Používanie virtuálnych pojednávaní nie je v oblasti medzinárodnej arbitráže novým fenoménom. Diskusie o výhodách spojených s prechodom z fyzického do digitálneho priestoru sa však začali vážne diskutovať až s náhlym vypuknutím pandémie COVID-19, ktorá si tento prechod vyžiadala a urýchlila. Keďže počet infekcií naďalej prudko rastie a dopyt podnikov po rýchlejšom a efektívnejšom prístupe k spravodlivosti sa stáva zastaraným, tradičné predstavy, ktoré tvrdili, že virtuálne pojednávania sú podradnou alternatívou osobného konania, sa stali neaktuálnymi. Súdy, tribunály aj právnici majú teraz za úlohu prehodnotiť formát a štruktúru, ktoré doteraz dominovali v ich praxi, a to, ako okrem protokolov a logistiky virtuálneho pojednávania možno toto pojednávanie integrovať do rozhodcovských konaní alebo súdnych procesov s cieľom maximalizovať jeho prínosy.

Toto je opis poskytujúci pohľad na rastúcu dynamiku pojednávaní na diaľku ako príležitosť na vynájdenie nových postupov, nielen na rekonštrukciu minulých rozhodcovských a súdnych postupov. Informácie uvedené v tomto článku pochádzajú z webinára, ktorý sa konal 22. septembra 2020 a na ktorom sa zúčastnila spoločnosť Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na základe zdieľaných skúseností a predpovedí účastníkov podujatia prispievatelia odchádzali s vedomím, že súčasná transformácia ponúka značnú príležitosť na prehodnotenie a zefektívnenie súčasných postupov, ako aj na zváženie, ako ich preniesť do budúcnosti.

Webinár

V nedávnom trojdielnom interaktívnom webinári, ktorý v rámci Kanadského arbitrážneho týždňa 2020 zorganizovali Arbitration Place a Medzinárodné centrum pre riešenie sporov v Kanade, mali účastníci analyzovať, predpovedať a diskutovať o veľkom množstve otázok týkajúcich sa vývoja a dlhodobej budúcnosti riešenia sporov po pandémii COVID-19. Po diskusiách v moderovaných malých skupinách, ktoré sa sústredili na jednu z piatich zadaných otázok, sa názory následne vymieňali na otvorenom fóre a následne sa vyhodnocovali v spojení s informáciami získanými z výsledkov prieskumu verejnej mienky. Podujatie sa skončilo segmentom, ktorý predniesol hlavný rečník pán Jeffrey Leon a v ktorom naznačil, že virtuálne aspekty konania sú tu, aby zostali, a na zvýšené vystavenie novým nástrojom optimalizácie musí právnická obec reagovať všeobecnou pripravenosťou prispôsobiť sa, prijať a prijať virtuálne technológie.

Osobné vypočutia

V prvom segmente mali účastníci určiť výhody fyzických výsluchov v porovnaní s virtuálnymi. V odpovediach boli viackrát spomenuté tieto faktory:

• Znalosť a jednoduchosť praktického lekára pri navigácii svedkov v rámci fyzického konania;
• Pohodlnosť interakcie súdu počas procesu prerokúvania;
• Príležitosť na neformálnu diskusiu medzi advokátom a jeho klientom alebo svedkom;
• Logistická efektívnosť, ktorá umožňuje prerokovať a analyzovať rozsiahle množstvo dôkazov a právnych záležitostí v priebehu obmedzeného počtu po sebe nasledujúcich dní v kratšom časovom rozpätí.

Medzi spomínané nevýhody však patrili tieto:

• Administratívne a časové ťažkosti, ktoré sa vyskytli pri vyhradení dostatočného časového bloku na vypočutie relevantných dôkazov a zabezpečenie účasti všetkých účastníkov (usúdilo sa, že pre klientov z radov podnikateľov to môže byť náročné, pretože im to odoberie čas na iné pracovné povinnosti);
• Požadovaná fyzická prítomnosť účastníkov a s ňou spojené náklady na opakované cestovanie, ubytovanie a stravovanie;
• Väčšia záťaž z hľadiska nákladov a logistického riadenia pri organizovaní viacerých fyzických vypočutí, ktoré môžu spôsobiť odklad predbežných otázok až do hlavného konania;
• Zvýšené riziko odkladov dôkazných konaní z dôvodu obmedzenej dostupnosti účastníkov;
• Hustota právnych otázok sťažuje ich efektívne absorbovanie alebo posúdenie súdmi počas obmedzeného časového rámca osobného vypočutia.

Virtuálne vypočutia

Druhá otázka diskusie sa týkala výziev, príležitostí a mylných predstáv súvisiacich s procesným prechodom od fyzického k virtuálnemu právnemu prostrediu pre rozhodovanie arbitrážnych a súdnych sporov. Účastníci sa v prevažnej miere zhodli na výhodách, ktoré môžu priniesť virtuálne pojednávania v porovnaní s pojednávaniami vedenými osobne, a to

• Zníženie logistických ťažkostí a nákladov, ktoré vedú k väčšej časovej efektívnosti a rozšíreniu objemu práce, ktorú možno vykonať bez ohľadu na miesto alebo časové pásmo;
• Nedostatok fyzických obmedzení, ktorý umožňuje vyšší počet účastníkov a lepší prístup k spravodlivosti;
• Možnosť posunúť pojednávania dopredu bez meškania vďaka jednoduchému plánovaniu, ktoré je prispôsobené dostupnosti účastníkov a bez ohľadu na geografickú polohu alebo platobnú schopnosť;
• Zníženie environmentálnych externalít;
• Flexibilita pri organizácii a riadení pojednávania, širšie právomoci na určenie postupu, ktorý najlepšie zodpovedá účelom a cieľom príslušného prípadu, napr. rozdelenie konania na viacero čiastkových pojednávaní s cieľom rozlíšiť právne otázky alebo odbory znalcov;
• Schválenie virtuálnych pojednávaní rozhodcovskými inštitúciami a vnútroštátnymi súdmi, zvýšená podpora ponúkaná prostredníctvom usmernení (napr. usmernenie ICC o možných opatreniach zameraných na zmiernenie účinkov pandémie COVID-19, usmernenie CIArb o konaní pri riešení sporov na diaľku, Soulský protokol o videokonferenciách v medzinárodnej arbitráži atď.);
• Videokamery vytvárajú bezprostrednejší dojem z reči tela a správania svedkov, širší záber kamery sa využíva ako možnosť odradiť svedka od koučovania;
• Možnosti prehrávania záznamu, ktoré účastníkom umožňujú opätovne si pozrieť konkrétne momenty a zamerať sa na výrazy tváre/chovanie svedkov bez toho, aby sa spoliehali na prepisy;
• Možnosť prijať rýchlejší prístup s cieľom poskytnúť dostatok času na prípravu (napr. naplánovanie dní prestávok), zabrániť únave z priblíženia a zvýšiť pozornosť strán (napr. vyšší počet pojednávaní, z ktorých každé trvá kratšie), zúžiť rozsah pojednávaní (napr. zameraním sa na konkrétne aspekty prípadu a umožniť tribunálom poskytovať cielenejšie usmernenia);
• Poprední poskytovatelia v odvetví, ako napríklad Epiq, Law In Order a Opus 2, ponúkajú funkcie, ako sú viaceré rokovacie miestnosti alebo miestnosti na prestávky, ako aj širokú škálu služieb a nástrojov (napr. služby prepisu, elektronické zväzky alebo elektronická prezentácia dôkazov, ktorá umožní stranám priamo vidieť zväčšené/zvýraznené výňatky, ako aj preložené texty alebo dôkazy atď.);
• Zabezpečenie súkromia komunikácie a uľahčenie tímovej práce medzi právnym zástupcom a klientom prostredníctvom možnosti stlmenia.

Virtuálne vypočutia sa však považovali za menej výhodné z týchto hľadísk:

• Väčšie administratívne povinnosti uložené stranám a súdom (napr. dohoda o časovom harmonograme pojednávania/rozhodnutie o tom, ktoré časové pásmo má prednosť, bezpečnostné protokoly, prevádzka a doručovanie elektronických a tlačených zväzkov, prístup k požadovanému a riadne fungujúcemu vybaveniu);
• Narušenie vzťahov medzi právnym zástupcom a klientom, ktoré má vplyv na schopnosť vyriešiť prípad;
• Ťažkosti s interakciou a podporou svedkov alebo znalcov;
• Neschopnosť rýchlo a diskrétne si odovzdávať poznámky s kolegami alebo klientmi;
• Skepsa týkajúca sa dôvernosti a spravodlivosti konania, ako aj pravdivosti a kvality výpovedí v dôsledku značnej závislosti od technológií (napr. nevedomosť o tom, kto je v miestnosti; nedostatok dôvery, pokiaľ ide o nastavenie).

Pri otázke o najčastejších mylných predstavách, ktoré vznikli v súvislosti s nedávnym vývojom, sa zhodli na tom, že na rozdiel od pôvodných očakávaní účastníci rozhodcovského konania (vrátane rozhodcovských inštitúcií a pojednávacích centier), ako aj súdy rýchlo zaviedli, prispôsobili a využívajú virtuálne technológie, hoci tí prví tak urobili rýchlejšie a plynulejšie. Na záver sa konštatovalo, že virtuálne pojednávania sa ukázali ako skutočný dôkaz schopnosti a vnímavosti právnikov prekonfigurovať prax súdnych pojednávaní.

Vplyv na arbitráž a ich životnosť

Tretia časť webinára sa venovala tomu, ako pandémia COVID-19 ovplyvnila arbitráž a či tieto zmeny budú mať trvalý vplyv. Na otázku účastníci uviedli, že rýchle tempo zmien vyvolalo množstvo nových otázok:

• Obavy týkajúce sa plánovania sa zmiernili;
• Znalosť používania online zariadení umožnila mladšej generácii právnikov alebo tým, ktorí predtým nemali potrebné finančné prostriedky na osobnú účasť na pojednávaniach, zúčastniť sa na rozhodcovskom konaní;
• Otázky ako manipulácia so svedkami, kybernetická bezpečnosť a dôvernosť sa stali naliehavejšími;
• Modifikácia hlasov spôsobená zariadením znížila ich účinok v porovnaní s účinkom, ktorý vyvolali svedecké výpovede počas fyzických vypočutí;
• Rozhodovanie o sídle rozhodcovského konania sa ukázalo ako zložité úsilie, ktoré sa musí riešiť prostredníctvom pravidiel alebo rozhodcovských dohôd.

Nové postupy, stratégie a úvahy účastníkov riešenia sporov

Účastníci otvorili túto časť diskusie všeobecnými poznámkami o tom, ako prax virtuálnych vypočutí posilnila rozostrenie medzi profesionálnym a osobným životom lekárov, ako aj o nevypovedaných úpravách, ktoré z toho vyplývajú. Ďalej sa tvrdilo, že rozloženejší prístup k vypočúvaniam viedol k zvýšeniu celkového počtu dní vypočúvania, zatiaľ čo ich trvanie sa výrazne skrátilo, aby sa zabránilo "únave zo zoomu".

Riadenie logistiky technológií sa stalo pracovne náročnejším. Napriek tomu sa to spoločne považovalo za cenu, ktorú sa oplatí prijať vzhľadom na celkovo lepšie výsledky, napr. tribunály môžu ponúknuť účinné a cielené usmernenia k jednotlivým otázkam, ktoré si vyžadujú rozpracovanie; strany majú možnosť prispôsobiť svoje stratégie prípadu alebo sa dohodnúť na čiastočnom/úplnom urovnaní v priebehu pojednávania.

Zúčastnení rozhodcovia a právnici sa tiež podelili o to, že je pre nich čoraz ťažšie komunikovať s neskúsenými svedkami alebo inými účastníkmi, ktorí nie sú právnikmi a ktorí doteraz nepoznali procesné protokoly, a podporovať ich. Obmedzenie prístupu na internet alebo iné technologické poruchy tiež vyvolali obavy v súvislosti s možným ignorovaním a prehliadaním vecných nezrovnalostí alebo nedorozumení.

Naliehavejšia otázka, ktorá sa počas webinára viackrát vyskytla, sa týkala očakávaného nárastu nárokov na spravodlivé súdne konanie. Aby sa stranám zabezpečila rovnaká príležitosť a rovnaké zaobchádzanie pri predkladaní ich prípadu, mali by sa odrádzať neúprimné stratégie na odkladanie pojednávaní a zároveň by sa mal vyhradiť dostatočný čas na zavedenie dobre vypracovaných rozhodcovských doložiek.

Spôsoby, akými sa zmenili vzťahy medzi klientom a advokátom

Virtuálne pojednávania síce priniesli nevyhnutné kompromisy, ale zároveň poskytli rozhodcom a právnikom príležitosť lepšie sa oboznámiť s novými postupmi. Účastníci webinára síce privítali demystifikáciu formálnosti ADR a súdnych pojednávaní, ale zároveň sa zhodli na tom, že by sa nemala narušiť úcta a úprimnosť takýchto konaní. Zvýšená rozmanitosť podľa geografického pôvodu, pohlavia a sociálno-ekonomického hľadiska bola vyzdvihnutá ako jeden z najvýznamnejších a najpodstatnejších vedľajších účinkov nedávneho vývoja.

Vo svojom záverečnom vystúpení pán Jeffrey Leon uviedol, že predpovedať budúcnosť virtuálnych vypočutí a ich vplyv nad rámec súčasnej zdravotnej krízy je riskantné. Stačí povedať, že riešenie sporov v rámci súdnych sporov aj rozhodcovského konania môže a malo by naďalej obsahovať prvky procesu vedeného virtuálne. Bez ohľadu na význam osobného ľudského kontaktu a interakcie, ktoré sú spojené s riešením sporov, vyzval právnickú obec, aby prijala nové digitálne mechanizmy z dôvodov nákladov, efektívnosti, inkluzívnosti a účelnosti.

Okrem toho zdôraznil, že so súčasnými zmenami vznikajú nové výzvy, ako napríklad riziko porušenia dôvernosti a súkromia, napadnutie a zrušenie rozsudkov (napr. v dôsledku pokračovania virtuálnych pojednávaní napriek námietkam strán), ako aj námietky týkajúce sa spravodlivého procesu, ktoré môžu brániť rýchlemu riešeniu sporov. Zmiernenie týchto rizík pravdepodobne zvýši využívanie dohôd o financovaní tretími stranami zo strany strán a zvýši vystavenie žiadostiam o zabezpečenie nákladov. Pán Leon na záver svojich poznámok zdôraznil, že je dôležité, aby strany a právni zástupcovia mali tieto dôsledky na pamäti počas procesu vyjednávania a aby venovali väčšiu pozornosť možnostiam predchádzajúceho urovnania.

Nárast používania virtuálnych platforiem bude nepochybne pokračovať aj v rokoch nasledujúcich po pandémii COVID-19 a možno očakávať, že sa bude preferovať čiastočné/hybridné digitálne vypočutie. Uvedomením si, že "jedna veľkosť nie je vhodná pre všetkých", a rozvíjaním lepšieho pochopenia a ocenenia výziev, ako aj výhod, ktoré takéto vypočutia sprevádzajú, možno sprístupniť spravodlivosť na diaľku bez toho, aby sa minimalizovala úprimnosť konania alebo znížila integrita justičných systémov na celom svete.

Obsah tohto článku má poskytnúť všeobecnú orientáciu v danej problematike. Je potrebné vyhľadať odborné poradenstvo o vašich konkrétnych okolnostiach.