Virtualių posėdžių naudojimas nėra naujas reiškinys tarptautinio arbitražo srityje. Tačiau diskusijos apie naudą, susijusią su perėjimu iš fizinės į skaitmeninę erdvę, rimtai pradėtos svarstyti tik staiga prasidėjus COVID-19 pandemijai, dėl kurios šis perėjimas tapo būtinas ir spartesnis. Toliau sparčiai augant užkrėstumo rodikliams ir didėjant įmonių poreikiui greičiau ir veiksmingiau kreiptis į teismą, tradicinės nuostatos, teigiančios, kad virtualūs teismo posėdžiai yra menkavertė alternatyva asmeniniam bylos nagrinėjimui, tapo nebeaktualios. Tiek teismams, tiek tribunolams, tiek praktikuojantiems teisininkams dabar tenka iš naujo permąstyti iki šiol jų praktikoje dominavusį formatą ir struktūrą bei tai, kaip, be virtualaus posėdžio protokolų ir logistikos, pastarąjį galima integruoti į arbitražo procedūras ar bylinėjimosi procesus, siekiant maksimaliai padidinti jo naudą.

Tai pasakojimas, kuriame pateikiama įžvalgų apie didėjantį nuotolinių posėdžių pagreitį kaip galimybę iš naujo atrasti, o ne tik atkurti ankstesnę arbitražo ir bylinėjimosi praktiką. Šiame straipsnyje pateikta informacija buvo gauta iš 2020 m. rugsėjo 22 d. įvykusio internetinio seminaro, kuriame dalyvavo "Oblin Rechtsanwälte GmbH". Remdamiesi renginio dalyvių pasidalinta patirtimi ir pateiktomis prognozėmis, dalyviai išvyko pripažindami, kad dabartinis pereinamasis laikotarpis suteikia didelę galimybę peržiūrėti ir supaprastinti dabartinę praktiką bei apsvarstyti, kaip ją perkelti į ateitį.

Internetinis seminaras

Neseniai vykusiame trijų dalių interaktyviame internetiniame seminare, kurį 2020 m. Kanados arbitražo savaitės kontekste organizavo "Arbitration Place" ir Tarptautinis Kanados ginčų sprendimo centras, dalyvių buvo prašoma išanalizuoti, numatyti ir aptarti daugybę klausimų, susijusių su ginčų sprendimo raida ir ilgalaike ateitimi po COVID-19 pandemijos. Po diskusijų moderuojamose mažose grupėse, kuriose daugiausia dėmesio buvo skiriama vienam iš penkių paskirtų klausimų, vėliau nuomonėmis buvo keičiamasi atvirame forume ir vėliau jos vertinamos kartu su informacija, surinkta iš apklausų rezultatų. Renginys baigėsi pagrindinio pranešėjo Jeffrey Leono pasakytu segmentu, kuriame buvo teigiama, kad virtualūs bylų nagrinėjimo aspektai yra čia, kur jie ir liks, o didėjantį susidūrimą su naujomis optimizavimo priemonėmis teisininkų bendruomenė turi pasitikti bendru pasirengimu prisitaikyti, priimti ir priimti virtualias technologijas.

Asmeniniai klausymai

Pirmajame segmente dalyvių buvo prašoma nurodyti fizinių, o ne virtualių posėdžių privalumus. Atsakant į šiuos klausimus, ne kartą buvo paminėti šie veiksniai:

• Praktikuojančio gydytojo išmanymas ir lengvas liudytojų vedimas fizinio proceso metu;
• Teismo sąveikos patogumas svarstymo proceso metu;
• Galimybė neformaliai diskutuoti advokatui ir jo klientams ar liudytojams;
• Logistinis efektyvumas, leidžiantis aptarti ir išanalizuoti daugybę įrodymų ir teisinių klausimų per ribotą skaičių dienų iš eilės / per trumpesnį laiką.

Tačiau buvo paminėti ir šie trūkumai:

• administraciniai ir planavimo sunkumai, su kuriais susiduriama skiriant pakankamai laiko, kad būtų galima išklausyti svarbius įrodymus ir užtikrinti visų dalyvių dalyvavimą (manoma, kad verslo klientams tai gali būti sudėtinga, nes tai gali atimti laiko iš kitų darbo įsipareigojimų);
• Būtinas dalyvių fizinis dalyvavimas ir su juo susijusios pakartotinės kelionės, apgyvendinimo ir maitinimo išlaidos;
• Didesnė našta, susijusi su išlaidomis ir logistikos valdymu, organizuojant keletą fizinių posėdžių, dėl kurių preliminarūs klausimai gali būti atidėti iki pagrindinės bylos nagrinėjimo;
• Didesnė rizika, kad dėl riboto dalyvių skaičiaus bus atidėti įrodymų nagrinėjimo posėdžiai;
• Dėl teisinių klausimų gausos teismams sunku juos veiksmingai įsisavinti ar įvertinti per ribotą asmeninio posėdžio laiką.

Virtualūs klausymai

Antrasis diskusijos klausimas buvo susijęs su iššūkiais, galimybėmis ir klaidingais įsitikinimais, susijusiais su procesiniu perėjimu nuo fizinės prie virtualios teisinės aplinkos sprendžiant arbitražo ir teisminius ginčus. Dalyviai vieningai sutarė dėl privalumų, kuriuos virtualūs teismo posėdžiai gali suteikti, palyginti su asmeniškai vykstančiais teismo posėdžiais, būtent

• Mažesni logistikos sunkumai ir mažesnės išlaidos, todėl efektyviau išnaudojamas laikas ir padidėja darbų, kuriuos galima atlikti nepriklausomai nuo vietos ar laiko juostos, apimtis;
• Nėra fizinių apribojimų, todėl gali dalyvauti daugiau dalyvių ir užtikrinama didesnė galimybė kreiptis į teismą;
• Galimybė neatidėliojant paspartinti posėdžius, nes lengva sudaryti tvarkaraščius, pritaikytus prie dalyvių galimybių, neatsižvelgiant į geografinę padėtį ar mokėjimo galimybes;
• Aplinkos išorinių veiksnių mažinimas;
• Lankstumas organizuojant ir valdant teismo posėdį, platesni įgaliojimai nustatyti procedūrą, geriausiai atitinkančią atitinkamos bylos tikslus ir uždavinius, pvz., padalyti bylą į kelis posėdžius, kad būtų galima atskirti teisinius klausimus arba ekspertų liudytojų disciplinas;
• Arbitražo institucijų ir nacionalinių teismų pritarimas virtualiems posėdžiams, didesnė parama, teikiama per rekomendacinius dokumentus (pavyzdžiui, ICC rekomendacijos dėl galimų priemonių, skirtų sušvelninti COVID-19 pandemijos poveikį, CIArb rekomendacijos dėl nuotolinio ginčų sprendimo procedūrų, Seulo protokolas dėl vaizdo konferencijų tarptautiniame arbitraže ir t. t.);
• Vaizdo kameros leidžia iš karto susidaryti tiesioginį įspūdį apie liudytojų kūno kalbą ir elgesį, platesnis kameros vaizdas naudojamas kaip galimybė, kad liudytojai nebūtų mokomi;
• Įrašo atkūrimo galimybės, leidžiančios dalyviams dar kartą peržiūrėti tam tikrus momentus ir sutelkti dėmesį į liudytojų veido išraiškas ir (arba) elgesį, nesiremiant stenogramomis;
• Galimybė taikyti spartesnį metodą, kad būtų pakankamai laiko pasirengti (pvz., numatyti pertraukų dienas), kovoti su padidėjusiu nuovargiu ir didinti šalių dėmesio koncentraciją (pvz., didesnis posėdžių, kurių kiekvienas trunka trumpiau, skaičius), susiaurinti posėdžių apimtį (pvz., sutelkiant dėmesį į konkrečius bylos aspektus ir suteikiant teismams galimybę teikti tikslingesnes gaires);
• Pirmaujantys šios srities paslaugų teikėjai, tokie kaip "Epiq", "Law In Order" ir "Opus 2", siūlo tokias funkcijas kaip kelios posėdžių ar pertraukų salės, taip pat platų paslaugų ir priemonių spektrą (pvz., transkripcijos paslaugas, elektroninius paketus ar elektroninį įrodymų pateikimą, kad šalys galėtų susipažinti su padidintomis / paryškintomis ištraukomis, taip pat išverstais tekstais ar daiktiniais įrodymais ir t. t.);
• Užtikrinti bendravimo privatumą ir palengvinti komandinį darbą tarp advokato ir kliento naudojant nutildymo parinktį.

Tačiau virtualūs posėdžiai buvo laikomi mažiau priimtinais šiais aspektais:

• didesni administraciniai įpareigojimai šalims ir teismams (pvz., susitarti dėl posėdžių tvarkaraščių ir (arba) nuspręsti, kieno laiko juosta yra svarbesnė, saugumo protokolai, elektroninių ir spausdintinių dokumentų paketų veikimas ir pristatymas, galimybė naudotis reikiama ir tinkamai veikiančia įranga);
• Sutrikęs advokato ir kliento tarpusavio ryšys, kuris turi įtakos galimybei išspręsti bylą;
• Sunkumai bendraujant su liudytojais ar ekspertais ir juos palaikant;
• Nesugebėjimas greitai ir diskretiškai perduoti pastabų kolegoms advokatams ar klientams;
• Skepticizmas dėl proceso konfidencialumo ir teisingumo, taip pat dėl parodymų teisingumo ir kokybės dėl didelės priklausomybės nuo technologijų (pvz., nežinojimas, kas yra patalpoje, nepasitikėjimas dėl įrangos).

Paklausti apie labiausiai paplitusius klaidingus įsitikinimus, kylančius dėl pastarojo meto pokyčių, dalyviai sutarė, kad, priešingai nei buvo tikėtasi iš pradžių, tiek arbitražo proceso dalyviai (įskaitant arbitražo institucijas ir bylų nagrinėjimo centrus), tiek teismai sparčiai ėmėsi diegti, pritaikyti ir naudoti virtualiąsias technologijas, nors pirmieji tai darė greičiau ir sklandžiau. Galiausiai buvo teigiama, kad virtualūs teismo posėdžiai tapo tikru įrodymu, kad teisininkai sugebėjo ir yra imlūs pertvarkyti teismo posėdžių praktiką.

Poveikis arbitražui ir jų ilgaamžiškumas

Trečiasis internetinio seminaro segmentas buvo skirtas tam, kaip COVID-19 pandemija paveikė arbitražą ir ar šie pokyčiai turės ilgalaikį poveikį. Paklausti dalyviai teigė, kad dėl spartaus pokyčių tempo kilo nemažai naujų klausimų:

• Susirūpinimas dėl tvarkaraščio sudarymo sumažėjo;
• Susipažinimas su naudojimosi internetu galimybėmis leido jaunesnei praktikuojančių teisininkų kartai arba tiems, kurie anksčiau neturėjo reikiamų finansinių lėšų dalyvauti asmeniniuose posėdžiuose, dalyvauti arbitražo procese;
• Tokie klausimai kaip liudytojų klastojimas, kibernetinis saugumas ir konfidencialumas tapo vis aktualesni;
• Dėl įrangos pasikeitusių balsų poveikis sumažėjo, palyginti su poveikiu, kurį daro liudytojų parodymai fizinių posėdžių metu;
• Sprendimas dėl arbitražo vietos pasirodė esąs sudėtingas uždavinys, kurį reikia spręsti pagal taisykles arba arbitražinius susitarimus.

Nauja praktika, strategijos ir ginčų sprendimo dalyvių svarstymai

Šią diskusijos dalį dalyviai pradėjo bendrais pastebėjimais apie tai, kaip virtualių posėdžių praktika padidino specialistų profesinio ir asmeninio gyvenimo susiliejimą ir iš to kylančias neišpasakytas korekcijas. Be to, buvo teigiama, kad dėl to, jog posėdžiai buvo rengiami daugiau kartų, bendras posėdžių dienų skaičius išaugo, o jų trukmė gerokai sutrumpėjo, kad būtų išvengta "padidinimo nuovargio".

Technologijų logistikos valdymas tapo labiau imlus darbui. Vis dėlto tai buvo bendrai įvertinta kaip kaina, kurią verta sumokėti, atsižvelgiant į bendrai geresnius rezultatus, pavyzdžiui, teismai gali pasiūlyti veiksmingas ir tikslines gaires atskirais klausimais, kuriuos reikia detalizuoti; šalys turi galimybę pritaikyti savo bylos nagrinėjimo strategiją arba susitarti dėl dalinio arba visiško susitarimo vykstant posėdžiui.

Dalyvaujantys arbitrai ir praktikuojantys teisininkai taip pat dalijosi, kad jiems vis sunkiau bendrauti su nepatyrusiais liudytojais ar kitais ne teisininkais, kurie iki šiol nebuvo susipažinę su procesiniais protokolais, ir jiems padėti. Dėl apsunkintos prieigos prie interneto ar kitų technologinių trikdžių taip pat kilo susirūpinimas dėl galimo faktinių neatitikimų ar nesusipratimų nepaisymo ir nepastebėjimo.

Internetinio seminaro metu daug kartų iškeltas aktualesnis klausimas buvo susijęs su tikėtinu reikalavimų dėl tinkamo proceso padidėjimu. Siekiant užtikrinti, kad šalims būtų suteiktos vienodos galimybės ir vienodos sąlygos pateikti savo argumentus, reikėtų neskatinti nenuoširdžių strategijų atidėti bylos nagrinėjimą ir skirti pakankamai laiko gerai parengtoms arbitražinėms išlygoms parengti.

Kaip pasikeitė kliento ir advokato santykiai

Nors virtualūs posėdžiai gali būti susiję su neišvengiamais kompromisais, jie taip pat suteikė arbitrams ir teisininkams galimybę geriau susipažinti su nauja praktika. Nors internetinio seminaro dalyviai palankiai įvertino su AGS ir teismo posėdžių formalumu susijusį demistifikavimą, taip pat buvo sutarta, kad pagarba tokiems procesams ir jų nuoširdumas neturėtų mažėti. Didesnė įvairovė pagal geografinę kilmę, lytį ir socialinį bei ekonominį aspektą buvo išskirta kaip vienas iš svarbiausių ir aktualiausių šalutinių pastarojo meto pokyčių padarinių.

Baigiamojoje kalboje Jeffrey Leonas teigė, kad prognozuoti virtualių posėdžių ateitį ir jų poveikį ne tik dabartinei sveikatos krizei yra rizikinga. Pakanka pasakyti, kad ginčų sprendimas tiek teisminio nagrinėjimo, tiek arbitražo procesuose gali ir turėtų ir toliau turėti virtualių proceso elementų. Nepaisant asmeninio žmogiškojo kontakto ir sąveikos, susijusios su ginčų sprendimu, svarbos, jis paragino teisininkų bendruomenę priimti naujus skaitmeninius mechanizmus dėl išlaidų, veiksmingumo, įtraukumo ir operatyvumo priežasčių.

Be to, jis pabrėžė, kad su dabartiniais pokyčiais kyla naujų problemų, pavyzdžiui, konfidencialumo ir privatumo pažeidimų rizika, sprendimų užginčijimo ir panaikinimo rizika (pvz., dėl virtualių posėdžių tęsimo nepaisant šalių prieštaravimų), taip pat dėl tinkamo proceso pretenzijų, galinčių trukdyti operatyviam ginčų sprendimui. Tikėtina, kad dėl šių rizikų mažinimo šalys dažniau naudosis trečiųjų šalių finansavimo susitarimais ir padidės rizika, susijusi su prašymais dėl užstato išlaidoms padengti. Baigdamas savo pastabas P. Leonas pabrėžė, kad šalims ir advokatams svarbu nepamiršti šių pasekmių derybų proceso metu ir daugiau dėmesio skirti išankstinio susitarimo galimybėms.

Po COVID-19 pandemijos neabejotinai ir toliau bus vis dažniau naudojamasi virtualiomis platformomis, todėl galima tikėtis, kad bus teikiama pirmenybė daliniams ir hibridiniams skaitmeniniams klausymams. Pripažįstant, kad "vienas dydis netinka visiems", ir geriau suprantant bei vertinant su tokiais posėdžiais susijusius iššūkius ir naudą, nuotolinis teisingumas gali tapti prieinamesnis, nesumažinant proceso nuoširdumo ir nesumažinant teisingumo sistemų vientisumo visame pasaulyje.

Šio straipsnio turinys yra skirtas bendram šios temos aiškinimui. Dėl konkrečių aplinkybių reikėtų kreiptis į specialistus.