Sladění role tajemníků tribunálů v mezinárodní arbitráži

Vzhledem k faktické a technické složitosti současných mezinárodních arbitráží je procesní organizace slyšení náročná a časově velmi náročná.^[1]

Ve snaze usnadnit vedení rozhodčího řízení se tribunály stále častěji uchylují k pomoci "tribunálních" nebo "správních" sekretářů ("sekretáři"). Ačkoli spoléhání se na podporu tajemníků není novinkou, jejich zapojení do rozhodčích řízení vyvolalo značnou diskusi o možnosti jejich zneužití. Vzhledem k nejasnostem ohledně rozsahu povinností, které mohou sekretáři převzít a kterými mohou být pověřeni, byla jejich role považována za "šedou zónu". Ústředním bodem těchto obav je skutečnost, že "rozhodci jsou vybíráni intuitu personae pro své odborné znalosti týkající se projednávaného případu",^[2] zatímco tajemníci jimi být nemusí.

Ve světle neustálého úsilí rozhodčích institucí o kodifikaci osvědčených postupů a nedávných revizí stávajících pokynů si tento článek klade za cíl identifikovat klíčové problémy, které jmenování tajemníků představuje, a přístupy, které lze přijmout k jejich zmírnění. Na příkladu Rakouska tento článek uvádí, že kvalifikovaní odborní tajemníci mohou být pro rozhodčí soudy významným přínosem. Přestože uznává překážky, které může jmenování tajemníka přinést, níže uvádí návrhy na jejich překonání.

Článek nejprve uvede do kontextu debaty týkající se úlohy tajemníků a obvinění z možného zneužití. Rovněž uvede současné pokyny upravující využívání tajemníků. V závěru této studie budou navrženy způsoby, jakými lze využívat pomoc sekretářů způsobem, který je odpovědný a zároveň v souladu s mandátem rozhodce.

Úloha

Sekretáři jsou aktivními účastníky rozhodčího řízení, kteří sice nejsou součástí rozhodčího soudu, ale pomáhají mu v průběhu řízení s administrativními úkony.^[3] Sekretáři mají obvykle právnické vzdělání a mohou být mladšími právníky, nebo mohou být, jako je tomu v případě arbitráží mezi investorem a státem, členy sekretariátu spravující instituce.^[4].

Jmenování tajemníků obvykle nepodléhá časovým omezením. "Identifikaci, kvalifikaci, odborné znalosti a poslání"^[5] kandidáta na tajemníka obvykle zveřejňuje tribunál, aby získal souhlas stran. To má zvláštní význam, neboť to umožňuje kterékoli straně vznést námitky proti takovému jmenování tajemníka.

Povinnosti tajemníků se obecně týkají poskytování administrativní pomoci tribunálům tím, že poskytují logistickou podporu a vykonávají funkce procesního řízení případu."^[6] Na výslovný pokyn tribunálu mohou další povinnosti zahrnovat "přípravu částí nálezu, organizaci procesních schůzek a důkazních jednání [nebo] účast na jednáních tribunálu."^[7] V rámci dobrého chování a pokud to nevyžadují institucionální pravidla, tajemník obvykle před svým jmenováním předloží prohlášení o nestrannosti a nezávislosti. Použitá formulace bude obvykle stejná jako formulace použitá před jmenováním členů tribunálu, čímž se zajistí, že tribunál i případný jmenovaný tajemník podléhají stejným standardům.

Tradice občanského a zvykového práva a pokyny mezinárodních rozhodčích institucí

V průběhu let zavedly vnitrostátní právní předpisy některých jurisdikcí, například Švýcarska,^[8] ustanovení o jmenování tajemníků, které podléhá předchozímu souhlasu stran^[9]. V Rakousku byla role tajemníků přirovnávána k roli soudních úředníků, na které soudci zemských soudů "běžně přenášeli vypracování prvního návrhu rozsudku"^[10]. různí komentátoři se však postavili proti tomu, aby takovou odpovědnost vykonávali tajemníci^[11].

Ve snaze harmonizovat tyto rozdílné přístupy představila UNCITRAL v roce 1996 nezávazné Poznámky k organizaci rozhodčího řízení. Ty poskytly odborníkům z praxe vodítko k procesním otázkám týkajícím se tajemníků,^[12] včetně rozsahu úkolů a funkcí, které mohou vykonávat. Povinnosti se tímto mohly rozšířit na poskytování organizační podpory nebo provádění věcných úkolů, jako je právní výzkum, avšak s vyloučením účasti na rozhodovacím procesu rozhodčích soudů. Další zásadní pokus o kodifikaci učinila Mezinárodní obchodní komora ("ICC") v roce 1995^[13], který byl dále rozpracován v poznámce z roku 2017,^[14] která nabídla jasnější doporučení v otázkách jmenování a odměňování a omezení rozsahu povinností, které mají tajemníci vykonávat^[15]. několik mezinárodních rozhodčích institucí vydalo nebo nedávno aktualizovalo své nezávazné písemné pokyny k této problematice:

Londýnský mezinárodní rozhodčí soud

• Ustanovení o úloze (oddíl 8.1), navrhovaném využití (oddíl 8.2), schválení (oddíl 8.3), jakož i odvolání nebo nahrazení (oddíl 8.4) tajemníků byla uvedena v poznámkách LCIA pro rozhodce z roku 2017^[16] a z velké části byla začleněna do oddílu 14A pravidel DIFC-LCIA 2021;^[17].
• Tato pravidla:
  • výslovně zakazují delegování rozhodovacích pravomocí tribunálu (článek 14.8);
  • vyžadují souhlas stran v otázkách týkajících se jmenování, přidělování úkolů a účtovaných hodinových sazeb (čl. 14.10);
  • stanoví, že tajemníci mají trvalou povinnost oznamovat střety zájmů (čl. 14.9, 14.14); a
  • stanovit, že souhlas stran se považuje za udělený, pokud strany nevznesou v přiměřené lhůtě žádné námitky (čl. 14.12).

ICC

• Oddíl XX Nóty ICC z roku 2021 pro strany a rozhodčí soudy o vedení rozhodčího řízení^[18] obsahuje pokyny týkající se jmenování, povinností a odměňování tajemníků;
• Neúplný seznam organizačních a administrativních úkolů, které mohou tajemníci vykonávat, zahrnuje mimo jiné "přezkoumávání návrhů procesních usnesení i věcných částí rozhodčího nálezu", "korektury a kontrolu citací, dat a křížových odkazů v procesních usneseních a rozhodčích nálezech" (bod 224);
• tribunálům je zakázáno delegovat jakékoli rozhodovací nebo zásadní povinnosti rozhodce (bod 223).

Vídeňské mezinárodní rozhodčí centrum

• Oddíl I.6 Pokynů VIAC pro rozhodce^[19] vyžaduje, aby tribunály informovaly strany o svém záměru jmenovat tajemníka, o jménu a kontaktních údajích jmenovaného a o procesních nákladech;
• stranám musí být nabídnuta možnost vyjádřit se;
• navrhovaní tajemníci musí předložit životopis a prohlášení o nestrannosti;
• Úkoly mohou být přeneseny, s výjimkou těch, které jsou skutečně vyhrazeny soudu (tj. rozhodovací pravomoci).

Rostoucí počet rozhodčích institucí, které zavedly pravidla, pokyny nebo poznámky k úloze rozhodčích tajemníků, svědčí o rostoucím zájmu o výhody, které jejich jmenování nabízí. Odráží také vnímanou potřebu poskytnout další jistotu ohledně jejich přesných povinností, aby bylo zajištěno, že si členové tribunálu zachovají výlučné rozhodovací pravomoci.

Výhody a nevýhody zapojení tajemníka

Jmenování tajemníků bylo v posledních letech vystaveno zvýšenému zkoumání ze strany vědců i rozhodčí obce. Všeobecně se obávají, "že tribunály mohou připustit, aby se administrativní role právních asistentů stala bez dozoru, nebo ještě hůře, aby se změnila v roli delegovaného rozhodovatele, čtvrtého rozhodce"^[20].

Obhájci, kteří argumentují ve prospěch širší odpovědnosti tajemníka, tvrdí, že jmenování tajemníka může zefektivnit rozhodčí řízení a zároveň umožnit tribunálům vydávat nálezy rychle díky soustředěnému posuzování merita věci.^[21] Naopak se obávají, že využití tajemníků by mohlo narušit intuiti personae výběru rozhodců, a tím podkopat legitimitu jakéhokoli delegování ze strany tribunálu.[^22] Kromě toho může existovat riziko, že veškeré sestavené návrhy rozhodčích nálezů nebo provedené průzkumy by mohly nést perspektivu tajemníka, a tak nepatřičně ovlivňovat hodnocení rozhodců. ^23] Časté výměny mezi tribunálem a tajemníkem byly rovněž označeny za faktor, který by mohl mít škodlivý dopad na rychlost a náklady řízení. Jako problematická by mohla být vnímána i absence jasně definovaných norem týkajících se odměňování, jakož i toho, co představuje střet zájmů.

Vztah rozhodce a strany

Zatímco zásada autonomie stran tvoří základ rozhodčího řízení jako metody řešení sporů, rozhodující otázkou zůstává jmenování tajemníka. Zaznívající kritika často směřuje k "procesní nejednoznačnosti [a] vnímanému nedostatku transparentnosti [...], který hrozí podkopáním legitimity mezinárodního rozhodčího řízení"^[24] a podrývá mandát rozhodce.

V následujícím textu budou posouzeny obavy týkající se zaprvé práva stran na uvážení při výběru rozhodců a zadruhé napětí mezi důvěrou v ně vkládanou a koncepcí nestrannosti rozhodců, zejména pokud jde o jmenování tajemníků.

Výběr rozhodce

Svoboda volby rozhodce je kardinálním rysem mezinárodní arbitráže a požívá ochrany jak ze strany zákonodárců, tak ze strany státních soudů. ^25] Je založena na smluvním vztahu, z něhož "vyplývají vzájemná práva a povinnosti jak na straně rozhodce (rozhodců), tak na straně stran." ^26] Některé strany mohou vnímat úspěch svého rozhodčího řízení jako zásadně závislý na jmenování přijatelného rozhodčího soudu. Odborná pověst a zkušenosti stran tak představují hnací sílu výběrového řízení. Kromě investovaného času a úsilí je to osobní výběr, od něhož se odvíjí vztah důvěry mezi stranami a rozhodcem. Z toho vyplývá, že se od rozhodců očekává osobní plnění jejich povinností, čímž se pravděpodobně zakazuje "delegování smluvního mandátu rozhodce"^[27].

Osobní mandát rozhodce

Rozhodci jako poskytovatelé služeb vykonávají "'kvazi-soudní' funkci, jak ji předpokládá platné rozhodčí právo^[28] (lex arbitri)", které jim svěřuje rozhodovací pravomoci, a přesto způsobuje, že jejich role je vymezena smluvními podmínkami stanovenými stranami (receptum arbitri). Mandát rozhodce má tedy jak soudní, tak smluvní rozměr^[29].

Výsostně osobní jádro výběru rozhodce a možnost předvídat, alespoň do určité míry, co takový výběr obnáší, se vztahuje nejen na konečné posouzení rozhodce, "ale také na průběh rozhodčího řízení, které k tomuto rozhodnutí vede"^[30]. Přenesení povinností by pravděpodobně obcházelo očekávání stran, neboť "konkrétní podoba produktu, který [strany] obdrží, tj. rozhodčího nálezu, je rozhodujícím způsobem ovlivněna postupem vedoucím k jeho vydání"^[31].

Ze smluvního hlediska je to právě jmenování, které uvádí do pohybu přenos odpovědnosti ze strany na rozhodce. Podle právní maximy delegatus non potest delegare, která byla začleněna do smluvního práva většiny jurisdikcí, nelze delegovat povinnosti uložené ve prospěch jiného, pokud k tomu není výslovně zmocněn^[32], protože "princip nemá možnost zjistit vhodnost třetí osoby k výkonu smluvního pověření".[^33] Nezajistit, aby se účast tajemníků řídila touto zásadou, nebo navrhnout, aby našla uplatnění pouze ve vztahu k věcnému rozhodnutí rozhodce, nestačí k uznání složitých, mnohovrstevnatých důvodů, které jsou pro strany při výběru rozhodce na prvním místě.

S ohledem na dosud vznesené obavy se následující text zaměřuje na tři převládající výtky a snaží se navrhnout způsoby, jak by je mohl řešit specifický typ jmenování tajemníka - "technický tajemník".

Důvody pro technické tajemníky - Rakousko

Bez ohledu na výše uvedené umožňuje využití vysoce kvalifikovaných, specializovaných tajemníků poskytnout na začátku technicky složitého rozhodčího řízení pomoc zaměřenou na konkrétní téma. Úloha technického tajemníka by například mohla zahrnovat (a) vysvětlení teoretických detailů, (b) identifikaci rozdílů ve znaleckých posudcích nebo (c) poradenství rozhodcům ohledně průkaznosti předložených materiálů.^[34] Znalecké posudky by se tak mohly zkrátit a rozhodčí řízení výrazně zefektivnit, aniž by byla ohrožena odpovědnost rozhodčího soudu a důvěrnost jeho rozhodovacího procesu.

Pravomoc tribunálu

Podle rakouského občanského soudního řádu mají rozhodčí soudy pravomoc, pokud se strany nedohodnou jinak, jmenovat znalce a požadovat předložení posudků^[35]. za tímto účelem mohou rovněž stranám nařídit, aby znalcům umožnily přístup k jakýmkoli dokumentům nebo předmětům, které mohou být relevantní pro vypracování uvedeného posudku.[^36] I když jmenování tajemníka může pravděpodobně sahat "nad rámec jmenování za účelem předložení znaleckých posudků",^[37] je třeba na pravomoc tribunálu nahlížet ve vztahu k odpovídajícím možnostem rakouských soudců^[38]. Pokud neexistují výslovná ustanovení, která by stanovila opak, tribunálům by mělo být umožněno využívat stejná "poradní" práva, která by byla k dispozici v řízení před vnitrostátním soudem^[39].

Možnost předložit věc

Strany opakovaně zpochybňovaly jmenování tajemníků tvrzením, že jejich nemožnost zvážit nebo se vyjádřit k poradě poskytnuté tajemníkem porušuje jejich právo být vyslechnut^[40]. není neobvyklé, že vnitrostátní soudní systémy využívají odborných znalostí právních asistentů, aby zvýšily odbornost a technické porozumění tribunálu a zároveň se vyhnuly nadměrným nákladům, které by jinak vznikly v důsledku vypracování znaleckých posudků^[41]. právo strany být vyslechnuta není porušeno tím, že požádá o radu tajemníka. Jejich úloha může spíše usnadnit úkol tribunálu rozhodovat o podstatných otázkách a zároveň chránit integritu nálezu tím, že jej přezkoumají na základě podání stran a předložených důkazů, čímž upozorní na detaily, které by jinak mohly být přehlédnuty.

Úvahy o efektivitě

Vzhledem k tomu, že využití tajemníků nemusí strany odradit od výběru vlastních znalců, mohou vzniknout dodatečné náklady. Proces vyhledávání a jmenování znalců by navíc mohl vést ke zpomalení řízení. Vyhledání pomoci tajemníka by mohlo umožnit minimalizovat čas strávený administrativními úkony a omezit nebo dokonce předejít případným bojům mezi znalci jmenovanými stranami^[42]. Rychlejší vydání nálezu by podobně přispělo k celkové procesní efektivitě a optimalizovalo ji.

Návrhy

Vzhledem k nejistotě ohledně povinností a odpovědností, které mohou být tajemníkům vhodně svěřeny, byly učiněny pokusy o vytvoření široce přijatelného rámce jejich úlohy, zejména pokud jde o rozhodčí nálezy^[43].

Aby bylo zajištěno, že zapojení sekretářů do mezinárodního rozhodčího řízení může být udrženo, aniž by byla porušena integrita a zásady, které definují tato řízení, musí se rozhodčí řízení řídit předností autonomie stran. Zohlednění jejich preferencí a/nebo očekávání před rozhodnutím o jmenování zahrnuje také poskytnutí stranám základních informací o osobě a úloze tajemníka. Vzhledem k tomu, že rozhodčí jednání by mělo být zachováno jako důvěrné, je zásadní, aby strany mohly důvěřovat profesionalitě a transparentnosti rozhodce již na samém počátku řízení, před jmenováním tajemníka nebo před vydáním konečného nálezu.

Komentář:

Úloha tajemníků, ačkoli je často přirovnávána k úloze asistentů soudců, se od nich zásadně liší. Odlišuje je samotný základ, na kterém jejich pomoc spočívá, a sice flexibilní postupy, které jsou v mezinárodním rozhodčím řízení k dispozici, "přizpůsobené konkrétním dohodám a potřebám stran."^[44] Tento článek se snažil ukázat, že pomoc sekretářů v konečném důsledku nenarušuje mandát rozhodce, ale že její využití musí být spíše podloženo větší mírou autonomie stran. Je tedy nezbytné, aby byl proces jmenování založen na transparentnosti a souhlasu stran, jakož i na důvěře v integritu rozhodců.