășirea acestor obstacole.

În primul rând, articolul va contextualiza dezbaterile privind rolul secretarilor și acuzațiile de abuz potențial. Acesta va prezenta, de asemenea, orientările actuale care reglementează utilizarea secretarilor. Studiul se va încheia cu propuneri de modalități prin care asistența de secretariat poate fi utilizată într-un mod responsabil și conform cu mandatul arbitrilor.

Rolul

Secretarii sunt participanți activi la arbitraj care, deși nu fac parte dintr-un tribunal, îl asistă pe acesta din urmă pe parcursul procedurii cu sarcini administrative^[3]. De obicei, secretarii au o educație juridică și pot fi avocați juniori sau ar putea, așa cum este cazul în arbitrajele între investitori și stat, să fie membri ai secretariatului unei instituții de administrare^[4].

Numirile secretarilor nu sunt de obicei supuse unor restricții de timp. "Identitatea, calificările, expertiza și misiunea"^[5] unui candidat la funcția de secretar sunt de obicei dezvăluite de tribunal pentru a obține aprobarea părților. Acest lucru este deosebit de important, deoarece permite oricărei părți să ridice obiecții la o astfel de numire ca secretar.

Responsabilitățile secretarilor se referă, în general, la oferirea de asistență administrativă tribunalelor prin furnizarea de sprijin logistic și îndeplinirea funcțiilor procedurale de gestionare a cazurilor.^[6] La indicația explicită a tribunalului, alte atribuții pot implica "redactarea unor părți ale unei hotărâri, organizarea de reuniuni procedurale și audieri probatorii, [sau] participarea la deliberările tribunalului."^[7] Ca o chestiune de bună conduită și dacă nu este impusă de normele instituționale, un secretar va furniza, de obicei, o declarație de imparțialitate și independență înainte de numirea sa. Formularea utilizată va fi, de obicei, aceeași cu cea utilizată înainte de numirea membrilor tribunalului, asigurându-se astfel că atât tribunalul, cât și orice secretar numit sunt supuși acelorași standarde.

Tradiții și orientări de drept civil și common law ale instituțiilor internaționale de arbitraj

De-a lungul anilor, legislațiile naționale ale unor jurisdicții, cum ar fi Elveția^[8], au introdus dispoziții privind numirea secretarilor sub rezerva aprobării prealabile a părților^[9]. În Austria, rolul secretarilor a fost comparat cu cel al grefierilor, cărora judecătorii instanțelor de stat "le-au delegat în mod obișnuit elaborarea primului proiect de hotărâre"^[10]. Cu toate acestea, diverși comentatori s-au opus ca o astfel de responsabilitate să fie îndeplinită de secretari^[11].

Încercând să armonizeze aceste abordări divergente, UNCITRAL a introdus în 1996 notele sale neobligatorii privind organizarea procedurilor arbitrale. Aceasta a oferit practicienilor orientări cu privire la aspectele procedurale referitoare la secretari,^[12] inclusiv gama de sarcini și funcții care pot fi îndeplinite. Responsabilitățile se pot extinde la oferirea de sprijin organizatoric sau la îndeplinirea unor sarcini de fond, cum ar fi cercetarea juridică, excluzând, cu toate acestea, participarea la procesul decizional al tribunalelor arbitrale. O altă încercare crucială de codificare a fost făcută de Camera Internațională de Comerț ("ICC") în 1995.^[13] Aceasta a fost dezvoltată ulterior într-o notă din 2017,^[14] care a oferit recomandări mai clare cu privire la aspectele legate de numire și remunerare și de limitarea sferei atribuțiilor care trebuie exercitate de secretari.^[15] Mai multe instituții internaționale de arbitraj au publicat sau și-au actualizat recent orientările scrise fără caracter obligatoriu cu privire la această chestiune:

Curtea de Arbitraj Internațional de la Londra

• Dispozițiile privind rolul (secțiunea 8.1), utilizarea propusă (secțiunea 8.2), aprobarea (secțiunea 8.3), precum și revocarea sau înlocuirea (secțiunea 8.4) secretarilor au fost prezentate în 2017 LCIA Notes for Arbitrators^[16] și au fost încorporate în mare parte în secțiunea 14A din DIFC-LCIA 2021 Rules;^[17]
• Aceste norme:
  • interzic în mod expres delegarea competențelor decizionale ale tribunalului (articolul 14.8);
  • impun aprobarea părților cu privire la aspectele legate de numire, atribuirea sarcinilor și tarifele orare percepute (articolul 14.10)
  • stabilește că secretarii au obligația permanentă de a dezvălui conflictele de interese (articolul 14.9, 14.14); și
  • prevăd că aprobarea părților este considerată ca fiind acordată în cazul în care părțile nu au ridicat obiecții într-un termen rezonabil (articolul 14.12).

ICC

• Secțiunea XX din 2021 ICC Note to Parties and Arbitral Tribunals on the Conduct of the Arbitration^[18] stabilește orientări privind numirea, sarcinile și remunerarea secretarilor;
• Lista neexhaustivă a sarcinilor organizatorice și administrative care pot fi îndeplinite de secretari include, printre altele, "revizuirea proiectelor de ordine procedurale, precum și a părților faptice ale unei hotărâri", "corectarea și verificarea citatelor, a datelor și a trimiterilor în ordinele procedurale și în hotărâri" (punctul 224);
• tribunalelor le este interzis să delege orice decizie sau sarcini esențiale ale arbitrilor (punctul 223).

Centrul Internațional de Arbitraj de la Viena

• Secțiunea I.6 din Orientările VIAC pentru arbitri^[19] solicită tribunalelor să informeze părțile cu privire la intenția lor de a numi un secretar, numele și datele de contact ale persoanei desemnate, precum și costurile procedurale;
• părților trebuie să li se ofere posibilitatea de a formula observații;
• Secretarii propuși trebuie să prezinte un CV și o declarație de imparțialitate;
• Sarcinile pot fi transferate, cu excepția celor cu adevărat rezervate tribunalului (de exemplu, competențele decizionale).

Numărul tot mai mare de instituții arbitrale care au pus în aplicare norme, orientări sau note privind rolul secretarilor arbitrali indică interesul tot mai mare pentru beneficiile pe care le oferă numirea acestora. Aceasta reflectă, de asemenea, nevoia percepută de a oferi mai multă certitudine în ceea ce privește responsabilitățile lor precise, pentru a se asigura că membrii tribunalului își păstrează capacitățile decizionale exclusive.

Avantajele și dezavantajele angajării unui secretar

În ultimii ani, numirea secretarilor a fost supusă unei examinări mai atente din partea cercetătorilor și a comunității arbitrale. În general, se teme "că tribunalele ar putea permite ca rolul administrativ al asistenților juridici să devină nesupravegheat sau, chiar mai rău, să se transforme în cel al unui factor de decizie delegat, un al patrulea arbitru"^[20].

Avocații care pledează în favoarea unei responsabilități mai largi a secretarului susțin că numirea unui secretar poate raționaliza procedurile de arbitraj, permițând în același timp tribunalelor să pronunțe hotărâri cu celeritate prin evaluarea concentrată a fondului cauzei^[21]. În schimb, există temerea că utilizarea secretarilor ar putea încălca selecția intuiti personae a arbitrilor și, astfel, ar submina legitimitatea oricărei delegări de către tribunal.[În plus, ar putea exista riscul ca orice proiect de hotărâre redactat sau cercetare întreprinsă să poarte perspectiva secretarului și, astfel, să influențeze în mod nejustificat evaluarea arbitrilor^[23] Schimburile frecvente între tribunal și secretar au fost, de asemenea, identificate ca un factor care ar putea avea un impact negativ asupra rapidității și costului procedurilor. Lipsa unor standarde clar definite privind remunerarea, precum și ceea ce constituie conflicte de interese ar putea fi, de asemenea, percepută ca fiind problematică.

Relația arbitru-parte

În timp ce principiul autonomiei părților stă la baza arbitrajului ca metodă de soluționare a litigiilor, numirea unui secretar rămâne o problemă decisivă. Criticile exprimate vizează adesea "ambiguitatea procedurală [și] lipsa de transparență percepută [...] care amenință să submineze legitimitatea arbitrajului internațional"^[24] și subminarea mandatului arbitrului.

În cele ce urmează se vor evalua preocupările legate, în primul rând, de dreptul discreționar al părților de a-și selecta arbitrii și, în al doilea rând, de tensiunea dintre încrederea acordată acestora și conceptul de imparțialitate a arbitrilor, în special în ceea ce privește numirea secretarilor.

Alegerea arbitrilor

Libertatea de a-și alege arbitrul este o caracteristică esențială a arbitrajului internațional și se bucură de protecție atât din partea legiuitorilor, cât și a instanțelor de stat^[25]. Ea se bazează pe o relație contractuală, care "dă naștere unor drepturi și obligații reciproce atât din partea arbitrului (arbitrilor), cât și din partea părților"^[26]. Unele părți pot considera că succesul arbitrajului lor depinde în mod fundamental de numirea unui tribunal acceptabil. Reputația profesională și experiențele părților constituie astfel forțele motrice ale procesului de selecție. În afară de timpul și efortul investite, alegerea personală este cea în urma căreia se stabilește o relație de încredere între părți și arbitru. Aceasta implică faptul că se așteaptă ca arbitrii să își îndeplinească personal atribuțiile, interzicând astfel, în mod argumentat, "delegarea mandatului contractual al arbitrului"^[27].

Mandatul personal al arbitrului

În calitate de prestatori de servicii, arbitrii îndeplinesc o funcție "cvasi-judiciară", astfel cum este prevăzută în legislația aplicabilă în materie de arbitraj^[28] (lex arbitri)", care le conferă puteri jurisdicționale și, cu toate acestea, face ca rolul lor să fie definit de condițiile contractuale stabilite de părți (receptum arbitri). Prin urmare, există atât o dimensiune judiciară, cât și contractuală^[29] a mandatului arbitrului.

Nucleul eminamente personal al alegerii arbitrului și capacitatea de a prevedea, cel puțin într-o anumită măsură, ceea ce implică o astfel de selecție, se extinde nu numai la evaluarea finală a arbitrului, "ci și la desfășurarea procedurii arbitrale care a condus la decizia respectivă"^[30]. O delegare a atribuțiilor ar eluda, fără îndoială, așteptările părților, deoarece "forma concretă a produsului pe care [părțile] îl primesc, și anume hotărârea arbitrală, este influențată în mod decisiv de procedura care a condus la pronunțarea acesteia"^[31].

Dintr-o perspectivă contractuală, numirea este cea care pune în mișcare transferul de responsabilitate de la părți la arbitru. În conformitate cu maxima juridică delegatus non potest delegare, care a fost încorporată în legislația contractuală a majorității jurisdicțiilor, sarcinile atribuite în beneficiul altei persoane nu pot fi delegate decât dacă sunt autorizate în mod expres^[32], deoarece "principiul nu are nicio modalitate de a stabili dacă persoana terță este aptă să îndeplinească mandatul contractual"^[ 33].^[33] Faptul de a nu se asigura că participarea secretarilor este ghidată de acest principiu sau faptul de a propune ca acesta să se aplice numai în ceea ce privește decizia de fond a arbitrului nu permite recunoașterea motivelor complexe, cu mai multe niveluri, care stau la baza alegerii unui arbitru de către părți, în primul rând.

Ținând seama de preocupările exprimate până în prezent, cele ce urmează se concentrează asupra a trei critici predominante și încearcă să sugereze modalități prin care un tip specific de numire în funcția de secretar - cel de "secretar tehnic" - ar putea răspunde acestora.

Prezentarea argumentelor în favoarea secretarilor tehnici - Austria

Fără a aduce atingere celor de mai sus, utilizarea unor secretari specializați, cu înaltă calificare, permite oferirea unei asistențe specifice temei încă de la începutul procedurilor de arbitraj complexe din punct de vedere tehnic. De exemplu, rolul unui secretar tehnic ar putea include (a) explicarea detaliilor teoretice, (b) identificarea divergențelor în opiniile experților sau (c) consilierea arbitrilor cu privire la caracterul concludent al materialului prezentat^[34]. Astfel, rapoartele experților ar putea fi scurtate și procedurile de arbitraj simplificate în mod semnificativ, fără a compromite responsabilitatea tribunalului și confidențialitatea procesului său decizional.

Competența tribunalului

În conformitate cu Codul austriac de procedură civilă, tribunalele arbitrale au competența, cu excepția cazului în care părțile convin altfel, de a numi experți și de a solicita prezentarea de rapoarte^[35]. În acest scop, acestea pot, de asemenea, să ordone părților să acorde experților acces la orice documente sau obiecte care pot fi relevante pentru întocmirea raportului respectiv.[^36] În timp ce numirea unui secretar poate ajunge, fără îndoială, "dincolo de numirea pentru prezentarea rapoartelor experților",^[37] competența tribunalului trebuie privită în raport cu capacitatea corespunzătoare a judecătorilor austrieci. ^38] În absența unor dispoziții contrare explicite, tribunalelor ar trebui să li se permită să se prevaleze de aceleași drepturi de "consultanță" care ar fi disponibile în procedurile judiciare interne. ^39]

Oportunitatea de a prezenta cauza

Părțile au contestat în mod repetat numirile secretarilor, susținând că incapacitatea lor de a se pronunța sau de a face observații cu privire la consultanța oferită de un secretar le încalcă dreptul de a fi audiate^[40]. Nu este neobișnuit ca sistemele judiciare naționale să apeleze la expertiza asistenților juridici pentru a spori competența și înțelegerea tehnică a tribunalului, evitând în același timp costurile excesive pe care le implică, în caz contrar, elaborarea de rapoarte de expertiză^[41] Dreptul părților de a fi audiate nu este încălcat prin solicitarea consultanței unui secretar. Mai degrabă, rolul acestora poate facilita sarcina tribunalului de a stabili problemele de fond, protejând în același timp integritatea hotărârii prin examinarea acesteia în raport cu observațiile părților și cu dovezile prezentate, atrăgând astfel atenția asupra unor detalii care ar fi putut fi altfel neglijate.

Considerații privind eficiența

Având în vedere că utilizarea unor secretari nu poate descuraja părțile să își aleagă proprii experți, pot apărea costuri suplimentare. În plus, procesul de căutare și numire ar putea duce la încetinirea procedurilor. Solicitarea asistenței unui secretar ar putea permite reducerea la minimum a timpului alocat sarcinilor administrative și reducerea sau chiar evitarea posibilelor lupte între experții numiți de părți^[42]. O pronunțare mai rapidă a unei hotărâri ar contribui în mod similar la optimizarea eficienței procedurale globale.

Sugestii

Având în vedere incertitudinea cu privire la sarcinile și responsabilitățile care pot fi încredințate în mod corespunzător secretarilor, s-a încercat stabilirea unui cadru general acceptabil privind rolul acestora, în special în ceea ce privește sentințele arbitrale^[43].

Pentru a se asigura că implicarea secretarilor în arbitrajul internațional poate fi susținută fără a încălca integritatea și principiile care definesc aceste proceduri, arbitrajele trebuie să fie ghidate de primatul autonomiei părților. Luarea în considerare a preferințelor și/sau așteptărilor acestora înainte de luarea deciziilor de numire include, de asemenea, furnizarea către părți a unor informații esențiale cu privire la identitatea și rolul secretarului. Întrucât deliberările arbitrale ar trebui să rămână confidențiale, este esențial ca părțile să poată avea încredere în profesionalismul și transparența arbitrului încă de la începutul procedurii, înainte de numirea secretarului sau de pronunțarea sentinței finale.

Comentariu

Rolul secretarilor, deși adesea comparat cu cel al asistenților judiciari, diferă fundamental de cel al acestora din urmă. Ceea ce le diferențiază este chiar fundamentul pe care se bazează asistența lor, și anume procedurile flexibile disponibile în arbitrajul internațional, "adaptate la acordurile și nevoile specifice ale părților"^[44]. Prezentul articol a încercat să demonstreze că asistența secretarilor nu încalcă, în ultimă instanță, mandatul arbitrului, ci mai degrabă că utilizarea sa trebuie să fie informată de un grad mai mare de autonomie a părților. Astfel, este indispensabil ca procesul de numire să se bazeze pe transparență și consimțământul părților, precum și pe încrederea în integritatea arbitrilor.