Používání virtuálních slyšení není v oblasti mezinárodní arbitráže novým fenoménem. O výhodách spojených s přechodem z fyzického do digitálního prostoru se však začalo vážně diskutovat až s náhlým vypuknutím pandemie COVID-19, která si tento přechod vyžádala a urychlila. Vzhledem k tomu, že počet infekcí stále prudce stoupá a poptávka podniků po rychlejším a efektivnějším přístupu ke spravedlnosti roste, tradiční představy, které tvrdí, že virtuální jednání jsou podřadnou alternativou k osobnímu jednání, zastarávají. Soudy, tribunály i právníci mají nyní za úkol přehodnotit formát a strukturu, které dosud v jejich praxi převládaly, a jak lze kromě protokolů a logistiky virtuálního slyšení začlenit toto slyšení do rozhodčích řízení nebo soudních procesů, aby se maximalizovaly jeho výhody.

Jedná se o příspěvek, který poskytuje vhled do rostoucího rozmachu slyšení na dálku jako příležitosti k novému objevení, nikoliv pouze k obnovení dřívějších rozhodčích a soudních postupů. Informace uvedené v tomto článku pocházejí z webináře konaného dne 22. září 2020, kterého se zúčastnila společnost Oblin Rechtsanwälte GmbH. Na základě sdílení zkušeností a předpovědí účastníků akce přispěvatelé odcházeli s vědomím, že současná transformace nabízí značnou příležitost jak k revizi a zefektivnění stávajících postupů, tak k úvahám o tom, jak je přenést do budoucnosti.

Webinář

V nedávném třídílném interaktivním webináři, který v rámci Kanadského arbitrážního týdne 2020 uspořádaly Arbitration Place a Mezinárodní centrum pro řešení sporů Kanada, byli účastníci požádáni, aby analyzovali, předpověděli a diskutovali o velkém množství otázek týkajících se vývoje a dlouhodobé budoucnosti řešení sporů po pandemii COVID-19. Po debatách v moderovaných malých skupinách, které se soustředily na jednu z pěti zadaných otázek, se následně vyměňovaly názory na otevřeném fóru a následně se vyhodnocovaly ve spojení s informacemi získanými z výsledků průzkumu veřejného mínění. Akce byla zakončena segmentem, který přednesl hlavní řečník pan Jeffrey Leon a v němž naznačil, že virtuální aspekty řízení jsou zde, aby zůstaly, a zvýšené vystavení novým optimalizačním nástrojům musí právnická obec čelit obecnou připraveností přizpůsobit se, přijmout a přijmout virtuální technologie.

Osobní slyšení

V prvním segmentu byli účastníci požádáni, aby určili výhody fyzických slyšení oproti virtuálním. V odpovědích byly několikrát zmíněny následující faktory:

• Znalost praktického lékaře a snadnost navigace svědků v průběhu fyzického řízení;
• Pohodlnost interakce soudu během procesu projednávání;
• Příležitost k neformální diskusi mezi právním zástupcem a jeho klientem nebo svědkem;
• Logistická efektivita umožňující projednat a analyzovat rozsáhlou škálu důkazů a právních záležitostí v omezeném počtu po sobě jdoucích dnů/ v kratším časovém rozpětí.

Mezi zmíněné nevýhody však patřily následující:

• Administrativní a časové potíže, které se vyskytly při vyčlenění dostatečného časového bloku, aby bylo možné vyslechnout relevantní důkazy a zajistit účast všech účastníků (mělo se za to, že pro podnikatelské klienty to může být obtížné, protože jim to bere čas na jiné pracovní povinnosti);
• nutná fyzická přítomnost účastníků a s ní spojené náklady na opakované cestování, ubytování a stravování;
• Větší zátěž z hlediska nákladů a logistického řízení při pořádání řady fyzických slyšení, která mohou způsobit, že předběžné otázky budou odloženy až do hlavního řízení;
• Zvýšené riziko odkladu důkazních řízení z důvodu omezené dostupnosti účastníků;
• Hustota právních otázek ztěžuje jejich účinné vstřebání nebo posouzení soudem během omezeného časového rámce osobního slyšení.

Virtuální slyšení

Druhá otázka debaty se týkala výzev, příležitostí a mylných představ spojených s procesním přechodem od fyzického k virtuálnímu právnímu prostředí pro rozhodování rozhodčích a soudních sporů. Mezi účastníky panovala převážná shoda ohledně výhod, které mohou virtuální slyšení nabídnout oproti těm, která jsou vedena osobně, a sice

• Snížení logistických obtíží a nákladů, které vedou k vyšší časové efektivitě a rozšíření objemu práce, kterou lze vyřídit bez ohledu na místo nebo časové pásmo;
• Absence fyzických omezení, která by umožnila větší počet účastníků a lepší přístup ke spravedlnosti;
• Schopnost postupovat ve slyšeních bez prodlení díky snadnému plánování, které je přizpůsobeno dostupnosti účastníků a bez ohledu na zeměpisnou polohu nebo platební schopnost;
• Snížení environmentálních externalit;
• Pružnost při organizaci a řízení slyšení, širší pravomoci k určení postupu, který nejlépe odpovídá účelům a cílům příslušného případu, např. rozdělení řízení na více dílčích slyšení za účelem rozlišení právních otázek nebo oborů znalců;
• Schválení virtuálních slyšení rozhodčími institucemi a národními soudy, zvýšená podpora nabízená prostřednictvím pokynů (např. pokyny ICC k možným opatřením zaměřeným na zmírnění dopadů pandemie COVID-19, pokyny CIArb k řízením pro řešení sporů na dálku, Soulský protokol o videokonferencích v mezinárodní arbitráži atd.);
• Videokamery vytvářejí bezprostřednější dojem z řeči těla a chování svědků, širší záběr kamery se používá jako možnost, jak odradit svědky od koučování;
• Možnosti přehrávání záznamu, které účastníkům umožňují znovu si prohlédnout určité momenty a zaměřit se na výrazy tváře/chování svědků bez závislosti na přepisech;
• Možnost přijmout rychlejší přístup, který by umožnil dostatek času na přípravu (např. naplánování dnů přestávek), zabránit únavě stran a zvýšit jejich pozornost (např. vyšší počet slyšení, z nichž každé by trvalo kratší dobu), zúžit rozsah slyšení (např. zaměřením se na konkrétní aspekty případu a umožnit soudům nabídnout cílenější pokyny);
• Přední poskytovatelé v oboru, jako jsou Epiq, Law In Order a Opus 2, nabízejí funkce, jako je více zasedacích místností nebo místností pro přestávky, a také širokou škálu služeb a nástrojů (např. služby přepisu, elektronické svazky nebo elektronická prezentace důkazů, která účastníky řízení nasměruje ke zvětšeným/zvýrazněným výňatkům, jakož i k přeloženým textům nebo důkazům atd.);
• Ochrana soukromí komunikace a usnadnění týmové spolupráce mezi právníkem a klientem prostřednictvím možnosti ztlumení zvuku.

Virtuální slyšení však byla považována za méně výhodná v následujících ohledech:

• Větší administrativní povinnosti stran a soudů (např. dohoda o časovém rozvrhu jednání/rozhodnutí o tom, čí časové pásmo má přednost, bezpečnostní protokoly, provoz a doručování elektronických a tištěných svazků, přístup k požadovanému a řádně fungujícímu vybavení);
• Narušení důvěry mezi právním zástupcem a klientem, které má dopad na možnost vyřešení případu;
• Obtížnost interakce a podpory svědků nebo znalců;
• Neschopnost rychle a diskrétně si předávat poznámky s kolegy nebo klienty;
• Skepse ohledně důvěrnosti a spravedlnosti řízení, jakož i pravdivosti a kvality svědectví v důsledku značné závislosti na technologiích (např. neznalost toho, kdo je v místnosti, nedůvěra ohledně nastavení).

Na otázku ohledně nejčastějších mylných představ, které se objevují v souvislosti s nedávným vývojem, bylo shodně konstatováno, že oproti původním předpokladům se jak účastníci rozhodčího řízení (včetně rozhodčích institucí a rozhodčích center), tak i soudy rychle přizpůsobili zavádění, adaptaci a používání virtuálních technologií, i když první z nich tak učinili rychleji a plynuleji. Závěrem bylo konstatováno, že virtuální slyšení se ukázala jako skutečný důkaz schopnosti a vnímavosti právníků rekonfigurovat praxi soudních slyšení.

Účinky na arbitráž a jejich životnost

Třetí část webináře se zaměřila na to, jak pandemie COVID-19 ovlivnila rozhodčí řízení a zda budou mít tyto změny trvalý dopad. Účastníci na dotaz uvedli, že rychlé tempo změn vyvolalo řadu nových otázek:

• Obavy z plánování byly zmírněny;
• Znalost používání online zařízení umožnila mladší generaci právníků nebo těm, kteří dříve neměli potřebné finanční prostředky na osobní účast na slyšeních, účastnit se rozhodčího řízení;
• Naléhavějšími se staly otázky, jako je manipulace se svědky, kybernetická bezpečnost a důvěrnost;
• Modifikace hlasů díky vybavení snížila jejich dopad ve srovnání s účinkem, který vyvolávají svědecké výpovědi během fyzických výslechů;
• Rozhodování o sídle rozhodčího řízení se ukázalo být složitým úkolem, který musí být řešen prostřednictvím pravidel nebo rozhodčích dohod.

Nové postupy, strategie a úvahy účastníků řešení sporů

Účastníci zahájili tuto část debaty obecnými poznámkami o tom, jak praxe virtuálních slyšení posílila prolínání profesního a osobního života lékařů a z toho plynoucí nevýslovné úpravy. Dále zaznělo, že rozloženější přístup k slyšením vedl k tomu, že se zvýšil celkový počet dnů slyšení, zatímco jejich délka se výrazně zkrátila, aby se zabránilo "únavě ze zoomu".

Řízení logistiky technologií se stalo náročnější na pracovní sílu. Nicméně to bylo společně považováno za cenu, kterou se vyplatí přijmout vzhledem k celkově lepším výsledkům, např. tribunály mohou nabídnout účinné a cílené pokyny k jednotlivým otázkám, které vyžadují rozpracování; strany mají možnost přizpůsobit své strategie případu nebo se dohodnout na částečném/úplném vyrovnání v průběhu slyšení.

Přítomní rozhodci a právníci se také svěřili, že je pro ně stále obtížnější komunikovat s nezkušenými svědky nebo jinými účastníky, kteří nejsou právníky a kteří dosud nebyli obeznámeni s procesními protokoly, a podporovat je. Ztížený přístup k internetu nebo jiné technologické poruchy rovněž vyvolaly obavy s ohledem na možné přehlížení a přehlížení věcných nesrovnalostí nebo nedorozumění.

Naléhavější otázka, která byla během webináře mnohokrát vznesena, se týkala očekávaného nárůstu nároků na spravedlivý proces. Aby se zajistilo, že strany budou mít při předkládání svých případů rovné příležitosti a zacházení, je třeba odrazovat od neupřímných strategií, jejichž cílem je odložit slyšení, a zároveň vyhradit dostatek času na zavedení dobře vypracovaných rozhodčích doložek.

Způsoby, jakými se změnily vztahy mezi klientem a advokátem

Virtuální slyšení s sebou sice přinesla nevyhnutelné kompromisy, ale zároveň poskytla rozhodcům a právníkům příležitost lépe se seznámit s novými postupy. Účastníci webináře sice uvítali demystifikaci formálnosti ADR a soudních jednání, ale zároveň se shodli na tom, že by se neměla narušit úcta k těmto řízením a jejich upřímnost. Jako jeden z nejvýznamnějších a nejrelevantnějších vedlejších účinků nedávného vývoje byla vyzdvižena zvýšená rozmanitost podle zeměpisného původu, pohlaví a socioekonomických charakteristik.

Ve svém závěrečném vystoupení pan Jeffrey Leon uvedl, že předpovídat budoucnost virtuálních slyšení a jejich dopad nad rámec současné zdravotní krize je riskantní. Stačí říci, že řešení sporů v soudních sporech i v rozhodčím řízení může a mělo by i nadále obsahovat prvky procesu vedeného virtuálně. Bez ohledu na význam osobního lidského kontaktu a interakce, které jsou s řešením sporů spojeny, vyzval právnickou obec, aby přijala nové digitální mechanismy z důvodů nákladů, efektivity, inkluzivity a rychlosti.

Kromě toho zdůraznil, že se současnými změnami vznikají nové problémy, jako je riziko porušení důvěrnosti a soukromí, napadení a zrušení nálezů (např. v důsledku pokračování virtuálních slyšení navzdory námitkám stran), jakož i nároky na spravedlivý proces, které mohou bránit rychlému řešení sporů. Zmírnění těchto rizik pravděpodobně zvýší počet případů, kdy se strany uchýlí k ujednáním o financování třetí stranou, a zvýší riziko žádostí o jistotu na náklady řízení. Pan Leon uzavřel své poznámky tím, že zdůraznil, že je důležité, aby strany a právní zástupci měli tyto důsledky na paměti během procesu vyjednávání a aby věnovali větší pozornost možnostem předchozího urovnání.

Nárůst využívání virtuálních platforem bude nepochybně pokračovat i v letech následujících po pandemii COVID-19 a lze očekávat, že se objeví preference částečných/hybridních digitálních výsluh. Uvědomíme-li si, že "jedna velikost nesedí všem", a rozvineme-li větší pochopení a uznání výzev i výhod, které taková slyšení provázejí, lze zpřístupnit justici na dálku, aniž by se minimalizovala upřímnost řízení nebo snížila integrita justičních systémů na celém světě.

Obsah tohoto článku je určen jako obecný průvodce danou problematikou. Ohledně vašich konkrétních okolností je třeba vyhledat odbornou radu.