Austria: Arbitraż w czasach Covid-19: perspektywa austriacka

Stopniowy wzrost liczby zakażeń COVID-19 spowodował w chwili pisania tego tekstu łącznie 655 112 zgonów (źródło: WHO) na całym świecie. Jego globalny zasięg bezsprzecznie i nieodwołalnie zmienił życie, jakie znamy, nie pozostawiając żadnej branży, gospodarki ani interakcji osobistych nietkniętymi. Międzynarodowe łańcuchy dostaw zostały przerwane, globalny handel zdestabilizowany, a rynki akcji gwałtownie spadły.

Podczas gdy niektóre rządy zdecydowały się wznowić działalność, wdrażając środki, między innymi w celu ponownego otwarcia przedszkoli, szkół podstawowych, a także zniesienia ograniczeń w podróżowaniu, inne wyraziły obawy dotyczące poluzowania lub nawet porzucenia środków ograniczających rozprzestrzenianie się wirusa w świetle realnego ryzyka uwolnienia nowej fali masowych infekcji. Niezależnie jednak od względów politycznych leżących u podstaw tych rozbieżnych kierunków działań, nadal istnieje niepewność co do tego, kiedy można spodziewać się pełnego i bezpiecznego wznowienia działalności gospodarczej.

Ponieważ liczne relacje biznesowe nie są w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań do świadczenia usług, pandemia wywołała szereg pytań prawnych dotyczących tego, czy i w jakim zakresie roszczenia umowne są egzekwowalne oraz kto ma ponieść konsekwencje ekonomiczne w przypadku braku wyraźnej winy. Podczas gdy przewidywanie, w jaki sposób kryzys związany z koronawirusem wpłynie na arbitraż międzynarodowy, byłoby błędne, jego dotychczasowego wpływu nie można zanegować. Rozprawy arbitrażowe zostały przełożone, a międzynarodowe konferencje odwołane. W związku ze sprzecznymi dyrektywami mającymi zastosowanie do różnych lokalizacji stron, arbitrów i świadków, nadal istnieją obawy co do tego, jak bezpiecznie prowadzić przesłuchania w dającej się przewidzieć przyszłości. Jednak, ponieważ wiele osób obawia się, że wirus może stać się endemiczny, a interwencje niemedyczne, takie jak dystans społeczny, mają pozostać na miejscu w dającej się przewidzieć przyszłości, potrzebne są nowe sposoby radzenia sobie z nowymi wyzwaniami prawnymi. To właśnie tutaj arbitraż, dzięki wykorzystaniu narzędzi internetowych, może zapewnić niezbędną elastyczność wymaganą w tych bezprecedensowych czasach.

Poniżej omówiony zostanie wpływ i wyzwania, jakie COVID-19 stawia przed podmiotami zaangażowanymi w arbitraż. Poruszone zostaną przepisy przyjęte przez austriacki system sądownictwa, a także nakreślone zostaną metody i możliwe rozwiązania w zakresie prowadzenia rozpraw arbitrażowych w kontekście Covid-19.

Austriacka odpowiedź

Starając się uniknąć ciągłych opóźnień, wiodące instytucje arbitrażowe zaproponowały szereg alternatywnych środków w zakresie prowadzenia postępowań arbitrażowych.

Dążąc do zminimalizowania liczby potencjalnych zakłóceń, zaostrzonych przez osoby starające się uniknąć odpowiedzialności arbitrażowej, wytyczne instytucjonalne były i są regularnie aktualizowane. Odpowiedzi były bardzo zróżnicowane, a wiele z nich uciekało się do wirtualnych spotkań, konferencji telefonicznych i nowych kanałów składania dokumentów i wniosków.

Prowadzenie postępowań arbitrażowych bez osobistych przesłuchań stanowi fundamentalne odejście od tego, co prawdopodobnie od dawna postrzegane jest jako niezbędny element należytego procesu.

Austriacki system sądownictwa uznał konieczność takiego zrewidowanego podejścia, przyjmując nowe strategie, które odbiegają od ugruntowanych tradycji i zaufanych technik uznawanych wcześniej za instrumentalne dla postępowań arbitrażowych.

W dniu 25 marca 2020 r. rząd austriacki ustanowił Bundesgesetz betreffend Begleitmaßnahmen zu COVID-19 in der Justiz ("austriacką ustawę federalną w sprawie środków związanych z COVID-19 dla systemu sądownictwa"), która ma obowiązywać do dnia 31 grudnia 2020 r. Jego pierwsza część określa zasady dotyczące spraw cywilnych, koncentrując się na przerwach w terminach proceduralnych, a także zawieszeniu terminów wszczęcia postępowania, w tym przedawnienia. Na wyróżnienie zasługuje jednak wprowadzenie ograniczeń dla postępowań ustnych i doręczeń. Poza wprowadzonymi już ograniczeniami swobody przemieszczania się, rozprawy ustne mają odbywać się wyłącznie w przypadku wykazania najwyższej konieczności. Wszelkie formy komunikacji mają być prowadzone za pomocą środków technologicznych, czy to telefonicznych, czy wideokonferencyjnych, podczas gdy fizyczne przekazywanie dokumentów ma odbywać się za pośrednictwem poczty i powinno być wykorzystywane tylko w pilnych przypadkach. Elektroniczny System Składania Dokumentów Sądowych pozostaje w pełni operacyjny. Ustawa zawiera również informacje na temat skutków potencjalnego zaprzestania świadczenia usług sądowych przez austriackie sądy (sekcja 4), wpływu zaległości płatniczych zgodnie z art. 156a ust. 1 austriackiego kodeksu upadłościowego (sekcja 5), przedłużenia terminów kontroli połączeń (sekcja 6), zaliczek na poczet świadczeń alimentacyjnych (sekcja 7) oraz uprawnień Ministra Sprawiedliwości (sekcja 8).

Postępowania arbitrażowe są wyłączone spod przepisów ustawy, jednak arbitrzy i trybunały mają znaczną swobodę w określaniu, w jaki sposób skutecznie równoważyć interesy zainteresowanych stron w toczących się postępowaniach arbitrażowych. Wiedeńskie Międzynarodowe Centrum Arbitrażowe (VIAC) początkowo ogłosiło, że wszystkie zgłoszenia i komunikacja z jego biurami będą odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną do odwołania. Nowo wydana praktyczna lista kontrolna dotycząca zdalnych przesłuchań stanowi przydatny punkt odniesienia w zakresie środków przygotowawczych, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu takich przesłuchań. Kwestie prawne, takie jak ryzyko potencjalnego zakwestionowania orzeczeń, a także prawo do bycia wysłuchanym i równego traktowania, zostały również omówione w niedawno opublikowanym artykule udostępnionym na stronie internetowej VIAC^[2]. W celu zachęcenia do ściślejszej współpracy między prawnikami, procesualistami i specjalistami ds. technologii, PlatformsProtocol został wprowadzony do konsultacji społecznych do 31 sierpnia^[3]. Od 30 maja można wznowić przesłuchania osobiste w siedzibie VIAC, jednak dostępność sal pozostaje ograniczona.

Co więcej, Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC) kontynuuje postępy w toczących się postępowaniach arbitrażowych, a jej Sekretariat i Centrum ADR pozostają w pełni operacyjne. Podobnie jak LCIA i HKIAC, zaleca się jednak, aby cała komunikacja odbywała się drogą elektroniczną. Zalecane środki mające na celu zapewnienie rozstrzygania sporów w sposób efektywny kosztowo, sprawiedliwy i szybki zostały udostępnione za pośrednictwem wytycznych^[4].

Biorąc pod uwagę niedawny wzrost liczby przypadków koronawirusa, nie należy spodziewać się spadku liczby postępowań sądowych i arbitrażowych. Prawdopodobne jest raczej pojawienie się nowych roszczeń, nie tylko w związku z międzynarodowym tranzytem, prywatnością danych, biotechnologią, ubezpieczeniami, zatrudnieniem, a także sporami handlowymi i inwestycyjnymi. Ponadto skutki wdrożonych na szczeblu krajowym środków nadzwyczajnych wywołają nowe kwestie prawne dotyczące naruszenia, wykonania i zwolnienia z odpowiedzialności, a także przewidywalności, racjonalności, strat, szkód i obowiązku łagodzenia skutków.

Opcje do rozważenia

Ponieważ wiele stron musi odbudowywać relacje biznesowe za pomocą metod innych niż ścisłe egzekwowanie warunków umownych, procesy rozwiązywania sporów, takie jak arbitraż, są atrakcyjną opcją. W świetle pandemii COVID-19 potrzebne są nowe innowacyjne opcje, aby zapewnić stronom możliwość pełnego przedstawienia swojej sprawy. Warto rozważyć następujące metody:

Odroczenie przesłuchań osobistych do czasu, aż takie postępowanie zostanie ponownie uznane za bezpieczne

Chociaż opcja ta pozwala stronom uniknąć konieczności wprowadzania niezbędnych ustaleń dotyczących zdalnego przesłuchania, nie jest jasne, jak długo potrwają obecne ograniczenia. Przy wielu firmach, które już teraz znajdują się pod poważnym obciążeniem z powodu niepewnych lub stagnacyjnych przepływów pieniężnych, może to nie być realną opcją.

Umożliwienie rozstrzygnięcia sporu "na papierze"

Metoda ta może okazać się przydatna w odniesieniu do kwestii, które są mniej zależne od dowodów rzeczowych i przesłuchań krzyżowych. Jednak nawet w takim przypadku zastosowanie tej metody tylko częściowo zmniejszyłoby opóźnienia w ostatecznych i tymczasowych orzeczeniach i może skłonić strony do szybszego zawarcia ugody.

Podział roszczeń z pozostawieniem części do rozstrzygnięcia w drodze arbitrażu

Podejście to sprawdza się w sprawach z odrębnymi roszczeniami.

Prowadzenie rozprawy na odległość

Biorąc pod uwagę koordynację logistyczną wymaganą przy planowaniu zdalnych przesłuchań, strony muszą zapewnić dostępność bezpiecznego połączenia internetowego, a także dostęp do niezbędnych dokumentów i wymaganego oprogramowania / sprzętu. Ponadto, strony powinny wziąć pod uwagę godziny urzędowania, strefy czasowe i czas trwania postępowania, a także możliwość stworzenia odrębnych przestrzeni wirtualnych, aby umożliwić łatwą komunikację arbitrów i zespołów prawnych. Strony powinny rozważyć skorzystanie z zaleceń zawartych w Seoul Protocol on Video Conferencing In International Arbitration, obejmujących szeroki zakres praktycznych aspektów zapewniających sprawiedliwość proceduralną. Opcja ta została również uznana za realną alternatywę przez Izbę Handlowo-Przemysłową Federacji Rosyjskiejv i jest zgodna z art. 25(2) Regulaminu Arbitrażowego ICC z 2017 r.^[6].
Ponieważ technologia wideokonferencji jest już często wykorzystywana, obrady stron prawdopodobnie nie zostaną zakłócone. Pakiety rozpraw mogą być udostępniane w formie elektronicznej i ułatwią pracę prawnikom ze względu na hiperłącza i fakt, że nowe dokumenty mogą być natychmiast dostępne. Podobnie, orzeczenia arbitrażowe mogą być dostarczane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chociaż przekazanie oryginałów i uwierzytelnionych odpisów stronom może nastąpić na późniejszym etapie. Niemniej jednak, podpisy elektroniczne stały się codziennością w transakcjach biznesowych, a zatem nie stanowią powodu do niepokoju. Niejasne pozostaje natomiast, czy forum, na którym dany arbitraż ma się odbyć, pozwoli na odejście od formalności związanych z osobistymi przesłuchaniami i tradycyjnymi procesami wydawania dokumentów. W tym miejscu zaleca się, aby strony potwierdziły z doradcą, jak najlepiej postępować przed zaangażowaniem się w zdalny arbitraż. Biorąc pod uwagę rosnącą zależność od narzędzi komunikacji online, istotne jest, aby między innymi korzystać z bezpiecznego programu wideokonferencyjnego z szyfrowaniem typu end-to-end oraz aby wirtualne pokoje przesłuchań były ściśle ograniczone do przydzielonych uczestników^[7].
Strony powinny rozważyć zalecane metody przestrzegania wysokiego poziomu bezpieczeństwa online, a także obowiązków w zakresie ochrony prywatności danych podczas prowadzenia międzynarodowych postępowań arbitrażowych. W tym celu mogą one odwołać się do wytycznych dotyczących środków ostrożności określonych w protokole 2020 Cybersecurity Protocol for International Arbitration^[8], ICC-IBA Roadmap to Data Protection in International Arbitration^[9], ICCA-NYC Bar-CPR Protocol on Cybersecurity in International Arbitration^[10], a także African Academy Protocol on Virtual Hearing in Africa.

Co dalej?

Biorąc pod uwagę nieunikniony napływ spraw, które mają wyniknąć z wydarzeń od czasu wybuchu epidemii, najważniejsze pozostaje, aby roszczenia zostały wszczęte, gdy tylko uda się ustalić niezbędne fakty. Ponieważ instytucje arbitrażowe zasygnalizowały, że zamierzają kontynuować swoją działalność, rozsądne jest, aby zainteresowane strony starannie i szybko rozważyły swoje opcje arbitrażowe. Podmioty prywatne mają również możliwość dokonania przeglądu istniejących warunków umownych i rozważenia wykorzystania narzędzi technologicznych w zasadach proceduralnych swoich umów arbitrażowych. Ponieważ istnieje duża niepewność co do czasu trwania i środków wdrożonych w celu powstrzymania rozprzestrzeniania się wirusa, ważne jest, aby strony opracowały plan awaryjny na wypadek, gdyby fizyczne przesłuchania nie były wykonalną opcją w nadchodzących tygodniach lub miesiącach. Chociaż postęp w sprawie może być wolniejszy, korzystanie z elektronicznego narzędzia do składania dokumentów, komunikacji i korespondencji okazało się skuteczną opcją w przeszłości i powinno być teraz rozszerzane.

Ostatecznie sukces każdego postępowania arbitrażowego wymaga odpowiedniego przygotowania, które z kolei będzie zależeć od konkretnych okoliczności sprawy i dla którego nie mogą istnieć uniwersalne ramy. Odmowa dostosowania się do tych zmienionych warunków ze względu na zwykłą wygodę zwyczajowych praktyk przesłuchań nie może stanowić uzasadnionej podstawy w świetle obecnych wyzwań i zagrożeń dla zdrowia, jakie niesie ze sobą epidemia. Ponieważ sprawiedliwość opóźniona jest sprawiedliwością odmówioną, "instytucje publiczne, takie jak Trybunał, muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby ułatwić kontynuację gospodarki i podstawowych usług rządowych, w tym wymiaru sprawiedliwości". (Capic przeciwko Ford Motor Company of Australia Limited (odroczenie) [2020] FCA 486; ust. 5).

Zagrożenie stwarzane przez Covid-19 wymaga staranności i zaangażowania ze strony kierownictwa i sektora opieki zdrowotnej, ale zależy również od wsparcia społeczeństwa obywatelskiego. W związku z tym strony, arbitrzy i przedstawiciele prawni mają wspólny obowiązek zminimalizowania skutków epidemii i powstrzymania jej rozprzestrzeniania się. Epidemia wirusa zmieniła i niewątpliwie będzie nadal zmieniać istniejące praktyki arbitrażowe oraz zmusi uczestników i interesariuszy do dostosowania, refleksji i ulepszenia obecnego systemu. Okaże się również siłą napędową w rozwijaniu ugruntowanych, ale przestarzałych procesów w sposób, który jest mniej zależny od rygorystycznych rytuałów konwencjonalnych praktyk sądowych, ale zamiast tego może przekroczyć przeciwności losu w czasach takich jak te.