Utilizarea audierilor virtuale nu este un fenomen nou în sfera arbitrajului internațional. Cu toate acestea, dezbaterile legate de beneficiile asociate cu trecerea de la un spațiu fizic la unul digital au început să fie discutate serios abia odată cu izbucnirea bruscă a pandemiei COVID-19, care a necesitat și a accelerat această tranziție. Pe măsură ce rata infecțiilor continuă să crească și cererea întreprinderilor pentru un acces mai rapid și mai eficient la justiție crește, noțiunile tradiționale care susțin că audierile virtuale sunt o alternativă de primă mână la procedurile în persoană, au devenit depășite. Instanțele, tribunalele și practicienii din domeniul juridic deopotrivă au acum sarcina de a regândi formatul și structura care au dominat până acum practica lor și modul în care, dincolo de protocoalele și logistica unei audieri virtuale, aceasta din urmă poate fi integrată în procedurile de arbitraj sau în procesele de litigii pentru a-i maximiza beneficiile.

Acesta este un cont care oferă o perspectivă asupra impulsului tot mai mare de audieri la distanță ca o oportunitate de a reinventa nu doar reconstitui practicile de arbitraj și litigii din trecut. Informațiile prezentate în acest articol provin dintr-un webinar organizat la 22 septembrie 2020, la care a participat Oblin Rechtsanwälte GmbH. Bazându-se pe experiența împărtășită și pe previziunile făcute de participanții la eveniment, colaboratorii au plecat recunoscând oportunitatea considerabilă oferită de tranziția actuală atât pentru a revizui și raționaliza practicile actuale, cât și pentru a analiza modul în care să le ducă mai departe în viitor.

Webinarul

Într-un recent webinar interactiv în trei segmente, organizat în contextul Săptămânii de arbitraj Canada 2020 de către Arbitration Place și Centrul Internațional de Soluționare a Disputelor Canada, participanții au fost rugați să analizeze, să prevadă și să discute un număr mare de aspecte referitoare la evoluția și viitorul pe termen lung al soluționării litigiilor dincolo de pandemia COVID-19. După dezbateri în cadrul unui grup mic moderat, axate pe una dintre cele cinci întrebări atribuite, opiniile urmau să fie schimbate ulterior într-un forum deschis și ulterior evaluate împreună cu informațiile colectate din rezultatele sondajelor. Evenimentul s-a încheiat cu un segment susținut de vorbitorul principal, dl Jeffrey Leon, care a sugerat că aspectele virtuale ale procedurilor sunt aici pentru a rămâne și că o expunere sporită la noile instrumente de optimizare trebuie să fie întâmpinată de comunitatea juridică cu o pregătire generală pentru a se adapta, accepta și îmbrățișa tehnologia virtuală.

Audieri în persoană

În primul segment, participanții au fost rugați să identifice avantajele audierilor fizice în raport cu cele virtuale. Ca răspuns, următorii factori au fost menționați în mai multe rânduri:

• Familiaritatea practicianului cu martorii și ușurința cu care aceștia se descurcă în cadrul unei proceduri fizice;
• Comoditatea interacțiunii tribunalului în timpul procesului de deliberare;
• Oportunitatea unei discuții informale între avocați și clienții sau martorii lor;
• Eficiența logistică care permite ca o gamă largă de probe și aspecte juridice să fie discutate și analizate într-un număr limitat de zile consecutive/într-un interval de timp mai scurt.

Cu toate acestea, printre dezavantajele menționate se numără următoarele:

• dificultățile administrative și de programare întâmpinate în ceea ce privește rezervarea unui interval de timp suficient pentru a permite audierea probelor relevante și asigurarea prezenței tuturor participanților (s-a considerat că acest lucru se poate dovedi dificil pentru clienții din mediul de afaceri, deoarece le-ar putea răpi timp de la alte obligații profesionale);
• Prezența fizică necesară a participanților și costurile asociate cu deplasările repetate, cazarea și masa;
• Sarcina mai mare în ceea ce privește costurile și gestionarea logistică pentru organizarea mai multor audieri fizice, ceea ce ar putea duce la amânarea chestiunilor preliminare până la procedura principală;
• Riscul crescut de întârziere a audierilor probatorii din cauza disponibilității limitate a participanților;
• Densitatea aspectelor juridice, care face dificilă absorbția sau evaluarea efectivă de către tribunale în timpul limitat al unei audieri în persoană.

Audieri virtuale

A doua întrebare de dezbatere s-a axat pe provocările, oportunitățile și concepțiile greșite din jurul trecerii procedurale de la un cadru juridic fizic la unul virtual pentru judecarea litigiilor de arbitraj și litigii. A existat un consens copleșitor în rândul participanților cu privire la avantajele pe care le pot oferi audierile virtuale față de cele desfășurate în persoană, și anume:

• Reducerea dificultăților logistice și a costurilor, ceea ce duce la o mai mare eficiență în ceea ce privește timpul și la o extindere a volumului de muncă care poate fi rezolvat indiferent de locație sau fus orar;
• Lipsa restricțiilor fizice care permite un număr mai mare de participanți și un acces sporit la justiție;
• Capacitatea de a face să avanseze audierile fără întârziere datorită ușurinței de programare, care este adaptată la disponibilitatea participanților și indiferent de locația geografică sau de capacitatea de plată;
• Reducerea externalităților de mediu;
• Flexibilitate în ceea ce privește organizarea și gestionarea audierilor, puteri mai largi pentru a stabili procedura cea mai potrivită pentru scopurile și obiectivele cauzei relevante, de exemplu, împărțirea procedurii în mai multe subaudiere pentru a face distincția între aspectele juridice sau disciplinele martorilor experți;
• Aprobarea audierilor virtuale de către instituțiile de arbitraj și instanțele naționale, sprijin sporit oferit prin note de orientare (de exemplu, notele de orientare ale CCI privind posibilele măsuri menite să atenueze efectele pandemiei COVID-19, nota de orientare CIArb privind procedurile de soluționare a litigiilor la distanță, Protocolul de la Seul privind videoconferințele în arbitrajul internațional etc.);
• Camerele video creează o impresie mai imediată a limbajului corporal și a comportamentului martorilor, o vedere mai largă a camerei este utilizată ca opțiune pentru a descuraja antrenarea martorilor;
• Opțiuni de redare a înregistrărilor care să permită participanților să revadă anumite momente și să se concentreze asupra expresiilor faciale și a comportamentului martorilor fără a se baza pe transcrieri;
• Capacitatea de a adopta o abordare mai ritmată pentru a permite un timp de pregătire suficient (de exemplu, programarea zilelor de pauză), pentru a contracara oboseala zoom și pentru a crește capacitatea de atenție a părților (de exemplu, un număr mai mare de audieri, fiecare cu o durată mai scurtă), pentru a restrânge domeniul de aplicare a audierilor (de exemplu, prin concentrarea pe aspecte specifice ale cazului și permițând tribunalelor să ofere orientări mai specifice);
• Furnizori de top din domeniu, precum Epiq, Law In Order și Opus 2, care oferă caracteristici precum săli de ședințe multiple sau săli de discuții, precum și o gamă largă de servicii și instrumente (de exemplu, servicii de transcriere, pachete electronice sau prezentarea electronică a probelor pentru a direcționa părțile către extrase mărite/sublinificate, precum și către texte sau probe traduse etc.);
• Salvgardarea confidențialității comunicării și facilitarea lucrului în echipă între avocat și client prin opțiunea de mute.

Cu toate acestea, audierile virtuale au fost considerate mai puțin preferabile din următoarele puncte de vedere:

• Obligații administrative mai mari impuse părților și tribunale (de exemplu, convenind asupra calendarelor de audiere/decizia asupra cărui fus orar prevalează, protocoale de securitate, operarea și livrarea de pachete electronice și pe suport de hârtie, accesul la echipamente necesare și în stare de funcționare corespunzătoare);
• Întreruperea relației dintre avocat și client și afectarea capacității de soluționare a cazului;
• Dificultatea de a interacționa și de a susține martorii sau experții;
• incapacitatea de a lua notițe rapid și discret cu colegii avocați sau clienții;
• Scepticism în ceea ce privește confidențialitatea și corectitudinea procedurilor, precum și veridicitatea și calitatea mărturiilor, din cauza dependenței semnificative de tehnologie (de exemplu, lipsa de cunoaștere a persoanelor care se află în sală; lipsa de încredere în ceea ce privește configurația).

Atunci când a fost întrebat despre cele mai frecvente concepții greșite care apar în conformitate cu evoluțiile recente, a fost de acord că, spre deosebire de anticipat inițial, atât participanții la arbitraj (inclusiv instituțiile de arbitraj și centrele de audiere), precum și instanțele s-au mișcat rapid pentru a introduce, adapta și utiliza tehnologia virtuală, deși prima a făcut acest lucru într-un mod mai rapid și fără probleme. În cele din urmă, s-a susținut că audierile virtuale s-au dovedit a fi o adevărată dovadă a capacității și a receptivității practicienilor dreptului de a reconfigura practica audierilor în instanță.

Efectele asupra arbitrajului și longevitatea lor

Cel de-al treilea segment al seminarului web s-a axat pe modul în care pandemia COVID-19 a afectat arbitrajul și dacă aceste schimbări vor avea un impact de durată. Întrebați, participanții au afirmat că ritmul rapid al schimbărilor a dat naștere la o serie de probleme noi:

• Preocupările legate de programări au fost atenuate;
• Familiaritatea cu utilizarea facilităților online a permis unei generații mai tinere de practicieni din domeniul juridic sau celor care anterior nu aveau mijloacele financiare necesare pentru a participa la audieri în persoană, să ia parte la procesul de arbitraj;
• Aspecte precum manipularea martorilor, securitatea cibernetică și confidențialitatea au devenit considerații mai presante;
• Modificarea vocilor datorită echipamentelor a diminuat impactul acestora în comparație cu efectul creat de mărturiile martorilor în timpul audierilor fizice;
• Decizia privind sediul arbitrajului s-a dovedit a fi un efort complex, unul care trebuie să fie abordat prin intermediul normelor sau a acordurilor de arbitraj.

Noi practici, strategii și considerații ale participanților la soluționarea litigiilor

Participanții au deschis această parte a dezbaterii cu observații generale privind modul în care practica audierilor virtuale a amplificat neclaritatea dintre viața profesională și cea personală a practicienilor, precum și ajustările de nedescris care decurg din aceasta. S-a susținut, de asemenea, că abordarea mai eșalonată a audierilor a dus la creșterea numărului total de zile de audieri, în timp ce durata acestora a fost redusă semnificativ pentru a se evita "oboseala zoom-ului".

Gestionarea logisticii tehnologiei a devenit mai intensivă din punct de vedere al forței de muncă. Cu toate acestea, acest lucru a fost considerat de comun acord ca fiind un preț care merită să fie plătit, având în vedere rezultatele globale îmbunătățite, de exemplu, tribunalele fiind capabile să ofere îndrumări eficiente și specifice cu privire la aspecte distincte care necesită o elaborare mai amănunțită; părțile având posibilitatea de a-și adapta strategiile de caz sau de a conveni asupra unor înțelegeri parțiale/integrale pe măsură ce audierea avansează.

Arbitrii prezenți și practicienii din domeniul juridic au împărtășit, de asemenea, că au considerat că este din ce în ce mai dificil să interacționeze cu și să sprijine martorii neexperimentați sau alți participanți non-juridici care până acum nu au fost familiarizați cu protocoalele procedurale. Accesul inhibat la internet sau alte perturbări tehnologice au generat, de asemenea, preocupări în ceea ce privește posibila ignorare și supraveghere a discrepanțelor sau neînțelegerilor factuale.

Chestiunea mai presantă ridicată în numeroase ocazii pe parcursul seminarului web s-a axat pe creșterea așteptată a numărului de cereri de despăgubiri. Pentru a se asigura că părțile beneficiază de șanse și tratament egal în prezentarea cazului lor, ar trebui descurajate strategiile neserioase de amânare a audierilor, în timp ce ar trebui să se aloce suficient timp pentru a pune în aplicare clauze de arbitraj bine redactate.

Modalități în care s-au schimbat relațiile client-consilier

În timp ce audierile virtuale pot fi adus cu ei compromisuri inevitabile, acestea au oferit, de asemenea, arbitri și practicieni în domeniul juridic cu o oportunitate de a deveni mai familiarizați cu noi practici. Deși participanții la seminarul online au salutat demistificarea formalității ADR și a audierilor în instanță, s-a convenit, de asemenea, că respectul și sinceritatea acestor proceduri nu trebuie să fie erodate. Diversitatea crescută în funcție de mediul geografic, de gen și de situația socio-economică a fost subliniată ca fiind unul dintre cele mai semnificative și pertinente efecte colaterale ale evoluțiilor recente.

În declarația sa de încheiere, dl Jeffrey Leon a afirmat că prezicerea viitorului audierilor virtuale și a impactului acestora dincolo de criza actuală a sănătății este un demers riscant. Este suficient să spunem că soluționarea litigiilor, atât în cadrul litigiilor în instanță, cât și în cadrul arbitrajului, poate și ar trebui să continue să aibă elemente ale procesului desfășurate virtual. În pofida importanței contactului și interacțiunii umane în persoană pe care o implică soluționarea litigiilor, acesta a încurajat comunitatea juridică să adopte noile mecanisme digitale din motive de costuri, eficiență, incluziune și rapiditate.

În plus, el a subliniat că, odată cu schimbările actuale apar noi provocări, cum ar fi riscul încălcării confidențialității și a vieții private, premii care sunt contestate și anulate (de exemplu, din cauza continuării audierilor virtuale în ciuda obiecțiilor părților), precum și cererile de proces echitabil care ar putea împiedica soluționarea rapidă a litigiilor. Reducerea acestor riscuri este susceptibilă să sporească recurgerea părților la acorduri de finanțare de către terți și să crească expunerea la cererile de garantare a costurilor. Dl Leon și-a încheiat comentariile prin consolidarea importanței ca părțile și avocații să țină cont de aceste consecințe în timpul procesului de negociere și să acorde o mai mare atenție oportunităților de soluționare prealabilă.

Creșterea gradului de utilizare a platformelor virtuale va continua, fără îndoială, să fie o realitate în anii care vor urma pandemiei COVID-19 și este de așteptat o preferință emergentă pentru audieri digitale parțiale/hibride. Prin recunoașterea faptului că "o mărime unică nu se potrivește tuturor" și prin dezvoltarea unei mai bune înțelegeri și aprecieri a provocărilor, precum și a beneficiilor care însoțesc astfel de audieri, justiția la distanță poate fi făcută mai accesibilă fără a minimiza sinceritatea procedurilor sau a diminua integritatea sistemelor judiciare la nivel global.

Conținutul acestui articol este menit să ofere un ghid general al subiectului. Trebuie să solicitați consultanță de specialitate cu privire la circumstanțele dumneavoastră specifice.