Tuomioistuimen sihteerien roolin yhteensovittaminen kansainvälisessä välimiesmenettelyssä

Kun otetaan huomioon nykyaikaisten kansainvälisten välimiesmenettelyjen tosiasiallinen ja tekninen monimutkaisuus, kuulemisten järjestäminen on sekä vaativa että erittäin aikaa vievä prosessi^[1].

Pyrkiessään helpottamaan välimiesmenettelyjen toteuttamista tuomioistuimet ovat yhä useammin turvautuneet "tuomioistuimen" tai "hallinnollisten" sihteerien ("sihteerien") apuun. Vaikka sihteerien käyttäminen ei ole uutta, heidän osallistumisensa välimiesmenettelyihin on herättänyt paljon keskustelua väärinkäytösten mahdollisuudesta. Koska sihteereiden vastuualueet ja niille siirrettävät tehtävät ovat epäselviä, heidän rooliaan on pidetty "harmaana alueena". Keskeistä näissä huolenaiheissa on se, että "välimiehet valitaan intuitu personae kyseisen tapauksen asiantuntemuksensa perusteella"^[2] , kun taas sihteerit eivät välttämättä ole.

Kun otetaan huomioon välimieslaitosten jatkuvat pyrkimykset kodifioida parhaat käytännöt ja nykyisten ohjeiden viimeaikaiset tarkistukset, tässä artikkelissa pyritään yksilöimään keskeiset haasteet, joita sihteerin nimittämiseen liittyy, ja lähestymistavat, joita voidaan käyttää niiden lieventämiseksi. Itävallan esimerkin avulla tässä artikkelissa esitetään, että pätevät asiantuntijasihteerit voivat tarjota merkittäviä etuja välimiesoikeuksille. Seuraavassa myönnetään, että sihteerin nimittämiseen voi liittyä esteitä, mutta esitetään myös ehdotuksia näiden esteiden voittamiseksi.

Artikkelissa käsitellään ensin sihteerien asemaan liittyviä keskusteluja ja väitteitä mahdollisesta väärinkäytöstä. Siinä esitetään myös nykyiset suuntaviivat, joilla säännellään sihteerien käyttöä. Tutkimuksen lopuksi ehdotetaan tapoja, joilla sihteerien apua voidaan käyttää tavalla, joka on sekä vastuullinen että välimiehen toimeksiannon mukainen.

Tehtävä

Sihteerit ovat aktiivisia välimiesmenettelyyn osallistujia, jotka eivät kuulu välimiesoikeuteen, mutta avustavat sitä koko menettelyn ajan hallinnollisissa tehtävissä.^[3 ] Sihteereillä on tyypillisesti oikeustieteellinen koulutus, ja he voivat olla nuorempia lakimiehiä, tai he voivat olla, kuten sijoittajavaltioiden välisissä välimiesmenettelyissä, hallintoelimen sihteeristön jäseniä^[4].

Sihteerin nimittämiseen ei yleensä liity aikarajoituksia. Tuomioistuin julkistaa yleensä sihteeriehdokkaan "henkilöllisyyden, pätevyyden, asiantuntemuksen ja tehtävän"^[5] saadakseen osapuolten hyväksynnän. Tämä on erityisen tärkeää, koska se antaa mille tahansa osapuolelle mahdollisuuden esittää vastalauseita tällaista sihteerin nimitystä vastaan.

Sihteerien tehtäviin kuuluu yleensä hallinnollisen avun antaminen tuomioistuimille tarjoamalla logistista tukea ja hoitamalla menettelyyn liittyviä asianhallintatehtäviä^[6]. Tuomioistuimen nimenomaisesta määräyksestä muihin tehtäviin voi kuulua "tuomion osien laatiminen, menettelyyn liittyvien kokousten ja todisteiden kuulemisen järjestäminen tai osallistuminen tuomioistuimen neuvotteluihin"^[7 ]. Hyvästä käytöksestä johtuen ja jos toimielimen säännöt eivät sitä vaadi, sihteeri antaa yleensä ennen nimittämistään vakuutuksen puolueettomuudesta ja riippumattomuudesta. Käytetty sanamuoto on yleensä sama kuin ennen tuomioistuimen jäsenten nimittämistä käytetty sanamuoto, millä varmistetaan, että sekä tuomioistuimeen että nimitettyyn sihteeriin sovelletaan samoja vaatimuksia.

Kansainvälisten välimiesoikeuslaitosten siviili- ja common law -perinteet ja suuntaviivat

Vuosien mittaan joidenkin oikeusjärjestysten, kuten Sveitsin^[8], kansallisissa laeissa on otettu käyttöön säännöksiä sihteerien nimittämisestä edellyttäen, että asianosainen on antanut siihen ennakolta suostumuksensa^[9]. Itävallassa sihteerien roolia on verrattu oikeudenkäyntiavustajien rooliin, joille osavaltiotuomioistuinten tuomarit "rutiininomaisesti delegoivat tuomion ensimmäisen luonnoksen laatimisen"^[10].^[11] Useat kommentaattorit ovat kuitenkin vastustaneet sitä, että sihteerit hoitaisivat tällaista vastuuta^[11].

Pyrkiessään yhdenmukaistamaan näitä toisistaan poikkeavia lähestymistapoja UNCITRAL otti vuonna 1996 käyttöön ei-sitovat huomautukset välimiesmenettelyn järjestämisestä. Niissä annettiin käytännön toimijoille ohjeita sihteereihin liittyvistä menettelykysymyksistä^[12], mukaan lukien tehtävät ja toiminnot, joita sihteerit voivat hoitaa. Vastuu voi siten ulottua organisatorisen tuen tarjoamiseen tai aineellisten tehtävien, kuten oikeudellisen tutkimuksen, suorittamiseen, mutta ei kuitenkaan osallistumiseen välimiesoikeuden päätöksentekoprosessiin. Keskeisen tärkeän kodifiointiyrityksen teki Kansainvälinen kauppakamari ("ICC") vuonna 1995^[13], jota kehitettiin edelleen vuonna 2017 julkaistussa muistiossa^[14], jossa annettiin selkeämpiä suosituksia nimittämistä ja palkkausta koskevista kysymyksistä ja rajattiin sihteerien tehtävien laajuutta^[15]. Useat kansainväliset välimiesoikeuslaitokset ovat julkaisseet tai hiljattain päivittäneet ei-sitovia kirjallisia ohjeistuksiaan tästä asiasta:

London Court of International Arbitration

• Säännökset sihteerien roolista (kohta 8.1), ehdotetusta käytöstä (kohta 8.2), hyväksymisestä (kohta 8.3) sekä erottamisesta tai korvaamisesta (kohta 8.4) on esitetty LCIA:n vuonna 2017 julkaisemissa välimiehille tarkoitetuissa huomautuksissa^[16], ja ne on suurelta osin sisällytetty DIFC-LCIA 2021 -sääntöjen 14A jaksoon^[17].
• Nämä säännöt:
  • Kielletään nimenomaisesti tuomioistuinten päätösvaltuuksien delegointi (14.8 artikla);
  • edellyttävät osapuolten hyväksyntää nimittämiseen, tehtävien jakamiseen ja perittäviin tuntihintoihin liittyvissä kysymyksissä (14.10 artikla);
  • vahvistetaan, että sihteereillä on jatkuva velvollisuus ilmoittaa eturistiriidoista (14 artiklan 9 kohta ja 14 artiklan 14 kohta); ja
  • säätää, että osapuolten hyväksyntä katsotaan annetuksi, jos osapuolet eivät ole esittäneet vastalauseita kohtuullisessa ajassa (14 artiklan 12 kohta).

ICC

• ICC:n vuonna 2021 osapuolille ja välimiesoikeuksille välimiesmenettelyn toteuttamisesta antaman muistion^[18] XX jaksossa annetaan ohjeita sihteerien nimittämisestä, tehtävistä ja palkkauksesta;
• Ei-tyhjentävään luetteloon organisatorisista ja hallinnollisista tehtävistä, joita sihteerit voivat suorittaa, sisältyy muun muassa "menettelymääräysluonnosten sekä tuomion tosiseikkoja koskevien osien tarkistaminen", "oikoluku ja viittausten, päivämäärien ja ristiviittausten tarkistaminen menettelymääräyksissä ja tuomioissa" (224 kohta);
• Tuomioistuimia kielletään delegoimasta päätöksentekoa tai keskeisiä välimiehen tehtäviä (223 kohta).

Wienin kansainvälinen välimieskeskus

• VIAC:n välimiehiä koskevien ohjeiden^[19] I.6 jaksossa edellytetään, että välimiesoikeudet ilmoittavat osapuolille aikomuksestaan nimittää sihteeri, nimitetyn henkilön nimen ja yhteystiedot sekä menettelykulut;
• Osapuolille on tarjottava mahdollisuus esittää huomautuksia;
• Sihteeriehdokkaiden on toimitettava ansioluettelo ja puolueettomuusvakuutus;
• Tehtäviä voidaan siirtää, lukuun ottamatta niitä tehtäviä, jotka on aidosti varattu tuomioistuimelle (esim. päätösvalta).

Se, että yhä useammat välimiesoikeudelliset toimielimet ovat ottaneet käyttöön sääntöjä, ohjeita tai muistioita välimiessihteerien tehtävistä, on osoitus kasvavasta kiinnostuksesta heidän nimittämisensä tarjoamia etuja kohtaan. Se kuvastaa myös sitä, että on havaittu tarve lisätä varmuutta heidän tarkoista tehtävistään, jotta voidaan varmistaa, että välimiesoikeuden jäsenet säilyttävät yksinomaiset päätöksentekovaltuudet.

Sihteerin palkkaamisen edut ja haitat

Sekä tutkijat että välimiesyhteisö ovat viime vuosina tarkastelleet sihteerien nimittämistä entistä tarkemmin. Yleisesti pelätään, "että tuomioistuimet saattavat sallia, että oikeudellisten avustajien hallinnollinen tehtävä muuttuu valvomattomaksi tai, mikä vielä pahempaa, muuttuu valtuutetun päätöksentekijän, neljännen välimiehen tehtäväksi"^[20].

Sihteerin laajemman vastuun puolesta puhuvat asianajajat väittävät, että sihteerin nimittäminen voi sujuvoittaa välimiesmenettelyjä ja antaa tuomioistuimille mahdollisuuden antaa tuomiot nopeasti arvioimalla keskittyneesti asian sisältöä^[21].[21] Sitä vastoin pelätään, että sihteerien käyttö voisi loukata välimiesten intuiti personae -valintaa ja siten heikentää tuomioistuimen mahdollisen delegoinnin legitimiteettiä.^[22] Lisäksi saattaa olla olemassa vaara, että kaikissa tuomioluonnoksissa tai tutkimuksissa on mukana sihteerin näkökulma ja että se vaikuttaa siten perusteettomasti välimiesten arviointiin.^[23] Tuomioistuimen ja sihteerin välinen tiheä yhteydenpito on myös todettu tekijäksi, joka voi vaikuttaa haitallisesti menettelyjen nopeuteen ja kustannuksiin. Ongelmalliseksi voidaan myös katsoa, että palkkausta ja eturistiriitoja koskevien selkeästi määriteltyjen normien puuttuminen on ongelmallista.

Välimiehen ja osapuolen välinen suhde

Vaikka välimiesmenettelyn perusta riitojenratkaisumenetelmänä on osapuolten riippumattomuuden periaate, sihteerin nimittäminen on edelleen ratkaiseva kysymys. Kritiikki kohdistuu usein "menettelyjen epäselvyyteen [ja] avoimuuden puutteeseen [...], jotka uhkaavat heikentää kansainvälisen välimiesmenettelyn legitimiteettiä"^[24] ja horjuttaa välimiehen toimeksiantoa.

Seuraavassa arvioidaan huolenaiheita, jotka liittyvät ensinnäkin osapuolten harkintavaltaan välimiesten valinnassa ja toiseksi välimiehiin kohdistuvan luottamuksen ja välimiehen puolueettomuuden käsitteen väliseen jännitteeseen erityisesti sihteerien nimittämisen osalta.

Välimiehen valinta

Vapaus valita välimies on kansainvälisen välimiesmenettelyn keskeinen piirre, ja sekä lainsäätäjät että valtiolliset tuomioistuimet suojelevat sitä.²⁵ Se perustuu sopimussuhteeseen, joka "synnyttää vastavuoroisia oikeuksia ja velvollisuuksia sekä välimiehelle (välimiehille) että osapuolille".²⁶ Jotkin osapuolet saattavat pitää välimiesmenettelynsä onnistumista ratkaisevasti riippuvaisena hyväksyttävän välimiesoikeuden nimeämisestä. Ammatillinen maine ja osapuolten kokemukset ovat näin ollen valintaprosessin liikkeellepanevia voimia. Sijoitetun ajan ja vaivannäön lisäksi henkilökohtainen valinta on se, jonka perusteella osapuolten ja välimiehen välille syntyy luottamussuhde. Se merkitsee sitä, että välimiesten odotetaan henkilökohtaisesti hoitavan tehtävänsä, ja näin ollen väistämättä kielletään "välimiehen sopimusperusteisen toimeksiannon delegointi"^[27].

Välimiehen henkilökohtainen toimeksianto

Palveluntarjoajina välimiehet hoitavat "sovellettavassa välimiesmenettelylainsäädännössä^[28] (lex arbitri) säädettyä tuomioistuinten kaltaista tehtävää", joka antaa heille tuomiovaltuudet ja jonka vuoksi heidän tehtävänsä on kuitenkin määriteltävä osapuolten asettamissa sopimusehdoissa (receptum arbitri). Näin ollen välimiehen toimeksiantoon liittyy sekä oikeudellinen että sopimusulottuvuus^[29].

Välimiehen valinnan erittäin henkilökohtainen ydin ja mahdollisuus ennakoida ainakin jossain määrin, mitä valinta merkitsee, ulottuu välimiehen lopullisen arvion lisäksi "myös kyseistä päätöstä edeltävän välimiesmenettelyn kulkuun"^[30].[30] Tehtävien delegointi kiertäisi todennäköisesti osapuolten odotukset, koska "sen tuotteen konkreettiseen muotoon, jonka [osapuolet] saavat, eli välitystuomioon, vaikuttaa ratkaisevasti sen tekemiseen johtava menettely"^[31].

Sopimuksen näkökulmasta katsottuna nimitys käynnistää vastuun siirtämisen osapuolelta välimiehelle. Delegatus non potest delegare -periaatteen mukaan, joka on sisällytetty useimpien oikeusjärjestysten sopimusoikeuteen, toisen hyväksi annettuja tehtäviä ei voida siirtää, ellei siihen ole nimenomaista lupaa^[32], koska "periaatteella ei ole mitään keinoa varmistaa kolmannen henkilön soveltuvuutta sopimuksen mukaisen toimeksiannon suorittamiseen".^[33 ] Jos ei varmisteta, että sihteerien osallistumista ohjaa tämä periaate, tai jos ehdotetaan, että sitä sovelletaan vain välimiehen tekemän aineellisen päätöksen osalta, ei tunnusteta niitä monimutkaisia ja monikerroksisia syitä, joiden perusteella osapuolet ylipäätään valitsevat välimiehen.

Tähän mennessä esitetyt huolenaiheet huomioon ottaen seuraavassa keskitytään kolmeen yleisimpään kritiikkiin ja pyritään ehdottamaan tapoja, joilla erityyppinen sihteerin nimitys - "teknisen sihteerin" nimitys - voitaisiin ratkaista.

Teknisten sihteerien perustelut - Itävalta

Edellä esitetystä huolimatta korkeasti koulutettujen, erikoistuneiden sihteerien käyttö mahdollistaa teknisesti monimutkaisten välimiesmenettelyjen alussa tarjottavan aihekohtaisen avun. Teknisen sihteerin tehtäviin voisi kuulua esimerkiksi a) teoreettisten yksityiskohtien selittäminen, b) asiantuntijalausuntojen eroavaisuuksien tunnistaminen tai c) välimiesten neuvominen toimitetun aineiston ratkaisevuudesta.^[34] Näin ollen asiantuntijalausuntoja voitaisiin lyhentää ja välimiesmenettelyjä virtaviivaistaa huomattavasti ilman, että tuomioistuimen vastuuvelvollisuus ja päätöksentekoprosessin luottamuksellisuus kärsisivät.

Tuomioistuimen toimivalta

Itävallan siviiliprosessilain mukaan välimiestuomioistuimilla on toimivalta nimittää asiantuntijoita ja vaatia raporttien toimittamista, elleivät osapuolet toisin sovi^[35].[35] Tätä varten ne voivat myös määrätä osapuolia antamaan asiantuntijoille oikeuden tutustua kaikkiin asiakirjoihin tai esineisiin, joilla voi olla merkitystä kyseisen raportin laatimisessa.^36] Vaikka sihteerin nimittäminen voi kiistatta ulottua "asiantuntijalausuntojen toimittamista koskevaa nimeämistä pidemmälle"^[37 ], tuomioistuimen toimivaltaa on tarkasteltava suhteessa Itävallan tuomareiden vastaavaan toimivaltaan^[38].[39 ] Jos nimenomaisia vastakkaisia säännöksiä ei ole annettu, tuomioistuinten olisi voitava käyttää samoja "konsultointioikeuksia", jotka olisivat käytettävissä kansallisissa tuomioistuinmenettelyissä^[39].

Mahdollisuus esittää asia

Osapuolet ovat toistuvasti kyseenalaistaneet sihteerin nimittämisen väittäen, että heidän kyvyttömyytensä ottaa kantaa tai kommentoida sihteerin antamia neuvoja loukkaa heidän oikeuttaan tulla kuulluksi^[40].[40] Ei ole harvinaista, että kotimaisissa tuomioistuinjärjestelmissä käytetään oikeudellisten avustajien asiantuntemusta, jotta voidaan lisätä tuomioistuimen ammattitaitoa ja teknistä ymmärrystä ja samalla välttää asiantuntijalausuntojen laatimisesta muutoin aiheutuvat kohtuuttomat kustannukset^[41].[41] Sihteerin neuvojen pyytäminen ei loukkaa osapuolen oikeutta tulla kuulluksi. Pikemminkin heidän roolinsa voi helpottaa tuomioistuimen tehtävää aineellisten kysymysten ratkaisemisessa ja samalla suojella tuomion koskemattomuutta tarkastelemalla sitä suhteessa osapuolten esittämiin väitteisiin ja esitettyihin todisteisiin ja kiinnittämällä siten huomiota yksityiskohtiin, jotka muutoin olisivat saattaneet jäädä huomiotta.

Tehokkuusnäkökohdat

Koska sihteerien käyttö ei välttämättä estä osapuolia valitsemasta omia asiantuntijoitaan, tästä voi aiheutua lisäkustannuksia. Lisäksi haku- ja nimitysprosessi voi hidastaa menettelyä. Sihteerin avustaminen voisi vähentää hallinnollisiin tehtäviin kuluvaa aikaa ja vähentää tai jopa välttää osapuolten nimeämien asiantuntijoiden välisiä mahdollisia kiistoja^[42]. Ratkaisun nopeampi toimittaminen edistäisi ja optimoisi myös yleistä menettelyjen tehokkuutta.

Ehdotukset

Koska sihteerien tehtäviin ja vastuualueisiin liittyy epävarmuutta, on pyritty luomaan laajalti hyväksyttävät puitteet sihteerien tehtäville ja vastuualueille erityisesti välitystuomioiden osalta^[43].

Jotta voidaan varmistaa, että sihteerien osallistuminen kansainväliseen välimiesmenettelyyn voi jatkua loukkaamatta näitä menettelyjä määrittävää eheyttä ja periaatteita, välimiesmenettelyjä on ohjattava osapuolten autonomian ensisijaisuuden periaatteen mukaisesti. Osapuolten mieltymysten ja/tai odotusten huomioon ottamiseen ennen nimityspäätösten tekemistä kuuluu myös se, että osapuolille annetaan olennaiset tiedot sihteerin henkilöllisyydestä ja roolista. Koska välimiesmenettelyssä käytävät neuvottelut olisi pidettävä luottamuksellisina, on ratkaisevan tärkeää, että osapuolet voivat luottaa välimiehen ammattitaitoon ja avoimuuteen heti menettelyn alussa, ennen kuin sihteeri nimitetään tai lopullinen tuomio annetaan.

Kommentti

Vaikka sihteerien roolia verrataankin usein oikeudenkäyntiavustajien rooliin, se eroaa olennaisesti viimeksi mainituista. Ne eroavat toisistaan juuri sen perustan vuoksi, jolle niiden apu perustuu, nimittäin kansainvälisessä välimiesmenettelyssä käytettävissä olevat joustavat menettelyt, jotka "räätälöidään osapuolten erityissopimusten ja -tarpeiden mukaan."^[44] Tässä artikkelissa on pyritty osoittamaan, että sihteerien apu ei viime kädessä loukkaa välimiehen toimivaltaa, vaan että sen käytön on pikemminkin perustuttava osapuolten suurempaan autonomiaan. Näin ollen on välttämätöntä, että nimitysprosessi perustuu avoimuuteen ja osapuolten suostumukseen sekä luottamukseen välimiesten luotettavuuteen.