Brugen af virtuelle retsmøder er ikke noget nyt fænomen inden for international voldgift. Debatterne om fordelene ved et skift fra et fysisk til et digitalt rum er imidlertid først begyndt at blive diskuteret seriøst med det pludselige udbrud af COVID-19-pandemien, som har gjort denne overgang nødvendig og fremskyndet. I takt med at infektionsraten fortsat stiger kraftigt, og virksomhedernes efterspørgsel efter hurtigere og mere effektiv adgang til domstolene vokser, er de traditionelle opfattelser, der hævder, at virtuelle høringer er et underordnet alternativ til personlige procedurer, blevet forældede. Både domstole, domstole og jurister har nu til opgave at gentænke det format og den struktur, der hidtil har domineret deres praksis, og hvordan en virtuel høring ud over protokollerne og logistikken kan integreres i voldgiftsprocedurer eller retssager for at maksimere fordelene ved den.

Dette er en redegørelse, der giver indsigt i den voksende dynamik i fjernhøringer som en mulighed for at genopfinde og ikke blot genskabe tidligere voldgifts- og retssagspraksis. Oplysningerne i denne artikel stammer fra et webinar, der blev afholdt den 22. september 2020, som Oblin Rechtsanwälte GmbH deltog i. Med udgangspunkt i de erfaringer og forudsigelser, som deltagerne i arrangementet delte, tog deltagerne af sted i erkendelse af den betydelige mulighed, som den nuværende overgang giver for både at revidere og strømline den nuværende praksis og overveje, hvordan den kan videreføres i fremtiden.

Webinaret

I et interaktivt webinar i tre segmenter, der for nylig blev afholdt i forbindelse med Canada Arbitration Week 2020 af Arbitration Place og International Centre for Dispute Resolution Canada, blev deltagerne bedt om at analysere, forudsige og diskutere en lang række spørgsmål vedrørende udviklingen og den langsigtede fremtid for tvistbilæggelse efter COVID-19-pandemien. Efter debatter i en modereret lille gruppe med fokus på et af fem tildelte spørgsmål blev der efterfølgende udvekslet synspunkter i et åbent forum og vurderet sammen med oplysninger fra afstemningsresultater. Arrangementet afsluttedes med et indlæg af hovedtaler Jeffrey Leon, der foreslog, at virtuelle aspekter af retssager er kommet for at blive, og at den øgede eksponering for nye optimeringsværktøjer skal imødegås af det juridiske samfund med en generel vilje til at tilpasse sig, acceptere og omfavne virtuel teknologi.

Personlige høringer

I det første segment blev deltagerne bedt om at identificere fordelene ved fysiske frem for virtuelle høringer. Som svar blev følgende faktorer nævnt ved flere lejligheder:

• Udøverens fortrolighed med og lethed til at navigere vidner gennem en fysisk procedure;
• Den bekvemme interaktion mellem domstolene under forhandlingsprocessen;
• Muligheden for uformelle drøftelser mellem advokater og deres klienter eller vidner;
• Logistisk effektivitet, der gør det muligt at drøfte og analysere en lang række beviser og juridiske spørgsmål i løbet af et begrænset antal på hinanden følgende dage/ inden for et kortere tidsrum.

Der blev dog nævnt følgende ulemper:

• Administrative og tidsmæssige vanskeligheder med at afsætte tilstrækkelig tid til at sikre, at relevant bevismateriale kan høres, og at alle deltagere kan være til stede (dette blev anset for at kunne være vanskeligt for erhvervskunder, da det ville tage tid fra andre arbejdsforpligtelser);
• Deltagernes nødvendige fysiske tilstedeværelse og de dermed forbundne udgifter til gentagne rejser, indkvartering og forplejning;
• Større byrde i form af omkostninger og logistisk forvaltning i forbindelse med afholdelse af en række fysiske høringer, hvilket kan medføre, at indledende spørgsmål udskydes til hovedproceduren;
• Den øgede risiko for, at bevishøringer forsinkes på grund af begrænset tilgængelighed af deltagere;
• Tætheden af juridiske spørgsmål gør det vanskeligt for domstolene at få en effektiv forståelse eller vurdering af dem i løbet af den begrænsede tid, der er afsat til et personligt retsmøde.

Virtuelle høringer

Det andet spørgsmål i debatten drejede sig om udfordringer, muligheder og misforståelser i forbindelse med det proceduremæssige skift fra en fysisk til en virtuel juridisk ramme for afgørelse af voldgifts- og retstvister. Der var en overvældende enighed blandt deltagerne om de fordele, som virtuelle retsmøder kan give i forhold til dem, der gennemføres personligt, nemlig

• Reducerede logistiske vanskeligheder og lavere omkostninger, hvilket fører til større tidseffektivitet og en udvidelse af den mængde arbejde, der kan udføres uanset sted og tidszone;
• Der er ingen fysiske begrænsninger, hvilket giver mulighed for et større antal deltagere og øget adgang til domstolene;
• Muligheden for at fremme høringer uden forsinkelser på grund af den lette planlægning, der er tilpasset deltagernes tilgængelighed og uafhængigt af geografisk placering eller betalingsevne;
• Reduktion af miljømæssige eksternaliteter;
• Fleksibilitet med hensyn til tilrettelæggelse og ledelse af høringen, bredere beføjelser til at fastlægge den procedure, der er bedst egnet til formålet og målene med den pågældende sag, f.eks. opdeling af proceduren i flere underhøringer for at skelne mellem juridiske spørgsmål eller ekspertvidners fagområder;
• Godkendelse af virtuelle høringer af voldgiftsinstitutioner og nationale domstole, øget støtte i form af vejledninger (f.eks. ICC Guidance Notes on Possible Measures Aimed to Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic, CIArb Guidance Note on Remote Dispute Resolution Proceedings, Seoul Protocol of Video Conferencing in International Arbitration osv;)
• Videokameraer giver et mere umiddelbart indtryk af vidnernes kropssprog og opførsel, og bredere kameravisning anvendes som en mulighed for at forhindre coaching af vidner;
• Muligheder for afspilning af optagelser, der gør det muligt for deltagerne at gense bestemte øjeblikke og fokusere på vidnernes ansigtsudtryk/forbrydelser uden at være afhængige af udskrifter;
• Mulighed for at indføre en mere tempofyldt tilgang for at give tilstrækkelig tid til forberedelse (f.eks. ved at planlægge pausedage), for at modvirke zoomtræthed og øge parternes opmærksomhedsspændvidde (f.eks. flere høringer af kortere varighed), for at begrænse omfanget af høringer (f.eks. ved at fokusere på specifikke aspekter af sagen og give domstolene mulighed for at tilbyde mere målrettet vejledning);
• Førende udbydere i branchen som Epiq, Law In Order og Opus 2 tilbyder funktioner som f.eks. flere møde- eller breakout-rum samt en bred vifte af tjenester og værktøjer (f.eks. transskriptionstjenester, elektroniske pakker eller elektronisk præsentation af bevismateriale for at henvise parterne til forstørrede/overstreget uddrag samt oversatte tekster eller bilag osv;)
• Beskyttelse af kommunikationshemmeligheden og fremme af teamwork mellem rådgiver og klient ved hjælp af muligheden for at slå lyden fra.

Virtuelle høringer blev imidlertid anset for at være mindre fordelagtige i følgende henseender:

• Større administrative forpligtelser for parterne og domstolene (f.eks. aftale om tidsplaner for retsmøder/afgørelse om, hvis tidszone der er gældende, sikkerhedsprotokoller, drift og levering af elektroniske og papirudgaver, adgang til det nødvendige og velfungerende udstyr);
• Forholdet mellem advokater og klienter afbrydes og påvirker muligheden for at bilægge sagen;
• Vanskeligheder med at interagere med og støtte vidner eller eksperter;
• Manglende evne til hurtigt og diskret at udveksle noter med andre advokater eller klienter;
• Skepsis med hensyn til fortrolighed og retfærdighed i procedurerne samt sandheden og kvaliteten af vidneudsagnene på grund af den store afhængighed af teknologi (f.eks. manglende viden om, hvem der er i lokalet, manglende tillid til opsætningen).

Da man spurgte om de mest udbredte misforståelser i forbindelse med den seneste udvikling, var der enighed om, at i modsætning til hvad der oprindeligt var forventet, har både voldgiftsdeltagerne (herunder voldgiftsinstitutioner og høringscentre) og domstolene reageret hurtigt på at indføre, tilpasse og anvende virtuel teknologi, selv om førstnævnte har gjort det hurtigere og mere gnidningsløst. Endelig blev det fremført, at virtuelle retsmøder har vist sig at være et sandt bevis på, at retsvæsenets aktører er i stand til at omlægge praksis med retsmøder i retten og er modtagelige herfor.

Virkningerne for voldgift og deres levetid

Den tredje del af webinaret drejede sig om, hvordan COVID-19-pandemien har påvirket voldgiftsproceduren, og om disse ændringer vil have en varig virkning. Deltagerne svarede på spørgsmålet, at det hurtige tempo i forandringerne har givet anledning til en række nye spørgsmål:

• Problemerne med planlægningen er blevet afhjulpet;
• Viden om brugen af onlinefaciliteter har gjort det muligt for en yngre generation af jurister eller dem, der tidligere ikke havde de nødvendige økonomiske midler til at deltage i personlige høringer, at deltage i voldgiftsprocessen;
• Spørgsmål som f.eks. vidneforfalskning, cybersikkerhed og fortrolighed er blevet mere presserende overvejelser;
• Ændringen af stemmerne på grund af udstyret har mindsket deres virkning sammenlignet med den virkning, som vidneudsagn under fysiske høringer har haft;
• Det har vist sig at være en kompliceret opgave at beslutte, hvor voldgiften skal finde sted, og det skal ske ved hjælp af regler eller voldgiftsaftaler.

Ny praksis, nye strategier og overvejelser for deltagere i tvistbilæggelse

Deltagerne indledte denne del af debatten med generelle bemærkninger om, hvordan praksis med virtuelle høringer har forstærket udviskningen af udøvernes professionelle og personlige liv samt de ufattelige tilpasninger, der følger heraf. Det blev endvidere fremført, at den mere forskudte tilgang til høringer har ført til, at det samlede antal høringsdage er steget, mens deres varighed er blevet væsentligt forkortet for at undgå "zoomtræthed".

Håndteringen af teknologiens logistik er blevet mere arbejdskrævende. Ikke desto mindre blev dette i fællesskab betragtet som en pris, der var værd at tage i lyset af de generelt forbedrede resultater, f.eks. at domstolene kan tilbyde effektiv og målrettet vejledning om bestemte spørgsmål, der kræver uddybning, og at parterne har mulighed for at tilpasse deres sagsstrategier eller aftale delvise/fuldstændige forlig, efterhånden som retsmødet skrider frem.

De deltagende voldgiftsmænd og jurister delte også, at de fandt det stadig vanskeligere at interagere med og støtte uerfarne vidner eller andre ikke-juridiske deltagere, som hidtil ikke har været bekendt med procedureprotokollerne. Hindrede internetadgang eller andre teknologiske forstyrrelser har også givet anledning til bekymring med hensyn til den potentielle manglende hensyntagen til og overvågning af faktuelle uoverensstemmelser eller misforståelser.

Det mere presserende spørgsmål, der blev rejst adskillige gange under webinaret, drejede sig om den forventede stigning i antallet af krav om retfærdig rettergang. For at sikre, at parterne får lige muligheder for at fremlægge deres sag, bør uoprigtige strategier til at udskyde høringer afværges, mens der bør afsættes tilstrækkelig tid til at indføre veludformede voldgiftsklausuler.

Måder, hvorpå forholdet mellem klient og rådgiver har ændret sig

Selv om virtuelle høringer måske har medført uundgåelige kompromiser, har de også givet voldgiftsmænd og jurister mulighed for at blive mere fortrolige med ny praksis. Selv om deltagerne i webinaret bifaldt afmystificeringen af formalia i forbindelse med ADR- og retsmøder, var der også enighed om, at respekten for og oprigtigheden af sådanne procedurer ikke bør udhules. Den øgede mangfoldighed på grund af geografisk baggrund, køn og socioøkonomiske forhold blev fremhævet som en af de mest betydningsfulde og relevante bivirkninger af den seneste udvikling.

I sin afsluttende udtalelse erklærede Jeffrey Leon, at det er et risikabelt forehavende at forudsige fremtiden for virtuelle høringer og deres indvirkning ud over den nuværende sundhedskrise. Det er tilstrækkeligt at sige, at tvistbilæggelse i både retssager og voldgiftssager fortsat kan og bør have elementer af processen, der foregår virtuelt. Uanset betydningen af personlig menneskelig kontakt og interaktion i forbindelse med tvistbilæggelse opfordrede han det juridiske samfund til at tage de nye digitale mekanismer til sig af hensyn til omkostninger, effektivitet, rummelighed og hurtighed.

Desuden understregede han, at de nuværende ændringer medfører nye udfordringer såsom risikoen for krænkelser af fortrolighed og privatlivets fred, at kendelser anfægtes og tilsidesættes (f.eks. fordi virtuelle høringer fortsætter på trods af indsigelser fra parterne) samt krav om retfærdig rettergang, der kan hindre en hurtig bilæggelse af tvister. Afdæmpning af disse risici vil sandsynligvis øge parternes brug af finansieringsordninger med tredjepart og øge risikoen for ansøgninger om sikkerhedsstillelse for omkostninger. Leon afsluttede sine bemærkninger med at understrege vigtigheden af, at parterne og advokaterne holder sig disse konsekvenser for øje under forhandlingsprocessen og er mere opmærksomme på mulighederne for forudgående forlig.

Den stigende brug af virtuelle platforme vil utvivlsomt fortsætte i årene efter COVID-19-pandemien, og man kan forvente en stigende præference for delvise/hybride digitale høringer. Ved at erkende, at "én størrelse ikke passer til alle", og ved at udvikle en større forståelse og værdsættelse af de udfordringer og fordele, der følger med sådanne høringer, kan fjernretspleje gøres mere tilgængelig uden at minimere oprigtigheden af procedurerne eller mindske integriteten af retssystemerne globalt.

Formålet med denne artikel er at give en generel vejledning i emnet. Der bør søges specialiseret rådgivning om dine specifikke omstændigheder.