Die Rolle der Schiedsgerichtssekretäre in der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit vereinbaren

In Anbetracht der sachlichen und technischen Komplexität moderner internationaler Schiedsverfahren ist die verfahrensrechtliche Organisation von Anhörungen ein anspruchsvoller und sehr zeitaufwändiger Prozess^[1].

In dem Bestreben, die Durchführung von Schiedsverfahren zu erleichtern, haben die Schiedsgerichte zunehmend auf die Unterstützung von "Gerichts-" oder "Verwaltungs"-Sekretären ("Sekretäre") zurückgegriffen. Obwohl der Rückgriff auf die Unterstützung durch Sekretäre nicht neu ist, hat ihr Einsatz in Schiedsverfahren eine erhebliche Debatte über das Missbrauchspotenzial ausgelöst. Angesichts der Unklarheit über den Umfang der Aufgaben, die von Sekretären übernommen und an sie delegiert werden können, wurde ihre Rolle als "Grauzone" bezeichnet. Im Mittelpunkt dieser Bedenken steht die Tatsache, dass "Schiedsrichter aufgrund ihrer Sachkenntnis in Bezug auf den betreffenden Fall intuitu personae ausgewählt werden"^[2] , während dies für Sekretäre möglicherweise nicht gilt.

Angesichts der kontinuierlichen Bemühungen der Schiedsinstitutionen, bewährte Praktiken zu kodifizieren, und der jüngsten Überarbeitungen bestehender Leitfäden soll dieser Artikel die wichtigsten Herausforderungen aufzeigen, die die Ernennung von Sekretären mit sich bringt, und Ansätze aufzeigen, wie diese entschärft werden können. Am Beispiel Österreichs zeigt dieser Artikel auf, dass qualifizierte Fachsekretäre den Schiedsgerichten erhebliche Vorteile bieten können. Im Folgenden werden die Hindernisse, die eine Sekretärsbestellung mit sich bringen kann, aufgezeigt und Vorschläge zur Überwindung dieser Hürden gemacht.

Der Artikel wird zunächst die Debatten um die Rolle der Sekretäre und die Vorwürfe eines möglichen Missbrauchs in den Kontext stellen. Außerdem werden die derzeitigen Leitlinien zur Regelung des Einsatzes von Sekretären dargelegt. Die Studie schließt mit Vorschlägen, wie die Unterstützung durch Sekretäre in einer Weise genutzt werden kann, die sowohl verantwortungsvoll als auch mit dem Mandat eines Schiedsrichters vereinbar ist.

Die Rolle

Sekretäre sind aktive Teilnehmer an einem Schiedsverfahren, die zwar nicht Teil des Schiedsgerichts sind, dieses aber während des gesamten Verfahrens bei administrativen Aufgaben unterstützen.^[3] Sekretäre verfügen in der Regel über eine juristische Ausbildung und können Rechtsreferendare sein oder, wie bei Investor-Staat-Schiedsverfahren, Sekretariatsmitarbeiter einer verwaltenden Institution sein.^[4]

Die Ernennung von Sekretären unterliegt in der Regel keinen zeitlichen Beschränkungen. Die "Identität, die Qualifikationen, das Fachwissen und der Auftrag"^[5] eines Sekretariatskandidaten werden in der Regel vom Gericht offengelegt, um die Zustimmung der Parteien zu erhalten. Dies ist von besonderer Bedeutung, da es jeder Partei die Möglichkeit gibt, Einwände gegen eine solche Sekretariatsernennung zu erheben.

Zu den Aufgaben der Sekretäre gehört in der Regel die administrative Unterstützung der Gerichte durch logistische Hilfe und die Übernahme von Aufgaben der Verfahrensführung.^[6] Auf ausdrückliche Anweisung des Gerichts können weitere Aufgaben darin bestehen, "Teile eines Schiedsspruchs zu verfassen, Verfahrenssitzungen und Beweisanhörungen zu organisieren oder den Beratungen des Gerichts beizuwohnen"^[7] Aus Gründen des guten Benehmens und sofern dies nicht durch die institutionellen Vorschriften vorgeschrieben ist, gibt der Sekretär vor seiner Ernennung in der Regel eine Erklärung über seine Unparteilichkeit und Unabhängigkeit ab. Der Wortlaut ist in der Regel derselbe wie vor der Ernennung der Mitglieder des Gerichts, so dass sichergestellt ist, dass sowohl das Gericht als auch jeder ernannte Sekretär denselben Standards unterliegen.

Zivil- und Gewohnheitsrechtstraditionen und Leitlinien der internationalen Schiedsinstitutionen

Im Laufe der Jahre haben die nationalen Gesetze einiger Länder, wie z. B. der Schweiz,^[8] Bestimmungen für die Ernennung von Sekretären eingeführt, die der vorherigen Zustimmung der Parteien bedürfen.^[9] In Österreich wurde die Rolle der Sekretäre mit der von Gerichtsschreibern verglichen, denen die Richter der Landesgerichte "routinemäßig die Erstellung des ersten Entwurfs eines Urteils übertragen"^[10]. Verschiedene Kommentatoren haben sich jedoch dagegen ausgesprochen, dass die Sekretäre eine solche Verantwortung wahrnehmen.^[11]

In dem Bestreben, diese unterschiedlichen Ansätze zu harmonisieren, führte UNCITRAL 1996 die nicht verbindlichen Notes on Organizing Arbitral Proceedings ein. Diese geben den Praktikern eine Anleitung zu Verfahrensfragen, die Sekretäre betreffen,^[12] einschließlich des Spektrums der Aufgaben und Funktionen, die sie wahrnehmen können. Die Zuständigkeiten konnten sich dabei auf organisatorische Unterstützung oder inhaltliche Aufgaben wie juristische Recherchen erstrecken, nicht jedoch auf die Mitwirkung an der Entscheidungsfindung der Schiedsgerichte. Ein weiterer entscheidender Kodifizierungsversuch wurde 1995 von der Internationalen Handelskammer ("ICC") unternommen,^[13] der in einer Note von 2017 weiterentwickelt wurde,^[14] die klarere Empfehlungen zu Fragen der Ernennung und Vergütung sowie zur Begrenzung des Umfangs der von den Sekretären wahrzunehmenden Aufgaben enthält.^[15] Mehrere internationale Schiedsinstitutionen haben ihre unverbindlichen schriftlichen Leitlinien zu diesem Thema veröffentlicht oder kürzlich aktualisiert:

Londoner Gerichtshof für internationale Schiedsgerichtsbarkeit

• Bestimmungen über die Rolle (Abschnitt 8.1), den vorgeschlagenen Einsatz (Abschnitt 8.2), die Genehmigung (Abschnitt 8.3) sowie die Abberufung oder Ersetzung (Abschnitt 8.4) von Sekretären wurden in den LCIA Notes for Arbitrators von 2017^[16] dargelegt und weitgehend in Abschnitt 14A der DIFC-LCIA 2021 Rules übernommen;^[17]
• Diese Regeln:
  • Verbieten ausdrücklich die Delegation von Entscheidungsbefugnissen des Schiedsgerichts (Art. 14.8);
  • erfordern die Zustimmung der Parteien zu Fragen der Ernennung, der Zuweisung von Aufgaben und der Stundensätze (Art. 14.10);
  • Festlegen, dass Sekretäre ständig verpflichtet sind, Interessenkonflikte offenzulegen (Art. 14.9, 14.14); und
  • vorsehen, dass die Zustimmung der Parteien als erteilt gilt, wenn innerhalb einer angemessenen Frist keine Einwände von den Parteien erhoben wurden (Art. 14.12).

ICC

• Abschnitt XX der ICC-Hinweise für Parteien und Schiedsgerichte über die Durchführung des Schiedsverfahrens aus dem Jahr 2021^[18] enthält Leitlinien für die Ernennung, die Aufgaben und die Vergütung von Sekretären;
• Die nicht abschließende Liste der organisatorischen und administrativen Aufgaben, die von Sekretären wahrgenommen werden können, umfasst u. a. die "Überprüfung von Entwürfen verfahrensrechtlicher Anordnungen sowie von faktischen Teilen eines Schiedsspruchs", das "Korrekturlesen und Überprüfen von Zitaten, Daten und Querverweisen in verfahrensrechtlichen Anordnungen und Schiedssprüchen" (Rn. 224);
• Den Schiedsgerichten ist es untersagt, Entscheidungen oder wesentliche Aufgaben der Schiedsrichter zu delegieren (Rn. 223).

Internationales Schiedsgericht Wien (Vienna International Arbitral Centre)

• Abschnitt I.6 der VIAC-Richtlinien für Schiedsrichter^[19] verlangt von den Schiedsgerichten, dass sie die Parteien über ihre Absicht, einen Sekretär zu ernennen, sowie über den Namen und die Kontaktdaten des Ernenners und die Verfahrenskosten informieren;
• Den Parteien muss die Möglichkeit zur Stellungnahme gegeben werden;
• Vorgeschlagene Sekretäre müssen einen Lebenslauf und eine Unparteilichkeitserklärung vorlegen;
• Aufgaben können übertragen werden, mit Ausnahme derjenigen, die tatsächlich dem Gericht vorbehalten sind (z. B. Entscheidungsbefugnisse).

Die zunehmende Zahl von Schiedsinstitutionen, die Regeln, Leitlinien oder Vermerke über die Rolle der Schiedssekretäre eingeführt haben, ist ein Zeichen für das wachsende Interesse an den Vorteilen, die ihre Bestellung bietet. Sie spiegelt auch die Notwendigkeit wider, mehr Sicherheit hinsichtlich ihrer genauen Aufgaben zu schaffen, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Schiedsgerichts die ausschließliche Entscheidungsbefugnis behalten.

Die Vor- und Nachteile der Beauftragung eines Sekretärs

Die Ernennung von Sekretären wurde in den letzten Jahren sowohl von der Wissenschaft als auch von der Schiedsgerichtsgemeinde verstärkt unter die Lupe genommen. Es wird allgemein befürchtet, "dass die Schiedsgerichte zulassen könnten, dass die Verwaltungsaufgaben der Rechtsassistenten unbeaufsichtigt bleiben oder, was noch schlimmer wäre, dass sie sich in die eines delegierten Entscheidungsträgers, eines vierten Schiedsrichters, verwandeln"^[20].

Befürworter einer umfassenderen Zuständigkeit der Sekretäre argumentieren, dass die Ernennung eines Sekretärs die Schiedsverfahren straffen und es den Schiedsgerichten ermöglichen kann, durch eine gezielte Beurteilung des Sachverhalts zügig zu entscheiden.^[21] Im Gegensatz dazu wird befürchtet, dass der Einsatz von Sekretären die intuiti personae-Auswahl der Schiedsrichter beeinträchtigen und damit die Legitimität einer Delegation durch das Schiedsgericht untergraben könnte.[²² ] Darüber hinaus könnte die Gefahr bestehen, dass bei der Abfassung von Schiedssprüchen oder bei der Durchführung von Untersuchungen die Sichtweise des Sekretärs zum Tragen kommt und somit die Beurteilung der Schiedsrichter in unzulässiger Weise beeinflusst wird^[23] Der häufige Austausch zwischen dem Gericht und dem Sekretär wurde ebenfalls als ein Faktor genannt, der sich nachteilig auf die Geschwindigkeit und die Kosten der Verfahren auswirken könnte. Das Fehlen klar definierter Standards für die Vergütung und die Definition von Interessenkonflikten könnte ebenfalls als problematisch empfunden werden.

Die Beziehung zwischen Schiedsrichtern und Parteien

Während der Grundsatz der Parteiautonomie die Grundlage der Schiedsgerichtsbarkeit als Streitbeilegungsmethode bildet, bleibt die Ernennung eines Sekretärs ein entscheidendes Thema. Die geäußerte Kritik richtet sich häufig gegen die "verfahrenstechnische Unklarheit [und] den wahrgenommenen Mangel an Transparenz [...], der die Legitimität der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit zu untergraben droht"^[24] und das Mandat des Schiedsrichters untergräbt.

Im Folgenden werden Bedenken geprüft, die sich zum einen auf das Ermessen der Parteien bei der Auswahl ihrer Schiedsrichter und zum anderen auf das Spannungsverhältnis zwischen dem in sie gesetzten Vertrauen und dem Konzept der Unparteilichkeit der Schiedsrichter, insbesondere bei der Ernennung der Sekretäre, beziehen.

Auswahl des Schiedsrichters

Die freie Wahl des Schiedsrichters ist ein wesentliches Merkmal der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit und wird sowohl vom Gesetzgeber als auch von staatlichen Gerichten geschützt^[25]. Sie beruht auf einer vertraglichen Beziehung, aus der sich gegenseitige Rechte und Pflichten sowohl für den/die Schiedsrichter als auch für die Parteien ergeben"^[26]. Für manche Parteien hängt der Erfolg ihres Schiedsverfahrens wesentlich von der Ernennung eines akzeptablen Schiedsgerichts ab. Der berufliche Ruf und die Erfahrungen der Parteien sind dabei die treibenden Kräfte des Auswahlverfahrens. Abgesehen von der investierten Zeit und Mühe ist es die persönliche Wahl, durch die ein Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien und dem Schiedsrichter aufgebaut wird. Dies impliziert, dass von den Schiedsrichtern erwartet wird, dass sie ihre Aufgaben persönlich wahrnehmen, so dass eine "Delegation des vertraglichen Mandats des Schiedsrichters"^[27] wohl nicht möglich ist.

Das persönliche Mandat des Schiedsrichters

Als Dienstleister üben die Schiedsrichter eine "quasi-richterliche" Funktion aus, wie sie im anwendbaren Schiedsverfahrensrecht^[28] (lex arbitri) vorgesehen ist, die ihnen Entscheidungsbefugnisse verleiht und gleichzeitig bewirkt, dass ihre Rolle durch die von den Parteien festgelegten Vertragsbedingungen (receptum arbitri) definiert wird. Das Mandat des Schiedsrichters hat also sowohl eine gerichtliche als auch eine vertragliche Dimension^[29].

Der eminent persönliche Kern der Entscheidung des Schiedsrichters und die Möglichkeit, zumindest bis zu einem gewissen Grad vorherzusehen, was eine solche Entscheidung mit sich bringt, erstreckt sich nicht nur auf die abschließende Beurteilung des Schiedsrichters, "sondern auch auf die Durchführung des Schiedsverfahrens, das zu dieser Entscheidung führt"^[30]. Eine Delegation von Aufgaben würde wohl die Erwartungen der Parteien unterlaufen, da "die konkrete Form des Produkts, das [die Parteien] erhalten, d. h. der Schiedsspruch, entscheidend von dem Verfahren beeinflusst wird, das zu seiner Erstellung führt"^[31].

Aus vertraglicher Sicht ist es die Bestellung, die den Übergang der Verantwortung von der Partei auf den Schiedsrichter in Gang setzt. Nach dem Rechtsgrundsatz delegatus non potest delegare, der in das Vertragsrecht der meisten Rechtsordnungen Eingang gefunden hat, können Aufgaben, die zu Gunsten eines anderen übertragen werden, nicht delegiert werden, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Ermächtigung vor^[32], da "der Grundsatz keine Möglichkeit bietet, die Eignung des Dritten zur Erfüllung des vertraglichen Auftrags zu überprüfen".[^33] Wenn man nicht sicherstellt, dass die Teilnahme der Sekretäre von diesem Grundsatz geleitet wird, oder vorschlägt, dass er nur in Bezug auf die materielle Entscheidung des Schiedsrichters Anwendung findet, wird man den komplexen, vielschichtigen Gründen, die die Parteien bei der Auswahl eines Schiedsrichters zugrunde legen, nicht gerecht.

In Anbetracht der bisher geäußerten Bedenken konzentrieren wir uns im Folgenden auf drei gängige Kritikpunkte und versuchen vorzuschlagen, wie eine bestimmte Art der Sekretariatsbestellung - die des "technischen Sekretärs" - diese ausräumen könnte.

Argumente für technische Sekretäre - Österreich

Ungeachtet dessen ermöglicht der Einsatz hochqualifizierter, spezialisierter Sekretäre eine fachspezifische Unterstützung zu Beginn eines technisch komplexen Schiedsverfahrens. Die Rolle eines technischen Sekretärs könnte beispielsweise darin bestehen, (a) theoretische Details zu erläutern, (b) Divergenzen in Sachverständigengutachten festzustellen oder (c) die Schiedsrichter hinsichtlich der Schlüssigkeit des vorgelegten Materials zu beraten^[34]. Auf diese Weise könnten Sachverständigengutachten verkürzt und Schiedsverfahren erheblich gestrafft werden, ohne die Rechenschaftspflicht des Gerichts und die Vertraulichkeit seines Entscheidungsprozesses zu beeinträchtigen.

Zuständigkeit des Schiedsgerichts

Nach der österreichischen Zivilprozessordnung sind die Schiedsgerichte, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben, befugt, Sachverständige zu bestellen und die Vorlage von Berichten zu verlangen^[35]. Zu diesem Zweck können sie auch anordnen, dass die Parteien den Sachverständigen Zugang zu allen Dokumenten oder Gegenständen gewähren, die für die Erstellung des Berichts von Bedeutung sein könnten.[^36] Auch wenn die Ernennung eines Sekretärs wohl "über die Ernennung zur Vorlage von Sachverständigengutachten"^[37] hinausgeht, muss die Zuständigkeit des Gerichts im Verhältnis zu den entsprechenden Befugnissen der österreichischen Richter gesehen werden^[38]. In Ermangelung ausdrücklicher gegenteiliger Bestimmungen sollte es den Gerichten gestattet sein, von denselben "Beratungs"-Rechten Gebrauch zu machen, die in inländischen Gerichtsverfahren zur Verfügung stehen würden^[39].

Gelegenheit zur Darstellung des Falles

Parteien haben wiederholt die Ernennung von Sekretären angefochten, indem sie behaupteten, dass ihre Unfähigkeit, sich einzubringen oder den Rat eines Sekretärs zu kommentieren, ihr Recht auf Anhörung verletze.^[40] Es ist nicht ungewöhnlich, dass inländische Gerichtssysteme auf das Fachwissen von Rechtsassistenten zurückgreifen, um die Sachkenntnis und das technische Verständnis des Gerichts zu verbessern und gleichzeitig die übermäßigen Kosten zu vermeiden, die sonst mit der Erstellung von Sachverständigengutachten verbunden sind.^[41] Das Recht der Partei auf Anhörung wird nicht dadurch verletzt, dass ein Sekretär um Rat gefragt wird. Vielmehr kann die Rolle des Sekretärs die Aufgabe des Gerichts erleichtern, über materielle Fragen zu entscheiden, und gleichzeitig die Integrität des Schiedsspruchs schützen, indem er ihn anhand der von den Parteien eingereichten Schriftsätze und Beweise überprüft und so auf Details aufmerksam macht, die andernfalls möglicherweise übersehen worden wären.

Erwägungen zur Effizienz

Da der Einsatz von Sekretären die Parteien möglicherweise nicht davon abhält, ihre eigenen Sachverständigen auszuwählen, können zusätzliche Kosten entstehen. Außerdem könnte der Such- und Bestellungsprozess zu einer Verlangsamung des Verfahrens führen. Die Inanspruchnahme von Sekretären könnte es ermöglichen, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben zu minimieren und potenzielle Streitigkeiten zwischen den von den Parteien benannten Sachverständigen^[42] zu verringern oder sogar zu vermeiden. Eine zügigere Aushändigung des Schiedsspruchs würde ebenfalls zur Effizienz des Verfahrens insgesamt beitragen und diese optimieren.

Vorschläge

Angesichts der Ungewissheit über die Aufgaben und Zuständigkeiten, die den Sekretären in angemessener Weise übertragen werden können, wurde versucht, einen weithin akzeptierten Rahmen für ihre Rolle, insbesondere im Zusammenhang mit Schiedssprüchen, zu schaffen^[43].

Um sicherzustellen, dass die Beteiligung von Sekretären an internationalen Schiedsverfahren aufrechterhalten werden kann, ohne die Integrität und die Grundsätze, die diese Verfahren definieren, zu verletzen, müssen die Schiedsverfahren vom Primat der Parteiautonomie geleitet werden. Die Berücksichtigung ihrer Präferenzen und/oder Erwartungen vor Ernennungsentscheidungen bedeutet auch, dass die Parteien über die Identität und die Rolle des Sekretärs informiert werden müssen. Da die schiedsrichterlichen Beratungen vertraulich zu behandeln sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Parteien bereits zu Beginn des Verfahrens, d.h. vor der Ernennung des Sekretärs oder der Erlassung des endgültigen Schiedsspruchs, auf die Professionalität und Transparenz des Schiedsrichters vertrauen können.

Kommentar

Die Rolle der Sekretäre wird zwar oft mit der von Rechtspflegern verglichen, unterscheidet sich aber grundlegend von der der letzteren. Der Unterschied liegt in der Grundlage, auf der ihre Unterstützung beruht, nämlich den flexiblen Verfahren, die in der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit zur Verfügung stehen und "auf die spezifischen Vereinbarungen und Bedürfnisse der Parteien zugeschnitten sind"^[44]. Es ist daher unerlässlich, dass das Ernennungsverfahren auf Transparenz und Zustimmung der Parteien sowie auf Vertrauen in die Integrität der Schiedsrichter beruht.