Virtuaalisten kuulemisten käyttö ei ole uusi ilmiö kansainvälisessä välimiesmenettelyssä. Fyysisestä tilasta digitaaliseen tilaan siirtymiseen liittyvistä hyödyistä on kuitenkin alettu keskustella vakavasti vasta COVID-19-pandemian äkillisen puhkeamisen jälkeen, mikä on tehnyt tämän siirtymisen välttämättömäksi ja nopeuttanut sitä. Kun tartuntojen määrä jatkaa kasvuaan ja yritysten vaatimus nopeammasta ja tehokkaammasta oikeussuojan saatavuudesta kasvaa, perinteiset käsitykset, joiden mukaan virtuaaliset kuulemiset ovat huonompi vaihtoehto kuin henkilökohtaiset menettelyt, ovat käyneet tarpeettomiksi. Tuomioistuinten, tuomioistuinten ja oikeusalan ammattilaisten tehtävänä on nyt miettiä uudelleen muotoa ja rakennetta, joka on tähän asti hallinnut niiden käytäntöjä, sekä sitä, miten virtuaalisen kuulemisen protokollat ja logistiikka voidaan integroida välimiesmenettelyihin tai riita-asioiden käsittelyyn, jotta siitä saataisiin mahdollisimman paljon hyötyä.

Tämä on kertomus, joka tarjoaa tietoa etäkäsittelyjen kasvavasta vauhdista, joka tarjoaa mahdollisuuden keksiä uudelleen eikä vain korvata aiempia välimiesmenettely- ja riita-asioiden käsittelykäytäntöjä. Tässä artikkelissa esitetyt tiedot ovat peräisin 22. syyskuuta 2020 pidetystä webinaarista, johon Oblin Rechtsanwälte GmbH osallistui. Tilaisuuden osallistujien jakamien kokemusten ja ennusteiden perusteella osallistujat tunnustivat nykyisen siirtymävaiheen tarjoaman huomattavan mahdollisuuden sekä tarkistaa ja virtaviivaistaa nykyisiä käytäntöjä että pohtia, miten niitä voidaan viedä eteenpäin tulevaisuuteen.

Webinaari

Arbitration Place ja Kanadan kansainvälinen riidanratkaisukeskus järjestivät hiljattain Canada Arbitration Week 2020 -tapahtuman yhteydessä kolmijaksoisen interaktiivisen webinaarin, jossa osallistujia pyydettiin analysoimaan, ennustamaan ja keskustelemaan lukuisista riidanratkaisun kehitykseen ja pitkän aikavälin tulevaisuuteen liittyvistä kysymyksistä COVID-19-pandemian jälkeen. Sen jälkeen, kun keskusteluja oli käyty moderoidussa pienryhmässä, jossa keskityttiin yhteen viidestä kysymyksestä, näkemyksiä vaihdettiin avoimella foorumilla, ja niitä arvioitiin yhdessä kyselytuloksista kerättyjen tietojen kanssa. Tilaisuuden päätteeksi pääpuhuja Jeffrey Leon esitti puheenvuoron, jossa hän totesi, että oikeudenkäyntien virtuaaliset näkökohdat ovat tulleet jäädäkseen ja että oikeusyhteisön on vastattava uusien optimointivälineiden lisääntyneeseen käyttöön ja oltava yleisesti valmis sopeutumaan, hyväksymään ja omaksumaan virtuaaliteknologian.

Henkilökohtaiset kuulemiset

Ensimmäisessä osiossa osallistujia pyydettiin määrittelemään fyysisten kuulemisten edut virtuaalisiin kuulemisiin nähden. Vastauksissa tuotiin useaan otteeseen esiin seuraavat tekijät:

• Asiantuntijan perehtyneisyys ja helppous opastaa todistajia fyysisessä menettelyssä;
• Tuomioistuimen vuorovaikutuksen mukavuus harkintaprosessin aikana;
• Mahdollisuus epäviralliseen keskusteluun asianajajien ja heidän asiakkaidensa tai todistajiensa välillä;
• Logistinen tehokkuus, joka mahdollistaa laajan todistusaineiston ja oikeudellisten seikkojen käsittelyn ja analysoinnin rajoitetun määrän peräkkäisiä päiviä/lyhyessä ajassa.

Haittapuolina mainittiin kuitenkin muun muassa seuraavat seikat:

• Hallinnolliset ja aikataululliset vaikeudet, jotka liittyvät riittävän ajan varaamiseen asiaankuuluvien todisteiden kuulemiseen ja kaikkien osallistujien läsnäolon varmistamiseen (tämän katsottiin voivan osoittautua vaikeaksi yritysasiakkaille, koska se vie aikaa muilta työvelvoitteilta);
• Osallistujien fyysinen läsnäolo ja siihen liittyvät toistuvista matkoista, majoituksesta ja aterioista aiheutuvat kustannukset;
• Useiden fyysisten kuulemisten järjestämisestä aiheutuva suurempi kustannus- ja logistinen taakka, joka saattaa johtaa siihen, että alustavia kysymyksiä lykätään pääkäsittelyyn;
• Todistuskuulemisten viivästymisen riski kasvaa, koska osallistujia on vain rajoitetusti saatavilla;
• Oikeudellisten kysymysten tiheyden vuoksi tuomioistuinten on vaikea käsitellä tai arvioida niitä tehokkaasti henkilökohtaisen kuulemisen rajallisen ajan puitteissa.

Virtuaaliset kuulemiset

Toinen keskustelun aiheena ollut kysymys koski haasteita, mahdollisuuksia ja väärinkäsityksiä, jotka liittyvät siihen, että välimies- ja riita-asioiden ratkaisemisessa siirrytään fyysisestä oikeudellisesta ympäristöstä virtuaaliseen oikeudelliseen ympäristöön. Osallistujat olivat yksimielisiä siitä, että virtuaaliset kuulemiset voivat tarjota etuja verrattuna henkilökohtaisesti järjestettäviin kuulemisiin:

• Logististen vaikeuksien ja kustannusten väheneminen, mikä johtaa aikatehokkuuden lisääntymiseen ja sen työn määrän kasvuun, johon voidaan vastata paikasta tai aikavyöhykkeestä riippumatta;
• Fyysisten rajoitusten puuttuminen mahdollistaa suuremman osallistujamäärän ja paremman oikeussuojan saatavuuden;
• Mahdollisuus viedä kuulemisia eteenpäin ilman viivytyksiä, koska aikataulujen laatiminen on helppoa ja räätälöidään osallistujien saatavuuden mukaan maantieteellisestä sijainnista tai maksukyvystä riippumatta;
• Ympäristön ulkoisvaikutusten vähentäminen;
• Joustavuus kuulemisen järjestämisessä ja hallinnoinnissa, laajemmat valtuudet päättää asian tarkoituksiin ja tavoitteisiin parhaiten soveltuvasta menettelystä, esimerkiksi menettelyn jakaminen useisiin alaistuntoihin oikeudellisten kysymysten tai asiantuntijatodistajien tieteenalojen erottamiseksi toisistaan;
• Välimieselinten ja kansallisten tuomioistuinten hyväksyntä virtuaalisille kuulemistilaisuuksille, tuen lisääminen ohjeiden avulla (esim. ICC:n ohjeet mahdollisista toimenpiteistä COVID-19-pandemian vaikutusten lieventämiseksi, CIArb:n ohjeet etäkiistojen ratkaisumenettelyistä, Soulin pöytäkirja videokonferensseista kansainvälisessä välimiesmenettelyssä jne;)
• Videokamerat luovat välittömämmän vaikutelman todistajien kehonkielestä ja käyttäytymisestä, laajempi kameranäkymä, jota käytetään vaihtoehtona todistajien valmentamisen estämiseksi;
• Tallenteiden toistovaihtoehdot mahdollistavat sen, että osallistujat voivat palata tiettyihin hetkiin ja keskittyä todistajien ilmeisiin ja käytökseen ilman, että he ovat riippuvaisia pöytäkirjoista;
• Mahdollisuus omaksua nopeutettu lähestymistapa, joka mahdollistaa riittävän valmistautumisajan (esim. taukopäivien suunnittelu), zoomausväsymyksen torjuminen ja osapuolten keskittymiskyvyn lisääminen (esim. useammat ja lyhytkestoisemmat kuulemiset), kuulemisten laajuuden supistaminen (esim. keskittymällä tapauksen tiettyihin näkökohtiin ja antamalla tuomioistuimille mahdollisuuden antaa kohdennetumpaa ohjausta);
• Alan johtavat palveluntarjoajat, kuten Epiq, Law In Order ja Opus 2, tarjoavat ominaisuuksia, kuten useita kokous- tai taukotiloja sekä laajan valikoiman palveluja ja välineitä (esim. transkriptiopalvelut, sähköiset niput tai sähköinen todisteiden esittäminen, jotta osapuolet voivat tutustua suurennettuihin/korostettuihin otteisiin sekä käännettyihin teksteihin tai todisteisiin jne;)
• Viestinnän yksityisyyden suojaaminen ja asianajajan ja asiakkaan välisen tiimityön helpottaminen mykistysvaihtoehdon avulla.

Virtuaalisia kuulemistilaisuuksia pidettiin kuitenkin vähemmän suositeltavina seuraavista syistä:

• Osapuolille ja tuomioistuimille asetetaan enemmän hallinnollisia velvoitteita (esim. kuulemisaikatauluista sopiminen/päätökset siitä, kenen aikavyöhyke on vallitseva, turvallisuuskäytännöt, sähköisten ja painettujen kopioiden käyttö ja toimittaminen, tarvittavien ja asianmukaisesti toimivien laitteiden saatavuus);
• Asianajajan ja asiakkaan välinen suhde katkeaa ja vaikuttaa mahdollisuuteen sopia asia;
• Todistajien tai asiantuntijoiden vuorovaikutuksen ja tukemisen vaikeus;
• Kyvyttömyys vaihtaa muistiinpanoja nopeasti ja hienotunteisesti muiden asianajajien tai asiakkaiden kanssa;
• Skeptisyys menettelyjen luottamuksellisuutta ja oikeudenmukaisuutta sekä todistajanlausuntojen totuudenmukaisuutta ja laatua kohtaan, koska ne perustuvat merkittävään riippuvuuteen teknologiasta (esim. ei tiedetä, kuka on huoneessa, ei luoteta laitteistoon).

Kun kysyttiin yleisimmistä väärinkäsityksistä, joita viimeaikainen kehitys on aiheuttanut, todettiin, että toisin kuin alun perin odotettiin, sekä välimiesmenettelyn osallistujat (välimieslaitokset ja kuulemiskeskukset mukaan luettuina) että tuomioistuimet ovat ottaneet virtuaaliteknologian käyttöön, mukauttaneet sitä ja käyttäneet sitä nopeasti, joskin ensin mainitut nopeammin ja saumattomammin. Lopuksi todettiin, että virtuaaliset kuulemiset ovat osoittautuneet todisteeksi siitä, että oikeusalan toimijat ovat olleet valmiita ja vastaanottavaisia muokkaamaan uudelleen tuomioistuinkäsittelyn käytäntöjä.

Vaikutukset välimiesmenettelyyn ja niiden pitkäikäisyys

Webinaarin kolmannessa osassa käsiteltiin sitä, miten COVID-19-pandemia on vaikuttanut välimiesmenettelyyn ja onko näillä muutoksilla pysyviä vaikutuksia. Kysyttäessä osallistujat totesivat, että nopea muutosvauhti on synnyttänyt useita uusia kysymyksiä:

• Aikatauluun liittyviä huolia on lievennetty;
• Verkkopalvelujen käytön tuttuus on antanut nuoremmalle sukupolvelle oikeusalan ammattilaisia tai niille, joilla ei aiemmin ollut tarvittavia taloudellisia resursseja osallistua henkilökohtaisiin kuulemisiin, mahdollisuuden osallistua välimiesmenettelyyn;
• Todistajien manipuloinnin, kyberturvallisuuden ja luottamuksellisuuden kaltaisista kysymyksistä on tullut entistä tärkeämpiä;
• Laitteiden aiheuttama äänten muuntuminen on vähentänyt niiden vaikutusta verrattuna vaikutukseen, jonka todistajanlausunnot fyysisissä kuulemisissa aikaansaavat;
• Välimiesmenettelyn kotipaikan määrittäminen on osoittautunut monimutkaiseksi tehtäväksi, jota on käsiteltävä sääntöjen tai välityssopimusten avulla.

Uudet käytännöt, strategiat ja näkökohdat riidanratkaisuun osallistuvien osalta

Osallistujat avasivat keskustelun tämän osan yleisillä huomioilla siitä, miten virtuaaliset kuulemiset ovat lisänneet ammattihenkilöiden ammatillisen ja yksityiselämän välistä hämärtymistä ja siitä johtuvia lukemattomia mukautuksia. Lisäksi väitettiin, että kuulemisten porrastaminen on johtanut siihen, että kuulemispäivien kokonaismäärä on kasvanut, kun taas kuulemispäivien kestoa on lyhennetty huomattavasti "zoomausväsymyksen" välttämiseksi.

Teknologian logistiikan hallinnoinnista on tullut entistä työvoimavaltaisempaa. Tätä pidettiin kuitenkin yhteisesti hintana, joka kannatti ottaa, kun otetaan huomioon yleisesti ottaen parantuneet tulokset, esimerkiksi se, että tuomioistuimet voivat antaa tehokasta ja kohdennettua ohjausta tarkennusta vaativissa kysymyksissä, ja se, että osapuolilla on mahdollisuus mukauttaa asialistrategiaansa tai sopia osittaisista tai täydellisistä sovinnoista kuulemisen edetessä.

Välimiehet ja oikeusalan ammattilaiset kertoivat myös, että heidän oli yhä vaikeampaa olla vuorovaikutuksessa ja tukea kokemattomia todistajia tai muita kuin oikeudellisia osallistujia, jotka eivät ole tähän mennessä tunteneet menettelytapoja. Internet-yhteyksien estyminen tai muut tekniset häiriöt ovat myös herättäneet huolta siitä, että tosiseikkojen ristiriitaisuudet tai väärinkäsitykset voidaan jättää huomiotta ja valvoa.

Webinaarin aikana useaan otteeseen esiin nostettu kiireellisempi kysymys koski prosessioikeudellisten vaatimusten odotettua lisääntymistä. Jotta voidaan varmistaa, että osapuolilla on yhtäläiset mahdollisuudet esittää asiansa ja että heitä kohdellaan tasapuolisesti, vilpillisiä strategioita kuulemisten lykkäämiseksi olisi ehkäistävä, ja samalla olisi varattava riittävästi aikaa hyvin laadittujen välityslausekkeiden laatimiseen.

Asiakkaan ja asianajajan välisten suhteiden muuttuminen.

Vaikka virtuaaliset kuulemiset ovat saattaneet tuoda mukanaan väistämättömiä kompromisseja, ne ovat myös tarjonneet välimiehille ja oikeusalan ammattilaisille mahdollisuuden tutustua uusiin käytäntöihin. Vaikka webinaarin osallistujat pitivät myönteisenä ADR-menettelyjen ja tuomioistuinkäsittelyjen muodollisuuteen liittyvää demystifikaatiota, he olivat myös yhtä mieltä siitä, että tällaisten menettelyjen kunnioitusta ja vilpittömyyttä ei pitäisi heikentää. Maantieteellisen taustan, sukupuolen ja sosioekonomisen tilanteen moninaisuuden lisääntymistä pidettiin yhtenä viimeaikaisen kehityksen merkittävimmistä ja olennaisimmista sivuvaikutuksista.

Loppupuheenvuorossaan Jeffrey Leon totesi, että virtuaalikuulustelujen tulevaisuuden ja niiden vaikutusten ennustaminen nykyistä terveyskriisiä pidemmälle on vaarallista. Riittää, että riidanratkaisussa sekä tuomioistuimessa että välimiesmenettelyssä voidaan ja pitäisi jatkossakin käyttää virtuaalisesti toteutettavia prosessin osia. Vaikka riidanratkaisuun liittyvät henkilökohtaiset ihmiskontaktit ja vuorovaikutus ovatkin tärkeitä, hän kannusti oikeusyhteisöä ottamaan käyttöön uusia digitaalisia mekanismeja kustannus-, tehokkuus-, osallisuus- ja tarkoituksenmukaisuussyistä.

Lisäksi hän korosti, että nykyisten muutosten myötä syntyy uusia haasteita, kuten riski luottamuksellisuuden ja yksityisyyden suojan loukkaamisesta, palkintojen riitauttamisesta ja kumoamisesta (esim. virtuaalisten kuulemisten jatkamisen vuoksi osapuolten vastalauseista huolimatta) sekä oikeuskäsittelyä koskevat vaatimukset, jotka saattavat haitata riitojen nopeaa ratkaisemista. Näiden riskien lieventäminen lisää todennäköisesti osapuolten turvautumista kolmansien osapuolten rahoitusjärjestelyihin ja altistumista kuluvakuushakemuksille. Leon päätti puheenvuoronsa korostamalla, että on tärkeää, että osapuolet ja asianajajat pitävät nämä seuraukset mielessä neuvotteluprosessin aikana ja kiinnittävät enemmän huomiota mahdollisuuksiin sovintoratkaisujen tekemiseen etukäteen.

Virtuaalialustojen käytön lisääntyminen jatkuu epäilemättä myös COVID-19-pandemian jälkeisinä vuosina, ja on odotettavissa, että yhä useammin suositaan osittaisia/hybridejä digitaalisia kuulemisia. Tunnustamalla, että "yksi koko ei sovi kaikille", ja kehittämällä parempaa ymmärrystä ja arvostusta tällaisiin kuulemisiin liittyvistä haasteista ja hyödyistä, etäoikeudesta voidaan tehdä helpommin lähestyttävää ilman, että menettelyjen vilpittömyys vähenee tai oikeusjärjestelmien eheys heikkenee maailmanlaajuisesti.

Tämän artikkelin sisältö on tarkoitettu yleiseksi oppaaksi aiheesta. Omiin erityisiin olosuhteisiisi liittyvissä kysymyksissä olisi pyydettävä asiantuntija-apua.