Rechtbank oordeelt over tijdigheid van ingediende stukken per fax of e-mail

Het Hooggerechtshof heeft onlangs twee uitspraken gedaan over de tijdigheid van per fax of e-mail ingediende stukken.

In een recente beslissing^[1] oordeelde het hof dat het indienen van een pleidooi per fax buiten kantooruren als tijdig wordt beschouwd als het voor middernacht op de laatste dag van de deadline wordt ontvangen. Het document wordt automatisch gemarkeerd als ontvangen wanneer het aankomt bij de faxontvanger van de rechtbank. De verzender draagt echter het risico dat het document na middernacht wordt ontvangen (of helemaal niet aankomt), zelfs als het op tijd is verzonden, bijvoorbeeld als de ontvanger van het gerecht bezig is of buiten gebruik is.

In een andere beslissing^[2] oordeelde de rechtbank dat e-mails niet in aanmerking komen voor verzending via elektronisch rechtbankverkeer (een elektronisch communicatiesysteem dat rechtbanken en advocatenkantoren met elkaar verbindt). Dit maakt het indienen van opmerkingen per e-mail echter niet irrelevant. In plaats daarvan oordeelde de rechtbank dat ze op dezelfde manier moeten worden behandeld als opmerkingen per fax. Om te bepalen of de kennisgeving tijdig is ingediend, moet dus het tijdstip van ontvangst worden bepaald. Een e-mail wordt als tijdig ontvangen beschouwd als deze vóór de uiterste datum op de server van de rechtbank aankomt en dus de elektronische beoordelingssfeer van de rechtbank bereikt. Dit is het geval zodra de e-mail beschikbaar is in de e-mailinbox van de ontvanger, zelfs als dit buiten kantooruren is. Een bevestigingsbericht van verzending alleen is geen voldoende bewijs van ontvangst door de rechtbank, aangezien een dergelijk bericht geen ontvangst impliceert.

Kortom, de verzender draagt altijd het risico als de fax of e-mail niet aankomt, zelfs als de reden voor de late ontvangst bij de rechtbank ligt. In noodgevallen ingediende stukken (bijvoorbeeld wanneer een fax niet aankomt en het elektronische verkeer van de rechtbank niet beschikbaar is) moeten per e-mail worden ingediend in de veronderstelling dat er geen serverproblemen zullen zijn.