Österrike: Skiljeförfaranden i tider av covid-19: ett österrikiskt perspektiv

Den gradvisa ökningen av covid-19-infektioner har i skrivande stund krävt totalt 655 112 dödsoffer (källa: WHO) världen över. Dess globala räckvidd har obestridligen och oåterkalleligen förändrat livet som vi känner det och inte lämnat någon industri, ekonomi eller personlig interaktion oberörd. Internationella leveranskedjor har avbrutits, den globala handeln har destabiliserats och aktiemarknaderna har störtdykt.

Medan vissa regeringar har valt att återuppta verksamheten genom att vidta åtgärder, bland annat för att åter öppna förskolor och grundskolor samt häva reserestriktionerna, har andra uttryckt oro över att man ska lätta på eller rent av överge begränsningsåtgärderna mot bakgrund av den verkliga risken för att släppa lös en ny våg av massinfektioner. Oavsett vilka politiska överväganden som ligger till grund för dessa olika åtgärder kvarstår dock osäkerheten om när ett fullständigt och säkert återupptagande av den ekonomiska verksamheten kan förväntas.

Eftersom många affärsförbindelser inte kan upprätthålla sina serviceåtaganden har pandemin gett upphov till en rad juridiska frågor om huruvida och i vilken utsträckning avtalsanspråk är verkställbara och om vem som ska bära de ekonomiska konsekvenserna i avsaknad av tydligt fördelad skuld. Även om det vore missriktat att förutse hur coronakrisen kommer att påverka internationella skiljeförfaranden, går det inte att förneka dess inverkan hittills. Skiljeförhandlingar har skjutits upp och internationella konferenser har ställts in. Med motstridiga direktiv som gäller för olika platser där parter, skiljemän och vittnen befinner sig, kvarstår oron för hur man ska kunna genomföra förhandlingar på ett säkert sätt under överskådlig framtid. Men eftersom många befarar att viruset kan bli endemiskt och icke-medicinska åtgärder, som social distansering, förväntas finnas kvar under överskådlig tid, behövs nya vägar för att hantera nya juridiska utmaningar. Det är här som skiljeförfaranden, i kraft av sin användning av onlineverktyg, kan ge den nödvändiga flexibilitet som krävs i dessa tider utan motstycke.

I det följande behandlas de konsekvenser och utmaningar som covid-19 medför för dem som deltar i skiljeförfaranden. Det kommer att beröra de bestämmelser som antagits av det österrikiska rättssystemet samt beskriva metoder och möjliga lösningar för att genomföra skiljeförfaranden i samband med Covid-19.

Det österrikiska svaret

För att försöka undvika eviga förseningar har ledande skiljedomsinstitut erbjudit ett antal alternativa åtgärder för hur skiljeförfaranden ska genomföras.

I syfte att minimera antalet potentiella störningar, som förvärras av dem som försöker undandra sig skiljeförfarandets ansvar, har institutionella riktlinjer uppdaterats regelbundet och fortsätter att uppdateras. Reaktionerna har varit omfattande och många har använt sig av virtuella möten, telefonkonferenser och nya kanaler för att lämna in handlingar och framställningar.

Att genomföra skiljeförfaranden utan personliga förhandlingar utgör en grundläggande avvikelse från vad som länge har ansetts vara en oumbärlig del av en korrekt process.

Det österrikiska rättssystemet har insett nödvändigheten av ett sådant reviderat tillvägagångssätt genom att anta nya strategier som avviker från väletablerade traditioner och betrodda tekniker som tidigare ansetts vara avgörande för skiljeförfaranden.

Den 25 mars 2020 antog den österrikiska regeringen Bundesgesetz betreffend Begleitmaßnahmen zu COVID-19 in der Justiz ("Österrikes federala lag om Covid-19-åtgärder för rättsväsendet"), som ska gälla till och med den 31 december 2020. Den första delen innehåller regler för civilrättsliga frågor, med fokus på avbrott i processuella tidsfrister samt avbrytande av tidsfrister för att inleda förfaranden, inklusive preskriptionsstadgan. Det är dock införandet av restriktioner för muntliga förhandlingar och delgivning som förtjänar att lyftas fram. Förutom de begränsningar av rörelsefriheten som redan införts ska muntliga förhandlingar endast hållas om det kan visas att det är absolut nödvändigt. All form av kommunikation ska ske med hjälp av tekniska hjälpmedel, oavsett om det är telefon eller videokonferens, medan den fysiska överföringen av handlingar ska ske via post och endast användas i brådskande fall. Systemet för elektronisk domstolsarkivering är fortfarande i full drift. Lagen innehåller också information om effekterna av ett eventuellt upphörande av de österrikiska domstolarnas rättstjänster (avsnitt 4), effekterna av betalningsförsummelser enligt § 156a.1 i den österrikiska insolvenslagen (avsnitt 5), förlängning av tidsfrister för kontroll av företagskoncentrationer (avsnitt 6), förskott på underhållsbidrag (avsnitt 7) och justitieministerns befogenheter (avsnitt 8).

Skiljeförfaranden är undantagna från lagens bestämmelser, men skiljemän och skiljenämnder har betydande friheter när det gäller att avgöra hur intressenternas intressen i pågående skiljeförfaranden ska balanseras på ett effektivt sätt. Vienna International Arbitral Centre (VIAC) hade ursprungligen meddelat att alla inlagor till och kommunikation med dess kontor tills vidare uteslutande skulle hanteras elektroniskt. VIAC:s nyligen utgivna Practical Checklist for Remote Hearings erbjuder en användbar referenspunkt för de förberedande åtgärder som bör övervägas när man planerar att hålla sådana förhandlingar. Juridiska frågor som risken för potentiella utmaningar av tilldelningar samt rätten att höras och behandlas lika behandlas också i en nyligen publicerad artikel som finns tillgänglig på dess webbplats.^[2] PlatformsProtocol, som syftar till att uppmuntra till ökat samarbete mellan yrkesverksamma inom juridik, process och teknik, har lanserats för offentligt samråd fram till den 31 augusti.^[3] Sedan den 30 maj kan personliga förhandlingar återupptas i VIAC:s lokaler, men tillgången på rum är fortfarande begränsad.

Vidare fortsätter Internationella handelskammaren (ICC) att driva pågående skiljeförfaranden, och dess sekretariat och ADR-center är fortfarande i full drift. I likhet med LCIA och HKIAC rekommenderas dock att all kommunikation sker elektroniskt. Rekommenderade åtgärder för att säkerställa att tvister avgörs på ett kostnadseffektivt, rättvist och snabbt sätt har gjorts tillgängliga via dess Guidance Note^[4].

Med tanke på den senaste tidens kraftiga ökning av antalet fall av coronavirus är en nedgång i antalet tvister och skiljeförfaranden inte att förvänta. Snarare är det sannolikt att nya anspråk kommer att uppkomma, inte minst i samband med internationell transitering, dataskydd, bioteknik, försäkring, anställning samt handels- och investeringstvister. Dessutom kommer effekterna av nationellt genomförda nödåtgärder att ge upphov till nya rättsliga frågor om överträdelse, fullgörande och ansvarsfrihet samt förutsebarhet, rimlighet, förlust, skada och skyldigheten att begränsa.

Alternativ att överväga

Eftersom många parter måste återuppbygga sina affärsrelationer med andra metoder än strikt tillämpning av avtalsvillkor, är tvistlösningsprocesser som skiljeförfarande ett attraktivt alternativ. Mot bakgrund av covid-19-pandemin behövs nya innovativa alternativ för att säkerställa att parterna ges möjlighet att fullt ut lägga fram sin sak. Följande metoder är värda att överväga:

Att skjuta upp personliga förhandlingar tills sådana förfaranden har godkänts som säkra igen

Även om detta alternativ gör det möjligt för parterna att undvika att behöva vidta nödvändiga åtgärder för en distansförhandling, är det fortfarande oklart hur länge de nuvarande restriktionerna kommer att gälla. Med tanke på att många företag redan utsätts för stora påfrestningar på grund av osäkra eller stagnerande kassaflöden är detta kanske inte ett genomförbart alternativ.

Att låta tvisten lösas "på papperet"

Denna metod kan visa sig vara användbar när det gäller frågor som är mindre beroende av faktiska bevis och korsförhör. Men även då skulle denna metod bara delvis minska förseningarna för slutliga och interimistiska avgöranden och kan få parterna att göra upp snabbare.

Dela upp yrkanden och endast låta vissa lösas genom skiljeförfarande

Detta tillvägagångssätt lämpar sig för mål med olika yrkanden.

Genomföra en förhandling på distans

Med tanke på den logistiska samordning som krävs för att planera för distansförhandlingar måste parterna se till att det finns en säker internetanslutning samt tillgång till nödvändiga dokument och nödvändig mjukvara/hårdvara. Dessutom bör de ta hänsyn till sammanträdestider, tidszoner och förhandlingarnas längd samt till möjligheten att skapa särskilda virtuella utrymmen för att underlätta kommunikationen mellan skiljemän och juridiska team. Parterna bör överväga att använda sig av rekommendationerna i Seoulprotokollet om videokonferenser i internationella skiljeförfaranden, som omfattar ett brett spektrum av praktiska aspekter för att säkerställa en rättvis process. Detta alternativ har också erkänts som ett genomförbart alternativ av Ryska federationens handels- och industrikammarev och är i linje med artikel 25.2 i ICC:s skiljedomsregler 2017^[6].
Eftersom videokonferensteknik redan används ofta är det inte troligt att parternas överläggningar kommer att påverkas. Förhörspaket kan göras tillgängliga elektroniskt och kommer att underlätta arbetet för jurister genom hyperlänkade korsreferenser och det faktum att nya dokument kan göras omedelbart tillgängliga. På samma sätt kan skiljedomar levereras via e-post, även om överföringen av original och bestyrkta kopior till parterna kan ske i ett senare skede. Elektroniska signaturer har dock blivit en daglig företeelse i affärstransaktioner och ger därför inte anledning till oro. Vad som förblir oklart är om det forum där respektive skiljeförfarande är avsett att äga rum kommer att tillåta ett avsteg från formaliteterna med personliga förhandlingar och traditionella processer för utfärdande av handlingar. Det är här som parterna rekommenderas att rådgöra med sin advokat om hur man bäst går tillväga innan man inleder ett skiljeförfarande på distans. Med tanke på det ökade beroendet av online-kommunikationsverktyg är det bland annat viktigt att ett säkert videokonferensprogram används med end-to-end-kryptering och att virtuella förhandlingsrum är strikt begränsade till tilldelade deltagare^[7].
Parterna bör överväga rekommenderade metoder för hur de kan upprätthålla en hög nivå av säkerhet online och uppfylla sina skyldigheter avseende dataskydd och integritet när de genomför internationella skiljeförfaranden. För detta ändamål kan de hänvisa till de riktlinjer för försiktighetsåtgärder som anges i 2020 års cybersäkerhetsprotokoll för internationella skiljeförfaranden^[8], ICC-IBA:s färdplan för dataskydd i internationella skiljeförfaranden^[9], ICCA-NYC Bar-CPR:s protokoll om cybersäkerhet i internationella skiljeförfaranden^[10] samt African Academys protokoll om virtuella förhandlingar i Afrika.

Hur vi ska gå vidare nu

Med tanke på den oundvikliga tillströmningen av mål som förväntas uppstå till följd av händelserna sedan utbrottet är det fortfarande av största vikt att anspråk inleds så snart nödvändiga fakta kan fastställas. Eftersom skiljedomsinstituten har signalerat att de avser att fortsätta sin verksamhet är det klokt att intressenterna noggrant och skyndsamt överväger sina skiljedomsalternativ. Privata parter ges också möjlighet att se över befintliga avtalsvillkor och överväga att införliva användningen av tekniska verktyg i förfarandereglerna i sina skiljeavtal. Eftersom det råder stor osäkerhet om hur länge viruset kommer att finnas kvar och vilka åtgärder som kommer att vidtas för att begränsa spridningen av viruset, är det viktigt att parterna upprättar en beredskapsplan för det fall fysiska förhandlingar inte kommer att vara ett genomförbart alternativ under de kommande veckorna eller månaderna. Även om handläggningen kan gå långsammare har det tidigare visat sig vara framgångsrikt att använda elektroniska verktyg för att skicka in dokument, kommunikation och korrespondens, och detta är något som nu bör utökas.

I slutändan kräver ett framgångsrikt skiljeförfarande adekvata förberedelser som i sin tur beror på de specifika omständigheterna i målet och för vilka det inte finns något allomfattande ramverk. Att vägra att anpassa sig till dessa förändrade förhållanden på grund av ren bekvämlighet med sedvanlig förhandlingspraxis kan inte utgöra en försvarbar grund mot bakgrund av de aktuella utmaningar och hälsorisker som epidemin för med sig. Eftersom fördröjd rättvisa är förnekad rättvisa måste "offentliga institutioner såsom domstolen göra allt de kan för att underlätta en fortsättning av ekonomin och väsentliga statliga tjänster, inklusive rättskipning". (Capic v Ford Motor Company of Australia Limited (Adjournment) [2020] FCA 486; punkt 5).

Hotet från covid-19 är ett hot som kräver noggrannhet och engagemang från ledarskap och hälso- och sjukvårdssektorn, men det är också beroende av stöd från det civila samhället. Såväl parter som skiljemän och juridiska ombud har därför en gemensam skyldighet att minimera effekterna av epidemin och att stoppa dess spridning. Virusutbrottet har och kommer utan tvekan att fortsätta att förändra befintlig praxis för skiljeförfaranden och kommer att tvinga deltagare och intressenter att anpassa, reflektera över och förbättra det nuvarande systemet. Det kommer också att visa sig vara den drivande kraften i att utveckla väletablerade men föråldrade processer på ett sätt som är mindre beroende av de strikta ritualerna i konventionell domstolspraxis och som i stället kan övervinna motgångar i tider som dessa.