Het gebruik van virtuele hoorzittingen is geen nieuw fenomeen in de internationale arbitragesfeer. Debatten over de voordelen van een verschuiving van een fysieke naar een digitale ruimte zijn echter pas serieus aan de orde gekomen met de plotselinge uitbraak van de COVID-19-pandemie, die deze overgang noodzakelijk maakt en versnelt. Naarmate het aantal infecties blijft toenemen en de vraag van bedrijven naar snellere en efficiëntere toegang tot de rechter toeneemt, zijn de traditionele begrippen die beweren dat virtuele hoorzittingen een subprime-alternatief zijn voor procedures in persoon, achterhaald. Rechtbanken, tribunalen en beoefenaars van juridische beroepen moeten nu opnieuw nadenken over de vorm en de structuur die hun praktijk tot nu toe heeft gedomineerd en over de manier waarop, afgezien van de protocollen en de logistiek van een virtuele hoorzitting, deze laatste kan worden geïntegreerd in arbitrageprocedures of rechtszaken om de voordelen ervan te maximaliseren.

Dit is een verslag dat inzicht geeft in de groeiende dynamiek van hoorzittingen op afstand als een kans om niet alleen de vroegere arbitrage- en procespraktijken te herontdekken. De informatie in dit artikel is afkomstig van een webinar dat op 22 september 2020 werd gehouden en waaraan Oblin Rechtsanwälte GmbH deelnam. Op basis van de gedeelde ervaring en de voorspellingen van de deelnemers aan het evenement zijn de deelnemers vertrokken, waarbij zij erkenden dat de huidige overgang naar zowel een herziening als een stroomlijning van de huidige praktijken aanzienlijke mogelijkheden biedt en dat zij zich afvroegen hoe zij deze praktijken in de toekomst kunnen voortzetten.

Het Webinar

In een recent drie-segment interactief webinar, georganiseerd in het kader van de Canada Arbitration Week 2020 door Arbitration Place en het International Centre for Dispute Resolution Canada, werd de deelnemers gevraagd een groot aantal kwesties met betrekking tot de evolutie en de toekomst op lange termijn van de geschillenbeslechting na de COVID-19-pandemie te analyseren, te voorspellen en te bespreken. Na debatten in een gemodereerde kleine groep die zich concentreerde op een van de vijf toegewezen vragen, werden standpunten uitgewisseld in een open forum en vervolgens beoordeeld in combinatie met informatie die was verzameld op basis van de resultaten van de stemming. Het evenement werd afgesloten met een segment dat werd geleverd door de heer Jeffrey Leon, die suggereerde dat de virtuele aspecten van de procedure hier moeten blijven en dat de juridische gemeenschap in toenemende mate moet worden blootgesteld aan nieuwe optimaliseringsinstrumenten, met een algemene bereidheid om de virtuele technologie aan te passen, te aanvaarden en te omarmen.

Persoonlijk verhoor

In het eerste segment werden de deelnemers gevraagd om de verdiensten van fysieke boven virtuele hoorzittingen te identificeren. Als reactie hierop werden de volgende factoren een aantal keren aan de orde gesteld:

• De bekendheid van de beoefenaar met en het gemak van het navigeren van getuigen door een fysieke procedure;
• Het gemak van de interactie van het tribunaal tijdens het deliberatieproces;
• De mogelijkheid voor informeel overleg tussen raadsman en hun cliënten of getuigen;
• Logistieke efficiëntie die het mogelijk maakt een breed scala aan bewijsmateriaal en juridische zaken te bespreken en te analyseren gedurende een beperkt aantal opeenvolgende dagen/in een kortere tijdsspanne.

De genoemde nadelen omvatten echter het volgende:

• Administratieve en planningsmoeilijkheden die men ondervindt bij het reserveren van voldoende tijd om relevant bewijsmateriaal te kunnen horen en de aanwezigheid van alle deelnemers te kunnen garanderen (dit werd als potentieel moeilijk beschouwd voor zakelijke klanten door tijd te onttrekken aan andere werkverplichtingen);
• De vereiste fysieke aanwezigheid van de deelnemers en de daarmee gepaard gaande kosten van herhalingsreizen, accommodatie en catering;
• Grotere lasten in termen van kosten en logistiek beheer om een aantal fysieke hoorzittingen te regelen die mogelijkerwijs leiden tot uitstel van voorlopige kwesties tot de hoofdprocedure;
• Het verhoogde risico dat hoorzittingen met bewijsmateriaal worden vertraagd als gevolg van de beperkte beschikbaarheid van deelnemers;
• De dichtheid van juridische kwesties maakt het moeilijk om effectief te worden geabsorbeerd of beoordeeld door tribunalen tijdens de beperkte tijdspanne van een persoonlijke hoorzitting.

Virtuele Hoorzittingen

De tweede vraag van het debat ging over de uitdagingen, kansen en misvattingen rond de procedurele verschuiving van een fysiek naar een virtueel juridisch kader voor de beslechting van arbitraire en gerechtelijke geschillen. Er was een overweldigende consensus onder de deelnemers over de voordelen die virtuele hoorzittingen kunnen bieden ten opzichte van die welke persoonlijk worden gevoerd, namelijk:

• Minder logistieke problemen en lagere kosten, wat leidt tot meer tijdsefficiëntie en een verbreding van het werkvolume, ongeacht de locatie of de tijdzone;
• Gebrek aan fysieke beperkingen die een hoger aantal aanwezigen en een betere toegang tot de rechter mogelijk maken;
• De mogelijkheid om hoorzittingen zonder vertraging te vervroegen vanwege het gemak van de planning die is afgestemd op de beschikbaarheid van de deelnemers en ongeacht de geografische locatie of de mogelijkheid om te betalen;
• Vermindering van de milieu-externaliteiten;
• Flexibiliteit in de organisatie en het beheer van de hoorzitting, ruimere bevoegdheden om te bepalen welke procedure het meest geschikt is voor het doel en de doelstellingen van de betrokken zaak, bijvoorbeeld het opsplitsen van de procedure in meerdere deelverhoren om een onderscheid te maken tussen juridische kwesties of disciplines van getuige-deskundigen;
• Goedkeuring van virtuele hoorzittingen door arbitrage-instellingen en nationale rechtbanken, meer ondersteuning door middel van richtsnoeren (bv. ICC-richtsnoeren voor mogelijke maatregelen om de gevolgen van de COVID-19-pandemie te verzachten, CIArb-richtsnoeren voor procedures voor geschillenbeslechting op afstand, het Seoel-protocol voor videoconferenties bij internationale arbitrage, enz;)
• Videocamera's die een meer directe indruk geven van de lichaamstaal en de houding van de getuigen, een breder camerabeeld dat als optie wordt gebruikt om de begeleiding van getuigen te ontmoedigen;
• Opname-afspeelopties waardoor deelnemers bepaalde momenten opnieuw kunnen bezoeken en zich kunnen concentreren op de gezichtsuitdrukkingen/het getuigenis zonder te vertrouwen op transcripties;
• Mogelijkheid om een meer gepassioneerde aanpak te hanteren om voldoende voorbereidingstijd te bieden (bv. het plannen van recesdagen), om zoommoeheid tegen te gaan en de aandachtsspanne van partijen te vergroten (bv. een hoger aantal hoorzittingen met elk een kortere duur), om de omvang van de hoorzittingen te beperken (bv. door zich te concentreren op specifieke aspecten van de zaak en door de rechtbanken in staat te stellen meer gerichte begeleiding te bieden);
• Toonaangevende aanbieders uit de industrie zoals Epiq, Law In Order en Opus 2 bieden functies zoals meerdere vergader- of break-out-zalen en een breed scala aan diensten en hulpmiddelen (bijv. transcriptiediensten, elektronische bundels of elektronische presentatie van bewijsmateriaal om partijen te leiden naar uitvergrote/hogegegeplaatste uittreksels en vertaalde teksten of exposities, enz;)
• Het waarborgen van de privacy van de communicatie en het faciliteren van teamwork tussen counsel en cliënt door middel van de 'mute'-optie.

Virtuele hoorzittingen werden echter minder wenselijk geacht in de volgende opzichten:

• Grotere administratieve verplichtingen voor partijen en tribunalen (bv. afspraken maken over het horen van tijdschema's/beslissingen over de tijdzone, veiligheidsprotocollen, werking en levering van elektronische en hardcopy-bundels, toegang tot benodigde en goed functionerende apparatuur);
• Rapport tussen de raadsman en de cliënten die worden onderbroken en die de mogelijkheid om de zaak te beslechten beïnvloeden;
• Moeilijkheid van interactie en ondersteuning van getuigen of deskundigen;
• Het onvermogen om snel en discreet notities door te geven aan collega's of cliënten;
• Scepsis ten aanzien van de vertrouwelijkheid en eerlijkheid van de procedure en de waarheidsgetrouwheid en kwaliteit van de getuigenissen als gevolg van het grote vertrouwen in de technologie (bijv. gebrek aan kennis over wie er in de zaal is; gebrek aan vertrouwen in de opstelling).

Op de vraag naar de meest voorkomende misvattingen die in het verlengde van de recente ontwikkelingen zijn ontstaan, werd overeengekomen dat, in tegenstelling tot wat aanvankelijk werd verwacht, zowel de deelnemers aan de arbitrage (met inbegrip van de arbitrage-instellingen en de hoorzittingen) als de rechtbanken snel zijn overgegaan tot de invoering, de aanpassing en het gebruik van virtuele technologie, zij het dat de eerstgenoemden dit op een snellere en naadloze manier hebben gedaan. Ten slotte werd betoogd dat virtuele hoorzittingen een waar bewijs zijn van het vermogen en de ontvankelijkheid van de beoefenaars van juridische beroepen om de praktijk van de hoorzittingen in de rechtszaal te herconfigureren.

De effecten op de arbitrage en hun lange levensduur

Het derde segment van het webinar ging in op de vraag hoe de COVID-19-pandemie de arbitrage heeft beïnvloed en of deze veranderingen een blijvend effect zullen hebben. Desgevraagd verklaarden de deelnemers dat het snelle tempo van de veranderingen aanleiding heeft gegeven tot een aantal nieuwe kwesties:

• De problemen met de planning zijn verminderd;
• De vertrouwdheid met het gebruik van online faciliteiten heeft een jongere generatie rechtsbeoefenaars of degenen die voorheen niet over de nodige financiële middelen beschikten om persoonlijke hoorzittingen bij te wonen, in staat gesteld om deel te nemen aan het arbitrageproces;
• Kwesties als geknoei met getuigen, cybersecurity en vertrouwelijkheid zijn urgenter geworden;
• De wijziging van de stemmen als gevolg van de apparatuur heeft de impact ervan verminderd in vergelijking met het effect van getuigenverklaringen tijdens fysieke hoorzittingen;
• Het bepalen van de zetel van de arbitrage is een complexe aangelegenheid gebleken, die door middel van regels of arbitrageovereenkomsten moet worden afgehandeld.

Nieuwe praktijken, strategieën en overwegingen van de deelnemers aan de geschillenbeslechting

De deelnemers openden dit deel van het debat met algemene opmerkingen over hoe de praktijk van virtuele hoorzittingen de wazigheid tussen het professionele en persoonlijke leven van de beoefenaars heeft versterkt en de onnoemelijke aanpassingen die daaruit voortvloeien. Verder werd betoogd dat de meer gespreide benadering van hoorzittingen ertoe heeft geleid dat het totale aantal hoordagen is toegenomen, terwijl de duur ervan aanzienlijk is verkort om 'zoommoeheid' te voorkomen.

Het beheer van de logistiek van de technologie is arbeidsintensiever geworden. Toch werd dit gezamenlijk beschouwd als een prijs die het waard is om te nemen in het licht van de algemeen verbeterde resultaten, bijvoorbeeld dat tribunalen in staat zijn om effectieve en doelgerichte begeleiding te bieden met betrekking tot afzonderlijke kwesties die moeten worden uitgewerkt; partijen hebben de mogelijkheid om hun casestrategieën aan te passen of overeenstemming te bereiken over gedeeltelijke/volledige schikkingen naarmate de zitting vordert.

De aanwezige arbiters en juristen deelden ook dat zij het steeds moeilijker vonden om met onervaren getuigen of andere niet-juridische deelnemers, die tot nu toe onbekend waren met de procedurele protocollen, te communiceren en hen te ondersteunen. Geremde internettoegang of andere technologische verstoringen hebben ook aanleiding gegeven tot bezorgdheid over de mogelijke veronachtzaming van en het toezicht op feitelijke discrepanties of misverstanden.

De meer dringende kwestie die bij talrijke gelegenheden tijdens het webinar aan de orde is gesteld, concentreerde zich op de verwachte stijging van de eisen voor een eerlijk proces. Om ervoor te zorgen dat partijen bij de presentatie van hun zaak gelijke kansen en een gelijke behandeling krijgen, moeten onoprechte strategieën om hoorzittingen uit te stellen worden ontmoedigd, terwijl er voldoende tijd moet worden uitgetrokken om goed uitgewerkte arbitrageclausules in te voeren.

Manieren waarop de relatie tussen klant en adviseur is veranderd

De virtuele hoorzittingen hebben weliswaar onvermijdelijke compromissen met zich meegebracht, maar ze hebben ook arbiters en rechtsbeoefenaars de kans geboden om meer vertrouwd te raken met nieuwe praktijken. Hoewel de demystificatie rond de formaliteit van ADR en de rechtszittingen door de aanwezigen van het webinar werd toegejuicht, was men het er ook over eens dat het respect voor en de oprechtheid van dergelijke procedures niet mogen worden uitgehold. De toegenomen diversiteit langs geografische achtergrond, geslacht en sociaaleconomische lijnen werd genoemd als een van de belangrijkste en meest relevante neveneffecten van de recente ontwikkelingen.

In zijn slotverklaring verklaarde de heer Jeffrey Leon dat het voorspellen van de toekomst van virtuele hoorzittingen en de gevolgen daarvan na de huidige gezondheidscrisis een gevaarlijke onderneming is. Het volstaat te zeggen dat geschillenbeslechting in zowel rechtszaken als arbitrage elementen van het proces virtueel kan en moet blijven uitvoeren. Niettegenstaande het belang van persoonlijk menselijk contact en interactie in de geschillenbeslechting, moedigde hij de juridische gemeenschap aan om nieuwe digitale mechanismen te omarmen om redenen van kosten, efficiëntie, inclusiviteit en opportuniteit.

Bovendien benadrukte hij dat met de huidige veranderingen nieuwe uitdagingen ontstaan, zoals het risico van inbreuken op de vertrouwelijkheid en de privacy, het aanvechten en terzijde schuiven van beloningen (bijvoorbeeld door de voortzetting van virtuele hoorzittingen ondanks de bezwaren van de partijen) en vorderingen in het kader van een eerlijke rechtsgang, wat een belemmering kan vormen voor een goede beslechting van geschillen. Door deze risico's te beperken, zullen partijen waarschijnlijk vaker een beroep doen op financieringsregelingen van derden en zal de blootstelling aan veiligheid voor kostentoepassingen toenemen. De heer Leon sloot zijn opmerkingen af door het belang te benadrukken van partijen en adviseurs die deze gevolgen in gedachten houden tijdens het onderhandelingsproces en om meer aandacht te besteden aan mogelijkheden voor voorafgaande schikking.

De toename van het gebruik van virtuele platforms zal ongetwijfeld een realiteit blijven in de jaren na de COVID-19-pandemie en er is een opkomende voorkeur voor partiële/hybride digitale hoorzittingen te verwachten. Door te erkennen dat 'one size does not fit all' en door een beter begrip en waardering te ontwikkelen voor de uitdagingen en de voordelen die gepaard gaan met dergelijke hoorzittingen, kan justitie op afstand toegankelijker worden gemaakt zonder de oprechtheid van de procedures te minimaliseren of de integriteit van de rechtssystemen wereldwijd te verminderen.

De inhoud van dit artikel is bedoeld als een algemene leidraad voor het onderwerp. Er dient gespecialiseerd advies te worden ingewonnen over uw specifieke omstandigheden.