Uporaba virtualnih obravnav ni novost na področju mednarodne arbitraže. Vendar so se razprave o prednostih, povezanih s prehodom iz fizičnega v digitalni prostor, začele resno obravnavati šele z nenadnim izbruhom pandemije COVID-19, ki je ta prehod zahteval in pospešil. Ker stopnja okužb še naprej strmo narašča, zahteve podjetij po hitrejšem in učinkovitejšem dostopu do pravnega varstva pa se povečujejo, so tradicionalne predstave, ki so trdile, da so virtualne obravnave podcenjujoča alternativa osebnim postopkom, postale zastarele. Tako sodišča, razsodišča kot pravni strokovnjaki imajo zdaj nalogo, da ponovno razmislijo o obliki in strukturi, ki sta doslej prevladovali v njihovi praksi, ter o tem, kako je mogoče poleg protokolov in logistike virtualne obravnave slednjo vključiti v arbitražne postopke ali sodne postopke, da bi čim bolj povečali njene koristi.

To je poročilo, ki ponuja vpogled v vse večji zagon zaslišanj na daljavo kot priložnost za ponovno vzpostavitev, ne le preoblikovanje preteklih praks arbitraže in sodnih postopkov. Informacije, predstavljene v tem članku, izhajajo iz spletnega seminarja, ki je potekal 22. septembra 2020 in pri katerem je sodelovala družba Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na podlagi izkušenj, ki so jih delili udeleženci dogodka, in napovedi, ki so jih podali, so sodelujoči ugotovili, da sedanji prehod ponuja veliko priložnost za ponovno preučitev in racionalizacijo sedanjih praks ter razmislek o tem, kako jih prenesti v prihodnost.

Spletni seminar

Na nedavnem tridelnem interaktivnem spletnem seminarju, ki sta ga v okviru Kanadskega arbitražnega tedna 2020 organizirala Arbitration Place in Mednarodni center za reševanje sporov v Kanadi, so morali udeleženci analizirati, napovedati in razpravljati o številnih vprašanjih v zvezi z razvojem in dolgoročno prihodnostjo reševanja sporov po pandemiji COVID-19. Po razpravah v moderiranih majhnih skupinah, ki so se osredotočile na eno od petih dodeljenih vprašanj, so se mnenja izmenjala na odprtem forumu in nato ocenila v povezavi z informacijami, zbranimi na podlagi rezultatov javnomnenjskih raziskav. Dogodek se je zaključil z delom, ki ga je predstavil glavni govornik Jeffrey Leon, ki je nakazal, da virtualni vidiki postopkov ostajajo in da se mora pravna skupnost na večjo izpostavljenost novim orodjem za optimizacijo odzvati s splošno pripravljenostjo za prilagajanje, sprejemanje in sprejemanje virtualne tehnologije.

Osebna zaslišanja

V prvem segmentu so morali udeleženci opredeliti prednosti fizičnih pred virtualnimi obravnavami. V odgovorih so bili večkrat izpostavljeni naslednji dejavniki:

• Poznavanje in enostavnost vodenja prič v fizičnem postopku s strani zdravnika;
• Priročnost interakcije med sodiščem med postopkom posvetovanja;
• priložnost za neformalno razpravo med odvetnikom in njegovimi strankami ali pričami;
• Logistična učinkovitost, ki omogoča obravnavo in analizo velikega števila dokazov in pravnih zadev v omejenem številu zaporednih dni v krajšem časovnem obdobju.

Med omenjenimi pomanjkljivostmi pa so bile tudi naslednje:

• upravne in časovne težave, ki so se pojavile pri določanju zadostnega časovnega bloka, da se omogoči zaslišanje ustreznih dokazov in zagotovi prisotnost vseh udeležencev (menilo se je, da bi to lahko bilo težavno za poslovne stranke, saj bi jim odvzemalo čas od drugih delovnih obveznosti);
• potrebna fizična prisotnost udeležencev in z njo povezani stroški ponovnega potovanja, nastanitve in prehrane;
• Večje breme v smislu stroškov in logističnega upravljanja za organizacijo več fizičnih zaslišanj, zaradi katerih se lahko predhodna vprašanja preložijo na glavni postopek;
• Povečano tveganje, da se dokazne obravnave zavlečejo zaradi omejene razpoložljivosti udeležencev;
• zaradi gostote pravnih vprašanj, ki jih sodišča težko učinkovito absorbirajo ali ocenijo v omejenem časovnem okviru osebnega zaslišanja.

Virtualna zaslišanja

Drugo vprašanje razprave je bilo usmerjeno v izzive, priložnosti in napačne predstave v zvezi s procesnim prehodom s fizičnega na virtualno pravno okolje za odločanje o arbitražnih in sodnih sporih. Udeleženci so se v veliki meri strinjali glede prednosti, ki jih virtualne obravnave lahko nudijo v primerjavi z obravnavami, ki se izvajajo osebno, in sicer

• Manjše logistične težave in nižji stroški, ki omogočajo večjo časovno učinkovitost in večji obseg dela, ki ga je mogoče opraviti ne glede na lokacijo ali časovni pas;
• Ni fizičnih omejitev, kar omogoča večje število udeležencev in boljši dostop do pravnega varstva;
• Možnost takojšnjega napredovanja obravnav zaradi enostavnega razporejanja, ki je prilagojeno razpoložljivosti udeležencev in ne glede na geografsko lokacijo ali plačilno sposobnost;
• Zmanjšanje zunanjih okoljskih učinkov;
• prožnost pri organizaciji in vodenju obravnave, širša pooblastila za določitev postopka, ki je najprimernejši za namene in cilje zadevnega primera, npr. razdelitev postopka na več obravnav, da se razlikuje med pravnimi vprašanji ali področji izvedencev;
• odobritev virtualnih obravnav s strani arbitražnih institucij in nacionalnih sodišč, večja podpora, ki jo nudijo smernice (npr. smernice ICC o možnih ukrepih za ublažitev učinkov pandemije COVID-19, smernice CIArb o postopkih reševanja sporov na daljavo, Seulski protokol o videokonferencah v mednarodni arbitraži itd.);
• Videokamere ustvarjajo bolj neposreden vtis o govorici telesa in obnašanju prič, širši pogled kamere se uporablja kot možnost za odvračanje od poučevanja prič;
• možnosti predvajanja posnetkov, ki udeležencem omogočajo, da si ponovno ogledajo določene trenutke in se osredotočijo na obrazno mimiko/obnašanje prič, ne da bi se pri tem zanašali na prepise;
• možnost sprejetja bolj dinamičnega pristopa, da se omogoči dovolj časa za pripravo (npr. načrtovanje dni odmora), da se prepreči utrujenost zaradi povečanja in poveča pozornost strank (npr. večje število obravnav, od katerih vsaka traja krajši čas), da se zoži obseg obravnav (npr. z osredotočanjem na posebne vidike zadeve in omogočanjem sodiščem, da ponudijo bolj ciljno usmerjene smernice);
• Vodilni ponudniki, kot so Epiq, Law In Order in Opus 2, ponujajo funkcije, kot so več sejnih sob ali sob za odmor, ter široko paleto storitev in orodij (npr. storitve prepisovanja, elektronski svežnji ali elektronska predstavitev dokazov, ki strankam omogočajo povečane/podčrtane izvlečke ter prevedena besedila ali dokaze itd.);
• Varovanje zasebnosti komunikacije in olajšanje timskega dela med svetovalcem in stranko z možnostjo izklopa zvoka.

Vendar pa so se virtualna zaslišanja zdela manj primerna v naslednjih pogledih:

• večje upravne obveznosti za stranke in sodišča (npr. dogovor o časovnem razporedu obravnav/odločitev o prevladujočem časovnem pasu, varnostnih protokolih, delovanju in dostavi elektronskih in tiskanih paketov, dostopu do zahtevane in pravilno delujoče opreme);
• prekinitev odnosa med odvetnikom in stranko, kar vpliva na možnost poravnave zadeve;
• Težave pri sodelovanju s pričami ali strokovnjaki in njihovem podpiranju;
• nezmožnost hitrega in diskretnega posredovanja zapiskov s kolegi pravniki ali strankami;
• Skepticizem glede zaupnosti in poštenosti postopkov ter resničnosti in kakovosti pričanja zaradi velike odvisnosti od tehnologije (npr. nevednost, kdo je v sobi, nezaupanje glede nastavitev).

Na vprašanje o najpogostejših napačnih predstavah, ki so se pojavile zaradi nedavnega razvoja, je bilo ugotovljeno, da so tako udeleženci arbitraže (vključno z arbitražnimi institucijami in obravnavnimi centri) kot tudi sodišča v nasprotju s prvotnimi pričakovanji hitro uvedli, prilagodili in uporabljali virtualno tehnologijo, čeprav so to storili hitreje in brezhibneje. Nazadnje je bilo navedeno, da so se virtualne obravnave izkazale za pravi dokaz sposobnosti in dovzetnosti pravnih strokovnjakov za preoblikovanje prakse obravnav na sodišču.

Učinki na arbitražo in njihova trajnost

Tretji del spletnega seminarja je bil posvečen temu, kako je pandemija COVID-19 vplivala na arbitražo in ali bodo imele te spremembe trajen učinek. Udeleženci so na vprašanja odgovarjali, da je hiter tempo sprememb sprožil številna nova vprašanja:

• Težave z načrtovanjem so bile odpravljene;
• Seznanjenost z uporabo spletnih storitev je omogočila udeležbo v arbitražnem postopku mlajši generaciji pravnih strokovnjakov ali tistim, ki prej niso imeli potrebnih finančnih sredstev za udeležbo na osebnih obravnavah;
• Vprašanja, kot so prirejanje prič, kibernetska varnost in zaupnost, so postala bolj pereča;
• Sprememba glasov zaradi opreme je zmanjšala njihov učinek v primerjavi z učinkom, ki ga imajo pričanja prič med fizičnimi zaslišanji;
• Odločitev o sedežu arbitraže se je izkazala za zapleteno nalogo, ki jo je treba urediti s pravili ali arbitražnimi sporazumi.

Nove prakse, strategije in premisleki udeležencev pri reševanju sporov

Udeleženci so ta del razprave začeli s splošnimi ugotovitvami o tem, kako je praksa virtualnih obravnav povečala razhajanje med poklicnim in zasebnim življenjem zdravnikov ter kako so se s tem povečale nepopisne prilagoditve. Nadalje so trdili, da se je zaradi bolj razporejenega pristopa k obravnavam povečalo skupno število dni obravnav, medtem ko se je njihovo trajanje znatno skrajšalo, da bi se izognili "utrujenosti zaradi povečanja".

Upravljanje logistike tehnologije je postalo bolj delovno intenzivno. Kljub temu se je to po skupnem mnenju izplačalo glede na splošno boljše rezultate, npr. sodišča lahko ponudijo učinkovite in ciljno usmerjene smernice o posameznih vprašanjih, ki jih je treba podrobneje obdelati, stranke pa imajo možnost prilagoditi svoje strategije obravnave ali se med obravnavo dogovoriti o delni/celoviti poravnavi.

Prisotni arbitri in pravni strokovnjaki so prav tako povedali, da imajo vedno večje težave pri sodelovanju in podpori neizkušenim pričam ali drugim udeležencem, ki niso pravniki in ki doslej niso bili seznanjeni s postopkovnimi protokoli. Oviran dostop do interneta ali druge tehnološke motnje so prav tako sprožile pomisleke v zvezi z morebitnim neupoštevanjem in pregledovanjem dejanskih neskladij ali nesporazumov.

Med spletnim seminarjem je bilo večkrat izpostavljeno bolj pereče vprašanje o pričakovanem porastu zahtevkov za ustrezno sodno varstvo. Da bi strankam zagotovili enake možnosti in obravnavo pri predstavitvi njihovih primerov, je treba odsvetovati neiskrene strategije prelaganja obravnav, hkrati pa je treba nameniti dovolj časa za uvedbo dobro oblikovanih arbitražnih klavzul.

Kako so se spremenili odnosi med stranko in svetovalcem

Čeprav so virtualne obravnave morda prinesle neizogibne kompromise, so arbitrom in pravnim strokovnjakom omogočile, da se bolje seznanijo z novimi praksami. Udeleženci spletnega seminarja so pozdravili demistifikacijo formalnosti ARS in sodnih obravnav, vendar so se strinjali, da se spoštovanje in iskrenost teh postopkov ne bi smela zmanjšati. Večja raznolikost glede na geografsko poreklo, spol in socialno-ekonomske razmere je bila izpostavljena kot eden najpomembnejših in najprimernejših stranskih učinkov nedavnega razvoja.

Jeffrey Leon je v zaključni besedi dejal, da je napovedovanje prihodnosti virtualnih obravnav in njihovega vpliva, ki presega sedanjo zdravstveno krizo, tvegano početje. Dovolj je povedati, da se pri reševanju sporov tako v sodnih postopkih kot v arbitraži lahko in morajo elementi postopka še naprej izvajati virtualno. Ne glede na pomen osebnega človeškega stika in interakcije, ki sta povezana z reševanjem sporov, je pravno skupnost spodbudil, naj sprejme nove digitalne mehanizme zaradi stroškov, učinkovitosti, vključenosti in smotrnosti.

Poleg tega je poudaril, da se s sedanjimi spremembami pojavljajo novi izzivi, kot so tveganje kršitve zaupnosti in zasebnosti, izpodbijanje in razveljavitev nagrad (npr. zaradi nadaljevanja virtualnih obravnav kljub ugovorom strank) ter zahtevki v zvezi z ustreznim postopkom, ki lahko ovirajo hitro reševanje sporov. Zmanjševanje teh tveganj bo verjetno povečalo uporabo dogovorov o financiranju s strani tretjih oseb s strani strank in povečalo izpostavljenost zahtevkom za varščino za stroške. Gospod Leon je na koncu svojih pripomb poudaril, kako pomembno je, da stranke in odvetniki med pogajanji upoštevajo te posledice in da več pozornosti namenijo priložnostim za predhodno poravnavo.

V letih po pandemiji COVID-19 se bo nedvomno nadaljevala povečana uporaba virtualnih platform, zato je pričakovati, da se bo pojavilo večje zanimanje za delne/hibridne digitalne obravnave. S priznavanjem, da "ena rešitev ne ustreza vsem", ter z boljšim razumevanjem in priznavanjem izzivov in prednosti, ki spremljajo takšna zaslišanja, je mogoče povečati dostopnost pravosodja na daljavo, ne da bi pri tem zmanjšali iskrenost postopkov ali zmanjšali celovitost pravosodnih sistemov po vsem svetu.

Vsebina tega članka je namenjena splošnemu vodenju po tej temi. O svojih posebnih okoliščinah se morate posvetovati s strokovnjakom.