Het Hooggerechtshof heeft onlangs twee besluiten genomen over de tijdigheid van de per fax of e-mail ingediende stukken.

In een recente beslissing(1) de rechtbank oordeelde dat het indienen van een brief per fax buiten de kantooruren geacht wordt tijdig te zijn gedaan indien deze voor middernacht op de laatste dag van de termijn is ontvangen. Het document wordt automatisch gemarkeerd als ontvangen bij aankomst op de faxontvanger van de rechtbank. De verzender draagt echter het risico dat het document na middernacht wordt ontvangen (of helemaal niet aankomt), zelfs als het op tijd wordt verzonden, bijvoorbeeld als de ontvanger van het gerecht bezig is of niet in orde is.

In een ander besluit(2) de rechtbank oordeelde dat e-mails niet in aanmerking komen voor verzending via elektronisch gerechtsverkeer (een elektronisch communicatiesysteem dat rechtbanken en advocatenkantoren met elkaar verbindt). Dit doet echter niet af aan het feit dat de opmerkingen die per e-mail worden gemaakt, irrelevant zijn. In plaats daarvan oordeelde de rechtbank dat ze op dezelfde manier moeten worden behandeld als faxberichten. Om te kunnen beoordelen of de stukken op tijd zijn ingediend, moet daarom het tijdstip van ontvangst worden vastgesteld. Een e-mail wordt geacht tijdig te zijn ontvangen als deze vóór de uiterste datum op de server van de rechtbank aankomt en dus de elektronische beoordelingsruimte van de rechtbank bereikt. Dit gebeurt zodra de e-mail beschikbaar is in de inbox van de ontvanger, zelfs als dit buiten de kantooruren is. Het verzenden van een bevestigingsbericht alleen is niet voldoende als bewijs van ontvangst door de rechtbank, aangezien een dergelijk bericht geen ontvangst impliceert.

Tot slot draagt de afzender altijd het risico als de fax of e-mail niet aankomt, zelfs als de reden voor de late ontvangst bij de rechtbank ligt. Noodoproepen (bijvoorbeeld wanneer een fax niet doorgaat en er geen elektronisch rechtbankverkeer is) moeten per e-mail worden ingediend in de veronderstelling dat er geen problemen met de server zullen zijn.

Eindnoten

(1) OGH 2 Ob 133/10p.

(2) OGH 10 Ob 28/11g.