調和仲裁庭秘書在國際仲裁中的角色

刊物: April 14, 2022

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作者

相關專家指南

鑑於當代國際仲裁在事實和技術上的複雜性，聆訊的程序安排是一個既苛刻又非常耗時的過程。

為了便利仲裁程序的進行，仲裁庭越來越多地借助「仲裁庭」或「行政」秘書（「秘書」）的協助。儘管依賴秘書支援並非新鮮事物，但他們在仲裁中的參與卻引發了有關可能被濫用的大量爭論。由於秘書可承擔和委派的職責範圍含糊不清，他們的角色被視為 「灰色地帶」。這些憂慮的核心是，「仲裁員是因其與爭議案件相關的專業知識而被選為實體」，[2] 而秘書可能不是。

鑑於仲裁機構不斷努力編纂最佳實務，以及最近對現有指導說明的修訂，本文旨在識別秘書任命所帶來的主要挑戰，以及可採用的減輕挑戰的方法。以奧地利為例，本文認為合格的專家秘書可為仲裁庭帶來顯著的益處。在承認秘書任命可能帶來的障礙的同時，下文提供了克服這些障礙的建議。

本文將首先介紹圍繞秘書角色的爭論背景以及可能存在的濫用指控。文章還將闡述規管秘書使用的現行指導方針。本研究最後將提出一些方法，使秘書協助的使用方式既負責任又符合仲裁員的職責。

秘書的角色

秘書是積極的仲裁參與者，儘管不屬於仲裁庭的一部分，但在整個仲裁程序中協助仲裁庭執行行政任務。

秘書的任命通常不受時間限制。秘書候選人的 「身份、資格、專長和任務」[5] 通常由仲裁庭披露，以便獲得當事方批准。這一點特別重要，因為它允許任何一方當事人提出對秘書任命的反對。

[6]在仲裁庭的明確指示下，其他職責可能包括 「起草裁決的部分內容、組織程序會議和證據聽證會，[或]參加仲裁庭的審議」[7]。作為一個良好的行為問題，如果機構規則沒有要求，秘書通常會在任命前提供一份公正性和獨立性聲明。所使用的措辭通常與任命仲裁庭成員之前所使用的措辭相同，從而確保仲裁庭和所任命的任何秘書都遵守相同的標準。

民法和普通法傳統與國際仲裁機構的準則

9] 在奧地利，秘書的角色被比作司法書記，州法院法官 「經常委託秘書起草判決書初稿」。

為了協調這些不同的方法，UNCITRAL於1996年提出了不具約束力的仲裁程序組織說明。這為執業者提供了與秘書有關的程序問題的指導，[12] 包括可以執行的任務和職能的範圍。據此，其職責可延伸至提供組織支援或執行實質任務，如法律研究，但不包括參與仲裁庭的決策過程。國際商會 (ICC) 在 1995 年進行了另一次重要的編纂嘗試。[13] 2017 年的一份說明[14] 進一步發展了這一嘗試，對秘書的任命和薪酬事宜提出了更明確的建議，並限制了秘書行使職責的範圍。[15] 多家國際仲裁機構已就此問題發布或最近更新了不具約束力的書面指引：

倫敦國際仲裁院

  • 有關秘書的角色（第 8.1 節）、擬使用（第 8.2 節）、批准（第 8.3 節）以及罷免或更換（第 8.4 節）的規定已在 2017 LCIA 仲裁員須知[16] 中概述，並已大致納入 DIFC-LCIA 2021 規則第 14A 節；[17］
  • 這些規則
    • 明確禁止授權仲裁庭決策權（第14.8條）；
    • 要求當事人批准與任命、任務分配和每小時收費率相關的事宜（第14.10條）；
    • 規定秘書有責任披露利益衝突（《示範法》第14.9和14.14條）；以及
    • 規定若當事人在合理時間內未提出反對，則視為已獲得當事人批准（第14.12條）。

ICC

  • 2021 年 ICC 給當事人和仲裁庭關於仲裁進行的說明[18] 第 XX 節列出了關於秘書的任命、職責和薪酬的指南；
  • 秘書可能執行的組織和行政任務的非盡列清單包括，除其他外，「審查程序令草案以及裁決的事實部分」，「校對和檢查程序令和裁決中的引文、日期和相互參照」（第 224 段）；
  • 仲裁庭不得委派任何決策或仲裁員的基本職責（第 223 段）。

維也納國際仲裁中心

  • 维也纳国际仲裁中心仲裁员指南》[19] 第 I.6 节要求仲裁庭将其任命秘书的意图、被提名人的姓名和联系方式以及程序费用通知各方当事人；
  • 必須給予當事人提出意見的機會；
  • 被提名的秘書必須提交簡歷和公正聲明；
  • 任務可以轉移，但真正保留給仲裁庭的任務（即決策權）除外。

越來越多的仲裁機構實施了關於仲裁秘書作用的規則、指導方針或說明，這表明人們對任命仲裁秘書所帶來的好處越來越感興趣。這也反映了人們認為有必要進一步確定其確切職責，以確保仲裁庭成員保留專屬的決策能力。

聘用秘書的利弊

近年來，秘書的任命受到學者和仲裁界更多的關注。人們普遍擔心「仲裁庭可能會允許法律助理的行政角色變得不受監督，或者更糟糕的是，搖身一變成為被授權的決策者，即第四仲裁員」[20]。

[21]相反，有人擔心使用秘書可能會侵犯仲裁員的個人選擇權，從而削弱仲裁庭授權的合法性。[23] 仲裁庭與秘書之間的頻繁交流也被認為是可能對仲裁程序的速度和成本造成不利影響的一個因素。缺乏明確界定的薪酬標準，以及何謂利益衝突，也可能被視為有問題。

仲裁員與當事人的關係

當事人自治原則是仲裁作為爭議解決方法的根本，但仲裁秘書的任命仍是一個決定性的問題。所提出的批評通常是針對「程序上的含糊不清[和]所認為的缺乏透明度[...]，威脅到國際仲裁的合法性」[24]和顛覆仲裁員的權限。

以下將評估與以下兩方面有關的問題：第一，當事人選擇仲裁員的自由裁量權；第二，對仲裁員的信任與仲裁員公正性概念之間的矛盾，特別是在秘書提名方面。

仲裁員的選擇

自由選擇仲裁員是國際仲裁的主要特點，受到立法者和國家法院的保護。[25] 它是基於一種合同關係，「在仲裁員和當事人之間產生對等的權利和義務」。在此，專業聲譽和當事人的經驗構成了選擇過程的動力。除了投入的時間和精力外，當事人和仲裁員之間的信任和信心關係也是從個人選擇開始建立的。這意味著仲裁員應該親自履行其職責，因此可以說是禁止「仲裁員合約任務的委託」[27]。

仲裁員的個人任務

作為服務提供者，仲裁員執行「適用的仲裁法[28]（lex arbitri）所預見的「準司法」職能」，賦予他們裁決權，但又導致他們的角色被當事人設定的合約條款（receptum arbitri）所定義。因此，仲裁員的任務既有司法的層面，也有合約的層面[29]。

[30]職責的委託可以說會迴避當事人的期望，因為「[當事人]所收到的產品的具體形式，即仲裁裁決，會受到其作出程序的決定性影響」[31]。

從契約的角度來看，正是指定啟動了從當事人到仲裁員的責任轉移。根據已納入大多數司法管轄區合約法的法律格言 delegatus non potest delegare，除非獲得明確授權，否則為他人利益指派的職責不得轉授。[33]不確保秘書的參與受此原則指導，或建議此原則僅適用於仲裁員的實質決定，都不足以承認當事人最初選擇仲裁員時所依據的錯綜複雜的多層原因。

考慮到迄今為止所提出的關注，下文將集中討論三種普遍的批評，並嘗試提出一種特定的秘書任命類型--「技術秘書」--可以解決這些問題的方法。

設立技術秘書的理由 - 奧地利

儘管如此，使用高資歷的專業秘書，可以在技術複雜的仲裁程序開始時提供針對特定主題的協助。例如，技術秘書的角色可以包括 (a) 解釋理論細節，(b) 識別專家意見中的分歧，或 (c) 就所提交材料的結論性向仲裁員提供建議。[34] 因此，專家報告可以縮短，仲裁程序可以大大簡化，而不會影響仲裁庭的問責性及其決策過程的保密性。

仲裁庭的權限

根據《奧地利民事訴訟法》，除非當事人另有約定，否則仲裁庭有權指定專家並要求其提交報告。[36] 雖然提名秘書的範圍可以說「超越了為提交專家報告而進行的委任」，[37] 但審裁庭的能力必須與奧地利法官的相應能力相對照。[38] 在沒有明確相反規定的情況下，應允許審裁庭利用與國內法院訴訟程序相同的「顧問」權利。

陳述案情的機會

當事人曾多次對秘書的任命提出質疑，聲稱他們無法評價或評論秘書提供的建議，這侵犯了他們的陳詞權。[40] 國內法院體系要求法律助理提供專業知識，以提高仲裁庭的熟練程度和技術理解能力，同時避免因編製專家報告而導致的過高費用，這種情況並不罕見。相反，他們的作用可能有助於仲裁庭確定實質性問題的任務，同時還能保護裁決的完整性，因為他們會根據當事人提交的材料和證據對裁決進行審查，從而使人們注意到那些可能被忽略的細節。

效率考量

由於使用秘書可能不會阻止當事人選擇自己的專家，因此可能會產生額外成本。此外，搜尋和委任程序可能會導致訴訟程序放緩。尋求秘書協助可將用於行政工作的時間降至最低，並減少甚至避免當事人指定的專家[42] 之間可能發生的爭執。更迅速地作出裁決也同樣有助於整體程序效率的提高和優化。

建議

鑑於可適當委託給秘書的職責和責任的不確定性，已嘗試就其角色建立一個可廣泛接受的框架，特別是在仲裁裁決方面[43]。

為了確保秘書在國際仲裁中的參與能夠持續，而又不違反這些程序所定義的完整性和原則，仲裁必須以當事人自主為首要指導原則。在做出任命決定之前，考慮當事人的偏好和/或期望，也包括向當事人提供有關秘書身份和角色的基本資訊。由於仲裁的討論應當保密，因此在程序一開始，即提名秘書或作出最終裁決之前，當事人就能信任仲裁員的專業性和透明度，這一點至關重要。

評論

儘管秘書的角色經常被比作司法助理，但與後者有根本的不同。[44]本文試圖證明，秘書的協助最終不會侵犯仲裁員的權限，相反，其使用必須有更大程度的當事人自主權。因此，不可或缺的是，指定程序應基於透明度、當事人同意以及對仲裁員誠信的信任。

資源

  1. Wyss, L.; Babey, A. (2020) 'The role of secretaries in international commercial arbitration - what is the actual status under Swiss law?Bratschi 博客。網址: www.bratschi.ch/de/uebersicht/detail/bratschi-arbitration-blog-the-role-of-secretaries-in-international-commercial-arbitration-what-is.html [存取時間: 15.02.2021]。
  2. 同上。
  3. Dr Makhloud, A. (2020) 'Insight：The Resolver：The Resolver: The quarterly Magazine of The Chartered Institute of Arbitrators.2020(3), p.10.
  4. Jensen, J.O. (2020) 'Secretaries to Arbitral Tribunals：Judicial Assistants Rooted in Party Autonomy.' International Journal for Court Administration 7.11(3), p.3.
  5. Makhloud, supra note 3, p.10.
  6. Jensen, supra note 4, p.3.
  7. Makhloud, supra note 3, p.10.
  8. 見 1969 年 3 月 27 日瑞士仲裁協定第 15 條（由 1987 年 12 月 18 日瑞士國際私法取代）；
  9. Dasser, F.; O.I. Emmanuel (2019) 'Chapter III: The Award and the Courts, Efficient Drafting of the Arbitral Award：Traditional Ways Revisited - Lesson Learned from the Past?', in Klausegger, C.; Klein, P., et al. (eds), Austrian Yearbook on International Arbitration 2019, p.300.
  10. 同上，第 300 頁。
  11. Ibid., pp.300-301; Lloyd, H. (1994) Writing Awards - A Common Lawyer's Perspective, ICC Bull.38, p.39.
  12. 同上，第 301 頁；UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings (1996)。Available at: uncitral.un.org/en/texts/arbitration/explanatorytexts/organizing_arbitral_proceedings [accessed: 16.02.2021].
  13. Dasser, supra note 11, p.301；Secretariat of the ICC Court (1995) 'Note Concerning the Appointment of Administrative Secretaries by Arbitral Tribunals.6 ICC Int'l Ct.Arb Bull.
  14. Ibid., p.301；ICC Note to Parties and Arbitral Tribunals on the Conduct of the Arbitration Under the ICC Rules of Arbitration (2018)。網址為：https://iccwbo.org/publication/note-partiesarbitral- tribunals-conduct-arbitration/ [存取時間：28.02.2021]。
  15. 同上，第 302 頁。
  16. LCIA, 'LCIA implements changes to tribunal secretary processes', 27 October 2017.網址為：www.lcia.org/News/lcia-implements-changes-to-tribunal-secretary-processes.aspx [存取時間：14.02.2021]。任務清單見第 71 段；明確的當事人同意要求見「LCIA 實施對仲裁庭秘書程序的變更」，2017 年 10 月 27 日，www.lcia.org/News/ lcia-implements-changes-to-tribunal-secretary-processes.aspx [存取時間：17.02.2021]。
  17. DIFC-LCIA 仲裁規則 2021。網址: www.difc-lcia.org/arbitration-rules-2021.aspx [存取時間: 23.02.2021]。
  18. 2021 ICC 關於根據 ICC 仲裁規則進行仲裁的當事人和仲裁庭須知。網址：https://iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2020/12/icc-note-to-parties-and-arbitral-tribunals-on-the-conduct-of-arbitration-english-2021.pdf [存取時間：18.02.2021]。
  19. The Vienna Guideline for Arbitrators (2019), Available via: www.viac.eu/images/documents/Guideline_for_Arbitrators_2019.pdf [accessed 28.02.2021].
  20. Williams, A. (2017) 'Tribunal Secretaries：LCIA 尋求控制「第四仲裁員」。HFW.Available at: www.hfw.com/Tribunal-Secretaries-the-LCIA-seek-to-rein-in-the-Fourth-Arbitrator-November-2017 [accessed 01.03.2021], p.1.
  21. Polkinghorne, M.; Rosenberg, C. B. (2014) 'The Role of the Tribunal Secretary in International Arbitration：Dispute Resolution International.8(2), p.109.
  22. 同上，第 109 頁。
  23. Wyss; Babey, ,em>supra note 1.
  24. Carswell, C.; Winnington-Ingram, L. (2019) 'Awards：The Guide to Challenging and Enforcing Arbitration Awards. Global Arbitration Review Edition 1, pp.Global Arbitration Review Edition 1, p.60.
  25. Jensen, J. O. (2020) 'Secretaries to Arbitral Tribunals：Judicial Assistants Rooted in Party Autonomy.' International Journal for Court Administration 7.11(3).Available at: www.iacajournal.org/articles/10.36745/ijca.356/ [accessed 03.03.2021], pp.6-7
  26. Carswell; Winnington-Ingram，前注 26，第 66-67 頁。
  27. 同上，第 8 頁。
  28. 同上，第 6 頁。
  29. 同上，第 6 頁。
  30. 同上，第 11 頁。
  31. 同上，第 10 頁。
  32. Jensen, supra note 27, pp.11-12.
  33. 同上，第 12 頁。
  34. Dr. Reiser, L.; Hüttmann, K. (2020) 'A Daring Idea - Introducing a Technical Secretary to International Arbitration.' SchiedsVZ 2020 Heft 5, p.216.
  35. 奧地利民事訴訟程序法 (Zivilprozessordnung) § 601。Available at: https: //rdb.manz.at/document/ris.n.NOR40072287 [accessed 01.03.2021].
  36. 同上。
  37. Dr. Reiser; Hüttmann, supra note 37, p.216.
  38. 同上，第 216 頁。
  39. 同上，第 217 頁。
  40. Dr. Reiser; Hüttmann, supra note 37, p.217; see Hague Court of Appeal, Judgment of 18 February 2020 (Yukos), Case No .Public Joint Stock Company Gazprom (II)， SCC Case No. V2014/129（基于秘书非法干预决策过程/起草仲裁裁决而成功请求撤销仲裁裁决的示例）。
  41. 例如，SIA 标准 150:2018；Dr. Reiser；Hüttmann， 前注 37，第 217-2018 页。
  42. Dr. Reiser; Hüttmann, supra note 37, p.213.
  43. 國際商事仲裁理事會 (2014) The ICCA Reports No.1: Young ICCA Guide on Arbitral Secretaries.網址: https: //cdn.arbitration-icca.org/s3fs-public/document/media_document/aa_arbitral_sec_guide_composite_10_feb_2015.pdf [於 2021 年 3 月 9 日登入]。
  44. Jensen, supra note 27, p.18.

本文首次發表於 Dispute Resolution International, Vol 15 No 2, October 2021，並經英國倫敦國際律師協會允許轉載。© 國際律師協會。

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