A virtuális meghallgatások alkalmazása nem új jelenség a nemzetközi választottbíráskodás területén. A fizikai térről a digitális térre való áttéréssel járó előnyökkel kapcsolatos viták azonban csak a COVID-19 járvány hirtelen kitörésével kezdtek komolyan szóba kerülni, ami szükségessé tette és felgyorsította ezt az átmenetet. Ahogy a fertőzések aránya tovább növekszik, és a vállalkozásoknak az igazságszolgáltatáshoz való gyorsabb és hatékonyabb hozzáférés iránti igénye növekszik, a hagyományos elképzelések, amelyek szerint a virtuális meghallgatások a személyes eljárások alárendelt alternatívái, elavulttá váltak. A bíróságok, törvényszékek és a jogalkalmazók előtt egyaránt az a feladat áll, hogy újragondolják azt a formátumot és struktúrát, amely eddig uralta a gyakorlatukat, és azt, hogy a virtuális meghallgatás protokolljain és logisztikáján túl hogyan lehet azt a választottbírósági eljárásokba vagy a peres eljárásokba integrálni annak érdekében, hogy a lehető legnagyobb mértékben kihasználják annak előnyeit.

Ez a beszámoló betekintést nyújt a távoli meghallgatások növekvő lendületébe, mint lehetőségbe, hogy újra feltalálják, ne csak a múltbeli választottbírósági és peres eljárások újjáalakítását. A cikkben bemutatott információk egy 2020. szeptember 22-én tartott webináriumból származnak, amelyen az Oblin Rechtsanwälte GmbH részt vett. Az esemény résztvevői által megosztott tapasztalatokra és előrejelzésekre támaszkodva a hozzászólók felismerték, hogy a jelenlegi átmenet jelentős lehetőséget kínál a jelenlegi gyakorlatok felülvizsgálatára és ésszerűsítésére, valamint annak mérlegelésére, hogy hogyan lehet azokat a jövőbe vinni.

A webinárium

A közelmúltban egy háromrészes interaktív webináriumon, amelyet a Canada Arbitration Week 2020 keretében szervezett az Arbitration Place és a kanadai Nemzetközi Vitarendezési Központ, a résztvevőket arra kérték, hogy elemezzék, jósolják meg és vitassák meg a COVID-19 világjárványon túli vitarendezés fejlődésével és hosszú távú jövőjével kapcsolatos számos kérdést. A moderált kiscsoportos vitákat követően, amelyek középpontjában az öt kijelölt kérdés egyike állt, a véleménycserére nyílt fórumon került sor, majd ezt követően a közvélemény-kutatási eredményekből összegyűjtött információkkal együtt értékelték azokat. A rendezvény Jeffrey Leon főelőadó által tartott szegmenssel zárult, amely arra utalt, hogy az eljárások virtuális aspektusai itt maradnak, és az új optimalizálási eszközökkel való fokozott találkozásra a jogi közösségnek a virtuális technológia alkalmazkodására, elfogadására és befogadására való általános felkészültséggel kell reagálnia.

Személyes meghallgatások

Az első szegmensben a résztvevőket arra kérték, hogy azonosítsák a fizikai meghallgatások előnyeit a virtuális meghallgatásokkal szemben. A válaszok során többször is felvetették a következő tényezőket:

• A gyakorló orvos ismerete és könnyűsége a tanúk fizikai eljáráson való navigálásában;
• A bírósági interakció kényelme a tanácskozási folyamat során;
• Lehetőség az ügyvéd és ügyfeleik vagy tanúik közötti informális megbeszélésre;
• Logisztikai hatékonyság, amely lehetővé teszi a bizonyítékok és jogi kérdések széles körének megvitatását és elemzését korlátozott számú egymást követő napon/rövidebb időn belül.

A hátrányok között azonban a következőket említették:

• Adminisztratív és időbeosztási nehézségek, amelyekkel a releváns bizonyítékok meghallgatásához és az összes résztvevő részvételének biztosításához szükséges elegendő idő biztosítása során találkoztak (úgy ítélték meg, hogy ez az üzleti ügyfelek számára nehézségekbe ütközhet, mivel más munkakötelezettségektől vesz el időt);
• A résztvevők szükséges fizikai jelenléte és az ehhez kapcsolódó ismételt utazási, szállás- és étkezési költségek;
• Nagyobb terhet jelent a költségek és a logisztikai menedzsment szempontjából a több fizikai meghallgatás megszervezése, ami az előzetes kérdések elhalasztását okozhatja a főeljárásig;
• A bizonyítási meghallgatások késedelmének megnövekedett kockázata a résztvevők korlátozott elérhetősége miatt;
• A jogi kérdések sűrűsége megnehezíti, hogy a törvényszékek a személyes meghallgatás korlátozott időkerete alatt nehezen tudják hatékonyan feldolgozni vagy értékelni.

Virtuális meghallgatások

A vita második kérdése a kihívásokra, lehetőségekre és tévhitekre irányult, amelyek a választottbírósági és peres jogviták elbírálásának fizikai és virtuális jogi környezetről való eljárási váltását övezik. A résztvevők között elsöprő egyetértés volt abban, hogy a virtuális tárgyalások milyen előnyökkel járhatnak a személyesen lefolytatott tárgyalásokkal szemben, nevezetesen:

• Csökkentett logisztikai nehézségek és alacsonyabb költségek, ami nagyobb időhatékonyságot és a helytől és időzónától függetlenül elvégezhető munkák mennyiségének bővülését eredményezi;
• A fizikai korlátozások hiánya lehetővé teszi a résztvevők nagyobb számát és az igazságszolgáltatáshoz való jobb hozzáférést;
• A meghallgatások késedelem nélküli előrehaladásának képessége a résztvevők elérhetőségéhez igazodó, a földrajzi elhelyezkedéstől vagy a fizetési képességtől független könnyű ütemezésnek köszönhetően;
• A környezeti externáliák csökkentése;
• Rugalmasság a tárgyalás megszervezésében és lebonyolításában, szélesebb körű hatáskörök az adott ügy céljainak és céljainak leginkább megfelelő eljárás meghatározására, pl. az eljárás több részmeghallgatásra való felosztása a jogi kérdések vagy a szakértői tanúk szakterületeinek megkülönböztetése érdekében;
• A virtuális meghallgatások jóváhagyása a választottbírósági intézmények és a nemzeti bíróságok által, az útmutatókon keresztül nyújtott fokozott támogatás (pl. az ICC útmutatója a COVID-19 járvány hatásainak enyhítésére irányuló lehetséges intézkedésekről, a CIArb útmutatója a távoli vitarendezési eljárásokról, a nemzetközi választottbírósági videokonferenciákról szóló szöuli jegyzőkönyv stb.);
• A videokamerák közvetlenebb benyomást keltenek a tanúk testbeszédéről és viselkedéséről, a szélesebb kameranézetet lehetőségként használják a tanúk edzésének megakadályozására;
• A felvételek lejátszási lehetőségei lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy újra megnézzenek bizonyos pillanatokat, és a tanúk arckifejezéseire/viselkedésére összpontosítsanak, anélkül, hogy a jegyzőkönyvekre hagyatkoznának;
• Képesség egy tempósabb megközelítés elfogadására, hogy elegendő felkészülési időt biztosítson (pl. szünnapok beütemezése), a zoom fáradtság ellen és a felek figyelmének növelése (pl. több meghallgatás egyenként rövidebb időtartamú), a meghallgatások körének szűkítése (pl. az ügy konkrét szempontjaira való összpontosítással és a bíróságok célzottabb iránymutatás nyújtásának lehetővé tételével);
• Az iparág vezető szolgáltatói, mint például az Epiq, a Law In Order és az Opus 2, olyan funkciókat kínálnak, mint a több tárgyaló- vagy szüneti terem, valamint a szolgáltatások és eszközök széles skáláját (pl. átírási szolgáltatások, elektronikus csomagok vagy a bizonyítékok elektronikus bemutatása, hogy a feleket nagyított/kiemelt részletekre, valamint lefordított szövegekre vagy bizonyítékokra stb. irányítsák);
• A kommunikáció magánéletének védelme és a tanácsadó és az ügyfél közötti csapatmunka megkönnyítése a némítási lehetőséggel.

A virtuális meghallgatásokat azonban a következő szempontok miatt kevésbé tartották előnyösnek:

• Nagyobb adminisztratív kötelezettségek a felekre és a törvényszékek (pl. megegyezés a meghallgatás menetrendek / dönteni, hogy kinek időzóna érvényesül, biztonsági protokollok, működése és kézbesítése elektronikus és nyomtatott kötegek, hozzáférés a szükséges és megfelelően működő berendezések);
• Az ügyvéd és az ügyfelek közötti kapcsolat megszakad, ami befolyásolja az ügy rendezésének képességét;
• A tanúkkal vagy szakértőkkel való kapcsolattartás és támogatás nehézségei;
• Képtelenség a jegyzetek gyors és diszkrét átadására jogtársakkal vagy ügyfelekkel;
• Szkepticizmus az eljárások bizalmas jellegét és tisztességességét, valamint a tanúvallomások valóságtartalmát és minőségét illetően, mivel jelentős mértékben támaszkodnak a technológiára (pl. nem tudni, hogy ki van a teremben; bizalomhiány a beállításokkal kapcsolatban).

Amikor megkérdezték a legelterjedtebb tévhitekről, amelyek a közelmúltbeli fejleményekkel összhangban merülnek fel, egyetértettek abban, hogy az eredetileg várttól eltérően mind a választottbírósági résztvevők (beleértve a választottbírósági intézményeket és a meghallgatási központokat), mind a bíróságok gyorsan léptek a virtuális technológia bevezetése, adaptálása és használata felé, bár az előbbiek gyorsabban és zökkenőmentesebben tették ezt. Végül azzal érveltek, hogy a virtuális meghallgatások valódi bizonyítéknak bizonyultak arra, hogy a jogalkalmazók képesek és fogékonyak a bírósági meghallgatások gyakorlatának átalakítására.

A választottbíráskodásra gyakorolt hatások és azok hosszú élettartama

A webinárium harmadik szegmense arra irányult, hogy a COVID-19 világjárvány hogyan befolyásolta a választottbíráskodást, és hogy ezek a változások tartós hatással lesznek-e. A résztvevők a kérdésre válaszolva kijelentették, hogy a változások gyors üteme számos újszerű kérdést vetett fel:

• Az ütemezési aggályok enyhültek;
• Az online eszközök használatának ismerete lehetővé tette a jogalkalmazók fiatalabb generációjának vagy azoknak, akiknek korábban nem voltak meg a szükséges pénzügyi eszközeik ahhoz, hogy részt vegyenek a személyes meghallgatásokon, hogy részt vegyenek a választottbírósági eljárásban;
• Az olyan kérdések, mint a tanúk befolyásolása, a kiberbiztonság és a titoktartás egyre sürgetőbbé válnak;
• A hangoknak a berendezések miatti módosulása csökkentette a hatásukat a fizikai meghallgatások során a tanúvallomások által keltett hatáshoz képest;
• A választottbírósági eljárás székhelyének eldöntése összetett vállalkozásnak bizonyult, amelyet szabályokkal vagy választottbírósági megállapodásokkal kell kezelni.

A vitarendezésben résztvevők új gyakorlatai, stratégiái és megfontolásai

A résztvevők a vita ezen részét általános észrevételekkel nyitották meg azzal kapcsolatban, hogy a virtuális meghallgatások gyakorlata hogyan erősítette meg a szakemberek szakmai és magánélete közötti elmosódást, valamint az ebből fakadó mérhetetlen kiigazításokat. Azzal érveltek továbbá, hogy a meghallgatások szakaszoltabb megközelítése a meghallgatási napok számának növekedéséhez vezetett, miközben azok időtartama jelentősen lerövidült a "zoom-fáradtság" elkerülése érdekében.

A technológia logisztikájának kezelése munkaigényesebbé vált. Mindazonáltal ezt közösen úgy ítélték meg, hogy az összességében jobb eredmények fényében érdemes ezt az árat vállalni, pl. a bíróságok hatékony és célzott iránymutatást tudnak nyújtani a kidolgozást igénylő egyes kérdésekben; a feleknek lehetőségük van arra, hogy a tárgyalás előrehaladtával kiigazítsák ügystratégiájukat, vagy részleges/teljes egyezségekben állapodjanak meg.

A részt vevő választottbírák és jogászok azt is megosztották, hogy egyre nehezebbnek találták a tapasztalatlan tanúkkal vagy más nem jogi résztvevőkkel való együttműködést és támogatást, akik eddig nem voltak tisztában az eljárási protokollokkal. Az internet-hozzáférés akadályoztatása vagy más technológiai zavarok szintén aggodalmakat vetettek fel a ténybeli eltérések vagy félreértések esetleges figyelmen kívül hagyása és felügyelete tekintetében.

A webinárium során számos alkalommal felvetett sürgetőbb kérdés a megfelelő eljárásra vonatkozó kérelmek várható megugrása volt. Annak biztosítása érdekében, hogy a felek egyenlő esélyt és bánásmódot kapjanak ügyük ismertetése során, a meghallgatások elhalasztására irányuló álságos stratégiákat el kell kerülni, miközben elegendő időt kell elkülöníteni a jól megfogalmazott választottbírósági kikötések bevezetésére.

Az ügyfél-tanácsadó kapcsolat változásának módjai

Bár a virtuális meghallgatások elkerülhetetlen kompromisszumokat hoztak magukkal, a választottbírák és a jogászok számára is lehetőséget biztosítottak arra, hogy jobban megismerkedjenek az új gyakorlatokkal. Miközben a webinárium résztvevői üdvözölték az AVR- és bírósági tárgyalások formalitását övező demisztifikációt, abban is egyetértettek, hogy az ilyen eljárások iránti tiszteletet és őszinteséget nem szabad aláásni. A közelmúltbeli fejlemények egyik legjelentősebb és leglényegesebb járulékos hatásaként a földrajzi háttér, a nemek és a társadalmi-gazdasági szempontok szerinti sokszínűség növekedését emelték ki.

Jeffrey Leon záróbeszédében kijelentette, hogy a virtuális meghallgatások jövőjét és a jelenlegi egészségügyi válságon túli hatásukat megjósolni veszélyes vállalkozás. Elég, ha annyit mondunk, hogy a vitarendezés mind a bírósági peres eljárások, mind a választottbírósági eljárás során továbbra is tartalmazhat és kell is, hogy legyen olyan elemeket, amelyeket virtuálisan bonyolítanak le. Annak ellenére, hogy a vitarendezés során fontos a személyes emberi kapcsolat és interakció, arra ösztönözte a jogi közösséget, hogy a költségek, a hatékonyság, az inkluzivitás és a gyorsaság miatt fogadják el az új digitális mechanizmusokat.

Hangsúlyozta továbbá, hogy a jelenlegi változásokkal új kihívások merülnek fel, mint például a titoktartás és a magánélet megsértésének kockázata, a díjak megtámadása és hatályon kívül helyezése (pl. a virtuális meghallgatások folytatása miatt a felek tiltakozása ellenére), valamint a megfelelő eljárásra vonatkozó követelések, amelyek potenciálisan akadályozzák a viták gyors megoldását. E kockázatok mérséklése valószínűleg növeli a felek harmadik felek finanszírozási megállapodásainak igénybevételét, és növeli a költségbiztosítási kérelmeknek való kitettséget. Leon úr azzal zárta felszólalását, hogy megerősítette annak fontosságát, hogy a felek és az ügyvédek a tárgyalási folyamat során szem előtt tartsák ezeket a következményeket, és nagyobb figyelmet fordítsanak az előzetes rendezés lehetőségeire.

A virtuális platformok használatának növekedése kétségtelenül folytatódni fog a COVID-19 járványt követő években, és várhatóan a részleges/hibrid digitális meghallgatások egyre inkább előtérbe kerülnek. Azzal, hogy felismerjük, hogy az "egy méret nem illik mindenkire", és jobban megértjük és értékeljük az ilyen meghallgatásokkal járó kihívásokat és előnyöket, a távoli igazságszolgáltatás hozzáférhetőbbé tehető anélkül, hogy az eljárások őszintesége csökkenne, vagy az igazságszolgáltatási rendszerek integritása világszerte csorbulna.

E cikk tartalma általános útmutatást kíván nyújtani a témában. Az Ön konkrét körülményeivel kapcsolatban szakorvosi tanácsot kell kérni.